Escribir datos manualmente en celdas de hojas de cálculo

Puede escribir números (con o sin separadores decimales fijos), texto, fechas y horas en una o en varias celdas de forma simultánea, o en varias hojas de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.).

 Importante   Una hoja de cálculo puede estar protegida para evitar que los datos se modifiquen de manera accidental. En una hoja protegida, puede seleccionar celdas y ver los datos pero no es posible escribir información en las celdas bloqueadas. En la mayoría de los casos, la hoja no debe desprotegerse salvo que la persona que la creó conceda permiso para ello. Para desproteger la hoja de cálculo (si es necesario), haga clic en la opción Desproteger hoja, situada en el grupo Cambios de la ficha Revisar. Si se estableció una contraseña de protección, deberá escribirla para desproteger la hoja.

¿Qué desea hacer?


Escribir números o texto

  1. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda.
  2. Escriba los números o el texto que desee y, a continuación, presione ENTRAR o TAB.

 Sugerencia   Para escribir los datos en una nueva línea dentro de una celda, inserte un salto de línea presionando ALT+ENTRAR.

 Notas 

  • De forma predeterminada, al presionar ENTRAR, la selección se desplaza una celda hacia abajo y al presionar TAB, la selección se mueve una celda hacia la derecha. La dirección de movimiento de la tecla TAB no se puede cambiar, pero es posible establecer una dirección diferente para la tecla ENTRAR.

MostrarCómo cambiar la dirección de la tecla ENTRAR

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.
  1. En la categoría Avanzadas, en Editar, active la casilla de verificación Después de presionar Entrar, mover selección y, a continuación, haga clic en la dirección deseada en el cuadro Dirección.
  • Si presiona TAB para escribir los datos en varias celdas de una fila y posteriormente ENTRAR al final de esa fila, la selección se desplaza al inicio de la fila siguiente.
  • Una celda puede mostrar ##### cuando contiene datos que tienen un formato de número más largo que el ancho de la columna. Para ver todo el texto, debe aumentar el ancho de la columna.

MostrarCómo cambiar el ancho de columna

  1. Haga clic en la celda cuyo ancho de columna desea cambiar.
  2. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato.

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  1. En Tamaño de celda, siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Para ajustar todo el texto de la celda, haga clic en Ajustar ancho de columna.
    • Para especificar un mayor ancho de columna, haga clic en Ancho de columna y, a continuación, escriba el ancho que desea en el cuadro Ancho de columna.
  • Puede mostrar varias líneas de texto dentro de una celda realizando un ajuste de texto.

MostrarCómo ajustar el texto en una celda

  1. Haga clic en la celda en la que desea ajustar el texto.
  2. En el grupo Alineación de la ficha Inicio, haga clic en Ajustar texto.

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 Nota   Si el texto es una única palabra larga, los caracteres no se ajustarán; para ver todo el texto puede ensanchar la columna o reducir el tamaño de la fuente. Si una vez realizado el ajuste no es posible ver todo el texto, tal vez sea necesario ajustar el alto de la fila. En el grupo Celdas de la ficha Inicio, haga clic en Formato y, en la sección Tamaño de celda, haga clic en Autoajustar alto de fila.

  • En Microsoft Office Excel, la apariencia de un número en una celda es independiente del número almacenado en la misma. Cuando se redondea un número, únicamente se suele redondear el número que se muestra. Los cálculos utilizan el número real almacenado en la celda y no el número que se muestra.
  • Una vez escritos los números en una celda, puede cambiar el formato.

MostrarCómo cambiar el formato de número

  1. Haga clic en la celda que contiene los números cuyo formato desea cambiar.
  2. En el grupo Número de la ficha Inicio, elija General y, a continuación, haga clic en el formato que desee.

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 Sugerencia   Para seleccionar un formato de número en la lista de formatos disponibles, haga clic en Más y, a continuación, en el formato que desee utilizar de la lista Categoría.

  • A los números que no precisan cálculos en Excel, por ejemplo, los números de teléfono, se les puede dar formato de texto aplicando dicho formato a las celdas vacías antes de escribirlos.

MostrarCómo dar formato de texto a números

  1. Seleccione una celda vacía.
  2. En el grupo Número de la ficha Inicio, elija General y, a continuación, haga clic en Texto.

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  1. Escriba los números que desee en la celda con formato.

 Nota   Los números escritos antes de aplicar el formato de texto a las celdas se tienen que volver a escribir en las celdas con formato. Para volver a escribir con rapidez los números como texto, seleccione todas las celdas, presione F2 y, a continuación, ENTRAR.

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Escribir números con un separador de decimales fijo

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Opciones de Excel.
  1. Haga clic en Avanzadas y, a continuación, en Opciones de edición, active la casilla de verificación Insertar automáticamente un punto decimal.
  2. En el cuadro Posiciones decimales, escriba un número positivo para los dígitos situados a la derecha del separador de decimales o un número negativo para los situados a la izquierda del separador.

Por ejemplo, si escribe 3 en el cuadro Posiciones decimales y posteriormente 2834 en la celda, el valor será 2,834. Si escribe -3 en el cuadro Posiciones decimales y, a continuación, 283, el valor será 283000.

  1. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda y escriba el número deseado.

 Nota   Esto no afectará a los datos que haya indicado en las celdas antes de seleccionar la opción Número fijo de decimales.

 Sugerencia   Para anular temporalmente la opción Número fijo de decimales, especifique un separador de decimales al escribir el número.

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Escribir fechas u horas

  1. En la hoja de cálculo, haga clic en una celda.
  2. Escriba una fecha o una hora tal como se indica a continuación:
    • Para la fecha utilice una barra oblicua o un guión para separar sus componentes; por ejemplo, escriba 05/09/2002 o 5 de septiembre de 2002.

 Sugerencia   Para escribir la fecha actual, presione CTRL+; (punto y coma).

  • Para escribir una hora según el formato de 12 horas, escriba un espacio y, a continuación, a o p detrás de la hora; por ejemplo, 9:00 p. De lo contrario, Excel escribirá la hora como a.m.

 Sugerencia   Para indicar la hora actual, presione CTRL+MAYÚS+; (punto y coma).

 Notas 

  • Para escribir una fecha o una hora que permanezca actualizada cuando vuelva a abrir una hoja de cálculo, puede utilizar las funciones HOY y AHORA.
  • Cuando se indica una fecha o una hora en una celda, los datos aparecen en un formato predeterminado de fecha u hora, o en el formato que se aplicó a la celda antes de escribir esta información. El formato predeterminado de fecha y de hora se basa en los valores del cuadro de diálogo Configuración regional y de idioma (Panel de control). Si la configuración de fecha y hora ha cambiado, las fechas y horas existentes en los libros a los que no se haya aplicado formato con el comando Formato de celdas también cambiarán.
  • Si desea utilizar el formato de fecha u hora predeterminado, haga clic en la celda que contiene la fecha u hora y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+# o CTRL+MAYÚS+@.

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Escribir los mismos datos en varias celdas a la vez

  1. Seleccione las celdas en las que desee escribir los mismos datos. Las celdas pueden ser o no adyacentes.

MostrarCómo seleccionar celdas, rangos, filas o columnas

Para seleccionar Haga lo siguiente
Una única celda Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella.
Un rango de celdas

Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, arrastre hasta la última celda, o mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras presiona las teclas de flecha para extender la selección.

También puede seleccionar la primera celda del rango y presionar después F8 para extender la selección utilizando las teclas de flecha. Vuelva a presionar F8 para detener la extensión de la selección.

Un rango amplio de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para hacer que la última celda sea visible.
Todas las celdas de una hoja de cálculo

Haga clic en el botón Seleccionar todo.

Botón Seleccionar todo

También puede presionar CTRL+A para seleccionar toda la hoja de cálculo.

 Nota   Si la hoja contiene datos, al presionar CTRL+A se selecciona el área actual. Si presiona CTRL+A una segunda vez se selecciona toda la hoja de cálculo.

Celdas no adyacentes o rangos de celdas

Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona otras celdas o rangos.

También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas, y presionar a continuación MAYÚS+F8 para agregar a la selección otra celda o rango de celdas no adyacentes. Para dejar de agregar a la selección celdas o rangos, presione MAYÚS+F8 otra vez.

 Nota   No puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas en una selección no adyacente sin cancelar toda la selección.

Una fila o una columna

Haga clic en el encabezado de fila o de columna.

Hoja de cálculo con encabezado de fila y encabezado de columna

 Encabezado de fila
 Encabezado de columna.

También puede seleccionar celdas de una fila o columna seleccionando la primera celda y presionando después CTRL+MAYÚS+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

 Nota   Si la fila o columna contiene datos, al presionar CTRL+MAYÚS+tecla de FLECHA se selecciona la fila o la columna hasta la última celda usada. Si vuelve a presionar otra vez esta misma combinación de teclas, se selecciona toda la fila o columna.

Filas o columnas adyacentes Arrastre los encabezados de fila o columna, o bien, seleccione la primera fila o columna y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona la última fila o columna.
Filas o columnas no adyacentes Haga clic en el encabezado de columna o de fila de la primera fila o columna de la selección. Después, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en los encabezados de columna o de fila de las otras filas o columnas que desea agregar a la selección.
La primera o la última celda de una fila o columna Seleccione una celda en la fila o columna y, a continuación, presione CTRL+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).
La primera o la última fila de una hoja de cálculo o de una tabla de Microsoft Office Excel

Presione CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel.

Presione CTRL+FIN para seleccionar la última celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel que contenga datos o formato.

Las celdas hasta la última celda utilizada de una hoja de cálculo (esquina inferior derecha) Seleccione la primera celda y después presione CTRL+MAYÚS+FIN para extender la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha).
Las celdas hasta el principio de la hoja de cálculo Seleccione la primera celda y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+INICIO para extender la selección hasta el principio de la hoja de cálculo.
Más o menos celdas que la selección activa Mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda que desea incluir en la nueva selección. El rango rectangular comprendido entre la celda activa (celda activa: celda seleccionada en la que se escriben datos cuando comienza a escribir. Sólo una celda está activa cada vez. La celda activa tiene un borde grueso.) y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva selección.

 Sugerencia   Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo.

  1. En la celda activa, escriba los datos y presione CTRL+ENTRAR.

 Sugerencia   También puede escribir los mismos datos en varias celdas utilizando el controlador de relleno (control de relleno: pequeño cuadrado negro situado en la esquina superior derecha de la selección. Cuando se sitúa el puntero del mouse sobre el controlador de relleno, el puntero cambia a una cruz negra.) Celda seleccionada con el controlador de relleno para rellenar de forma automática los datos en las celdas de las hojas de cálculo. Para obtener más información, vea Rellenar datos en celdas de hojas de cálculo.

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Escribir los mismos datos en otras hojas de cálculo

Si ya ha escrito datos en una hoja de cálculo, puede rellenar rápidamente las celdas correspondientes de otras hojas.

  1. Haga clic en la ficha de la hoja de cálculo que contiene los datos. A continuación, mantenga presionada tecla CTRL mientras hace clic en las fichas de las hojas que desea rellenar.

 Nota   Si no ve la ficha que desea, haga clic en los botones de desplazamiento de las fichas para mostrar la que va a usar y, a continuación, haga clic en la ficha correspondiente.

Botones para desplazarse por las fichas

  1. En la hoja de cálculo, seleccione las celdas que contengan los datos escritos.
  2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Rellenar y, a continuación, en Otras hojas.

Imagen de cinta de opciones de Excel

  1. En Rellenar, seleccione la opción deseada.

 Notas 

  • Los datos que escriba aparecerán en todas las hojas de cálculo seleccionadas y pueden reemplazar de forma accidental los datos existentes. Para evitarlo vea las hojas al mismo tiempo.

MostrarCómo ver hojas de cálculo al mismo tiempo

  1. En la ficha Vista, en el grupo Ventana, haga clic en Nueva ventana.

Imagen de cinta de opciones de Excel

  1. Cambie a la nueva ventana y, a continuación, haga clic en la ficha de la hoja de cálculo que desee ver.

Repita los pasos 1 y 2 para cada hoja de cálculo que desee ver.

  1. En la ficha Vista, en el grupo Ventana, haga clic en Organizar todas.
  • Para cancelar una selección de varias hojas, haga clic en cualquier hoja no seleccionada. Si no se puede ver ninguna hoja no seleccionada, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la ficha de hoja de una hoja seleccionada y, a continuación, elija Desagrupar hojas.

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Corresponde a:
Excel 2007