Importar datos

Al importar datos, no tiene necesidad de volver a escribir los datos que desea analizar en Microsoft Excel. También puede actualizar los informes y resúmenes de Excel automáticamente de la base de datos de origen inicial siempre que la base de datos se actualice con información nueva.

Importar datos

MostrarImportar datos de bases de datos y archivos

Para importar datos a Excel desde la mayoría de los orígenes de datos, puede elegir Obtener datos externos en el menú Datos, hacer clic en Importar datos y, a continuación, elegir los datos que desea importar en el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos.

El Asistente para la conexión de datos, disponible al hacer clic en Nuevo origen en el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos, permite importar datos desde las conexiones de datos externas no disponibles en el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos. Estos orígenes pueden incluir los orígenes de datos OLE DB (incluidos los cubos OLAP y los servidores Exchange) y los orígenes de datos suministrados por un administrador del sistema. No es posible filtrar ni unir datos en el Asistente para la conexión de datos.

El método de conexión predeterminado al importar datos con el Asistente para la conexión de datos es a través de proveedores de OLE DB. Los archivos .odc (conexión de datos de Office) resultantes pueden abrirse para su visualización en Internet Explorer y modificarse en Excel, el Bloc de notas y otras aplicaciones de Microsoft Office si el archivo no señala un origen de datos OLAP.

El Asistente para la conexión de datos también proporciona acceso a un origen de datos denominado servicio de obtención de datos. Se trata de un servicio Web instalado en Windows SharePoint Services para conectarse a datos y recuperarlos. Para utilizar un servicio de obtención de datos, una aplicación cliente, como Excel, envía una solicitud de consulta mediante HTTP (HTTP: protocolo de Internet que entrega información en World Wide Web. Hace posible que un usuario con un programa cliente introduzca una dirección URL (o haga clic en el hipervínculo) y recupere texto, gráficos, sonido y otra información digital de un servidor Web.) al servicio de obtención de datos en Windows SharePoint Services. El servicio de obtención de datos envía dicha solicitud al origen de datos y, a continuación, pasa los datos devueltos a la aplicación cliente como XML. Al importar datos a Excel desde un servicio de obtención de datos, se crea automáticamente una lista XML enlazada a datos en la hoja de cálculo. Tras agregar dicha lista a la hoja de cálculo, se pueden usar los comandos en el submenú XML del menú Datos o la barra de herramientas XML y lista para actualizar los datos, modificar la consulta o establecer las propiedades de la asignación XML asociada a la lista XML.

La instalación predeterminada de Windows SharePoint Services incluye un servicio de obtención de datos para conectarse a los datos en las listas de SharePoint. Un administrador de sitios de SharePoint puede instalar Componentes WebPart de Microsoft Office a fin de agregar otros servicios de obtención de datos para Microsoft SQL Server y Microsoft Business Solutions. El programa de instalación para Componentes WebPart de Microsoft Office está disponible en el sitio Web de descargas en Microsoft Office Online.

 Nota   Para traer datos externos (datos externos: datos que se almacenan fuera de Excel; por ejemplo, bases de datos creadas en Access, dBASE, SQL Server o en un servidor Web.) a Microsoft Excel, es necesario tener acceso a los datos. Si el origen de datos externos al que desea tener acceso no está en el equipo local, puede ser necesario ponerse en contacto con el administrador de la base de datos para obtener la contraseña, el permiso de usuario u otra información sobre la conexión.

MostrarImportar datos con Microsoft Query

En la mayoría de los casos, puede importar datos utilizando el comando Importar datos, tal como se describe en el apartado anterior. Utilice Query u otro programa sólo si necesita realizar tareas de consulta especializadas como las siguientes:

Microsoft Query proporciona un cliente sencillo, fácilmente accesible desde dentro de Excel, para realizar estas tareas de consulta especializadas.

Puede utilizar Query para configurar orígenes de datos ODBC y recuperar datos. En Query, puede utilizar el Asistente para consultas para crear una consulta (consulta: en Query o Access, medio de buscar registros que responden a una pregunta concreta sobre los datos de una base de datos.) simple, o puede emplear criterios más avanzados en Query para crear una consulta más compleja. Puede obtener acceso a Query desde Excel o crear una consulta desde el Asistente para tablas y gráficos dinámicos.

También es posible utilizar el intercambio dinámico de datos (DDE) (DDE (Intercambio dinámico de datos): protocolo establecido para intercambiar datos entre programas basados en Microsoft Windows.) con Query. Para obtener más información sobre DDE, consulte la Ayuda de Query.

Para importar datos con Query, primero es necesario:

Para obtener más información, consulte la Ayuda de Query.

MostrarImportar datos del Web

Para importar datos procedentes de una página Web, elija Obtener datos externos en el menú Datos y haga clic en Nueva consulta Web. Debe tener acceso al World Wide Web (World Wide Web (WWW): rama multimedia de Internet que presenta no sólo texto, sino también gráficos, sonido y vídeo. En el Web, los usuarios pueden saltar fácilmente de un elemento a otro, de una página a otra o de un sitio a otro utilizando hipervínculos.) a través de la intranet de su organización o un módem instalado en el equipo o la red, o bien puede realizar una consulta de código de origen HTML o XML local.

MostrarImportar datos con Visual Basic para Aplicaciones (VBA)

Puede utilizar una macro (macro: acción o conjunto de acciones utilizados para automatizar tareas. Las macros se graban en el lenguaje de programación de Visual Basic para Aplicaciones.) de Visual Basic para Aplicaciones (Visual Basic para Aplicaciones (VBA): versión del lenguaje de macros de Microsoft Visual Basic que se utiliza para programar aplicaciones basadas en Microsoft Windows y que se incluye en varios programas de Microsoft.) para obtener acceso a un origen de datos externos.

Según el origen de datos, utilizará objetos de datos ActiveX (Objetos de datos ActiveX (ADO): interfaz de acceso a datos que se comunica con orígenes de datos compatibles con OLE DB para conectarse a, recuperar, manipular y actualizar datos.) o bien objetos de acceso a datos (objetos de acceso a datos (DAO): interfaz de acceso a datos que se comunica con orígenes de datos compatibles con ODBC y Microsoft Jet para conectarse a, recuperar, manipular y actualizar datos de la estructura de base de datos.) para recuperar datos con VBA.

Si desea utilizar una macro creada en Excel versión 5.0 o anterior, haga clic en Complementos en el menú Herramientas y, a continuación, compruebe que esté activada la casilla de verificación Complemento ODBC.

Para obtener más información sobre el procedimiento para crear macros en Visual Basic para Aplicaciones, consulte la Ayuda de Visual Basic (Ayuda de Microsoft Visual Basic: para obtener ayuda de Visual Basic en Excel, elija Macro en el menú herramientas y haga clic en Editor de Visual Basic. En el menú Ayuda, haga clic en Ayuda de Microsoft Visual Basic.).

 Nota   Mientras se esté grabando una macro que incluya una consulta, Excel no podrá ejecutar la consulta en segundo plano, ni siquiera si se elige ejecutarla de este modo. Para cambiar la macro grabada para que se ejecute en segundo plano, modifique la macro en el Editor de Visual Basic y cambie el modo de actualización del objeto QueryTable de "BackgroundQuery := False" a "BackgroundQuery := True".

Actualizar datos y asignar nombres a rangos

MostrarActualización de datos

Excel proporciona diversas opciones para actualizar datos importados, entre las que se incluyen la actualización de datos cada vez que se abra el libro y la actualización automática de los mismos a intervalos de tiempo determinados. Puede continuar trabajando en Excel mientras los datos se están actualizando y también puede comprobar el estado de la actualización en todo momento.

Si el origen de datos (origen de datos: conjunto almacenado de información de "origen" utilizado para conectarse a una base de datos. Un origen de datos puede incluir el nombre y la ubicación del servidor de la base de datos, el nombre del controlador de la base de datos e información que necesita la base de datos cuando se inicia una sesión.) externo requiere una contraseña (contraseña: palabra, frase o cadena de caracteres utilizada para enviar el acceso no autorizado a una base de datos. Para obtener acceso a la base de datos, debe escribir la contraseña correctamente.) para tener acceso a los datos, puede hacer que sea necesario insertarla cada vez que se actualice el rango de datos externos (rango de datos externos: rango de datos que se incorpora a una hoja de cálculo pero que se origina fuera de Excel, como en una base de datos o un archivo de texto. En Excel, puede dar formato a los datos o utilizarlos en cálculos como haría con otros datos.).

Cuando se amplía un rango de datos externos y se reciben más registros, Excel puede copiar fórmulas en columnas adyacentes o dentro del rango de datos de forma que permanezcan junto a los datos correspondientes.

También es posible elegir cómo agregar datos nuevos a la hoja de cálculo.

MostrarAsignar nombre a los rangos de datos externos

Excel asigna nombres automáticamente a los rangos de datos externos de la siguiente manera:

Si la hoja de cálculo contiene más de un rango de datos externos del mismo origen, los rangos se numeran. Por ejemplo, MiTexto, MiTexto_1, MiTexto_2, etc.

También es posible cambiar el nombre de un rango de datos externos en el cuadro de diálogo Propiedades del rango de datos.

 
 
Corresponde a:
Excel 2003