Informes de tabla dinámica: aplicar formato a los informes de ventas

Como dice el refrán, “una imagen vale más que mil palabras”. Puede hablarle a su jefe sobre sus cifras de ventas, pero una imagen puede hacerlo mucho mejor. Con Microsoft Office Excel 2003, puede aplicar vistosos formatos a sus gráficos en pocos minutos.

En este artículo, aprenderá a:

  • Aplicar formato a un informe de tabla dinámica de Microsoft automáticamente.
  • Crear un informe de tabla dinámica de Microsoft; asignarle un nombre y también al eje de categorías (x) y al eje de valores (y).
  • Agregar colores predefinidos atractivos al gráfico.
  • Cambiar el color de las líneas de división de un gráfico.
  • Cambiar la fuente de un gráfico.

Aplicar formato a un informe de tabla dinámica automáticamente

  1. Comience con un informe de tabla dinámica simple que muestre las cifras de ventas reales en comparación con las ventas previstas para los cuatro trimestres. Usted desea enviar este informe a su jefe,  pero quiere que tenga un aspecto más profesional.

Informe de tabla dinámica

  1. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en el botón Dar formato al informe.

Barra de herramientas Tabla dinámica y botón Dar formato al informe

  1. Se abrirá el cuadro de diálogo Autoformato, que le ofrecerá una serie de opciones de formato. Seleccione Informe 1 para este ejemplo y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Cuadro de diálogo Autoformato

Bonito como una postal

Es muy sencillo, al informe de tabla dinámica se le aplica un formato profesional,  fácil de leer y listo para entregar. Puede copiarlo y pegarlo directamente en un mensaje de correo electrónico y enviarlo a su jefe.

Informe de tabla dinámica con formato

Crear un gráfico con el Asistente para gráficos

Ahora desea crear un gráfico vistoso a partir de su informe de tabla dinámica.

  1. En la barra de herramientas Tabla dinámica, haga clic en el botón Asistente para gráficos Imagen del botón.

El Asistente para gráficos dinámicos crea automáticamente un gráfico basado en la configuración predeterminada.

Gráfico con las columnas Suma de ventas previstas y Suma de ventas apiladas verticalmente

  1. De forma predeterminada, las columnas Suma de ventas previstas y Suma de ventas se apilan una sobre la otra,  a continuación, cambie el gráfico para que las muestre una al lado de otra. Ahora asignará un nombre al gráfico, al eje de categorías (x) y al eje de valores (y).

Mostrar¿Cómo?

  1. Haga clic de nuevo en el botón Asistente para gráficos Imagen del botón, elija el primer subtipo de gráfico (resaltado en negro) y, a continuación, haga clic enSiguiente.

Asistente para gráficos - paso 1 de 4 - tipo de gráfico

  1. En la ficha Títulos, realice lo siguiente:
    • En Título del gráfico, escriba Informe de ventas de 2004.
    • En Eje de categorías (X), escriba Trimestres.
    • En Eje de valores (Y), escriba Ventas (en millones de dólares).
    • Haga clic en Finalizar.

Asistente para gráficos - paso 3 de 4 - opciones de gráfico

Legible, claro y útil

Ahora es sencillo comparar las dos barras de lado a lado, y ya ha puesto nombre a los componentes principales del gráfico.

Gráfico con las columnas Suma de ventas previstas y Suma de ventas una al lado de otra

Agregar colores al gráfico

Puede usar colores, texturas y rellenos de degradado para llamar la atención de elementos del gráfico específicos. Por ejemplo, para hacer el fondo del gráfico más atractivo, puede rellenar el área con un degradado de dos colores (esto significa que mezcla dos colores).

Para cambiar el área de fondo del gráfico a un degradado de dos colores:

  1. Haga doble clic dentro del gráfico (pero no directamente en una columna de datos) para abrir el cuadro de diálogo Formato del área de trazado. La lista Color muestra el color actual del gráfico.

Cuadro de diálogo Formato del área de trazado

  1. Haga clic en Efectos de relleno.
  2. En la ficha Degradado, en Colores, haga clic en Preestablecer, y elija un efecto de color en la lista Colores preestablecidos. Para este ejemplo, seleccione Puesta de sol.

 Nota   Si desea crear sus propios colores, haga clic en Un color o en Dos colores en lugar de Preestablecer.

Cuadro de diálogo Efectos de relleno

  1. Haga clic en Aceptar y, a continuación, haga clic otra vez en Aceptar en el cuadro de diálogo Formato del área de trazado.

No es arte, pero resulta atractivo

Las columnas de datos destacan claramente contra un fondo de color. Este gráfico es difícil de ignorar

Gráfico con un nuevo formato de color

Aplicar formato a las líneas de división del gráfico

Ahora desea dar formato a las líneas de división para que destaquen con la nueva combinación de colores.

  1. Haga doble clic en una línea de división del gráfico.
  2. En la ficha Tramas, en el área Línea, haga clic en Personalizado.
  3. En la lista desplegable Color, seleccione un color (este ejemplo usa el blanco) y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Cuadro de diálogo Formato de líneas de división

Ahora las líneas de división se ven mejor en el gráfico.

Gráfico finalizado

Cambiar la fuente del gráfico

  1. Haga clic en el texto del gráfico (por ejemplo, Trimestres), o seleccione los caracteres individuales a los que desee aplicar formato.

 Nota   Si un título de gráfico o cuadro de texto está vinculado a una celda de la hoja de cálculo, puede cambiar el formato de todos los caracteres del título o del cuadro de texto a la vez, pero no puede cambiar los caracteres individuales.

Para cambiar el formato de todo el texto del gráfico a la vez, haga clic en el área vacía que existe entre el borde del gráfico y el área de trazado para seleccionar el área del gráfico (área de gráfico: todo el gráfico junto con todos sus elementos.).

  1. En la barra de herramientas Formato, haga clic en el botón del formato que desee usar. Por ejemplo, si quiere aplicar negrita al texto, haga clic en Negrita en la barra de herramientas.

MostrarSugerencia

Para ver otras opciones de fuente, como índice y subíndice:

  1. Haga clic en el texto que desee cambiar.
  2. En el menú Formato, haga clic en el comando del elemento del gráfico al que desee aplicar formato,  por ejemplo, Título del eje seleccionado o Objeto seleccionado. El nombre del comando depende del elemento del gráfico seleccionado.
  3. En la ficha Fuente, seleccione las opciones que desee usar.

El ejemplo siguiente muestra las descripciones de los ejes cambiados a 12 puntos, azul oscuro y negrita, y el título del gráfico cambiado a 16 puntos, azul oscuro y negrita.

Gráfico con los cambios de texto

 
 
Corresponde a:
Excel 2003