Datos de origen de tabla dinámica y gráfico dinámico

Al crear un informe de tabla dinámica (informe de tabla dinámica: informe de Excel interactivo de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes, incluidos los que son externos a Excel.) o de gráfico dinámico (informe de gráfico dinámico: gráfico que proporciona análisis de datos interactivo, como un informe de tabla dinámica. Puede cambiar las vistas de los datos, ver niveles de detalle diferentes o reorganizar el diseño del gráfico arrastrando campos y mostrando u ocultando elementos de los mismos.), puede utilizar cualquiera de varios tipos de datos de origen (datos de origen: lista o tabla que se utiliza para crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico. Los datos de origen pueden tomarse de una lista o rango de Excel, de un cubo o base de datos externa o de otro informe de tabla dinámica.).

MostrarListas o bases de datos de Microsoft Excel

Puede utilizar los datos de una hoja de cálculo de Excel como base de un informe. Los datos deben estar en formato de lista (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.), con rótulos de columna en la primera fila, elementos similares en las filas restantes y sin filas o columnas en blanco dentro del rango de datos. Excel utiliza los rótulos de columna como nombres de campo (campo: en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico, categoría de datos que se deriva de un campo de los datos de origen. Los informes de tabla dinámica tienen campos de fila, columna, página y datos. Los informes de gráfico dinámico tienen campos de serie, categoría, página y datos.) en el informe.

Seleccionar los datos automáticamente       Haga clic en una celda en la lista o en la fila situada debajo de la lista antes de ejecutar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos. El asistente introducirá una referencia para toda la lista.

Utilizar un rango con nombre       Para facilitar la actualización del informe, asigne un nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.) al rango de origen y utilice dicho nombre al crear el informe. Si se amplía el rango con nombre para incluir más datos, puede actualizar (actualizar: renovar el contenido de un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico para reflejar los cambios realizados en el origen de datos subyacente. Si el informe está basado en datos externos, la actualización ejecuta la consulta subyacente para recuperar los datos nuevos o modificados.) el informe para que incluya los datos nuevos.

Utilizar datos filtrados       Excel pasa por alto los filtros (filtrar: mostrar únicamente las filas de una lista que satisfacen las condiciones especificadas. Utilice el comando Autofiltro para mostrar filas que coincidan con uno o más valores, valores calculados o condiciones específicos.) aplicados a las listas con los comandos del submenú Filtro del menú Datos. Si desea crear un informe que incluya solamente los datos filtrados, utilice el comando Filtro avanzado para extraer los datos a otra ubicación en la hoja de cálculo y, a continuación, base el informe en el rango extraído.

Incluir totales      Excel generará subtotales y totales generales automáticamente en el informe de tabla dinámica. Si la lista de origen contiene subtotales y totales generales automáticos creados con el comando Subtotales del menú Datos, utilice dicho comando para eliminarlos antes de crear el informe.

MostrarOrígenes de datos externos

Para resumir y analizar datos de fuera de Microsoft Excel, como los registros de ventas de la base de datos de su organización, puede recuperar datos de orígenes externos procedentes de bases de datos (base de datos: colección de datos relacionados con un fin o tema concreto. Dentro de una base de datos, la información sobre una entidad en particular, como un empleado o un pedido, se clasifica en categorías en tablas, registros y campos.), archivos de texto y sitios de Internet.

Requisitos previos para la recuperación de datos       Para recuperar datos de un sitio Web, es necesario estar conectado a una intranet o a Internet.

Para recuperar otros tipos de datos externos, debe instalar Microsoft Query y los controladores de conectividad abierta de bases de datos (ODBC) (ODBC (Conectividad abierta de bases de datos): método estándar para compartir datos entre bases de datos y programas. Los controladores ODBC utilizan SQL (Lenguaje de consulta estructurado) para obtener acceso a datos externos.) adecuados o controladores de origen de datos (controlador de origen de datos: archivo de programa utilizado para conectarse a una base de datos específica. Cada programa o sistema de administración de bases de datos requiere un controlador diferente.). Microsoft Query proporciona controladores para numerosos tipos de datos externos, incluidos Microsoft SQL Server, Microsoft Access y las bases de datos de archivos de texto.

Utilizar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos       Por lo general, es posible recuperar los datos que desee desde el asistente. Desde el asistente, puede crear orígenes de datos (origen de datos: conjunto almacenado de información de "origen" utilizado para conectarse a una base de datos. Un origen de datos puede incluir el nombre y la ubicación del servidor de la base de datos, el nombre del controlador de la base de datos e información que necesita la base de datos cuando se inicia una sesión.), ejecutar consultas (consulta: en Query o Access, medio de buscar registros que responden a una pregunta concreta sobre los datos de una base de datos.) guardadas y crear consultas nuevas.

En el paso 2 del asistente, al obtener los datos externos, se inicia Microsoft Query. Tendrá acceso a todas las funciones de Query: seleccionar un origen de datos, una consulta o un origen de datos de cubo OLAP que ya existe, o bien definir uno nuevo. Puede seguir las indicaciones del Asistente para consultas para seleccionar los datos que desea y, a continuación, volver al Asistente para tablas y gráficos dinámicos en el último paso del Asistente para consultas, o bien personalizar la consulta directamente en Microsoft Query. Cuando termine de trabajar directamente en Query y devuelva los datos a Excel, volverá al Asistente para tablas y gráficos dinámicos.

Utilizar otros métodos de Excel       En las siguientes situaciones, primero recupere los datos en Excel, antes de crear el informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico:

Datos de origen OLAP       Si recupera datos de origen de una base de datos OLAP (OLAP: tecnología de base de datos que se ha optimizado para la elaboración de consultas e informes, en lugar de procesar transacciones. Los datos OLAP se organizan jerárquicamente y se almacenan en cubos en lugar de tablas.) o de un archivo de cubo (cubo: estructura de datos OLAP. un cubo contiene dimensiones, como País, Región, Ciudad, y campos de datos, como Índice de ventas. Las dimensiones organizan los tipos de datos en jerarquías con niveles de detalle y cantidades de medida de campos de datos.), únicamente puede devolver estos datos a Excel como un informe de tabla dinámica. A continuación, puede crear informes de gráfico dinámico a partir de este informe de tabla dinámica. Puede utilizar Microsoft Query para configurar un origen de datos (origen de datos: conjunto almacenado de información de "origen" utilizado para conectarse a una base de datos. Un origen de datos puede incluir el nombre y la ubicación del servidor de la base de datos, el nombre del controlador de la base de datos e información que necesita la base de datos cuando se inicia una sesión.) para tener acceso a la base de datos.

MostrarVarios rangos de consolidación

Cuando hay varias listas (lista: serie de filas que contienen datos relacionados o serie de filas que designa para que funcionen como hojas de datos mediante el comando Crear lista.) de Microsoft Excel con categorías similares de datos y se desea resumir los datos de las listas en una sola hoja de cálculo, una de las opciones consiste en utilizar un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico. Excel también proporciona otras maneras de consolidar, como las fórmulas con referencias 3D (referencia 3D: referencia a un rango que ocupa dos o más hojas de cálculo en un libro.) y el comando Consolidar del menú Datos, que funcionan con listas en toda clase de formatos y diseños.

Configurar los datos de origen       Cada rango de datos debe tener un formato de lista, con rótulos de columna en la primera fila, rótulos de fila en la primera columna, con elementos similares en la misma fila y columna de las demás filas, y sin espacios ni columnas en blanco dentro del rango. Las listas u hojas de cálculo deben tener los mismos nombres de fila y columna para los elementos que desee resumir juntos. Al especificar los datos para el informe, no incluya filas ni columnas de totales de los datos de origen.

Utilizar rangos con nombre       Para facilitar la actualización del informe, asigne un nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.) a cada rango de origen y utilice dichos nombres al crear el informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Si se amplía un rango con nombre para que incluya más datos, puede actualizar (actualizar: renovar el contenido de un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico para reflejar los cambios realizados en el origen de datos subyacente. Si el informe está basado en datos externos, la actualización ejecuta la consulta subyacente para recuperar los datos nuevos o modificados.) el informe para que incluya los datos nuevos.

Campos de página en las consolidaciones       Las consolidaciones utilizan campos de página (campo de página: campo asignado a una orientación de página en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Puede mostrarse un resumen de todos los elementos de un campo de página o bien un elemento cada vez que filtre los datos para los demás elementos.) personalizados que contienen elementos (elemento: subcategoría de un campo en informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico. Por ejemplo, el campo "Mes" podría tener los elementos "Enero", "Febrero", etc.) que representan uno o varios rangos de origen. Por ejemplo, si consolida los datos del presupuesto de los departamentos de Marketing, Ventas y Producción, un campo de página podría incluir un elemento para mostrar los datos de cada departamento y un elemento adicional que muestre los datos combinados.

Tras hacer clic en Rangos de consolidación múltiples en el paso 1 del Asistente para tablas y gráficos dinámicos, podrá seleccionar el tipo de campos de página que desee.

  • Un único campo de página       Para incluir un campo de página con un elemento para cada rango de origen además de un elemento que consolide todos los rangos, haga clic en Crear un sólo campo de página en el paso 2a del asistente.
  • Varios campos de página       Puede crear hasta cuatro campos de página y asignar sus propios nombres de elemento a cada rango de origen, lo cual le permite crear consolidaciones parciales o completas. Por ejemplo, un campo de página podría consolidar Marketing y Ventas sin Producción y otro podría consolidar los tres departamentos. También puede simplemente combinar los datos de todos los rangos y crear una consolidación sin campos de página. Haga clic en Campos de página personalizados en el paso 2a del asistente y, a continuación, utilice el paso 2b para crear los campos de página y asignarles los rangos como elementos.

MostrarOtro informe de tabla dinámica

Siempre que cree un nuevo informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico, Microsoft Excel almacena una copia de los datos del informe en la memoria y guarda esta área de almacenamiento como parte del archivo de libro. Por tanto, cada nuevo informe requiere memoria y espacio en disco adicionales. Sin embargo, si utiliza un informe de tabla dinámica existente como origen de un nuevo informe en el mismo libro, ambos informes comparten la misma copia de los datos. Al volver a utilizar la misma área de almacenamiento, se reduce el tamaño del archivo de libro y se conservan menos datos en la memoria.

Requisitos de ubicación       Para utilizar un informe de tabla dinámica como origen de otro informe, ambos deben formar parte del mismo libro. Si el informe de tabla dinámica de origen está en un libro diferente, cópielo en el libro donde desee que aparezca el nuevo informe. Los informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico de distintos libros son informes separados, cada uno con su propia copia de los datos en la memoria y en los archivos de libro.

Configuración de los campos de página       El informe de tabla dinámica de origen no puede contener ningún campo de página que esté configurado para consultar datos externos al seleccionar cada elemento. Los informes con esta configuración no aparecen en el paso 2 del asistente. Para comprobarlo, haga doble clic en cada campo de página (campo de página: campo asignado a una orientación de página en un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Puede mostrarse un resumen de todos los elementos de un campo de página o bien un elemento cada vez que filtre los datos para los demás elementos.), haga clic en Avanzadas y asegúrese de que Recuperar datos externos para todos los elementos está seleccionado.

Los cambios afectan a ambos informes       Al actualizar (actualizar: renovar el contenido de un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico para reflejar los cambios realizados en el origen de datos subyacente. Si el informe está basado en datos externos, la actualización ejecuta la consulta subyacente para recuperar los datos nuevos o modificados.) los datos del nuevo informe, Excel también actualiza los datos del informe de origen y viceversa. Cuando se agrupan o desagrupan los elementos de un informe, ambos informes se ven afectados. La creación de campos calculados (campo calculado: campo de un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico que utiliza una fórmula que usted cree. Los campos calculados pueden realizar cálculos utilizando el contenido de otros campos del informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico.) o elementos calculados (elemento calculado: elemento de un campo de tabla dinámica o gráfico dinámico que utiliza una fórmula que usted cree. Los elementos calculados pueden realizar cálculos utilizando el contenido de otros elementos del mismo campo del informe de tabla dinámica o gráfico dinámico.) afecta a ambos informes.

Informes de gráfico dinámico       Puede basar un nuevo informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico en otro informe de tabla dinámica, pero no directamente en otro informe de gráfico dinámico. No obstante, como Excel crea un informe de tabla dinámica asociado (informe de tabla dinámica asociado: informe de tabla dinámica que proporciona los datos de origen a un informe de gráfico dinámico. Se crea automáticamente cuando se crea un nuevo informe de gráfico dinámico. Cuando se cambia el diseño de alguno de los informes, el otro cambia también.) a partir de los mismos datos siempre que se crea un informe de gráfico dinámico, puede basar un nuevo informe en el informe asociado.

Los cambios introducidos en un informe de gráfico dinámico afectan al informe de tabla dinámica asociado, y viceversa. Si desea poder cambiar el diseño o mostrar diferentes datos sin que los cambios afecten a ambos informes, cree un nuevo informe de tabla dinámica basado en los mismos datos de origen que el informe de gráfico dinámico, en lugar de basarlo en el informe de tabla dinámica asociado.

Listas de tabla dinámica de páginas Web       Puede exportar una lista de tabla dinámica (lista de tabla dinámica: componente de Microsoft Office Web Components que permite crear una estructura similar a la de un informe de tabla dinámica de Excel. Los usuarios pueden ver la lista de tabla dinámica en un explorador Web y cambiarle el diseño de manera similar a un informe de tabla dinámica de Excel.) a Excel desde el explorador Web, además de ver y guardar la lista como un informe de tabla dinámica. El nuevo informe de tabla dinámica y la lista de tabla dinámica utilizan los mismos datos de origen, pero no se mantiene ningún vínculo entre la lista y el informe.

MostrarCambiar los datos de origen de un informe existente

Los cambios realizados en los datos de origen (datos de origen: lista o tabla que se utiliza para crear un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico. Los datos de origen pueden tomarse de una lista o rango de Excel, de un cubo o base de datos externa o de otro informe de tabla dinámica.) pueden hacer que estén disponibles diferentes datos para analizar. Puede actualizar un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico con datos nuevos que cumplan la especificación original de los datos de origen, actualizando (actualizar: renovar el contenido de un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico para reflejar los cambios realizados en el origen de datos subyacente. Si el informe está basado en datos externos, la actualización ejecuta la consulta subyacente para recuperar los datos nuevos o modificados.) el informe.

Para incluir datos adicionales o diferentes, puede volver a definir los datos de origen del informe. Si los datos son considerablemente diferentes, con muchos campos nuevos o adicionales, tal vez sea más fácil crear un informe nuevo.

Mostrar los datos nuevos que la actualización ha generado       La actualización de un informe también puede cambiar los datos disponibles para su visualización. Para los informes basados en listas de hoja de cálculo, Excel recupera los campos nuevos del rango de origen o del rango con nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.) que indique. Para los informes basados en datos externos, Excel recupera datos nuevos que cumplan los criterios de la consulta (consulta: en Query o Access, medio de buscar registros que responden a una pregunta concreta sobre los datos de una base de datos.) subyacente o que estén disponibles en un cubo (cubo: estructura de datos OLAP. un cubo contiene dimensiones, como País, Región, Ciudad, y campos de datos, como Índice de ventas. Las dimensiones organizan los tipos de datos en jerarquías con niveles de detalle y cantidades de medida de campos de datos.) OLAP. Podrá ver los campos nuevos en la lista de campos y agregarlos al informe.

Incluir otros datos de origen de Excel       Para los informes basados en datos de Excel, puede ejecutar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos, volver al paso 2 y volver a definir el rango de origen para incluir otros datos.

Consultas de otros datos externos       Conforme se queden disponibles nuevos campos de una base de datos externa o si desea seleccionar otros registros para el informe, puede ejecutar el Asistente para tablas y gráficos dinámicos, volver al paso 2 y utilizar el botón Obtener datos para iniciar Microsoft Query. En Microsoft Query, puede modificar la consulta para seleccionar otros datos.

Cambiar los cubos OLAP que cree       Los informes basados en datos OLAP siempre tienen acceso a todos los datos del cubo. Si ha creado un archivo de cubo sin conexión (archivo de cubo sin conexión: archivo que se crea en el disco duro o en un recurso compartido de red para almacenar datos de origen OLAP para un informe de tabla dinámica o de gráfico dinámico. Los archivos de cubo sin conexión permiten continuar trabajando cuando no se está conectado al servidor OLAP.) que contiene un subconjunto de los datos de un cubo de servidor, puede utilizar el comando OLAP sin conexión del menú Tabla dinámica y modificar el archivo de cubo para que contenga otros datos del servidor. Si ha utilizado el Asistente para cubos OLAP en Microsoft Query para definir un cubo de otra base de datos, no puede agregar más campos de la base de datos original, pero puede utilizar el asistente para eliminar campos o reorganizar el cubo. Para actualizar ambos tipos de cubos con los datos más recientes del cubo de servidor o la base de datos original, puede actualizar un informe basado en el cubo.

 
 
Corresponde a:
Excel 2003