Grabar y usar macros de Excel

Se aplica a
Microsoft Excel 2000

¿Hay tareas comunes que realiza una y otra vez en Microsoft Excel 2000? Por ejemplo, ¿aplica a menudo la misma combinación de formatos o recibe semanal o mensualmente información que organiza y analiza siempre del mismo modo? Puede utilizar una macro para combinar todos los pasos de una misma tarea en un único comando.

Una macro graba los clics del mouse (ratón) y las pulsaciones de teclas mientras trabaja, y permite reproducirlas más adelante. Puede utilizar una macro para grabar la secuencia de comandos que sigue para realizar una determinada tarea. Cuando ejecuta la macro, ésta reproduce los mismos comandos en un orden idéntico, haciendo que Excel se comporte como si hubiese introducido los comandos usted mismo.

Las macros son fáciles de crear: dígale a Excel que comience a grabar, realice las acciones habituales y avise a Excel cuando haya terminado. Excel utiliza un lenguaje de programación llamado Visual Basic® para Aplicaciones (VBA) para que grabe las instrucciones. No tiene que saber nada acerca de programación o VBA para crear y utilizar macros que le harán ahorrar tiempo y que facilitarán su trabajo.

Este artículo describe el modo de crear y utilizar una macro simple que da formato a una celda y, a continuación, cómo cambiar esta macro para aumentar el campo de actuación. También explica las opciones para almacenar macros de tal forma que pueda utilizarlas desde cualquier libro.

La aplicación de formatos es un ejemplo simple de macros, pero puede grabar macros para realizar tareas más complicadas tales como recuperar y filtrar datos externos, crear y personalizar gráficos, etc.

Simplificación de tareas frecuentes: grabar una macro simple

Supongamos que trabaja en un grupo que utiliza Excel para realizar un seguimiento de las cuentas por cobrar. Todas las semanas sus compañeros de trabajo y usted envían un informe en el que el administrador espera ver las cantidades atrasadas con formatos para facilitar su visualización: los números están en rojo y en negrita, y las celdas tienen bordes rojos. A continuación se describe cómo grabar una macro para aplicar estos formatos:

  1. En el libro en el que realiza un seguimiento de las cuentas por cobrar, haga clic en una de las celdas a la que vaya a dar formato.
  2. Elija Macro en el menú Herramientas y, a continuación, haga clic en Grabar nueva macro.
  3. En el cuadro de diálogo Grabar macro, escriba un nombre para la macro en el cuadro Nombre de la macro. Los nombres de las macros comienzan por una letra y pueden incluir letras, números y caracteres subrayados, pero no pueden incluir espacios. No necesita cambiar el resto de los cuadros:

Cuadro de diálogo Grabar macro

Cuando haga clic en Aceptar, aparecerá la barra de herramientas Detener grabación y ya podrá grabar. Hasta que detenga la grabación, todos los comandos de Excel y pulsaciones de teclas se grabarán en la macro, en el orden en que son introducidos.

  1. Ahora dele a la celda el formato que desee su jefe: haga clic en Celdas en el menú Formato, haga clic en Fuente, haga clic en Negrita bajo Estilo, haga clic en Rojo en Color, haga clic en la ficha Bordes, haga clic en Rojo en Color, elija el grosor del borde que desee, haga clic en Contorno y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  2. Para terminar de grabar la macro haga clic en el botón Detener grabación:

Barra de herramientas y botón Detener grabación

Ahora dispone de una macro que puede realizar, en una sola operación, los 12 clics de mouse necesarios para dar formato a una celda.

Utilizar la macro que ha creado

La próxima vez que necesite marcar una celda, puede ejecutar la macro. Si va a utilizar la macro con frecuencia, puede crear un botón en la barra de herramientas o asignarle una tecla, o ambas cosas.

Ejecutar la macro desde el menú Herramientas

  1. Haga clic en la celda a la que desee dar formato.
  2. En el menú Herramientas, seleccione Macro y, a continuación, haga clic en Macros.
  3. Haga clic en el nombre de la macro y, a continuación, haga clic en Ejecutar.

Crear un botón en la barra de herramientas que ejecute la macro

  1. En el menú Herramientas, haga clic en Personalizar y, después, en la ficha Comandos.
  2. En Categorías, haga clic en Macros.
  3. Arrastre el botón personalizado a la barra de herramientas que desee.
  4. En el cuadro de diálogo Personalizar, haga clic en Modificar selección y, a continuación, haga clic en Asignar macro.
  5. En el cuadro de diálogo Asignar macro, haga clic en el nombre de la macro y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  6. Para cambiar el aspecto del botón, haga clic de nuevo en Modificar selección, elija Cambiar imagen del botón y haga clic en una de las imágenes disponibles; o haga clic en Modificar imagen del botón y utilice el Editor de botones para crear su propia imagen.
  7. Haga clic en Cerrar.

Asignar una combinación de teclas para ejecutar la macro

  1. En el menú Herramientas, seleccione Macro y, a continuación, haga clic en Macros.
  2. Haga clic en el nombre de la macro y, a continuación, haga clic en Opciones.
  3. En el cuadro Tecla de método abreviado, escriba la tecla que utilizará con CTRL para ejecutar la macro.

 Nota    Evite utilizar una combinación de teclas que se use para otras operaciones de Excel, tales como CTRL+C para copiar.