Crear un modelo de datos en Excel

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Un modelo de datos es un nuevo método para integrar datos de varias tablas y generar de forma efectiva un origen de datos relacional en un libro de Excel. En Excel, los modelos de datos se usan de forma transparente y proporcionan datos tabulares utilizados en tablas y gráficos dinámicos, así como en informes de Power View.

En la mayoría de los casos, ni siquiera se dará cuenta de que el modelo está ahí. En Excel, un modelo de datos aparece como una colección de tablas en una lista de campos. Para trabajar directamente con el modelo, necesitará usar el complemento PowerPivot en Microsoft Excel 2013 de Microsoft Office.

Al importar datos relacionales, se crea automáticamente un modelo cuando se seleccionan varias tablas.

  1. En Excel, use Datos > Obtener datos externos para importar datos de una base de datos relacional de Access (o de otro tipo) que contiene varias tablas relacionadas.
  2. Excel le solicitará que seleccione una tabla. Active Habilitar selección de varias tablas.

    cuadro de diálogo Seleccionar tabla
  3. Seleccione dos o más tablas, haga clic en Siguiente y en Finalizar.
  4. En Importar datos, elija la opción de visualización de datos que desee, por ejemplo, una tabla dinámica en una nueva hoja, y genere el informe.

Ahora dispone de un modelo de datos que contiene todas las tablas que importó. Como seleccionó la opción Informe de tabla dinámica, el modelo se representa en la lista de campos que utilizará para generar el informe de tabla dinámica.

Lista de campos de tabla dinámica

¿Qué puede hacer con este modelo? Puede usarlo para crear informes de tablas dinámicas, gráficos dinámicos y Power View en el mismo libro. Puede modificarlo si agrega o quita tablas y, si usa el complemento PowerPivot, puede extender el modelo si agrega columnas calculadas, campos calculados, jerarquías y KPI.

Al crear un modelo de datos, la opción de visualización es importante. Es conveniente elegir Informe de tabla dinámica, Gráfico dinámico o Informe de Power View para la visualización de datos. Estas opciones permiten trabajar con todas las tablas en conjunto. Si seleccionara Tabla en su lugar, cada tabla importada se colocaría en una hoja independiente. En esta organización, se pueden usar las tablas individualmente, pero utilizar todas las tablas juntas requiere una tabla dinámica, un gráfico dinámico o un informe de Power View.


 Notas 

  • Los modelos se crean de forma implícita al importar dos o más tablas a la vez en Excel.
  • Los modelos se crean explícitamente cuando se usa el complemento PowerPivot para importar datos. En el complemento, el modelo se representa en un diseño con pestañas, en el cual cada pestaña contiene datos tabulares. Consulte Obtener datos con el complemento PowerPivot para conocer los conceptos básicos de la importación de datos con una base de datos de SQL Server.
  • Un modelo puede contener una tabla única. Para crear un modelo basado en solo una tabla, seleccione la tabla y haga clic en Agregar al modelo de datos en PowerPivot. Puede hacer esto si desea usar las características de PowerPivot, como conjuntos de datos filtrados, columnas calculadas, campos calculados, KPI y jerarquías.
  • Las relaciones de la tabla pueden crearse automáticamente si se importan tablas relacionadas que tienen relaciones de clave principal y externa. Excel puede usar normalmente la información importada de la relación como base para las relaciones de la tabla en el modelo de datos.
  • Para obtener sugerencias sobre cómo reducir el tamaño de un modelo de datos, vea Crear un modelo de datos eficiente en cuanto a memoria con Excel 2013 y el complemento PowerPivot.
  • Para obtener información más detallada, vea Tutorial: Análisis de datos de tabla dinámica con un modelo de datos en Excel 2013.

 Sugerencia    El libro tiene datos, pero quizá no sabe si contiene un modelo de datos. Puede determinar rápidamente el estado del modelo abriendo la ventana de PowerPivot ; si aparecen datos en las pestañas significa que existe un modelo. Encontrará más información al respecto en Descubra qué orígenes de datos se utilizan en un modelo de datos de libro .

Usar un modelo de datos en otra tabla dinámica, otro gráfico dinámico u otro informe de Power View

Un libro de Excel puede contener solo un modelo de datos, pero ese modelo se puede usar repetidamente en el libro.

  1. En Excel, haga clic en Insertar > Tabla dinámica.
  2. En Crear tabla dinámica, haga clic en Utilice una fuente de datos externa y en Elegir conexión.
  3. En Conexión existente, haga clic en Tablas.
  4. En Este modelo de datos del libro, Tablas de modelo de datos del libro está activado de forma predeterminada. Haga clic en Abrir y, a continuación, en Aceptar. Aparece una lista de campos de tabla dinámica, que muestra todas las tablas del modelo.

Agregar datos actuales y no relacionados a un modelo de datos

Suponga que ha importado o copiado muchos datos que desea usar en un modelo, pero que no comprobó el cuadro Agregar datos al modelo de datos durante la importación. Insertar nuevos datos en un modelo es más fácil de lo que piensa.

  1. Comience con los datos que desea agregar al modelo. Puede ser cualquier intervalo de datos, pero usar un rango con nombre funciona mejor.
  2. Resalte las celdas que desea agregar o, si los datos están en una tabla o un rango con nombre, coloque el cursor en una celda.
  3. Utilice uno de estos métodos para agregar los datos:
  • Haga clic en PowerPivot > Agregar al modelo de datos.
  • Haga clic en Insertar > Tabla dinámica y, a continuación, active Agregar datos al modelo de datos en el cuadro de diálogo Crear tabla dinámica.

El intervalo o la tabla se agrega ahora al modelo como tabla vinculada. Para obtener más información acerca de cómo trabajar con tablas vinculadas en un modelo, vea Agregar datos con tablas vinculadas de Excel en PowerPivot.

Refinar y extender el modelo de datos en el complemento PowerPivot

En Excel, los modelos de datos existen para amplificar y enriquecer la creación de informes, especialmente cuando esa experiencia incluye tablas dinámicas u otros formatos de informe que están diseñados para la exploración y el análisis de los datos. Aunque son importantes, los modelos de datos se mantienen adrede en segundo plano para permitirle centrarse en lo que desea hacer con ellos.

Pero suponga que trabajar directamente en el modelo es justo lo que desea hacer. Sabiendo que la lista de campos se basa en un modelo, quizá desee quitar las tablas o los campos porque no son útiles en la lista. Puede que desee ver todos los datos subyacentes que el modelo proporciona o agregar KPI, jerarquías y lógica de negocios. Por todas estas razones y otras muchas, le interesará modificar el modelo de datos directamente.

Para modificar o administrar el modelo de datos, utilice el complemento PowerPivot. Este forma parte de la edición Office Professional Plus de Excel 2013, pero no está habilitado de forma predeterminada. Más información sobre Iniciar complemento PowerPivot en Microsoft Excel 2013.

Diferencias entre una tabla de PowerPivot y una tabla de una hoja

En PowerPivot, no puede agregar una fila a una tabla escribiendo directamente en una nueva fila como en una hoja de cálculo de Excel, pero puede agregar filas con los comandos Pegar y actualizando los datos.

Los datos de una hoja de cálculo de Excel suelen ser variables y desiguales: es decir, una fila podría contener datos numéricos y la siguiente podría contener un gráfico o una cadena de texto. Por el contrario, es más probable que una tabla de PowerPivot esté en una base de datos relacional, en la que cada fila tiene el mismo número de columnas y la mayoría de las columnas contiene datos.

Usar el modelo de datos en Power View

Un modelo de datos se usa como base de un informe de Power View. Mediante el complemento de PowerPivot, puede aplicar al modelo optimizaciones que mejoran la generación de informes de Power View. Entre las optimizaciones se incluye: especificar una lista de campos predeterminada, elegir campos o imágenes representativos para identificar de forma exclusiva filas concretas o especificar cómo se administran las filas con valores repetidos (como los empleados o los clientes con el mismo nombre) en una aplicación de generación de informes.

  1. Cree un modelo de datos importando varias tablas relacionadas.
  2. Haga clic en PowerPivot > Administrar para abrir la ventana de PowerPivot.
  3. Seleccione una tabla y aplique las optimizaciones:
  1. Haga clic en Avanzadas > Conjunto de campos predeterminados. Elija los campos que deben aparecer automáticamente en un informe de Power View al hacer clic en la tabla primaria. Vea Configurar un conjunto de campos predeterminado para informes de Power View para obtener detalles.
  2. Haga clic en Avanzadas > Comportamiento de la tabla. Optimícelo para los diseños de informe que agrupan datos. La agrupación está sujeta a los comportamientos predeterminados que a veces generan resultados imprevistos, como la consolidación de las filas que se deben enumerar por separado. Vea Configurar propiedades de comportamiento de las tablas para informes de Power View para obtener detalles.
  3. Haga clic en Avanzadas > Categoría de datos. Algunas visualizaciones de informe son específicas de los tipos de datos. Por ejemplo, si tiene una tabla basada en la fecha o en la hora, puede asignar una categoría de fecha que ayude a Power View con las visualizaciones basadas en la hora.
  1. Repita este procedimiento con otras tablas.
  2. En Excel, haga clic en Insertar > Power View para iniciar un nuevo informe. Vea Power View: explorar, visualizar y presentar los datos para obtener más información.
 
 
Corresponde a:
Excel 2013, Power BI para Office 365 Preview, Power Pivot in Excel 2013