Informes de tabla dinámica: vea la información del modo que le resulte más apropiado

Las hojas de cálculo de Microsoft Office Excel 2003 son la herramienta perfecta para organizar y analizar datos financieros. Probablemente es capaz de crear dormido una hoja de cálculo con, digamos los gastos de desplazamiento o, si es necesario que ésta muestre subtotales por trimestre, sabe cómo modificar la hoja en consecuencia.

Pero, ¿qué ocurre cuando necesita ver los totales de las categorías de los gastos por trimestre? ¿Y si quiere ver sólo una clase o año a la vez? ¿Puede hacer esto en sus hojas de cálculo de Excel? Seguro que sí, pero ¿existe una forma más fácil de hacerlo? Rotundamente sí.

Un modo más fácil

Los informes de tabla dinámica Microsoft PivotTable® son la respuesta. En lugar de escribir complicadas fórmulas, se puede usar un asistente para crear una tabla interactiva que extraiga, organice y resuma automáticamente la información. A continuación, podrá utilizar el informe para analizar los datos; por ejemplo, para hacer comparaciones, detectar patrones y relaciones, y analizar tendencias.

Por ejemplo, puede usar una hoja de cálculo que incluya las transacciones por gastos de desplazamiento...

Origen de hoja de cálculo de Excel

Origen de hoja de cálculo de Excel para informe de tabla dinámica

...para crear un informe de tabla dinámica que resuma el total de gastos de desplazamiento de los empleados por categoría y trimestre.

Gastos por categoría, año y trimestre

Informe de tabla dinámica con resultados por categoría, año y trimestre

Ahora, sin cambiar su hoja de cálculo original, puede crear otro informe de tabla dinámica para ver sus datos de otros modos; por ejemplo, podrá ver los gastos de desplazamiento por empleado o por mes, y no tendrá que escribir ninguna otra fórmula.

He aquí cómo crear rápidamente un informe de tabla dinámica.

Crear los datos

En primer lugar, cree los datos en una hoja de cálculo de Excel. Puede importarlos de otra hoja o de una base de datos en una nueva hoja de cálculo de Excel. Para asegurarse de que los datos están listos para un informe de tabla dinámica, siga este procedimiento:

  1. Elimine todas las filas o columnas vacías.
  2. Quite los subtotales automáticos.
  3. Asegúrese de que la primera fila contiene encabezados descriptivos para todas las columnas.
  4. Asegúrese de que cada columna contenga sólo un tipo de datos, por ejemplo, que el texto se encuentre en una columna y los valores numéricos en otra distinta.

Iniciar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos

  1. En la hoja de cálculo de Excel, seleccione la celda de la tabla a partir de la que desea crear un informe de tabla dinámica.
  2. Para iniciar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos, en el menú Datos, haga clic en Informe de tablas y gráficos dinámicos.

Mostrar¿Qué sucede si no puedo seleccionar Informe de tablas y gráficos dinámicos?

Asistente para tablas y gráficos dinámicos - Paso 1 de 3

  1. En el Asistente para tablas y gráficos dinámicos - Paso 1 de 3, en ¿Dónde están los datos que desea analizar?, haga clic en Lista o base de datos de Microsoft Office Excel.
  2. En ¿Qué tipo de informe desea crear?, haga clic en Tabla dinámica.
  3. Haga clic en Finalizar.

Excel insertará una nueva hoja de cálculo en el libro que contenga el área de diseño del informe, la barra de herramientas Tabla dinámica, y la Lista de campos de tabla dinámica.

Informe de tabla dinámica en blanco

Iniciar la creación del informe de tabla dinámica

  • Arrastre el campo Categoría de la Lista de campos de tabla dinámica al área Coloque campos de fila aquí del informe de tabla dinámica.

No se preocupe si los campos no están en el lugar adecuado, podrá moverlos fácilmente después.

Observe que el asistente rellena automáticamente las filas con los datos de la columna Categoría de su hoja de cálculo. Además, los campos de la Lista de campos de tabla dinámica que se han usado aparecen en negrita.

Tabla dinámica con categorías en filas

Tabla dinámica con filas Categoría

Mostrar¿Qué sucede si no puedo ver la Lista de campos de tabla dinámica?

Si no puede ver la Lista de campos de tabla dinámica, haga clic en el área de diseño resaltada. Si aún no puede ver la lista, en la barra de herramientas Tabla dinámica haga clic en el botón Mostrar lista de campos.

Barra de herramientas Tabla dinámica y botón Mostrar lista de campos

Mostrar¿Dónde está la barra de herramientas Tabla dinámica?

La barra de herramientas debería aparecer flotante en la hoja de cálculo o fija en uno de sus lados. Si no está visible, haga clic en Ver, seleccione Barras de herramientas y, a continuación, haga clic en Tabla dinámica.

Agregar datos al informe

  • Arrastre el campo que contiene los datos que desea resumir, por ejemplo el campo Cantidad, de la Lista de campos de tabla dinámica al área Coloque datos aquí del informe de tabla dinámica.

El informe de tabla dinámica mostrará ahora los gastos totales de cada categoría.

Tabla dinámica con categorías y gastos totales

Informe de tabla dinámica con categorías y cantidades

Agregar un campo de página de ordenación al informe

Para filtrar los datos por clase, se puede crear una flecha desplegable en la parte superior de la página.

  1. Arrastre el campo Clase desde la Lista de campos de tabla dinámica hasta el área Coloque campos de página aquí.
  2. Haga clic en la flecha desplegable Clase y seleccione una clase.

De este modo, podrá ver las categorías de los gastos correspondientes a las clases, una a una.

Tabla dinámica con categorías y totales de gastos

Resultados filtrados por clase

Tabla dinámica filtrada por clase

Para ver los datos de todas las clases, haga clic en la flecha desplegable Clase y, a continuación, haga clic en (Todas).

¿Qué más puedo hacer con este informe?

MostrarOrdenar las categorías de gastos por cantidad

Puede ver las categorías con gastos más elevados primero con la función Autoordenar.

  1. Haga clic sucesivamente en el campo Categoría, en Tabla dinámica de la barra de herramientas Tabla dinámica y, a continuación, en Ordenar y las 10 mejores.
  2. En Opciones de Autoordenar, haga clic en Descendente.
  3. En el cuadro Usar el campo, haga clic en Suma de Cantidad y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Categorías de gastos ordenadas por cantidad

Tabla dinámica con categorías ordenadas por cantidad

MostrarVer las categorías de gastos por trimestre

Para ver cuánto se gastó en cada categoría por trimestre, siga este procedimiento:

  1. Arrastre el campo Fecha hasta el área Fila.
  2. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el campo Fecha, seleccione Agrupar y mostrar detalle y, a continuación, haga clic en Agrupar.
  3. En el cuadro Por, haga clic en Trimestres. Si la hoja de cálculo de origen contiene datos de más de un año, haga clic también en Año.
  4. Si fuera necesario, desactive la selección de Mes y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Gastos por año, trimestre y categoría

Tabla dinámica con resultados por año, trimestre y categoría

MostrarVer cómo varía cada categoría de gastos por trimestre

Puede cambiar las filas y columnas del informe de tabla de dinámica en cuestión de segundos.

  • Arrastre el campo Categoría a la izquierda del campo Años.

Gastos por categoría, año y trimestre

Tabla dinámica con resultados por categoría, año y trimestre

MostrarFiltrar los resultados por empleado

Para filtrar los datos por empleado, se puede crear una segunda flecha desplegable en la parte superior de la página.

  1. Arrastre el campo Empleado al área del campo de página, encima o debajo del campo Clase.
  2. Haga clic en la flecha desplegable Empleado, seleccione un empleado y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Resultados filtrados por empleado

Tabla dinámica filtrada por empleado

MostrarMostrar los resultados sobre cada empleado en una hoja de cálculo distinta

En lugar de ver los resultados de sólo un empleado, puede mostrar los resultados de cada empleado en una hoja de cálculo distinta.

  1. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en Tabla dinámica y, a continuación, haga clic en Mostrar páginas.
  2. En el cuadro de diálogo Mostrar páginas, haga clic en Empleado y a continuación, haga clic en Aceptar.

Las distintas páginas aparecerán como fichas de hoja de cálculo.

Resultados de empleados en hojas de cálculo independientes

Ver resúmenes de gastos de empleados en hojas de cálculo independientes

MostrarActualizar el informe de tabla dinámica cuando cambie el origen de datos

Siempre que cambien los datos de la hoja de cálculo de origen, podrá actualizar instantáneamente su informe de tabla dinámica.

  • En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en el botón Actualizar datos.

Botón Actualizar de la barra de herramientas Tabla dinámica

MostrarHacer que el informe de tabla dinámica tenga un aspecto increíble... instantáneamente

Use Autoformato para obtener resultados de aspecto profesional en cuestión de segundos.

  1. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en el botón Dar formato al informe.

Botón Formato de la barra de herramientas Tabla dinámica

  1. Haga clic en un estilo de informe o tabla y, a continuación, haga clic en Aceptar.

¿Qué más pueden hacer los informes de tabla dinámica por mí?

Los informes de tabla dinámica básicos son rápidos y fáciles de configurar. No obstante, si está dispuesto a invertir un poco más de tiempo, puede aprender aún más modos de administrar y analizar los datos con los informes de tabla dinámica. Por ejemplo, puede importar datos, o conectarse con ellos, de muy distintos tipos de orígenes, personalizar el formato del informe y presentar los resultados de modos elocuentes y fáciles de comprender.

 
 
Corresponde a:
Excel 2003