Guardar y recuperar archivos de Office automáticamente

En ocasiones, un programa de Microsoft Office se cierra antes de que se puedan guardar los cambios realizados en un archivo. Algunas causas posibles son:

  • Un corte de corriente eléctrica.
  • El sistema se vuelve inestable por otro programa.
  • Algún tipo de error se produce en el propio programa de Microsoft Office.

Aunque no siempre se puede evitar que ocurra este tipo de problemas, puede adoptar ciertas medidas para proteger su trabajo por si un programa de Office se cierra de manera anómala.

¿Qué desea hacer?


Averiguar cómo funcionan Autorrecuperar y Autoguardar

La opción Autorrecuperar (en estos programas de Microsoft Office: Word, Excel, PowerPoint, Publisher y Visio) y Autoguardar (en Microsoft Office Outlook) pueden ayudarle a evitar la pérdida de su trabajo de dos maneras:

  • Los datos se guardan automáticamente     Si habilita Autorrecuperar o Autoguardar, el archivo (por ejemplo, un documento de Microsoft Office Word) o el elemento (como un mensaje de correo electrónico de Outlook) se guarda automáticamente con la frecuencia que desee. Por lo tanto, si lleva mucho rato trabajando pero olvida guardar un archivo o si se corta la corriente, el archivo en el que estaba trabajando contendrá todo o parte del trabajo que ha realizado desde la última vez que lo guardó manualmente.
  • El estado del programa se guarda automáticamente     En Microsoft Office Excel, Microsoft Office Outlook, Microsoft Office PowerPoint y Microsoft Office Word, hay una ventaja adicional si se habilita Autorrecuperar o Autoguardar. En estos programas, si se habilita esta opción, algunos aspectos del estado del programa se recuperan cuando se reinicia el programa después de haberse cerrado de manera anómala.

Por ejemplo, suponga que está trabajando con varios libros de Excel simultáneamente. Cada archivo está abierto en una ventana distinta, con ciertos datos visibles en cada ventana. En uno de los libros, hay una celda seleccionada para controlar qué filas ha revisado ya, cuando de pronto, Excel se bloquea. Al reiniciar Excel, abrirá de nuevo los libros y restaurará las ventanas en el estado en que se hallaban antes de que se bloquease Excel.

Aunque no se pueden recuperar todos los aspectos del estado del programa, en muchos casos, la función de recuperación puede facilitarle esa tarea.

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Habilitar y ajustar Autorrecuperar y Autoguardar

¿Qué programa de está usando?


Excel

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.
  2. Haga clic en Guardar.
  3. Active la casilla de verificación Guardar información de Autorrecuperación cada x minutos.
  4. En la lista minutos, especifique la frecuencia con la que desee que el programa guarde los datos y el estado del programa.

 Sugerencia   La cantidad de información nueva que contiene el archivo recuperado depende de la frecuencia con que el programa de Microsoft Office guarde el archivo de recuperación. Por ejemplo, si el archivo de recuperación se guarda sólo cada 15 minutos, el archivo recuperado no contendrá los 14 minutos de trabajo anteriores al corte en la corriente o al problema que se haya producido.

  1. Opcionalmente, puede cambiar la ubicación (especificada en el cuadro Ubicación de archivo con Autorrecuperación) en la que el programa guardará automáticamente una versión de los archivos con los que trabaje.

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Outlook

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Opciones.
  2. En la ficha Preferencias, haga clic en Opciones de correo electrónico y, a continuación, haga clic en Opciones avanzadas de correo electrónico.
  3. Active la casilla de verificación Autoguardar los elementos cada x minutos.
  4. En la lista minutos, especifique la frecuencia con la que desee que el programa guarde los datos y el estado del programa.

 Sugerencia   La cantidad de información nueva que contiene el elemento recuperado depende de la frecuencia con que el programa de Microsoft Office guarde el elemento de recuperación. Por ejemplo, si el elemento de recuperación se guarda sólo cada 15 minutos, el elemento recuperado no contendrá los 14 minutos de trabajo anteriores al corte en la corriente o al problema que se haya producido.

  1. Opcionalmente, en el menú Autoguardar elementos en, seleccione la carpeta en la que desea que Outlook guarde automáticamente los elementos.

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PowerPoint

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Opciones de PowerPoint.
  2. Haga clic en Guardar.
  3. Active la casilla de verificación Guardar información de Autorrecuperación cada x minutos.
  4. En la lista minutos, especifique la frecuencia con la que desee que el programa guarde los datos y el estado del programa.

 Sugerencia   La cantidad de información nueva que contiene el archivo recuperado depende de la frecuencia con que el programa de Microsoft Office guarde el archivo de recuperación. Por ejemplo, si el archivo de recuperación se guarda sólo cada 15 minutos, el archivo recuperado no contendrá los 14 minutos de trabajo anteriores al corte en la corriente o al problema que se haya producido.

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Publisher

  1. En el menú Herramientas haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en la ficha Guardar.
  2. Active la casilla de verificación Guardar información de Autorrecuperación cada x minutos.
  3. En la lista minutos, especifique la frecuencia con la que desee que el programa guarde los datos.

 Sugerencia   La cantidad de información nueva que contiene el archivo recuperado depende de la frecuencia con que el programa de Microsoft Office guarde el archivo de recuperación. Por ejemplo, si el archivo de recuperación se guarda sólo cada 15 minutos, el archivo recuperado no contendrá los 14 minutos de trabajo anteriores al corte en la corriente o al problema que se haya producido.

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Visio

  1. En el menú Herramientas haga clic en Opciones y, a continuación, haga clic en la ficha Guardar/Abrir.
  2. Active la casilla Guardar información de Autorrecuperación cada x minutos.
  3. En la lista minutos, especifique la frecuencia con la que desee que el programa guarde los datos.

 Sugerencia   La cantidad de información nueva que contiene el archivo recuperado depende de la frecuencia con que el programa de Microsoft Office guarde el archivo de recuperación. Por ejemplo, si el archivo de recuperación se guarda sólo cada 15 minutos, el archivo recuperado no contendrá los 14 minutos de trabajo anteriores al corte en la corriente o al problema que se haya producido.

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Word

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, en Opciones de Word.
  2. Haga clic en Guardar.
  3. Active la casilla Guardar información de Autorrecuperación cada x minutos.
  4. En la lista minutos, especifique la frecuencia con la que desee que el programa guarde los datos y el estado del programa.

 Sugerencia   La cantidad de información nueva que contiene el archivo recuperado depende de la frecuencia con que el programa de Microsoft Office guarde el archivo de recuperación. Por ejemplo, si el archivo de recuperación se guarda sólo cada 15 minutos, el archivo recuperado no contendrá los 14 minutos de trabajo anteriores al corte en la corriente o al problema que se haya producido.

  1. Opcionalmente, puede cambiar la ubicación (especificada en el cuadro Ubicación de archivo con Autorrecuperación) en la que el programa guardará automáticamente una versión de los archivos con los que trabaje.

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Guardar pronto y guardar con frecuencia

No deben usarse las características de autorrecuperación y autoguardado para sustituir la tarea de guardar con regularidad el trabajo mediante un clic en Guardar Imagen del botón. El guardado manual un archivo es la manera más segura de conservar el trabajo realizado.

Método abreviado de teclado  Para guardar un archivo, presione CTRL+G.

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Corresponde a:
Excel 2007, Outlook 2007, PowerPoint 2007, Publisher 2007, Visio 2007, Word 2007