Descripción general: Compartir datos de Excel y trabajar en colaboración

Compartir datos de Excel

Existen muchas maneras de compartir, analizar y comunicar la información y los datos empresariales en Microsoft Excel. El modo en que decida compartir los datos dependerá de muchos factores, como la forma en que desee que otros usuarios vean los datos o trabajen con ellos. Por ejemplo, ¿desea impedir que se modifique la información confidencial o importante o desea permitir a los usuarios que cambien y editen los datos? Tal vez necesite compartir los datos con usuarios que no tienen Excel o que tienen diferentes versiones de Excel en sus equipos. Quizás solo desee compartir una versión fija de un libro que se pueda enviar por correo electrónico e imprimir fácilmente.

En este artículo se presenta una descripción general en la que se explica cómo compartir datos en Excel, qué se necesita para ver los datos o trabajar con ellos y cuáles son las limitaciones inherentes al uso compartido de datos. Se incluyen también vínculos a artículos detallados.

En este artículo:


Usar SharePoint Services para compartir datos mientras conserva una versión del libro

Si tiene acceso a una instalación de SharePoint Services que puede ejecutar Excel Calculation Services (también se hace referencia a un servidor como éste como servidor con Servicios de Excel habilitados), puede guardar un libro en ese servidor para que los demás usuarios puedan obtener acceso a todo el libro o a algunas de sus partes desde un explorador web.

En un explorador web, los usuarios pueden ver los libros en una cuadrícula e interactuar con ellos, y además calcular, crear instantáneas, actualizar datos y extraer valores de los libros. Los libros también se pueden usar en informes de paneles. (De forma similar a un panel de automóvil, un informe de panel presenta visualmente datos críticos en forma resumida para que los usuarios puedan obtener la información que necesitan de un vistazo). Además, para que los usuarios puedan ver datos de libros en el explorador, no es necesario que tengan instalado Excel en sus equipos locales.

En la siguiente ilustración se muestra el uso de datos de un libro publicado en un informe de panel.

Datos de Excel en un informe de panel

Cuando se publica un libro, se guarda todo el libro en el servidor aunque es posible especificar solo las partes del libro (por ejemplo, hojas de cálculo, rangos con nombre o gráficos individuales) que desea mostrar en el explorador web. También puede establecer parámetros para permitir la interacción mediante la especificación de las únicas celdas que se puedan modificar en la hoja de cálculo que se puede ver en el explorador. Por ejemplo, puede especificar las celdas en las cuales los usuarios pueden introducir valores usados por fórmulas en otras celdas y, a continuación, los usuarios pueden ver los resultados calculados.

Comparta datos al publicar un libro en un sitio de SharePoint cuando:

  • Su organización tiene habilitados los Servicios de Excel, es decir, un servidor de SharePoint que es capaz de ejecutar Excel Calculation Services. Excel Calculation Services es el mismo "motor" que usa el programa de escritorio Excel para calcular datos, crear y mostrar gráficos, y realizar muchas otras acciones.
  • Desea mantener solamente una copia de un libro u hoja de cálculo en una ubicación central y segura.
  • Los usuarios necesitan analizar, representar en forma de gráfico, cambiar e interactuar con los datos mediante un explorador. No es necesario que Excel esté instalado en los equipos de los usuarios.
  • Desea ayudar a proteger los modelos de hoja de cálculo y los datos que componen los modelos. Puede otorgar a los usuarios permisos de solo lectura para que puedan ver la hoja de cálculo en el explorador, pero sin tener acceso directamente a la hoja mediante Excel u otro programa cliente (de escritorio). Asimismo, puede controlar las partes de la hoja de cálculo que los usuarios pueden ver en el explorador.
  • Desea usar un libro en un informe de panel en una página web para poder ver y analizar rápidamente la información importante del proyecto.
  • Desea usar características de generación de informes para avisar a los usuarios de que existen informes actualizados.

Para obtener más información, vea el tema sobre cómo publicar un libro en un sitio de SharePoint.

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Colaborar en libros almacenados en un servidor de administración de documentos

Cuando desee que uno o varios libros estén disponibles para colaboración en una ubicación central, puede guardar estos libros en un servidor de administración de documentos. Un servidor de administración de documentos permite utilizar características de administración de documentos, como flujos de trabajo automatizados y bibliotecas de documentos compartidos, para proteger y desproteger documentos. Asimismo, si cuenta con SharePoint Services, puede guardar el documento en un área de trabajo compartida para que sea aún más fácil para los usuarios colaborar en el documento y mantener la copia local del libro sincronizada con los cambios desde el servidor.

Guardar el libro en un servidor de administración de documentos

Puede guardar los libros en un servidor de administración de documentos, como SharePoint Services, para proporcionar a los usuarios una ubicación central donde puedan colaborar en los documentos y aprovechar las numerosas características de administración de documentos que ofrecen los sistemas de servidor de administración de documentos.

Colabore en los documentos a través de un servidor de administración de documentos si:

  • Tiene acceso a un servidor de administración de documentos.
  • Los usuarios tienen Excel instalado en sus equipos para abrir y usar los libros desde el servidor de administración de documentos.
  • Desea aprovechar las características del servidor de administración de documentos, como:
    • Flujo de trabajo automatizado, para que los usuarios que trabajan en el documento sean informados y sepan en qué fase del trabajo participan (revisión, comentarios, aprobación, etc.), y para que puedan proporcionar información y aportar conocimientos según sea necesario.
    • Bibliotecas de documentos en las que puede almacenar y organizar los libros.
    • Protección, desprotección y control de versiones de los libros.
    • Características de administración y generación de informes.
    • Características de colaboración, como sitios de áreas de documentos.

Para publicar un libro que se encuentra en una biblioteca de documentos en un sitio de SharePoint, asegúrese de que el sitio esté disponible y haga lo siguiente:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo, haga clic en Guardar y enviar y, a continuación, seleccione Guardar en SharePoint.
  2. En el cuadro de diálogo Guardar como, elija una ubicación de servidor y el nombre del libro; a continuación, haga clic en Guardar.
    Antes de hacer clic en Guardar, puede hacer clic en Opciones de publicación para elegir hojas de cálculo individuales o elementos del libro (como rangos con nombre, gráficos o tablas dinámicas) para publicar, y también puede crear parámetros.

Independientemente de que elija hojas de cálculo, elementos o crear parámetros, siempre se guarda el libro completo en la biblioteca de documentos. No obstante, las opciones de publicación que elija pueden afectar a lo que se muestra o no a los usuarios en la vista de explorador.

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Distribuir datos a través de correo electrónico, fax o copias impresas

Probablemente, los métodos más comunes de compartir datos de Excel sean enviar los libros por correo electrónico o fax, e imprimir y distribuir copias impresas de los libros. Use el correo electrónico, el fax o las copias impresas para distribuir libros si:

  • Tiene un programa de correo electrónico como Microsoft Outlook.
  • Tiene una máquina o un software de fax y una conexión a Internet.
  • Tiene una impresora y desea utilizar o distribuir copias impresas de los datos como referencia.

Enviar libros por correo electrónico

Puede enviar un libro desde Excel o desde su programa de correo electrónico. Para enviar un libro desde Excel, abra el libro que desea enviar, haga clic en la pestaña Archivo, haga clic en Guardar y enviar y, a continuación, seleccione Enviar mediante correo electrónico.

Enviar libros por fax

Puede enviar un libro por fax desde Excel si se ha suscrito a un proveedor de servicios de fax o si dispone de un software de fax y una conexión a Internet o un fax módem. También puede imprimir el libro y enviarlo por fax a través de una máquina de fax.

Para enviar un libro por fax desde Excel, asegúrese de que tiene una conexión a Internet y de que se ha suscrito a un proveedor de servicios de fax. Abra el libro que contiene la información que desea enviar por fax, haga clic en la pestaña Archivo, haga clic en Guardar y enviar y, a continuación, seleccione Enviar como fax de Internet.

Imprimir libros

Puede imprimir fácilmente un libro desde Excel. Antes de imprimir un libro que contiene una gran cantidad de datos o gráficos, puede ajustarlo rápidamente en la vista Diseño de página para obtener como resultado una apariencia profesional. En esta vista, puede cambiar el diseño y el formato de los datos del mismo modo que en la vista Normal solo que además puede usar reglas para medir el ancho y el alto de los datos, cambiar la orientación de la página, agregar o cambiar los encabezados y pies de página, establecer los márgenes de impresión y mostrar u ocultar los encabezados de las filas y columnas.

Para obtener más información sobre cómo imprimir desde Excel, vea el tema sobre cómo imprimir una hoja de cálculo o un libro.

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Intercambiar libros con usuarios que trabajan con versiones anteriores de Excel

Cuando desee intercambiar libros con otros usuarios que tal vez trabajen con versiones anteriores de Excel, puede guardar el libro en el formato de Excel 97-2003 (.xls) en lugar de hacerlo en el formato XML o binario (.xlsx o .xlsb) y trabajar en el documento en el modo de compatibilidad. Este modo se habilita automáticamente al abrir un libro de Excel 97-2003. La referencia visual Modo de compatibilidad aparece en la barra de título del programa cuando trabaja con un formato de archivo de una versión anterior.

El modo de compatibilidad exige la compatibilidad entre libros de Excel 2010 y de Excel 2003, Excel 2002, Excel 2000 y Excel 2007 suprimiendo características de Excel 2010 que podrían agregar contenido incompatible con las versiones anteriores de Office.

Cuando se guarda un libro que se ha abierto en el modo de compatibilidad, Excel ejecuta automáticamente el Comprobador de compatibilidad para identificar los posibles problemas de compatibilidad. Si no está usando este modo, igualmente puede usar el Comprobador de compatibilidad para que le sirva de ayuda al guardar un libro que está en formato de archivo .xlsx o .xlsb, en un formato de archivo de una versión anterior de Excel ; por ejemplo, al convertir .xlsx (formato XML de Excel) a .xls (libro de Excel 97–2003). El Comprobador de compatibilidad le advierte sobre cualquier contenido que pueda ser incompatible con versiones anteriores y que, por tanto, pueda resultar afectado por la conversión de un formato de archivo.

Use el modo de compatibilidad si:

  • Desea distribuir copias del libro a otros usuarios que trabajan con versiones anteriores de Excel.
  • Prevé que otros usuarios van a desear cambiar o manipular los datos que les distribuya.
  • Desea que los destinatarios del libro sean capaces de usar las características familiares de Excel para trabajar con los datos.

Para obtener más información acerca de cómo trabajar en el modo de compatibilidad, vea el tema sobre cómo usar Excel 2010 con versiones anteriores de Excel .

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Distribuir libros a usuarios que no tienen Excel

Servicios de Excel es una excelente manera de permitir que los usuarios que no tienen Excel puedan ver e interactuar con datos de Excel. Sin embargo, si no tiene acceso a Servicios de Excel, puede instalar un complemento para guardar un libro en formato PDF o XPS o bien puede guardar un libro en otros formatos de archivo y enviarlo a continuación a sus destinatarios mediante correo electrónico o fax, o puede guardarlo en un recurso compartido de red o de web al cual los usuarios tengan acceso.

Distribuir versiones fijas de los datos para verlas e imprimirlas utilizando el formato PDF o XPS

Puede guardar los datos de Excel en formato PDF (formato de documento portátil) o XPS (especificación de documentos XML) para imprimirlos, publicarlos y distribuirlos por correo electrónico. El almacenamiento de una hoja de cálculo en un archivo PDF o XPS permite capturar la información en un formato de fácil distribución que conserva todas las características de formato, pero no requiere que los usuarios tengan Excel para poder revisar o imprimir el archivo.

Guarde la hoja de cálculo en formato PDF o XPS si:

  • Desea distribuir versiones fijas de los archivos por correo electrónico o en una red o servidor web.
  • Existe la posibilidad de que los destinatarios del archivo no tengan instalado Excel.
  • Desea que los usuarios puedan imprimir fácilmente la información.
  • No desea que ninguna persona modifique los datos de origen.
  • No prevé actualizaciones frecuentes de los datos.

Para obtener más información sobre cómo convertir el libro a PDF o XPS, vea el tema sobre cómo guardar como PDF o XPS.

Distribuir libros en otros formatos de archivo

Puede guardar los libros de Excel en diferentes formatos de archivo para que aquéllos que no dispongan de Excel puedan abrirlos en otros programas o sistemas de datos.

Puede guardar archivos de Excel como archivos XML, archivos de texto o páginas web (archivos HTML), entre otros. Para ver una lista de formatos que puede usar para guardar archivos, vea el tema sobre formatos de archivo que admite Excel.

Importante    Al guardar un libro en otros formatos de archivo, no todas las características de Excel se conservan. Normalmente, el formato no se conserva y a veces las fórmulas tampoco se conservan, según el formato de archivo. Además, en algunos formatos, solo se guarda la hoja activa. Por lo tanto, si un libro contiene varias hojas de cálculo y desea guardar todas las hojas en un formato específico, tendrá que guardarlas por separado.

Guarde los libros en otros formatos de archivo si:

  • Desea compartir los datos pero no necesariamente el formato o las características específicas de Excel.
  • Tiene un sistema basado en XML y desea transferir datos mediante XML.
  • Necesita archivos de texto simples que se puedan usar en otros sistemas.
  • Desea publicar información en Web, así como guardar los datos de Excel como una página web para integrarla en un sitio web.

Para guardar en otro formato de archivo, haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Guardar como. Haga clic en la flecha situada junto a la lista Guardar como tipo y, después, en un tipo de archivo de la lista.

Para obtener más información para guardar en otros formatos de archivo, vea el tema sobre cómo guardar un libro con otro formato de archivo .

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Permitir que varios usuarios modifiquen un libro al mismo tiempo

Si tiene un libro en el que desea que varias personas agreguen o modifiquen datos al mismo tiempo, puede configurar y guardar el libro como "compartido" y ponerlo a disposición de esos usuarios en un recurso compartido de red (no en un servidor web).

Parte del cuadro de diálogo Compartir libro

Use la característica Compartir libro si:

  • Desea que varios usuarios puedan modificar los datos de un libro al mismo tiempo y no le importa que los datos originales del libro se modifiquen, incluyendo ediciones, eliminaciones o incorporaciones de nuevos datos.
  • Tiene un recurso de red disponible en el que almacenar el libro y al que los usuarios tienen acceso.

 Nota   No es posible que varios usuarios realicen cambios en un libro compartido almacenado en un sitio de SharePoint Services al mismo tiempo. Si desea guardar el libro en un sitio de SharePoint Services, debe hacerlo una vez que hayan finalizado las tareas de colaboración mediante el uso compartido.

  • Desea conservar un registro de los cambios efectuados en el libro.
  • No prevé que se vayan a modificar las siguientes características, que no se pueden cambiar después de compartir el libro: celdas combinadas, formatos condicionales, validación de datos, gráficos, imágenes, objetos (incluidos los de dibujo), hipervínculos, escenarios, esquemas, subtotales, tablas de datos, informes de tabla dinámica, protección de libros y de hojas de cálculo, y macros.

 Importante    Al guardar un libro compartido de Excel en un formato de archivo de una versión anterior, se desactiva el uso compartido del libro y se pierde el historial de revisiones que documenta los conflictos y las soluciones. Si necesita guardar el libro en un formato de una versión anterior, tal vez sea conveniente guardar primero una copia del historial de revisiones.

Como autor original del libro, puede prepararlo para compartir escribiendo los datos que deben estar presentes y aplicándoles formato. Cuando termine, haga clic en Compartir libro en el grupo Cambios de la ficha Revisar, seleccione las opciones que desee y, a continuación, guarde el libro en un recurso compartido de red (no en un servidor web) que esté disponible para los usuarios a quienes va dirigido. También puede hacer clic en Proteger y compartir libro en el grupo Cambios de la ficha Revisar para impedir que otros usuarios desactiven el seguimiento de cambios en el libro.

Imagen de la cinta de Excel

Cada vez que guarde el libro compartido, se le avisará de los cambios realizados por los demás usuarios desde la última vez que lo guardó. Si desea dejar abierto el libro compartido para realizar un seguimiento de los progresos, puede hacer que Excel actualice los cambios automáticamente, a intervalos de tiempo determinados, tanto si guarda el libro personalmente como si no.

Al guardar cambios en un libro compartido, puede que otra persona que esté modificando el libro haya guardado cambios que afecten a las mismas celdas. Si es el caso, los cambios entrarán en conflicto y aparecerá el cuadro de diálogo de resolución de conflictos, en el que podrá elegir qué cambios desea conservar.

Para obtener más información acerca de la configuración y el uso de libros compartidos, vea el tema sobre cómo usar un libro compartido para colaborar.

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Distribuir copias de un libro y, después, combinar o consolidar los datos de cada copia

Distribuir libros y combinar los cambios de cada copia

Para distribuir copias de un libro y luego combinar los cambios de varias de las copias, debe configurar un libro como un libro compartido.

Para obtener más información, vea la sección Permitir que varios usuarios modifiquen un libro al mismo tiempo.

La diferencia reside en que en lugar de almacenar el libro en una ubicación para que puedan modificarlo varios usuarios, puede distribuir copias del libro, y permitir que los usuarios realicen cambios y le vuelvan a enviar los libros modificados. Debe almacenar los libros en una sola ubicación y después hacer clic en Compartir y combinar libros. Puede revisar los cambios y aceptar aquéllos que desee conservar y utilizar en un solo libro maestro. Para agregar el comando Comparar y combinar libros a la barra de herramientas de acceso rápido, haga lo siguiente:

  1. Haga clic en la pestaña Archivo, haga clic en Opciones y, a continuación, seleccione la categoría Barra de herramientas de acceso rápido.
  2. En la lista Comandos disponibles en, haga clic en Todos los comandos.
  3. Seleccione Comparar y combinar libros, haga clic en Agregar y luego haga clic en Aceptar.

Use la característica Compartir y combinar si:

  • Desea recopilar información de varios usuarios clave, pero desea tener mayor control sobre los cambios efectuados y aceptados en la versión original.
  • En lugar de almacenar el libro en una ubicación central a la que varios usuarios tengan acceso, desea distribuir copias del libro (por ejemplo, por correo electrónico).
  • Desea conservar registros de los cambios aceptados.
  • Puede aceptar las limitaciones de los libros compartidos (vea la sección Permitir que varios usuarios modifiquen un libro al mismo tiempo).

Distribuir libros y consolidar los datos de varias hojas de cálculo

Si configura las hojas de cálculo para que tengan un diseño similar o idéntico y envía copias de esas hojas a otros usuarios para que trabajen en ellas, puede crear un resumen e informar los resultados de todos los usuarios en una hoja de cálculo maestra. Por ejemplo, si tiene una hoja de cálculo de cifras de gastos en libros para cada una de las oficinas regionales, puede resumir esas cifras en una hoja de cálculo maestra de gastos corporativos.

Ejemplo de consolidación de datos

Use la consolidación de datos si:

  • Desea recopilar información de varios usuarios clave y resumirla en una sola hoja de cálculo maestra.
  • En lugar de almacenar el libro en una ubicación central a la que varios usuarios tengan acceso, desea distribuir copias del libro (por ejemplo, por correo electrónico).
  • Tiene o está dispuesto a crear hojas de cálculo similares o idénticas cuyos datos desea consolidar.

Para consolidar los datos, en la ficha Datos, en el grupo Herramientas de datos, haga clic en Consolidar y, a continuación, escriba o seleccione las referencias a los datos que desea consolidar.

Imagen de la cinta de Excel

Hay varias opciones para consolidar los datos. Puede consolidarlos por:

Ubicación    Elija esta opción cuando los datos de todas las hojas de cálculo tengan el mismo orden y la misma ubicación.

Categoría    Elija esta opción cuando cada hoja de cálculo organice los datos de un modo diferente pero tenga las mismas etiquetas de filas y columnas que puede usar para hacer coincidir los datos.

Fórmulas 3D    Elija esta opción cuando las hojas de cálculo no tengan el mismo patrón. Puede crear fórmulas que hagan referencia a celdas en cada rango de datos que vaya a combinar. Las fórmulas que hacen referencia a las celdas de varias hojas de cálculo se denominan fórmulas 3D.

Para obtener más información, vea el tema sobre cómo consolidar datos de varias hojas de cálculo en una sola hoja de cálculo .

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Corresponde a:
Excel 2010