Informes de tabla dinámica de Ventas 2: comparar sus vendedores

Los profesionales de las ventas a menudo crean hojas de cálculo para realizar un seguimiento de los datos de ventas. Pero ¿usa los datos de la forma más adecuada? Los informes de tabla dinámica de Microsoft proporcionan un método flexible y sencillo de ordenar y analizar los datos y para crear una serie de informes que se ajusten a sus necesidades.

¿De que modo resulta más útil un informe de tabla dinámica que una hoja de cálculo básica?

Una hoja de cálculo básica sólo puede mostrar una lista de datos. Un informe de tabla dinámica ordena la información (por ejemplo, por el nombre del vendedor o por las ventas totales de cada persona) y permite mover fácilmente dichos elementos para ver cómo se relacionan entre sí.

En este artículo, usará los datos de la hoja de datos de muestra Tabla dinámica Vendedores para saber cómo puede usar un director de ventas los informes de tabla dinámica para comparar la productividad de sus vendedores. Podrá aprender a:

  • Crear un informe de tabla dinámica.
  • Use el informe de tabla dinámica para ver un resumen de las ventas de cada vendedor.
  • Buscar la actividad de ventas de los diferentes países.
  • Buscar los mejores vendedores.
  • Buscar cómo varía la productividad de cada vendedor por trimestre.
  • Buscar los cinco mejores vendedores y las ventas de las que son responsables.

Este ejemplo usa datos de muestra de los campos País, Vendedor, Fecha de pedido, Id. de pedido y Cantidad de pedidos para crear un informe de tabla dinámica que muestre qué vendedor fue el responsable de cada venta. Verá los datos de varias formas moviendo distintos conjuntos de datos dentro y fuera del informe de tabla dinámica.

Agregar los datos a una hoja de cálculo de Excel

Para crear un informe de tabla dinámica, deberá empezar por incorporar los datos a una hoja de cálculo de Microsoft Excel. Si aún no están en Excel, puede importarlos de una hoja de cálculo existente y pegarlos en otra nueva.

Datos de ventas sin formato

Datos de ventas sin formato

Crear un informe mediante el Asistente para tablas y gráficos dinámicos

  1. En la hoja de cálculo de Microsoft Excel, seleccione las columnas y filas que contengan los datos a partir de los cuales desea crear un informe de tabla dinámica.
  2. En el menú Datos, haga clic en Informe de tablas y gráficos dinámicos para iniciar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos.

Asistente para tablas y gráficos dinámicos - paso 1 de 3

  1. En ¿Dónde están los datos que desea analizar?, haga clic en Base de datos o lista de Microsoft Office Excel.
  2. En ¿Qué tipo de informe desea crear?, haga clic en Tabla dinámica.
  3. Haga clic en Siguiente.
  4. En este punto, podrá ver el intervalo de datos que seleccionó para utilizarlo en el informe de tabla dinámica. Si usa la hoja de datos de muestra, el intervalo será de la columna A, fila 1, a la columna E, fila 800.

Asistente para tablas y gráficos dinámicos - paso 2 de 3

  1. Haga clic en Siguiente para continuar.

Si se le pregunta si desea basar este informe en los mismos datos que el informe existente, haga clic en No.

Cuadro de diálogo Tabla dinámica

  1. En Asistente para tablas y gráficos dinámicos - paso 3 de 3, en ¿Dónde desea situar el informe de tabla dinámica?, haga clic en Hoja de cálculo nueva y, a continuación, en Finalizar.

Asistente para tablas y gráficos dinámicos - paso 3 de 3

Al hacer clic en Finalizar en el Asistente para tablas y gráficos dinámicos, se abrirá un informe de tabla dinámica vacío en una nueva hoja de cálculo de un libro de Excel. Ahora podrá mover los campos de la Lista de campos de tabla dinámica al informe de tabla dinámica para clasificar y organizar los datos.

Lista de campos de tabla dinámica y diagrama vacío

Informe de tabla dinámica vacío

Comenzar a crear el informe de tabla dinámica

  • Arrastre el campo Vendedor desde la Lista de campos de tabla dinámica hasta el área Coloque campos de fila aquí del informe de tabla dinámica.

Como puede ver, se rellena automáticamente el área con los datos de la columna Vendedor de la hoja de cálculo.

Campo Vendedor del informe de tabla dinámica

Campo Vendedor del informe de tabla dinámica

Agregar el campo Cantidad de pedidos al informe

  • Arrastre el campo Cantidad de pedidos desde la Lista de campos de tabla dinámica hasta el área Coloque datos aquí del informe de tabla dinámica.

El informe de tabla dinámica ahora mostrará un resumen de la cifra de ventas que ha conseguido cada vendedor.

Campo Cantidad de pedidos del informe de tabla dinámica

Campo Cantidad de pedidos del informe de tabla dinámica

Agregar el campo País al informe

  • Arrastre el campo País desde la Lista de campos de tabla dinámica hasta el área Coloque campos de página aquí.

Observe que el informe de tabla dinámica crea una flecha desplegable para País en la celda B1. Ahora podrá ver la actividad de ventas de los diferentes países haciendo clic en la flecha desplegable País y seleccionando un país.

Lista desplegable País del informe de tabla dinámica

Captura

 Sugerencia   ¿Qué ocurrió con la Lista de campos de tabla dinámica?

Si desaparece la Lista de campos de tabla dinámica, es fácil obtenerla de nuevo.

  1. Haga clic en el menú Ver, seleccione Barras de herramientas y haga clic en Tabla dinámica.
  2. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en el botón Lista de campos de tabla dinámica.

Barra de herramientas Tabla dinámica y botón Mostrar lista de campos

Clasificar los vendedores por cantidad de pedidos

Los informes de tabla dinámica pueden mostrarle rápidamente los vendedores más productivos mediante la función Autoordenar.

  1. Haga clic en el campo Vendedor, haga clic en Tabla dinámica, en la barra de herramientas Tabla dinámica y, por último, haga clic en Ordenar y las diez mejores.
  2. En Opciones de Autoordenar, haga clic en Descendente.
  3. En el cuadro Usar el campo, haga clic en Suma del importe del pedido.
  4. Haga clic en Aceptar.

Barra de herramientas Tabla dinámica con cuadro de diálogo Ordenar tabla dinámica y las diez mejores

Barra de herramientas Tabla dinámica con cuadro de diálogo Ordenar tabla dinámica y las diez mejores

Clasificar los vendedores en un trimestre específico

Para saber la productividad de un vendedor en un trimestre específico:

  1. Arrastre el campo Fecha de pedido al área Fila a la izquierda del campo Vendedor.
  2. Haga clic con el botón secundario en el campo Fecha de pedido, seleccione Agrupar y mostrar detalle y, a continuación, haga clic en Grupo. En el cuadro Por, haga clic en Trimestre. (Compruebe que no hay otras opciones seleccionadas).

Informe de tabla dinámica con vendedores clasificados por trimestre

Informe de tabla dinámica con vendedores clasificados por trimestre

  1. Para ver cómo varía la productividad de cada vendedor por trimestre, arrastre el campo Vendedor a la izquierda del campo Fecha de pedido.

Informe de tabla dinámica con cada vendedor por trimestre

Informe de tabla dinámica con cada vendedor por trimestre

Buscar el mejor vendedor

Antes de realizar este procedimiento, arrastre el campo Fecha de pedido de vuelta a la Lista de campos de tabla dinámica. Esto facilitará la visualización de las cifras del mejor vendedor.

Para ver el mejor vendedor:

  1. Haga clic en el campo Vendedor.
  2. Haga clic en Tabla dinámica en la barra de herramientas Tabla dinámica y, a continuación, haga clic en Ordenar y las diez mejores.
  3. En Las diez mejores de Automostrar, haga clic en Activadas.
  4. En el cuadro Mostrar, haga clic en Superiores y, a continuación, escriba 5.
  5. Haga clic en Aceptar.

Informe de tabla dinámica que muestra el mejor vendedor y el menú de la barra de herramientas Tabla dinámica

Informe de tabla dinámica que muestra el mejor vendedor y Ordenar tabla dinámica y las diez mejores

Los informes de tabla dinámica son herramientas muy completas

Estas son algunas de las cosas que puede hacer con los datos de este informe de tabla dinámica. Siga moviendo los datos como desee para ver qué más cosas puede hacer.

 Nota   No se preocupe por los nombres de las distintas áreas del informe de tabla dinámica. Puede arrastrar cualquier elemento de la Lista de campos a cualquier parte del informe de tabla dinámica. Sólo hace falta un poco de práctica para mover y arrastrar campos a fin de averiguar qué es lo que funciona mejor para usted.

 
 
Corresponde a:
Excel 2003