Proteger con contraseña elementos de la hoja de cálculo o el libro

Para impedir que un usuario cambie, mueva o elimine por accidente o premeditadamente datos importantes de una hoja de cálculo o un libro, puede proteger determinados elementos de la hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.) o del libro, con o sin una contraseña (contraseña: modo de restringir el acceso a una hoja de cálculo, una hoja de datos o parte de una hoja de cálculo. Las contraseñas de Excel pueden tener hasta 255 letras, números, espacios y símbolos. Debe escribir correctamente las letras mayúsculas y minúsculas cuando defina y especifique contraseñas.). Puede quitar la protección de una hoja de cálculo según sea necesario.

 Importante   La protección de elementos de la hoja de cálculo o del libro no debe confundirse con la seguridad mediante contraseña de nivel de libro. La protección de elementos no protege un libro frente a usuarios malintencionados. Para una seguridad óptima, deberá proteger todo el archivo del libro con una contraseña. De esta forma, solo los usuarios autorizados podrán ver o modificar los datos del libro.

Para obtener más información sobre cómo definir contraseñas y recomendaciones de solo lectura para un libro, vea Establecer una contraseña para abrir o modificar un documento, un libro o una presentación.

En este artículo


Información general sobre protección de elementos de la hoja de cálculo o el libro

Cuando comparte una hoja de cálculo con otros usuarios, es posible que desee proteger los datos en elementos de la hoja de cálculo o del libro específicos para evitar que se modifiquen. También puede especificar una contraseña que los usuarios deberán ingresar para modificar elementos de la hoja de cálculo o del libro específicos y protegidos. Además, puede evitar que los usuarios cambien la estructura de una hoja de cálculo.

Proteger elementos de la hoja de cálculo

De manera predeterminada, al proteger una hoja de cálculo, todas sus celdas se bloquean y los usuarios no pueden realizar cambios en una celda bloqueada. Por ejemplo, no pueden insertar, modificar, eliminar ni aplicar formato a los datos de una celda bloqueada. Sin embargo, puede especificar qué elementos podrán modificar los usuarios cuando proteja la hoja de cálculo.

Las características para ocultar, bloquear y proteger elementos del libro y de la hoja de cálculo no están diseñadas para ayudar a proteger la información confidencial incluida en un libro. Estas características solo ayudan a esconder datos o fórmulas que podrían confundir a otros usuarios o impedir que se vean o modifiquen dichos datos.

Excel no cifra los datos que están ocultos o bloqueados en un libro. Para impedir la modificación de datos confidenciales, puede resultar conveniente limitar el acceso a los libros que contienen esta información mediante su almacenamiento en ubicaciones que solo estén accesibles a usuarios autorizados.

Antes de proteger una hoja de cálculo, puede desbloquear los rangos en los que desea que los usuarios puedan cambiar o escribir datos. Puede desbloquear celdas para todos los usuarios o para usuarios específicos.

Para obtener información sobre cómo desbloquear celdas y rangos en una hoja de cálculo protegida, vea Desbloquear áreas específicas de una hoja de cálculo protegida.

Usar una contraseña para controlar el acceso a elementos protegidos

Cuando se protege un libro o una hoja de cálculo mediante el bloqueo de sus elementos, no es obligatorio incluir una contraseña para editar los elementos que no están bloqueados. En este contexto, la contraseña solo sirve para permitir el acceso a determinados usuarios e impedir que otros realicen cambios. Este nivel de protección con contraseña no asegura que todos los datos confidenciales del libro estén protegidos. Para lograr una seguridad óptima, debe proteger el propio libro con una contraseña para impedir los accesos no autorizados.

Cuando proteja los elementos de la hoja de cálculo o del libro con una contraseña, es muy importante que recuerde la contraseña especificada. Sin ella, no puede desproteger el libro o la hoja de cálculo.

 Importante    Use contraseñas seguras en las que se combinen mayúsculas, minúsculas, números y símbolos. En las contraseñas no seguras estos elementos no se combinan. Contraseña segura: Y6dh!et5. Contraseña no segura: Casa27. Las contraseñas deben tener una longitud mínima de 8 caracteres. Una frase de contraseña en la que se usan 14 o más caracteres es todavía mejor. Para obtener más información, vea Proteger la información personal con contraseñas seguras.Es fundamental que recuerde la contraseña. Si la olvida, Microsoft no podrá recuperarla. Guarde las contraseñas que anote en un lugar seguro, lejos de la información que ayudan a proteger.

Proteger la estructura y las ventanas de un libro

Puede bloquear la estructura de un libro para impedir que los usuarios agreguen o eliminen hojas de cálculo, o que muestren hojas de cálculo ocultas. También puede impedir que los usuarios cambien el tamaño o la posición de las ventanas de hoja de cálculo. La protección de la estructura o las ventanas del libro se aplica a todo el libro.

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Proteger elementos de la hoja de cálculo

  1. Seleccione la hojas de cálculo que desea proteger.
  2. Para desbloquear celdas o rangos de forma que otros usuarios puedan modificarlos, haga lo siguiente:
    1. Seleccione cada celda o rango que desea desbloquear.
    2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato y luego en Formato de celdas.

Imagen de cinta de opciones de Excel

  1. En la ficha Protección, desactive la casilla de verificación Bloqueada y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  1. Para ocultar las fórmulas que no desea mostrar, haga lo siguiente:
    1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas que contienen las fórmulas que desea ocultar.
    2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato y luego en Formato de celdas.
  1. En la ficha Protección, active la casilla de verificación Oculta y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  1. Para desbloquear objetos gráficos (como imágenes, imágenes prediseñadas, formas o gráficos SmartArt) de forma que otros usuarios puedan modificarlos, haga lo siguiente:
  1. Mantenga presionada la tecla CTRL y, a continuación, haga clic en cada objeto gráfico que desee desbloquear.

Se mostrarán las Herramientas de imagen o las Herramientas de dibujo junto con la ficha Formato.

 Sugerencia   Puede usar también el comando Ir a para seleccionar rápidamente todos los objetos gráficos de una hoja de cálculo. En la ficha Inicio, en el grupo Modificación, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuación, en Ir a. Haga clic en Especial y, a continuación, en Objetos.

  1. En la ficha Formato, en el grupo Tamaño, haga clic en el iniciador del cuadro de diálogo Imagen del botón situado junto a Tamaño.
  2. En la ficha Propiedades, desactive la casilla de verificación Bloqueado y, si aparece, active la casilla de verificación Bloquear texto.

 Nota   No hace falta que desbloquee los botones o los controles para que los usuarios puedan hacer clic en ellos y usarlos. Puede desbloquear gráficos incrustados, cuadros de texto y otros objetos creados con herramientas de dibujo que desee que los usuarios puedan modificar.

  1. En el grupo Cambios de la ficha Revisión, haga clic en Proteger hoja.

Imagen de cinta de opciones de Excel

  1. En la lista Permitir a los usuarios de esta hoja de cálculo, seleccione los elementos que desee que los usuarios puedan cambiar.

MostrarMás información sobre los elementos que puede seleccionar

Elementos de la hoja de cálculo

Desactive esta casilla de verificación Para impedir a los usuarios
Seleccionar celdas bloqueadas Mover el puntero a las celdas que tienen activada la casilla de verificación Bloqueada en la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, se permite a los usuarios seleccionar las celdas bloqueadas.
Seleccionar celdas no bloqueadas Mover el puntero a las celdas que tienen activada la casilla de verificación Bloqueada en la ficha Protección del cuadro de diálogo Formato de celdas. De forma predeterminada, los usuarios pueden seleccionar las celdas no bloqueadas y pueden presionar la tecla TAB para desplazarse por las celdas no bloqueadas de una hoja de cálculo protegida.
Formato de celdas Cambiar cualquiera de las opciones de los cuadros de diálogo Formato de celdas o Formato condicional. Si aplicó formatos condicionales antes de proteger la hoja de cálculo, el formato sigue cambiando cuando un usuario especifica un valor que satisface una condición diferente.
Formato de columnas Utilizar cualquiera de los comandos de formato de columna, incluidos los que cambian el ancho de columna u ocultan las columnas (ficha Inicio, grupo Celdas, botón Formato).
Formato de filas Utilizar cualquiera de los comandos de formato de fila, incluidos los que cambian el alto de fila u ocultan las filas (ficha Inicio, grupo Celdas, botón Formato).
Insertar columnas Insertar columnas.
Insertar filas Insertar filas.
Insertar hipervínculos Insertar nuevos hipervínculos incluso en celdas desbloqueadas.
Eliminar columnas

Eliminar columnas.

 Nota   Si Eliminar columnas está protegido e Insertar columnas no lo está, los usuarios pueden insertar columnas que no podrán eliminar.

Eliminar filas

Eliminar filas.

 Nota   Si Eliminar filas está protegido e Insertar filas no lo está, los usuarios pueden insertar filas que no podrán eliminar.

Ordenar

Usar cualquier comando para ordenar datos (ficha Datos, grupo Ordenar y filtrar).

 Nota   Los usuarios no pueden ordenar rangos que contengan celdas bloqueadas en una hoja de cálculo protegida, independientemente de esta configuración.

Utilizar Autofiltro

Usar las flechas desplegables para cambiar el filtro en un rango cuando se aplican autofiltros.

 Nota   Los usuarios no pueden aplicar ni quitar autofiltros en una hoja de cálculo protegida, independientemente de esta configuración.

Utilizar informes de tabla dinámica Dar formato, cambiar el diseño, actualizar o modificar informes de tabla dinámica o crear nuevos informes.
Editar objetos

Realizar cualquiera de las siguientes acciones:

  1. Realizar cambios en objetos gráficos, como mapas, gráficos incrustados, formas, cuadros de texto y controles, que no desprotegió antes de proteger la hoja de cálculo. Por ejemplo, si una hoja de cálculo contiene un botón que ejecuta una macro, puede hacer clic en el botón para ejecutar la macro, pero no puede eliminar el botón.
  2. Realizar cualquier tipo de cambio, por ejemplo, de formato, a un gráfico incrustado. El gráfico se continúa actualizando cuando se cambian sus datos de origen.
  3. Agregar o editar comentarios.
Editar escenarios Ver escenarios que ha ocultado, hacer cambios en escenarios en los que ha impedido realizar cambios y eliminar estos escenarios. Los usuarios pueden cambiar los valores en las celdas que cambian, si no están protegidas, y agregar nuevos escenarios.

Elementos de la hoja de gráfico

Active esta casilla de verificación Para impedir que los usuarios
Contenido Efectúen cambios en elementos que forman parte del gráfico, como series de datos, ejes y leyendas. El gráfico continúa reflejando los cambios que se efectúan en sus datos de origen.
Objetos Efectúen cambios en objetos gráficos, incluidas formas, cuadros de texto y controles, a menos que desbloquee los objetos antes de proteger la hoja de gráfico.
  1. En el cuadro Contraseña para desproteger la hoja, escriba una contraseña para la hoja, haga clic en Aceptar y, a continuación, vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.

 Nota   La contraseña es opcional. Si no proporciona una contraseña, cualquier usuario puede desproteger la hoja y modificar los elementos protegidos. Asegúrese de elegir una contraseña fácil de recordar, porque si la pierde, no podrá tener acceso a los elementos protegidos de la hoja de cálculo.

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Proteger elementos del libro

  1. En el grupo Cambios de la ficha Revisión, haga clic en Proteger libro.

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  1. En Proteger en el libro, siga uno o varios de los siguientes procedimientos:
    • Para proteger la estructura de un libro, active la casilla de verificación Estructura.
    • Para que las ventanas del libro tengan siempre el mismo tamaño y posición cada vez que se abra el libro, active la casilla de verificación Ventanas.

MostrarMás información sobre los elementos que puede seleccionar

Elementos del libro

Active esta casilla de verificación Para impedir que los usuarios
Estructura

 Nota   Los usuarios podrán insertar un gráfico incrustado (gráfico incrustado: gráfico que se coloca en una hoja de cálculo en lugar de una hoja de gráfico separada. Los gráficos incrustados son muy útiles cuando se desea ver o imprimir un gráfico o un informe de gráfico dinámico con su origen de datos u otra información en una hoja de cálculo.) en una hoja de cálculo existente.

  • Muevan o copien hojas de cálculo en otro libro.
  • En informes de tabla dinámica, muestren los datos de origen de una celda en el área de datos, o muestren páginas de campos de página en hojas de cálculo independientes.
  • En escenarios, creen un informe de resumen de escenario.
  • En el complemento Herramientas para análisis, usen las herramientas de análisis que colocan los resultados en una nueva hoja de cálculo.
Ventanas
  • Cambien el tamaño y la posición de las ventanas del libro cuando éste se abre.
  • Muevan, cambien de tamaño o cierren las ventanas.

 Nota   Los usuarios podrán ocultar y mostrar las ventanas.

 Nota   Si ejecuta una macro que incluye una operación que no se puede realizar en un libro protegido, aparecerá un mensaje y la macro dejará de ejecutarse.

  1. Para impedir que otros usuarios quiten la protección del libro, en el cuadro Contraseña (opcional), escriba una contraseña, haga clic en Aceptar y vuelva a escribir la contraseña para confirmarla.

 Nota   La contraseña es opcional. Si no proporciona una contraseña, cualquier usuario puede desproteger el libro y modificar los elementos protegidos. Asegúrese de elegir una contraseña que pueda recordar, porque si la pierde, no podrá tener acceso a los elementos protegidos del libro.

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Proteger elementos de un libro compartido

  1. Si el libro ya está compartido (libro compartido: libro configurado para permitir que varios usuarios de una red lo vean y realicen cambios al mismo tiempo. Cada usuario que guarda el libro ve los cambios realizados por los demás usuarios.) y desea asignar una contraseña para protegerlo, debe anular el uso compartido del libro mediante el procedimiento siguiente:
    1. Haga que todos los demás usuarios guarden y cierren el libro compartido para evitar que pierdan su libro.
    2. Para conservar una copia de la información de historial de cambios (historial de cambios: en un libro compartido, información que se mantiene sobre los cambios realizados en sesiones de edición pasadas. La información incluye el nombre de la persona que realiza cada cambio, cuándo se realizó el cambio y los datos que han cambiado.) que se pierde al anular el uso compartido de un libro, haga lo siguiente:
      1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Control de cambios y después en Resaltar cambios.

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  1. En la lista Cuándo, seleccione Todos.
  2. Desactive las casillas de verificación Quién y Dónde.
  3. Active la casilla de verificación Mostrar cambios en una hoja nueva y haga clic en Aceptar.
  4. Siga uno o ambos de los procedimientos siguientes:
  • Para imprimir la hoja de cálculo Historial, haga clic en Imprimir Imagen del botón.
  • Para copiar el historial en otro libro, seleccione las celdas que desea copiar, haga clic en Copiar Imagen del botón en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles; a continuación, pase a otro libro, haga clic en el lugar donde desea colocar los datos copiados y, por último, haga clic en Pegar Imagen del botón en la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles.

 Nota   Puede que también desee guardar o imprimir la versión actual del libro, puesto que estos datos de historial tal vez no se apliquen a versiones posteriores del libro. Por ejemplo, las ubicaciones de las celdas, incluidos los números de las filas, del historial copiado podrían dejar de estar actualizadas.

  1. En el libro compartido, en la ficha Revisar, en el grupo Cambios, haga clic en Compartir libro.
  2. En la ficha Edición, asegúrese de que es el único usuario que aparece en la lista Los siguientes usuarios tienen abierto este libro.
  3. Desactive la casilla de verificación Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros.

 Nota   Si esta casilla de verificación no está disponible, debe desproteger la hoja de cálculo antes de desactivar la casilla de verificación. Siga este procedimiento:

  1. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Compartir libro.
  2. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Desproteger libro compartido.
  1. Si se le pide, escriba la contraseña (contraseña: modo de restringir el acceso a una hoja de cálculo, una hoja de datos o parte de una hoja de cálculo. Las contraseñas de Excel pueden tener hasta 255 letras, números, espacios y símbolos. Debe escribir correctamente las letras mayúsculas y minúsculas cuando defina y especifique contraseñas.) y haga clic en Aceptar.
  2. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Compartir libro.
  1. En la ficha Edición, desactive la casilla de verificación Permitir la modificación por varios usuarios a la vez. Esto también permite combinar libros.
  1. Cuando se le pregunte sobre los efectos que esta acción puede tener en los demás usuarios, haga clic en .
  1. Si es necesario, proporcione a usuarios específicos acceso a rangos, proteja hojas de cálculo, proteja elementos de libros y establezca contraseñas para ver y modificar.

 Sugerencia   Para obtener más información, vea Desbloquear áreas específicas de una hoja de cálculo protegida, Proteger elementos de la hoja de cálculo y Proteger elementos del libro.

  1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Compartir libro.
  1. Active la casilla Compartir con control de cambios.
  2. Para exigir que otros usuarios proporcionen una contraseña para desactivar el historial de cambios o anular el uso compartido del libro, en el cuadro Contraseña (opcional), escriba una contraseña, haga clic en Aceptar y vuelva a escribirla para confirmarla.
  3. Si se solicita, guarde el libro.

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Quitar la protección de una hoja de cálculo

  1. En el grupo Cambios de la ficha Revisar, haga clic en Desproteger hoja.

Imagen de la cinta de Excel

 Nota   La opción Proteger hoja cambia a Desproteger hoja si la hoja de cálculo está protegida.

  1. Si se le solicita, escriba la contraseña para desproteger la hoja de cálculo.

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Corresponde a:
Excel 2007