Filtrar datos de un rango o una tabla

El filtrado de datos es una manera fácil y rápida de buscar un subconjunto de datos en un rango de celdas o una tabla y trabajar en él. Por ejemplo, puede filtrar los datos para ver únicamente los valores que especifique, filtrar los datos para ver el valor máximo y el valor mínimo o filtrar los datos para ver rápidamente valores duplicados.

Después de filtrar datos en un rango de celdas o en una tabla, puede volver a aplicar un filtro para obtener resultados actualizados, o borrar un filtro para volver a mostrar todos los datos.

¿Qué desea hacer?


Obtener más información sobre el filtrado

Para comenzar rápidamente con el filtrado, seleccione por lo menos una celda en un rango o en una tabla de Excel y, a continuación, haga clic en el botón Filtro (grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos).

Grupo Ordenar y filtrar en la ficha Datos

Los datos filtrados solamente muestran las filas que cumplen los criterios (criterios: condiciones que se especifican para limitar los registros que se incluyen en el conjunto de resultados de una consulta o un filtro.) que haya especificado y ocultan las filas que no desea ver. Tras filtrar los datos, puede copiar, buscar, modificar, aplicar formato, representar mediante gráficos e imprimir el subconjunto de datos filtrados sin tener que volver a organizarlo ni moverlo.

También puede filtrar por más de una columna. Los filtros son aditivos, lo que significa que cada filtro adicional se basa en el filtro actual y además reduce el subconjunto de datos mostrados.

Nota    Cuando se usa el cuadro de diálogo Buscar para buscar datos filtrados, solo se busca en los datos que se muestran; no se busca en los datos que no se muestran. Para buscar en todos los datos, se deben borrar todos los filtros.

Los tres tipos de filtros

Con el filtro automático puede crear tres tipos de filtros: por una lista de valores, por un formato o por criterios. Estos tipos de filtro se excluyen mutuamente para cada rango de celdas o tabla de columna. Por ejemplo, puede filtrar por color de celda o por una lista de números, pero no por ambos; puede filtrar por icono o por un filtro personalizado, pero no por ambos.

Volver a aplicar un filtro

Para determinar si se ha aplicado algún filtro, observe el icono del encabezado de columna:

  • Una flecha desplegable Flecha desplegable de filtro significa que el filtrado está habilitado pero no aplicado.

Sugerencia    Cuando se mantiene el mouse sobre el encabezado de una columna con el filtrado habilitado pero no aplicado, se muestra una información en pantalla (Mostrar todo).

  • Un botón Filtro Icono de filtro aplicado significa que se ha aplicado un filtro.

Sugerencia    Cuando se mantiene el mouse sobre el encabezado de una columna filtrada, una información en pantalla muestra el filtro que se ha aplicado a la columna, por ejemplo, "Igual que una celda de color rojo" o "Mayor que 150".

Cuando se vuelve a aplicar un filtro, aparecen resultados distintos por las razones siguientes:

  • Se han agregado datos, se han eliminado o se han modificado en el rango de celdas en la columna de tabla.
  • El filtro es un filtro de hora y fecha dinámica, como Hoy, Esta semana o Hasta la fecha.
  • Los valores devueltos por una fórmula han cambiado y la hoja de cálculo se ha actualizado.

No mezcle formatos de almacenamiento

Para obtener los mejores resultados, no mezcle formatos de almacenamiento, como texto y números o números y fecha, en la misma columna, puesto que para cada columna solamente hay disponible un tipo de comando de filtro. Si hay una mezcla de formatos de almacenamiento en una columna, el comando que se muestra es el formato de almacenamiento que se repite más. Por ejemplo, si la columna contiene tres valores almacenados como número y cuatro como texto, el comando de filtro que se muestra es Filtros de texto.

Para obtener más información, vea los temas sobre cómo convertir números almacenados como texto en números y cómo convertir fechas almacenadas como texto en fechas.

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Filtrar texto

Los métodos más rápidos para filtrar consisten en seleccionar valores en una lista y realizar búsquedas. Cuando hace clic en la flecha de una columna que tiene un filtro habilitado, todos los valores de esa columna aparecen en una lista. La ilustración siguiente muestra tres métodos para filtrar datos rápidamente.

Filtrar datos

Llamada 1 Use el cuadro Buscar para escribir el texto o los números que desea usar para realizar la búsqueda.
Llamada 2 Active y desactive las casillas para mostrar los valores que se encuentran en la columna de datos.
Llamada 3 Use criterios avanzados para buscar los valores que reúnen condiciones específicas.
  1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Filtrar un rango de celdas    

  1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos alfanuméricos.
  2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Filtro.

Grupo Ordenar y filtrar en la ficha Datos

Filtrar una tabla    

  • Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos alfanuméricos.
  1. Haga clic en la flecha Flecha desplegable de filtro del encabezado de columna.
    Siga uno de estos procedimientos:

Seleccionar de una lista de valores de texto    

  • En la lista de valores de texto, active o desactive uno o más valores de texto por los que filtrar.

La lista de valores de texto puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si la lista es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación, seleccione los valores de texto concretos por los que desea filtrar.

Sugerencia    Para que el menú de filtro automático sea más amplio o más largo, haga clic y arrastre el controlador de la parte inferior.

Escribir los criterios en el cuadro de búsqueda    

En el menú de filtro automático hay disponible un cuadro Buscar. En este cuadro puede escribir los caracteres a partir de los que desea aplicar el filtro. Tenga en cuenta que todas las operaciones de búsqueda de este cuadro no distingue entre mayúsculas y minúsculas en las letras que escribe. Por ejemplo, si escribe "T", se devolverán valores que contengan "T" o "t". La siguiente lista muestra algunos ejemplos de los valores que se devuelven cuando escribe una combinación específica de caracteres.

  • T devuelve valores que contienen la letra "t" en cualquier posición.
  • M* devuelve los valores que contienen la letra "m" en la primera posición (como por ejemplo, "Mara").
  • Cuatro signos de interrogación (????) devuelven valores que contienen exactamente cuatro caracteres, como por ejemplo "Mara" o "Iván".
  • Jo* devuelve valores que comienzan con "Jo", como por ejemplo, "José", "Jorge" o "Joaquín".
  • *er devuelve valores que terminan en "er", como por ejemplo "Ester" o "Clover."

Crear criterios    

  1. Elija Filtros de texto y, a continuación, haga clic en uno de los comandos del operador de comparación (operador de comparación: signo que se utiliza en criterios de comparación para comparar dos valores. Entre los operadores se incluyen: = Igual a, > Mayor que, < Menor que, >= Mayor o igual que, <= Menor o igual que y <> No igual a.) o en Filtro personalizado.

Por ejemplo, para filtrar por un texto que comience por un carácter específico, seleccione Empieza por, o para filtrar por un texto que tenga caracteres específicos en cualquier lugar del texto, seleccione Contiene.

  1. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, en el cuadro de la derecha, escriba texto o seleccione el valor de texto de la lista.

Por ejemplo, para filtrar por un texto que empiece por la letra "J", escriba J o, para filtrar texto que tenga la palabra "campana " en cualquier lugar del texto, escriba campana.

Si necesita buscar texto que comparta algunos caracteres pero no otros, utilice un carácter comodín.

MostrarCómo utilizar los caracteres comodín

Los siguientes caracteres comodín se pueden utilizar como criterios de comparación para filtros de texto.

Utilice Para buscar
? (signo de interrogación) Un único carácter
Por ejemplo, Gr?cia buscará "Gracia" y "Grecia"
* (asterisco) Cualquier número de caracteres
Por ejemplo, *este buscará "Nordeste" y "Sudeste"
~ (tilde) seguida de ?, *, o ~ Un signo de interrogación, un asterisco o una tilde
Por ejemplo, fy06~? buscará "fy06?"
  1. También puede filtrar por más de un criterio.

MostrarCómo agregar más criterios

  1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que ambos criterios se cumplan, seleccione Y.
    • Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que se cumplan uno o ambos criterios, seleccione O.
  2. En la segunda entrada, seleccione un operador de comparación y, en el cuadro de la derecha, escriba texto o seleccione un valor de texto de la lista.
  1. Para volver a aplicar un filtro después de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o de la tabla y, a continuación, en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Volver a aplicar.

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Filtrar números

  1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Filtrar un rango de celdas    

  1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos.
  2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Filtro.

Grupo Ordenar y filtrar en la ficha Datos

Filtrar una tabla   

  • Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos numéricos.
  1. Haga clic en la flecha Flecha desplegable de filtro del encabezado de columna.
  2. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Seleccionar de una lista de números    

  • En la lista de números, active o desactive uno o más números por los que filtrar.

La lista de números puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si la lista es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación, seleccione los números concretos por los que desea filtrar.

Sugerencia    Para que el menú de filtro automático sea más amplio o más largo, haga clic y arrastre el controlador de la parte inferior.

Crear criterios    

  1. Elija Filtros de número y, a continuación, haga clic en uno de los comandos del operador de comparación (operador de comparación: signo que se utiliza en criterios de comparación para comparar dos valores. Entre los operadores se incluyen: = Igual a, > Mayor que, < Menor que, >= Mayor o igual que, <= Menor o igual que y <> No igual a.) o en Filtro personalizado.

Por ejemplo, para filtrar por un límite numérico inferior y superior, seleccione Entre.

  1. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado, en el cuadro o cuadros de la derecha, escriba los números o selecciónelos de la lista.

Por ejemplo, para filtrar por un número comprendido entre 25 y 50, escriba 25 y 50.

  1. También puede filtrar por más de un criterio.

MostrarCómo agregar otro criterio

  1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que ambos criterios se cumplan, seleccione Y.
    • Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que se cumplan uno o ambos criterios, seleccione O.
  2. En la segunda entrada, seleccione un operador de comparación y, en el cuadro de la derecha, escriba un número o seleccione uno de la lista.
  1. Para volver a aplicar un filtro después de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o de la tabla y, a continuación, en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Volver a aplicar.

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Filtrar fechas u horas

  1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Filtrar un rango de celdas    

  1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos.
  2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Filtro.

Grupo Ordenar y filtrar en la ficha Datos

Filtrar una tabla   

  • Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene fechas u horas.
  1. Haga clic en la flecha Flecha desplegable de filtro del encabezado de columna.
  2. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Seleccionar de una lista de fechas u horas    

En la lista de fechas u horas, active o desactive una o más fechas u horas por las que filtrar.

  • De manera predeterminada, todas las fechas del rango de celdas o de la columna de tabla se agrupan por jerarquías de años, meses y días. Activar o desactivar un nivel superior en la jerarquía activa o desactiva todas las fechas anidadas que haya debajo de ese nivel. Por ejemplo, si selecciona 2006, los meses se enumeran bajo 2006 y los días se enumeran debajo de cada mes.
  • La lista de valores puede llegar a tener hasta un máximo de 10.000 entradas. Si la lista de valores es grande, desactive (Seleccionar todo) en la parte superior y, a continuación, seleccione los valores por los que desea filtrar.

    Sugerencia    Para que el menú de filtro automático sea más amplio o más largo, haga clic y arrastre el controlador de la parte inferior.

Crear criterios    

  1. Elija Filtros de fecha y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:

Filtro común   

Un filtro común es un filtro que está basado en un operador de comparación (operador de comparación: signo que se utiliza en criterios de comparación para comparar dos valores. Entre los operadores se incluyen: = Igual a, > Mayor que, < Menor que, >= Mayor o igual que, <= Menor o igual que y <> No igual a.).

  1. Haga clic en uno de los comandos del operador de comparación (Igual a, Antes, Después o Entre) o haga clic en Filtro personalizado.
  2. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado del cuadro de la derecha, escriba una fecha o una hora, seleccione una fecha o una hora de la lista, o haga clic en el botón Calendario para buscar y escribir una fecha.

Por ejemplo, para filtrar por una fecha u hora máxima y una mínima, seleccione Entre.

  1. En el cuadro de diálogo Autofiltro personalizado del cuadro o cuadros de la derecha, escriba una fecha o una hora, seleccione fechas u horas de la lista, o haga clic en el botón Calendario para buscar y escribir una fecha.

Por ejemplo, para filtrar por una fecha anterior al "3/1/2006" y posterior al "6/1/2006", escriba 3/1/2006 y 6/1/2006. O bien, para filtrar por una hora anterior a las "8:00 a.m." y posterior a las "12:00 p.m.", escriba 8:00 a.m. y 12:00 p.m.

Filtro dinámico    

Un filtro dinámico es un filtro cuyo criterio puede cambiar cuando se vuelve a aplicar el filtro.

  1. Haga clic en uno de los comandos de fecha predefinida.

Por ejemplo, para filtrar todas las fechas por la fecha actual, seleccione Hoy o para filtrar por el mes siguiente, seleccione Mes siguiente.

  1. Haga clic en Aceptar.
    Notas   
  • Los comandos del menú Todas las fechas en el período, como Enero o Trimestre 2, aplican un filtro por el período independientemente del año que sea. Filtrar de esta forma puede resultar útil, por ejemplo, para comparar las ventas por período de varios años.
  • Este año y Hasta la fecha son diferentes en lo que respecta al modo de tratar fechas futuras. Este año puede devolver fechas futuras del año en curso, mientras que Hasta la fecha únicamente devuelve fechas hasta la fecha actual, ésta incluida.
  1. También puede filtrar por más de un criterio.

MostrarCómo agregar otro criterio

  1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que ambos criterios se cumplan, seleccione Y.
    • Para filtrar la columna de tabla o la selección de forma que se cumplan uno o ambos criterios, seleccione O.
  2. En la segunda entrada, seleccione un operador de comparación y, en el cuadro de la derecha, escriba una fecha o una hora, seleccione una fecha o una hora de la lista, o haga clic en el botón Calendario para buscar y escribir una fecha.
  1. Para volver a aplicar un filtro después de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o de la tabla y, a continuación, en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Volver a aplicar.

Notas

   
  • Todos los filtros de fecha se basan en el calendario gregoriano.
  • Los años fiscales y los trimestres fiscales empiezan siempre en enero de cada año.
  • Si desea filtrar por días de la semana, aplique formato a las celdas para mostrar el día de la semana. Si desea filtrar por el día de la semana independientemente de la fecha que sea, conviértalos en texto usando la función TEXTO. Sin embargo, la función TEXTO devuelve un valor de texto y, por tanto, el comando de filtro que se muestre será Filtros de texto y no Filtros de fecha.

Para obtener más información, vea el tema sobre cómo mostrar las fechas como días de la semana.

  • Para la lista de fechas de la parte inferior del menú de filtro automático de un filtro de fecha, puede cambiar la agrupación jerárquica de fechas y convertirla en una lista no jerárquica de fechas. Por ejemplo, puede filtrar por años de solamente dos dígitos seleccionándolos manualmente de una lista no jerárquica.
    1. Haga clic en la pestaña Archivo, después en Opciones y, a continuación, en la categoría Avanzadas.
    2. En la sección Mostrar opciones para este libro, seleccione un libro.
    3. Desactive la casilla de Agrupar fechas en el menú Autofiltro.

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Filtrar por números superiores o inferiores

  1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Filtrar un rango de celdas    

  1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos.
  2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Filtro.

Grupo Ordenar y filtrar en la ficha Datos

Filtrar una tabla    

  • Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos numéricos.
  1. Haga clic en la flecha Flecha desplegable de filtro del encabezado de columna.
  2. Elija Filtros de número y, a continuación, seleccione Diez mejores.
  3. En el cuadro de diálogo Autofiltro de las diez mejores, haga lo siguiente.
  1. En el cuadro de la izquierda, haga clic en Superior o en Inferior.
  2. En el cuadro del medio, escriba un número.
  3. En el cuadro de la derecha, haga lo siguiente:
    • Para filtrar por número, seleccione Elementos.
    • Para filtrar por porcentaje, haga clic en Porcentaje.
  1. Para volver a aplicar un filtro después de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o de la tabla y, a continuación, en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Volver a aplicar.

 Nota   Los valores superior e inferior se basan en el rango original de celdas o columna de tabla y no en el subconjunto filtrado de datos.

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Filtrar por encima del promedio de números o por debajo

  1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Filtrar un rango de celdas    

  1. Seleccione un rango de celdas que contenga datos numéricos.
  2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Filtrar.

Grupo Ordenar y filtrar en la ficha Datos

Filtrar una tabla   

  • Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla que contiene datos numéricos.
  1. Haga clic en la flecha Flecha desplegable de filtro del encabezado de columna.
  2. Elija Filtros de número y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:
  • Para filtrar por números que están por encima del promedio, haga clic en Por encima del promedio.
  • Para filtrar por números que están por debajo del promedio, haga clic en Por debajo del promedio.
  1. Para volver a aplicar un filtro después de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o de la tabla y, a continuación, en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Volver a aplicar.

 Nota   Los números por encima y por debajo del promedio se basan en el rango original de celdas o columna de tabla y no en el subconjunto filtrado de datos.

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Filtrar por vacías y por no vacías

  1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Filtrar un rango de celdas    

  1. Seleccione un rango de celdas.
  2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Filtro.

Grupo Ordenar y filtrar en la ficha Datos

Filtrar una tabla   

  • Asegúrese de que la celda activa se encuentra en una columna de tabla.
  1. Haga clic en la flecha Flecha desplegable de filtro del encabezado de columna.
  2. Siga uno de los procedimientos siguientes:
  • Para filtrar por no vacías, en el menú de filtro automático en la parte superior de la lista de valores, active la casilla (Seleccionar todo) y, a continuación, en la parte inferior de la lista de valores, desactive la casilla (Vacías).
  • Para filtrar por vacías, en el menú de filtro automático en la parte superior de la lista de valores, desactive la casilla (Seleccionar todo) y, a continuación, en la parte inferior de la lista de valores, active la casilla (Vacías).

 Nota   La casilla de verificación (Vacías) está disponible solamente si el rango de celdas o la columna de tabla contiene al menos una celda vacía.

  1. Para volver a aplicar un filtro después de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o de la tabla y, a continuación, en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Volver a aplicar.

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Filtrar por color de celda, color de fuente o conjunto de iconos

Si ha aplicado formato manual o condicionalmente a un rango de celdas, por color de celda o color de fuente, también puede filtrar por estos colores. Además, puede filtrar por un conjunto de iconos creado mediante un formato condicional.

  1. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Filtrar un rango de celdas    

  1. Seleccione un rango de celdas que contenga formato por color de celda, color de fuente o un conjunto de iconos.
  2. En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Filtro.

Grupo Ordenar y filtrar en la ficha Datos

Filtrar una tabla   

  • Asegúrese de que la columna de tabla contiene los datos con formato por color de celda, color de fuente o un conjunto de iconos (no es necesario realizar ninguna selección).
  1. Haga clic en la flecha Flecha desplegable de filtro del encabezado de columna.
  2. Seleccione Filtrar por color y, dependiendo del tipo de formato, seleccione Filtrar por color de celda, Filtrar por color de fuente o Filtrar por icono de celda.
  3. Dependiendo del tipo de formato, seleccione un color, un color de fuente o un icono de celda.
  4. Para volver a aplicar un filtro después de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o de la tabla y, a continuación, en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Volver a aplicar.

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Filtrar por selección

Puede filtrar datos rápidamente con criterios que sean iguales al contenido de la celda activa.

  1. En un rango de celdas o en una columna de tabla, haga clic con el botón secundario en la celda que contenga el valor, el color, el color de fuente o el icono por el que desea aplicar el filtro.
  2. Haga clic en Filtro y siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Para filtrar por el texto, número o fecha y hora, haga clic en Filtrar por valor de la celda seleccionada.
    • Para filtrar por el color de celda, haga clic en Filtrar por color de la celda seleccionada.
    • Para filtrar por el color de la fuente, haga clic en Filtrar por color de fuente de la celda seleccionada.
    • Para filtrar por el icono, haga clic en Filtrar por icono de la celda seleccionada.
  3. Para volver a aplicar un filtro después de modificar los datos, haga clic en una celda del rango o de la tabla y, a continuación, en el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Volver a aplicar.

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Borrar un filtro

Puede borrar un filtro de una columna específica o borrar todos los filtros.

Borrar un filtro de una columna

  • Para borrar un filtro de una columna en un rango de celdas de varias columnas o en una tabla, haga clic en el botón de filtro Icono de filtro aplicado en el encabezado de la columna y, a continuación, haga clic en Borrar filtro de <"nombre de la columna">.

Borrar todos los filtros en una hoja de cálculo y volver a mostrar todas las filas

  • En el grupo Ordenar y filtrar de la ficha Datos, haga clic en Borrar.

Grupo Ordenar y filtrar en la ficha Datos

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Corresponde a:
Excel 2010