Crear o quitar una lista desplegable

Una lista desplegable creada usando la validación de datos Para facilitar la entrada de datos en Excel o para limitar las entradas a determinados elementos que define el usuario, puede crear una lista desplegable de entradas válidas que se compila a partir de las celdas de otra parte de la hoja de cálculo. Cuando se crea una lista desplegable para una celda, se muestra una flecha en dicha celda. Para introducir información en la celda, haga clic en la flecha y, a continuación, haga clic en la entrada que desee.

Para crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas, utilice el comando Validación de datos del grupo Herramientas de datos de la ficha Datos.

  1. Para crear una lista de entradas válidas para la lista desplegable, escriba las entradas en una fila o columna única sin celdas en blanco. Por ejemplo:
  A
1 Ventas
2 Finanzas
3 I+D
4 TI

 Nota    Puede que desee ordenar los datos en el orden en el que desea que aparezcan en la lista desplegable.

  1. Si desea utilizar otra hoja de cálculo, escriba la lista en dicha hoja de cálculo y, a continuación, defina un nombre para la lista.

Mostrar¿Cómo?

  1. Seleccione la celda, el rango de celdas o selecciones no adyacentes (selección no adyacente: selección de dos o más celdas o rangos que no se tocan. Cuando trace selecciones no adyacentes en un gráfico, asegúrese de que las selecciones combinadas constituyen una forma rectangular.) a los que desee asignar un nombre.
  2. Haga clic en el cuadro Nombre en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas (barra de fórmulas: barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la fórmula o el valor constante almacenado en la celda activa.).

Cuadro Nombre

  1. Escriba el nombre de las celdas, por ejemplo, DptosVálidos.
  2. Presione ENTRAR.

 Nota   No puede asignarse un nombre a una celda mientras se esté cambiando el contenido de la misma.

  1. Seleccione la celda donde desee crear la lista desplegable.
  2. En la ficha Datos, del grupo Herramientas de datos, haga clic en Validación de datos.

Grupo Herramientas de datos de la ficha Datos

MostrarProblema: El comando Validación de datos no está disponible.

Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint.     No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que esté vinculada a un sitio de SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango. Si desea más información sobre cómo convertir una tabla de Excel en un rango de datos, consulte Eliminar una tabla sin perder los datos o el formato de la tabla.

Es posible que esté escribiendo datos actualmente.     El comando Validación de datos no está disponible en la ficha Datos mientras escribe datos en una celda. Para terminar de escribir, pulse ENTRAR o ESC.

Es posible que la hoja de cálculo esté protegida o que sea una hoja de cálculo compartida.    No se puede cambiar la configuración de validación de datos si el libro es un libro compartido o está protegido.

  1. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la ficha Configuración.
  2. En el cuadro Permitir, haga clic en Lista.
  3. Para especificar la ubicación de la lista de entradas válidas, siga uno de los procedimientos siguientes:
  • Si la lista está en la hoja de datos actual, escriba una referencia a su lista en el cuadro Origen o haga clic en el cuadro Origen y, a continuación, seleccione la lista en la hoja de datos actual para rellenar la referencia automáticamente.
  • Si la lista está en otra hoja de cálculo, escriba el nombre definido para la lista en el cuadro Origen.

En ambos caso, asegúrese de que la referencia o el nombre está precedido del signo igual (=). Por ejemplo, escriba =DptosVálidos.

  1. Asegúrese de que la casilla de verificación Celda con lista desplegable esté seleccionada.
  2. Para especificar si la celda se puede dejar en blanco, active o desactive la casilla de verificación Omitir blancos.
  3. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

MostrarCómo mostrar un mensaje de entrada

  1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.
  2. Asegúrese de que la casilla de verificación Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.
  3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).
  1. Especifique cómo desea que Excel responda cuando se introduzcan datos no válidos. Para ello:
  1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla de verificación Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos.
  2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:
    • Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, haga clic en Información.
    • Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, haga clic en Advertencia.
    • Para evitar la especificación de datos no válidos, haga clic en Detener.
  3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

 Nota   Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda".

 Notas 

  • Para eliminar una lista desplegable, seleccione la celda con la lista. Haga clic en la ficha Datos y, a continuación, en el grupo Datos, haga clic en Validación de datos. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la ficha Configuración y, a continuación, haga clic en Borrar todo. Encontrará más información sobre cómo quitar la validación de datos.
  • El ancho de la lista desplegable está determinado por el ancho de la celda que tiene la validación de datos. Puede que tenga que ajustar el ancho de esa celda para evitar truncar el ancho de las entradas válidas que son mayores que el ancho de la lista desplegable.
  • El número máximo de entradas que puede tener en una lista desplegable es 32.767.
  • Si la lista de validación se encuentra en otra hoja de cálculo y desea evitar que otros usuarios la vean o realicen cambios, piense en la posibilidad de ocultara y protegerla. Si desea más información sobre cómo proteger una hoja de cálculo, consulte Proteger elementos de la hoja de cálculo o del libro.
 
 
Corresponde a:
Excel 2010