Esquematizar (agrupar) datos en una hoja de cálculo

Si tiene una lista de datos que desea agrupar y resumir, puede crear un esquema de hasta ocho niveles, uno para cada grupo. Cada nivel interno, representado por un número superior de símbolos de esquema (símbolos de esquema: símbolos que se utilizan para cambiar la vista de una hoja de cálculo esquematizada. Se pueden mostrar u ocultar los datos detallados presionando en el signo más, en el signo menos y en los números 1, 2, 3 o 4 que indican el nivel de esquema.), muestra datos de detalle (datos de detalle: para subtotales automáticos y esquemas de hoja de cálculo, filas o columnas de subtotal que totalizan los datos de resumen. Los datos de detalle suelen ser adyacentes, por encima o a la izquierda, a los datos de resumen.) del nivel externo anterior, representado por un número inferior de símbolos de esquema. Use un esquema para mostrar rápidamente filas o columnas de resumen, o bien para mostrar los datos de detalle de cada grupo. Puede crear un esquema de filas (como se ilustra en el ejemplo siguiente), un esquema de columnas o un esquema de filas y columnas.


Lista de esquema

Se muestra una fila de datos de ventas agrupados por regiones geográficas y meses con varias filas de resumen y detalles.
Llamada 1   Para mostrar filas para un nivel, haga clic en los símbolos de esquema uno dos tres adecuados.
Llamada 2  El nivel 1 contiene las ventas totales de todas las filas de detalle.
Llamada 3  El nivel 2 contiene las ventas totales para cada mes en cada región.
Llamada 4  El nivel 3 contiene las filas de detalle (sólo las filas de detalle 11 a 13 están actualmente visibles).
Llamada 5  Para expandir o contraer datos en el esquema, haga clic en los símbolos de esquema más y menos.

¿Qué desea hacer?


Crear un esquema de filas

  1. Asegúrese de que cada columna de los datos a los que desea aplicar un esquema tiene un rótulo en la primera fila, contiene datos similares en cada columna y el rango no tiene filas ni columnas en blanco.
  2. Seleccione una celda del rango.
  3. Para ordenar la columna que contiene los datos que desea agrupar, seleccione dicha columna y, en la ficha Datos, en el grupo Ordenar y filtrar, haga clic en Ordenar de A a Z o en Ordenar de Z a A.
  4. Inserte las filas de resumen.

Para trazar esquemas de los datos por filas, debe tener filas de resumen que contengan fórmulas que hagan referencias a las celdas de cada una de las filas de detalle para dicho grupo. Siga uno de los procedimientos siguientes:

Insertar filas de resumen utilizando el comando Subtotal    

Insertar sus propias filas de resumen    

  • Inserte sus propias filas de resumen con las fórmulas inmediatamente anterior o posterior a cada grupo de filas de detalle.
  1. Especifique si la ubicación de la fila de resumen está encima o debajo de las filas de detalle.

MostrarCómo especificar la ubicación de la fila de resumen

  1. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Esquema.

Imagen de cinta de opciones de Outlook

  1. Para especificar una fila de resumen encima de la fila de detalles, desactive la casilla de verificación Filas resumen debajo del detalle. Para especificar una fila de resumen debajo de la fila de detalles, active la casilla de verificación Filas resumen debajo del detalle.
  1. Aplique un esquema a los datos. Siga uno de los procedimientos siguientes:

MostrarAplicar un esquema a los datos automáticamente

  1. En caso necesario, seleccione una celda del rango.
  2. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en la flecha al lado de Agrupar y, a continuación, haga clic en Autoesquema.

Imagen de cinta de opciones de Outlook

MostrarAplicar un esquema a los datos manualmente

 Importante    Cuando agrupe manualmente niveles de esquema, es mejor tener todos los datos mostrados para evitar agrupar las filas incorrectamente.

  1. Aplique un esquema al grupo externo.

MostrarCómo aplicar un esquema al grupo externo

  1. Seleccione todas las filas de resumen subordinadas, así como sus datos de detalle relacionados.

En el ejemplo siguiente, la fila 6 contiene los subtotales para las filas 2 a 5, y la fila 10 contiene los subtotales para las filas 7 a 9, y la fila 11 contiene los totales generales. Para agrupar todos los datos de detalle para la fila 11, seleccione las filas 2 a 10.

  A B C
1 Región Mes Ventas
2 Este Marzo 9.647 $
3 Este Marzo 4.101 $
4 Este Marzo 7.115 $
5 Este Marzo 2.957 $
6 Este Total de marzo 23.820 $
7 Este Abril 4.257 $
8 Este Abril 1.829 $
9 Este Abril 6.550 $
10 Este Total de abril 12.636 $
11 Total del este   36.456 $

 Importante   No incluya la fila de resumen 11 de la selección.

  1. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Agrupar.

Imagen de cinta de opciones de Outlook

Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo.

  1. De manera opcional, aplique un esquema a un grupo interno anidado.

MostrarCómo aplicar un esquema al grupo interno anidado

  1. Para grupo interno anidado, seleccione las filas de detalle adyacentes a la fila que contiene la fila de resumen.

En el ejemplo siguiente, para agrupar las filas 2 a 5, que tienen una fila resumen 6, seleccione las filas 2 a 5. Para agrupar las filas 7 a 9, que tiene una fila resumen 10, seleccione las filas 7 a 9.

  A B C
1 Región Mes Ventas
2 Este Marzo 9.647 $
3 Este Marzo 4.101 $
4 Este Marzo 7.115 $
5 Este Marzo 2.957 $
6 Este Total de marzo 23.820 $
7 Este Abril 4.257 $
8 Este Abril 1.829 $
9 Este Abril 6.550 $
10 Este Total de abril 12.636 $
11 Total del este   36.456 $

 Importante   No incluya en la selección la fila resumen para dicho grupo.

  1. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Agrupar.

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Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo.

  1. Siga seleccionando y agrupando filas internas hasta que haya creado todos los niveles que desee en el esquema.
  2. Si desea desagrupar filas, selecciónelas y, a continuación, en el grupo Esquema de la pestaña Datos, haga clic en Desagrupar.

 Nota   También puede desagrupar secciones del esquema sin quitarlo todo. Mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic en cuadro Signo  o en cuadro Signo - del grupo y, a continuación, en el grupo Esquema de la pestaña Datos, haga clic en Desagrupar.

 Importante   Si desagrupa un esquema mientras los datos de detalle están ocultos, las filas de detalle permanecen ocultas. Para mostrar los datos, desplácese por los números de fila visibles adyacentes a las filas ocultas. En el grupo Celdas de la pestaña Inicio, haga clic en Formato, elija Ocultar y mostrar y, a continuación, haga clic en Mostrar filas.

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Crear un esquema de columnas

  1. Asegúrese de que cada fila de los datos a los que desea aplicar un esquema tiene un rótulo en la primera fila, contiene datos similares en cada columna y el rango no tiene filas ni columnas en blanco.
  2. Seleccione una celda del rango.
  3. Ordene las filas que forman los grupos.
  4. Inserte sus propias columnas resumidas con fórmulas inmediatamente a la derecha o a la izquierda de cada grupo de columnas de detalle.

 Nota   Para trazar esquemas de los datos por columnas, debe tener columnas de resumen que contengan fórmulas que hagan referencias a las celdas de cada una de las columnas de detalle para dicho grupo.

  1. Especifique si la ubicación de la columna de resumen está a la derecha o a la izquierda de las columnas de detalle.

MostrarCómo especificar la ubicación de la columna de resumen

  1. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Esquema.

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  1. Para especificar una columna de resumen a la izquierda de la columna de detalles, desactive la casilla de verificación Columnas resumen a la derecha del detalle. Para especificar una columna de resumen a la derecha de la columna de detalles, active la casilla de verificación Columnas resumen a la derecha del detalle.
  2. Haga clic en Aceptar.
  1. Para aplicar un esquema a los datos, siga uno de estos procedimientos:

MostrarAplicar un esquema a los datos automáticamente

  1. En caso necesario, seleccione una celda del rango.
  2. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en la flecha al lado de Agrupar y, a continuación, haga clic en Autoesquema.

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MostrarAplicar un esquema a los datos manualmente

 Importante    Cuando agrupe manualmente niveles de esquema, es mejor tener todos los datos mostrados para evitar agrupar las columnas incorrectamente.

  1. Aplique un esquema al grupo externo.

MostrarCómo aplicar un esquema al grupo externo

  1. Seleccione todas las columnas de resumen subordinadas, así como sus datos de detalle relacionados.

En el ejemplo siguiente, la columna E contiene los subtotales para las columnas B a D, y la columna I contiene los subtotales para las columnas F a H, y la columna J contiene los totales generales. Para agrupar todos los datos de detalle para la columna J, seleccione las columnas B a I.

  A B C D E F G H I J
1 Regn ene Feb Mar T1 Abr May Jun T2 M1
2 Este 371 504 880 1.755 186 653 229 1.068 2.823
3 Oeste 192 185 143 520 773 419 365 1.557 2.077
4 Norte 447 469 429 1.345 579 180 367 1.126 2.471
5 Sur 281 511 410 1.202 124 750 200 1.074 2.276

 Importante   No incluya la columna resumida J en la selección.

  1. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Agrupar.

Imagen de cinta de opciones de Outlook

Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo.

  1. De manera opcional, aplique un esquema a un grupo interno anidado.

MostrarCómo aplicar un esquema a un grupo interno anidado

  1. Para grupo interno anidado, seleccione las columnas de detalle adyacentes a la columna que contiene la fila de resumen.

En el ejemplo siguiente, para agrupar las columnas B a D, que tiene una columna resumida E, seleccione las columnas B a D. Para agrupar columnas F a H, que tiene una fila de resumen I, seleccione las columnas F a H.

  A B C D E F G H I J
1 Regn ene Feb Mar T1 Abr May Jun T2 M1
2 Este 371 504 880 1.755 186 653 229 1.068 2.823
3 Oeste 192 185 143 520 773 419 365 1.557 2.077
4 Norte 447 469 429 1.345 579 180 367 1.126 2.471
5 Sur 281 511 410 1.202 124 750 200 1.074 2.276

 Importante   No incluya en la selección la columna resumida para dicho grupo.

  1. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Agrupar.

Imagen de cinta de opciones de Outlook

Los símbolos del esquema aparecen en la pantalla al lado del grupo.

  1. Siga seleccionando y agrupando columnas internas hasta que haya creado todos los niveles que desee en el esquema.
  2. Si desea desagrupar columnas, selecciónelas y, a continuación, en el grupo Esquema de la pestaña Datos, haga clic en Desagrupar.

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  1.  Nota   También puede desagrupar secciones del esquema sin quitarlo todo. Mantenga presionada la tecla Mayús mientras hace clic en cuadro Signo  o en cuadro Signo - del grupo y, a continuación, en el grupo Esquema de la pestaña Datos, haga clic en Desagrupar.

 Importante   Si desagrupa un esquema mientras los datos de detalle están ocultos, las columnas de detalle permanecen ocultas. Para mostrar los datos, desplácese por las letras de columna visibles adyacentes a las columnas ocultas. En el grupo Celdas de la pestaña Inicio, haga clic en Formato, elija Ocultar y mostrar y, a continuación, haga clic en Mostrar columnas.

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Mostrar u ocultar datos de esquemas

  1. Si no ve los símbolos de esquema uno dos tres, más y menos, haga clic enArchivo, seleccione Opciones, haga clic en la categoría Avanzadas y, a continuación, en Mostrar opciones para esta hoja, seleccione la hoja de cálculo y active la casilla de verificación Mostrar símbolos de esquema si se aplica un esquema.
  2. Siga uno o varios de los procedimientos siguientes:

Mostrar u ocultar los datos de detalle de un grupo    

  • Para mostrar los datos de detalle de un grupo, haga clic en signo  del grupo.
  • Para ocultar los datos de detalle de un grupo, haga clic en signo - del grupo.

Expandir o contraer todo el esquema hasta un nivel determinado    

  • En los símbolos de esquema uno dos tres, haga clic en el número del nivel que desee. Los datos de detalle de los niveles inferiores se ocultan.

Por ejemplo, si un esquema tiene cuatro niveles, puede ocultar el cuarto y mostrar los restantes haciendo clic en tres.

Mostrar u ocultar todos los datos de detalle del esquema    

  • Para mostrar todos los datos de detalle, haga clic en el nivel más bajo de los símbolos de esquema uno dos tres. Por ejemplo, si existen tres niveles, haga clic en tres.
  • Para ocultar todos los datos de detalle, haga clic en uno.

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Personalizar un esquema con estilos

En el caso de las filas del esquema, Microsoft Office Excel usa estilos (estilo: combinación de características de formato, como fuente, tamaño de fuente y sangría, que se nombra y almacena como un conjunto. Cuando aplique un estilo, todas las instrucciones de formato de ese estilo se aplican al mismo tiempo.) como NivelFila_1 y NivelFila_2. Con respecto a las columnas del esquema, Excel usa estilos como NivelCol_1 y NivelCol_2. Estos estilos emplean la negrita, la cursiva y otros formatos de texto para diferenciar las filas o columnas de resumen en los datos. Si se cambia la forma en que están definidos estos estilos, se pueden aplicar distintos formatos de texto y celda para personalizar el aspecto del esquema. Puede aplicar un estilo a un esquema al crear el esquema o después de crearlo.

Siga uno o varios de los procedimientos siguientes:

Aplicar un estilo automáticamente a una columna o fila resumen    

  1. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Esquema.

Imagen de cinta de opciones de Outlook

  1. Active la casilla de verificación Estilos automáticos.

Aplicar un estilo a una columna o fila resumen existente    

  1. Seleccione las celdas a las que desee aplicar estilos de esquema.
  2. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en Esquema.

Imagen de cinta de opciones de Outlook

  1. Active la casilla de verificación Estilos automáticos.
  2. Haga clic en Aplicar estilos.

 Nota   Asimismo, puede usar los formatos automáticos (formato automático: colección incorporada de formatos de celda (como tamaño de fuente, tramas y alineación) que puede aplicar a un rango de datos. Excel determina los niveles de resumen y detalle del rango seleccionado y aplica los formatos en consecuencia.) para dar formato a los datos esquematizados.

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Copiar datos esquematizados

  1. Si no ve los símbolos de esquema uno dos tres, más y menos, haga clic enArchivo, seleccione Opciones, haga clic en la categoría Avanzadas y, a continuación, en Mostrar opciones para esta hoja, seleccione la hoja de cálculo y active la casilla de verificación Mostrar símbolos de esquema si se aplica un esquema.
  2. Utilice los símbolos de esquema uno dos tres, menos y más para ocultar los datos de detalle que no desee copiar.

Para obtener más información, vea la sección, Mostrar u ocultar datos de esquemas.

  1. Seleccione el rango de filas de resumen.
  2. En el grupo Modificar la ficha Inicio, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuación, en Ir a.

Imagen de cinta de opciones de Excel

  1. Haga clic en Ir a Especial.
  2. Haga clic en Sólo celdas visibles.
  3. Haga clic en Aceptar y, a continuación, copie los datos.

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Ocultar o quitar un esquema

 Nota   No se eliminan los datos al ocultar o quitar un esquema.

Ocultar un esquema

  1. Si no ve los símbolos de esquema uno dos tres, más y menos, haga clic enArchivo, seleccione Opciones, haga clic en la categoría Avanzadas y, a continuación, en Mostrar opciones para esta hoja, seleccione la hoja de cálculo y active la casilla de verificación Mostrar símbolos de esquema si se aplica un esquema.
  2. Vea todos los datos haciendo clic en el número más alto de los símbolos de esquema uno dos tres.
  3. Haga clic en Archivo, seleccione Opciones, haga clic en la categoría Avanzadas y, a continuación, en la sección Mostrar opciones para esta hoja, seleccione la hoja de cálculo y desactive la casilla de verificaciónMostrar símbolos de esquema si se aplica un esquema.

Quitar un esquema

  1. Haga clic en la hoja de cálculo.
  2. En el grupo Esquema de la ficha Datos, haga clic en la flecha situada junto a Desagrupar y, a continuación, en Borrar esquema.

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  1. Si las filas o columnas siguen ocultas, arrastre los encabezados de fila o columna visibles a ambos lados de las filas y columnas ocultas, elija Ocultar y mostrar en el comando Formato (que se encuentra en el grupo Celdas de la pestaña Inicio) y, a continuación, haga clic en Mostrar filas o en Mostrar columnas.

 Importante   Si quita un esquema mientras los datos de detalle están ocultos, las columnas o filas de detalle permanecen ocultas. Para mostrar los datos, desplácese por los números de fila o letras de columna visibles adyacentes a las columnas o filas ocultas. En el grupo Celdas de la pestaña Inicio, haga clic en Formato, elija Ocultar y mostrar y, a continuación, haga clic en Mostrar filas o en Mostrar columnas.

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Crear un informe de resumen con un gráfico

Supongamos que desea crear un informe resumido de los datos que solo muestra los totales acompañados de un gráfico de dichos totales. En general, puede hacer lo siguiente:

  1. Crear un informe de resumen
    1. Aplicar un esquema a los datos.

Para obtener más información, vea las secciones, Crear un esquema de filas o Crear un esquema de columnas.

  1. Oculte el detalle haciendo clic en los símbolos de esquema uno dos tres, más y menos para mostrar sólo los totales como se muestra en el siguiente ejemplo de un esquema de fila:

Lista esquematizada que muestra sólo las filas de totales

  1. Para obtener más información, vea la sección, Mostrar u ocultar datos de esquemas.
  2. Representar en un gráfico el informe de resumen
  1. Seleccione los datos de resumen que desea representar.

Por ejemplo, para representar sólo los totales de Buchanan y Davolio, pero no los totales generales, seleccione las celdas A1 a C11, como se muestra en el ejemplo anterior.

  1. Cree el gráfico.

Por ejemplo, si crea el gráfico con el Asistente para gráficos, tendrá un aspecto similar al del siguiente ejemplo.

Gráfico creado a partir de datos de subtotales

 Nota   Si muestra u oculta los detalles de la lista esquematizada de datos, el gráfico también se actualiza para mostrar u ocultar los datos.

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Corresponde a:
Excel 2010