Proteger con contraseña elementos de la hoja de cálculo o el libro

Para impedir que un usuario cambie, mueva o elimine por accidente o premeditadamente datos importantes de una hoja de cálculo o un libro, puede proteger determinados elementos de la hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.) o del libro, con o sin una contraseña (contraseña: modo de restringir el acceso a una hoja de cálculo, una hoja de datos o parte de una hoja de cálculo. Las contraseñas de Excel pueden tener hasta 255 letras, números, espacios y símbolos. Debe escribir correctamente las letras mayúsculas y minúsculas cuando defina y especifique contraseñas.). Puede quitar la protección de una hoja de cálculo según sea necesario.

Importante    La protección de elementos de una hoja de cálculo o un libro no debe confundirse con la seguridad mediante contraseña en el nivel de libro. La protección de elementos no protege un libro frente a usuarios malintencionados. Para una mayor seguridad, debería proteger todo el archivo del libro con una contraseña. De esta forma, solo los usuarios autorizados podrán ver o modificar los datos del libro.

Para obtener más información sobre cómo establecer contraseñas y recomendaciones de solo lectura para un libro, vea el artículo sobre cómo proteger documentos, libros o presentaciones con contraseñas, permisos y otras restricciones.

En este artículo


Información general sobre protección de elementos de la hoja de cálculo o el libro

Cuando comparte una hoja de cálculo con otros usuarios, es posible que desee proteger los datos en elementos específicos de la hoja de cálculo o libro para evitar que sean modificados. También puede especificar una contraseña que los usuarios deberán ingresar para modificar elementos específicos de la hoja de cálculo o libro protegidos. Además, puede evitar que los usuarios cambien la estructura de una hoja de cálculo.

Proteger elementos de la hoja de cálculo

De manera predeterminada, al proteger una hoja de cálculo, todas sus celdas se bloquean y los usuarios no pueden realizar cambios en una celda bloqueada. Por ejemplo, no pueden insertar, modificar, eliminar ni aplicar formato a los datos de una celda bloqueada. Sin embargo, puede especificar qué elementos pueden modificar los usuarios cuando proteja la hoja de cálculo.

Las características para ocultar, bloquear y proteger elementos del libro y de la hoja de cálculo no están diseñadas para ayudar a proteger la información confidencial incluida en un libro. Estas características solo ayudan a esconder datos o fórmulas que podrían confundir a otros usuarios o impedir que se vean o modifiquen dichos datos.

Excel no cifra los datos que están ocultos o bloqueados en un libro. Para impedir la modificación de datos confidenciales, tal vez desee limitar el acceso a los libros que contienen esta información almacenándolos en ubicaciones que solo estén accesibles a usuarios autorizados.

Antes de proteger una hoja de cálculo, puede desbloquear los rangos en los que desea que los usuarios puedan cambiar o escribir datos. Puede desbloquear celdas para todos los usuarios o para usuarios específicos.

Para obtener información sobre cómo desbloquear celdas y rangos en una hoja de cálculo protegida, vea el tema sobre cómo desbloquear áreas específicas de una hoja de cálculo protegida.

Usar una contraseña para controlar el acceso a elementos protegidos

Cuando se protege un libro o una hoja de cálculo bloqueando sus elementos, no es obligatorio agregar una contraseña para editar los elementos que no están bloqueados. En este contexto, la contraseña solo sirve para permitir el acceso a determinados usuarios e impedir que otros realicen cambios. Este nivel de protección mediante contraseña no garantiza que todos los datos confidenciales del libro estén protegidos. Para lograr una mayor seguridad, debería proteger el libro en sí con una contraseña para impedir los accesos no autorizados.

Cuando proteja los elementos de la hoja de cálculo o del libro con una contraseña, es muy importante que recuerde la contraseña especificada. Sin ella, no puede desproteger el libro o la hoja de cálculo.

Importante    

Use contraseñas seguras en las que se combinen mayúsculas, minúsculas, números y símbolos. En las contraseñas no seguras estos elementos no se combinan. Contraseña segura: Y6dh!et5. Contraseña no segura: Casa27. Las contraseñas deben tener una longitud mínima de 8 caracteres. Una frase de contraseña en la que se usan 14 o más caracteres es todavía mejor. Para obtener más información, vea el tema sobre cómo proteger la información personal con contraseñas seguras.

Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no podrá recuperarla. Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan a proteger.

Proteger la estructura y las ventanas de un libro

Puede bloquear la estructura de un libro para impedir que los usuarios agreguen o eliminen hojas de cálculo, o que muestren hojas de cálculo ocultas. También puede impedir que los usuarios cambien el tamaño o la posición de las ventanas que ha configurado para mostrar un libro. La protección de la estructura y la ventana del libro se aplican a todo el libro.

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Proteger elementos de la hoja de cálculo

  1. Seleccione las hojas de cálculo que desea proteger.
  2. Para desbloquear celdas o rangos de forma que otros usuarios puedan modificarlos, haga lo siguiente:
    1. Seleccione cada celda o rango que desea desbloquear.
    2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y, a continuación, en Formato de celdas.
      Imagen de cinta de Excel
    3. En la pestaña Protección, desactive la casilla de verificación Bloqueada y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  3. Para ocultar las fórmulas que no desea mostrar, haga lo siguiente:
    1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas que contienen las fórmulas que desea ocultar.
    2. En la ficha Inicio, en el grupo Celdas, haga clic en Formato y luego en Formato de celdas.
    3. En la pestaña Protección, active la casilla de verificación Oculta y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  4. Para desbloquear objetos gráficos (como imágenes, imágenes prediseñadas, formas o gráficos SmartArt) de forma que otros usuarios puedan modificarlos, haga lo siguiente:
    1. Mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en cada objeto gráfico que desee desbloquear.
      Se mostrarán las Herramientas de imagen o las Herramientas de dibujo y se agregará la ficha Formato.

      Sugerencia    Puede usar también el comando Ir a para seleccionar rápidamente todos los objetos gráficos de una hoja de cálculo. En la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuación, haga clic en Ir a. Haga clic en Especial y, a continuación, en Objetos.
    2. En la ficha Formato, en el grupo Tamaño, haga clic en el selector de cuadro de diálogo Imagen del botón situado junto a Tamaño.
    3. En la ficha Propiedades, desactive la casilla de verificación Bloqueado y, a continuación, haga clic en Aceptar.

      Nota    No hace falta que desbloquee los botones o los controles para que los usuarios puedan hacer clic en ellos y usarlos. Puede desbloquear gráficos incrustados, cuadros de texto y otros objetos creados con las herramientas de dibujo que desee que los usuarios puedan modificar.
  5. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger hoja.
    Grupo Cambios en la ficha Revisar
  6. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos que desee que los usuarios puedan cambiar.

    MostrarMás información sobre los elementos que puede seleccionar


Elementos de la hoja de cálculo

Desactive esta casilla de verificación Para impedir que los usuarios
Seleccionar celdas bloqueadas Muevan el puntero a celdas que tienen activada la casilla de verificación Bloqueado en la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas bloqueadas.
Seleccionar celdas desbloqueadas Muevan el puntero a celdas que tengan desactivada la casilla de verificación Bloqueado en la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar celdas desbloqueadas y pueden presionar la tecla TAB para desplazarse por las celdas desbloqueadas de una hoja de cálculo protegida.
Formato de celdas Cambien cualquiera de las opciones de los cuadros de diálogo Formato de celdas o Formato condicional. Si aplicó formatos condicionales antes de proteger la hoja de cálculo, el formato seguirá cambiando si un usuario especifica un valor que satisfaga una condición diferente.
Aplicar formato a columnas Utilicen cualquiera de los comandos de formato de columnas, incluidos los que permiten cambiar el ancho de columna u ocultar las columnas (ficha Inicio, grupo Celdas, botón Formato).
Aplicar formato a filas Utilicen cualquiera de los comandos de formato de filas, incluidos los que permiten cambiar el alto de fila u ocultar las filas (ficha Inicio, grupo Celdas, botón Formato).
Insertar columnas Inserten columnas.
Insertar filas Inserten filas.
Insertar hipervínculos Inserten nuevos hipervínculos, incluso en celdas desbloqueadas.
Eliminar columnas

Eliminen columnas.

 Nota   Si Eliminar columnas está protegida e Insertar columnas no está también protegida, un usuario podría insertar columnas que no pueda eliminar.

Eliminar filas

Eliminen filas.

 Nota   Si Eliminar filas está protegida e Insertar filas no está también protegida, un usuario podría insertar filas que no pueda eliminar.

Ordenar

Utilicen cualquier comando para ordenar datos (ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar).

 Nota   Los usuarios no pueden ordenar rangos que contienen celdas en una hoja de cálculo protegida, independientemente de esta configuración.

Usar el filtro automático

Usen las flechas desplegables para cambiar el filtro en rangos cuando se hayan aplicado filtros automáticos.

 Nota   Los usuarios no pueden aplicar ni quitar filtros automáticos en una hoja de cálculo protegida, independientemente de esta configuración.

Usar informes de tabla dinámica Apliquen formato, cambien el diseño, actualicen o modifiquen de algún otro modo informes de tabla dinámica o creen nuevos informes.
Modificar objetos

Realicen alguno de estos procedimientos:

  1. Efectúen cambios en los objetos gráficos, incluidos mapas, gráficos incrustados, formas, cuadros de texto y controles, que no se bloquearon antes de proteger la hoja de cálculo. Por ejemplo, si una hoja de cálculo tiene un botón que ejecuta una macro, puede hacer clic en el botón para ejecutar la macro, pero no puede eliminar el botón.
  2. Efectúen cambios, como modificar el formato, en un gráfico incrustado. El gráfico sigue actualizándose cuando cambian sus datos de origen.
  3. Agreguen o editen comentarios.
Modificar escenarios Vean escenarios que ha ocultado, realicen cambios en escenarios protegidos frente a modificaciones y eliminen dichos escenarios. Los usuarios pueden cambiar los valores de las celdas modificadas, si las celdas no están protegidas, y agregar nuevos escenarios.

Elementos de la hoja de gráfico

Active esta casilla de verificación Para impedir que los usuarios
Contenido Efectúen cambios en elementos que forman parte del gráfico, como series de datos, ejes y leyendas. El gráfico continúa reflejando los cambios que se efectúan en sus datos de origen.
Objetos Efectúen cambios en objetos gráficos, incluidas formas, cuadros de texto y controles, a menos que desbloquee los objetos antes de proteger la hoja de gráfico.
  1. En el cuadro Contraseña para desproteger la hoja, escriba una contraseña para la hoja, haga clic en Aceptar y, a continuación, vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.

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Proteger elementos del libro

  1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger libro.

Grupo Cambios en la ficha Revisar

  1. En Proteger en el libro, siga uno o varios de los siguientes procedimientos:
    • Para proteger la estructura de un libro, active la casilla de verificación Estructura.
    • Para que las ventanas del libro tengan siempre el mismo tamaño y posición cada vez que se abra el libro, active la casilla de verificación Ventanas.

MostrarMás información sobre los elementos que puede seleccionar

Elementos del libro

Active esta casilla de verificación Para impedir que los usuarios
Estructura

Nota    Los usuarios podrán insertar un gráfico incrustado (gráfico incrustado: gráfico que se coloca en una hoja de cálculo en lugar de una hoja de gráfico separada. Los gráficos incrustados son muy útiles cuando se desea ver o imprimir un gráfico o un informe de gráfico dinámico con su origen de datos u otra información en una hoja de cálculo.) en una hoja de cálculo existente.

  • Muevan o copien hojas de cálculo en otro libro.
  • En informes de tabla dinámica, muestren los datos de origen de una celda en el área de datos o muestren páginas de campos de página en hojas de cálculo independientes.
  • En escenarios, creen un informe de resumen de escenario.
  • En el complemento Herramientas para análisis, usen las herramientas de análisis que colocan los resultados en una nueva hoja de cálculo.
Ventanas
  • Cambien el tamaño y la posición de las ventanas del libro cuando éste se abre.
  • Muevan, cambien de tamaño o cierren las ventanas.

Nota    Los usuarios podrán ocultar y mostrar las ventanas.

Nota    Si ejecuta una macro que incluye una operación que no se puede realizar en un libro protegido, aparecerá un mensaje y la macro dejará de ejecutarse.

  1. Para impedir que otros usuarios quiten la protección del libro, en el cuadroContraseña (opcional), escriba una contraseña, haga clic en Aceptar y vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.

Nota    La contraseña es opcional. Si no proporciona una contraseña, cualquier usuario puede desproteger el libro y modificar los elementos protegidos. Asegúrese de elegir una contraseña que pueda recordar, porque si la pierde, no podrá tener acceso a los elementos protegidos del libro.

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Proteger elementos de un libro compartido

Si el libro ya está compartido (libro compartido: libro configurado para permitir que varios usuarios de una red lo vean y realicen cambios al mismo tiempo. Cada usuario que guarda el libro ve los cambios realizados por los demás usuarios.) y desea asignar una contraseña para protegerlo, primero debe dejar de compartir el libro mediante el procedimiento siguiente:

  1. Haga que todos los demás usuarios guarden y cierren el libro compartido para evitar que pierdan su trabajo.
  2. Abra el libro.
  3. Para conservar una copia de la información del historial de cambios (historial de cambios: en un libro compartido, información que se mantiene sobre los cambios realizados en sesiones de edición pasadas. La información incluye el nombre de la persona que realiza cada cambio, cuándo se realizó el cambio y los datos que han cambiado.) que se pierde al dejar de compartir un libro, haga lo siguiente:
  1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Control de cambios y, a continuación, en Resaltar cambios.
    Grupo Cambios de la ficha Revisar
  2. En la lista Cuándo, seleccione Todo. Desactive las casillas de verificación Quién y Dónde.
  3. Active la casilla de verificación Mostrar cambios en una hoja nueva y haga clic en Aceptar.
  4. Siga uno o ambos de los procedimientos siguientes:
  • Para imprimir la hoja de cálculo Historial, haga clic en Imprimir Imagen del botón.
  • Para copiar el historial en otro libro, seleccione las celdas que desea copiar, haga clic en Copiar Imagen del botón en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles; a continuación, pase a otro libro, haga clic en el lugar donde desea colocar los datos copiados y, por último, haga clic en Pegar Imagen del botón en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles.

    Nota    Puede que también desee guardar o imprimir la versión actual del libro, puesto que estos datos de historial tal vez no se apliquen a versiones posteriores del libro. Por ejemplo, las ubicaciones de las celdas, incluidos los números de las filas, del historial copiado podrían dejar de estar actualizadas.
  1. En el libro compartido, en la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Proteger y compartir libro.
  2. En la ficha Edición, asegúrese de que es el único usuario que aparece en la lista Los siguientes usuarios tienen abierto este libro.
  3. Desactive la casilla de verificación Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros.

Nota    Si esta casilla de verificación no está disponible, debe desproteger el libro antes de desactivar la casilla de verificación. Siga este procedimiento:

  1. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Compartir libro.
  2. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Desproteger libro compartido.
  3. Si se le pide, escriba la contraseña (contraseña: modo de restringir el acceso a una hoja de cálculo, una hoja de datos o parte de una hoja de cálculo. Las contraseñas de Excel pueden tener hasta 255 letras, números, espacios y símbolos. Debe escribir correctamente las letras mayúsculas y minúsculas cuando defina y especifique contraseñas.) y haga clic en Aceptar.
  4. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro.
  5. En la ficha Modificación, desactive la casilla de verificación Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros. Cuando se le pregunte sobre los efectos que esta acción puede tener en los demás usuarios, haga clic en .

Si es necesario, proporcione a usuarios específicos acceso a rangos, proteja hojas de cálculo, proteja elementos de libros y establezca contraseñas para ver y editar. Haga lo siguiente:

  1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro.
  2. Active la casilla de verificación Compartir con control de cambios.
  3. Para exigir que otros usuarios proporcionen una contraseña para desactivar el historial de cambios o para anular el uso compartido del libro, en el cuadro Contraseña (opcional), escriba una contraseña, haga clic en Aceptar y vuelva a escribirla para confirmarla. Si se le solicita, guarde el libro.

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Quitar la protección de una hoja de cálculo

  1. En la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Desproteger hoja.

    Grupo Cambios en la ficha Revisar

    Nota    La opción Proteger hoja cambia a Desproteger hoja cuando se protege una hoja de cálculo.
  2. Si se le solicita, escriba la contraseña para desproteger la hoja de cálculo.

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Corresponde a:
Excel 2010