Crear el diseño y el formato de un informe de tabla dinámica

Después de agregar campos, determinar el nivel de detalles que han de mostrarse, crear cálculos y ordenar, filtrar y agrupar los datos de la manera deseada en un informe de tabla dinámica, es posible que desee mejorar el diseño y el formato del mismo para facilitar su lectura y hacerlo más atractivo.

También es posible dar formato condicional a un informe de tabla dinámica.

Para obtener más información, vea el tema sobre cómo agregar, cambiar o borrar formatos condicionales.

¿Qué desea hacer?


Cambiar el diseño de formulario y la organización de campos

Una manera de realizar cambios importantes en el diseño y formato del informe consiste en organizar los datos de acuerdo con tres estilos: compacto, esquemático o tabular. También se pueden agregar, reorganizar y quitar campos para lograr la apariencia deseada.

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Cambiar el formato del informe de tabla dinámica: compacto, esquemático o tabular

Se puede cambiar el formato de un informe de tabla dinámica (compacto, esquemático o tabular) y cualquiera de sus diversos campos.

Informe de tabla dinámica    

  1. Haga clic en el informe de tabla dinámica.
  2. En la ficha Diseño, en el grupo Diseño, haga clic en Diseño de informe y elija una de las siguientes opciones:
    • Mostrar en forma compacta    Se usa para evitar que los datos relacionados se salgan horizontalmente de la pantalla y minimizar la necesidad de desplazarse por ella. Los campos iniciales se ubican en una columna y tienen aplicada sangría para mostrar la relación de columnas anidadas.
    • Mostrar en forma de esquema    Se usa para esquematizar los datos al estilo clásico de tabla dinámica.
    • Mostrar en formato tabular    Se usa para ver todos los datos en un formato de tabla tradicional y para copiar celdas fácilmente a otra hoja de cálculo.

Campos    

  • Seleccione un campo de fila y, a continuación, en la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo.

Se abrirá el cuadro de diálogo Configuración de campo.

 Sugerencia   También puede hacer doble clic en el campo de fila con formato tabular o de esquema.

  • Haga clic en la ficha Diseño e impresión y, después, en la sección Diseño, siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Para mostrar elementos de campo en formato esquemático, haga clic en Mostrar etiquetas de elementos en formato esquemático.
    • Para mostrar u ocultar las etiquetas del campo siguiente en la misma columna en el formato compacto, haga clic en Mostrar etiquetas de elementos en formato esquemático y, a continuación, seleccione Mostrar elementos del campo siguiente en la misma columna (forma compacta).
    • Para mostrar elementos de campo en un formato semejante al de una tabla, haga clic en Mostrar etiquetas de elementos en formato tabular.

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Agregar, reorganizar y quitar campos

Para agregar, reorganizar y quitar campos, use la Lista de campos de tabla dinámica.

  1. Haga clic en el informe de tabla dinámica.
  2. De ser necesario, en la ficha Opciones, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Lista de campos y, para un informe de gráfico dinámico, en la ficha Analizar, dentro del grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Lista de campos.

Para obtener más información, vea el tema sobre cómo crear y cambiar el diseño de los campos en un informe de tabla dinámica o gráfico dinámico.

 Sugerencia   Para eliminar un campo rápidamente de un informe de tabla dinámica, haga clic en dicho campo con el botón secundario y seleccione Quitar.

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Cambiar el diseño de columnas, filas y subtotales

Con el objetivo de perfeccionar aun más el diseño del informe, se pueden realizar cambios en el diseño de filas, columnas y subtotales, por ejemplo, mostrar los subtotales en la parte superior de las filas o desactivar los encabezados de columna. También es posible reorganizar elementos específicos dentro de una fila o columna.

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Activar o desactivar encabezados de campos de columnas y filas

  1. Haga clic en el informe de tabla dinámica.
  2. Para mostrar u ocultar encabezados de campos, en la ficha Opciones, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Encabezados de campo.

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Mostrar subtotales sobre o bajo las filas correspondientes

  1. Seleccione el campo de fila y en la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo.

Se abrirá el cuadro de diálogo Configuración de campo.

 Sugerencia   También puede hacer doble clic en el campo de fila con formato tabular o esquemático.

  1. En el caso de que los subtotales no estén activados (está seleccionada la opción Ninguno), haga clic en la ficha Subtotales y filtros y, a continuación, en la sección Subtotales y filtros, haga clic en Automático o Personalizado.
  2. Haga clic en la ficha Diseño e impresión y, en la sección Diseño, haga clic en Mostrar etiquetas de elementos en formato esquemático.
  3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Para mostrar subtotales sobre las filas correspondientes, active la casilla Mostrar subtotales en la parte superior de cada grupo.
    • Para mostrar subtotales bajo las filas correspondientes, desactive la casilla Mostrar subtotales en la parte superior de cada grupo.

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Cambiar el orden de elementos de filas o columnas

  • Haga clic con el botón secundario en la etiqueta de fila y columna o en el elemento de una etiqueta, elija Mover en el menú contextual y, a continuación, use uno de los comandos del menú Mover para desplazar el elemento.

También puede seleccionar el elemento de etiqueta de fila o columna y situar el cursor sobre el borde inferior de la celda. Cuando el puntero se convierta en una flecha, arrastre el elemento a otra posición. En la siguiente ilustración se muestra cómo seleccionar un elemento de fila.

Ejemplo de cómo mover un elemento en un informe de tabla dinámica

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Ajustar los anchos de columna al actualizar

  1. Haga clic en el informe de tabla dinámica.
  2. En la ficha Opciones, en el grupo Tabla dinámica, haga clic en Opciones.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de tabla dinámica.

  1. Haga clic en la ficha Diseño y formato y, a continuación, en la sección Mostrar, siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Para que las columnas del informe de tabla dinámica se ajusten automáticamente al tamaño del valor de texto o número más ancho, active la casilla Autoajustar anchos de columnas al actualizar.
    • Para mantener el ancho actual de las columnas del informe de tabla dinámica, desactive la casilla Autoajustar anchos de columnas al actualizar.

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Mover una columna al área de etiquetas de fila o una fila al área de etiquetas de columna

Es posible que desee mover un campo de columna al área de etiquetas de fila o un campo de fila al área de etiquetas de columna para optimizar el diseño y facilitar la lectura del informe de tabla dinámica. Al mover una columna a una fila o una fila a una columna, transpone la orientación vertical u horizontal del campo. Esta operación también se denomina "pivotar" una fila o una columna.

  • Haga clic en el campo de fila con el botón secundario, seleccione Mover <nombre de campo> y, a continuación, haga clic en Mover <nombre de campo> a la columna, o haga clic en el campo de columna con el botón secundario, y después en Mover <nombre de campo> a la fila.

También puede arrastrar un campo. En la siguiente ilustración se muestra cómo mover un campo de columna al área de etiquetas de fila.


Ejemplo de cómo cambiar el diseño de un informe de tabla dinámica

Llamada 1 Haga clic en un campo de columna
Llamada 2 Arrástrelo al área de fila
Llamada 3 "Deporte" se convierte en un campo de fila como "Región"

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Combinar o separar celdas para elementos exteriores de filas o columnas

Puede combinar las celdas para elementos de fila y de columna con el objetivo de centrar los elementos horizontal y verticalmente, o bien separar las celdas para justificar a la izquierda los elementos en los campos de las filas y columnas externas situadas en la parte superior del grupo de elementos.

  1. Haga clic en el informe de tabla dinámica.
  2. En la ficha Opciones, en el grupo Tabla dinámica, haga clic en Opciones.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de tabla dinámica.

  1. Para combinar o separar celdas para elementos (elemento: subcategoría de un campo en informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico. Por ejemplo, el campo "Mes" podría tener los elementos "Enero", "Febrero", etc.) exteriores de filas o columnas, haga clic en la ficha Diseño y formato y, en la sección Diseño, active o desactive la casilla Combinar y centrar celdas con etiquetas.

 Nota    No puede usar la casilla Combinar celdas en la ficha Alineación en un informe de tabla dinámica.

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Cambiar el modo en que se muestran celdas vacías, líneas en blanco y errores

En algunas ocasiones, entre los datos pueden incluirse celdas vacías, líneas en blanco o errores, y puede resultar conveniente configurar el comportamiento predeterminado de un informe.

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Cambiar el modo en que se muestran errores y celdas vacías

  1. Haga clic en el informe de tabla dinámica.
  2. En la ficha Opciones, en el grupo Tabla dinámica, haga clic en Opciones.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de tabla dinámica.

  1. Haga clic en la ficha Diseño y formato y, a continuación, en la sección Formato, siga uno o varios de los procedimientos siguientes:

Cambiar el modo en que se muestran errores    Active la casilla Para valores erróneos, mostrar. En el cuadro, escriba el valor que desea mostrar en lugar de los errores. Para mostrar los errores como celdas vacías, elimine todos los caracteres del cuadro.

Cambiar el modo en que se muestran celdas vacías    Active la casilla Para celdas vacías, mostrar. En el cuadro, escriba el valor que desea mostrar en las celdas vacías. Para mostrar celdas vacías, elimine todos los caracteres del cuadro. Para mostrar ceros, desactive la casilla.

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Mostrar u ocultar líneas en blanco

Es posible mostrar u ocultar las líneas en blanco situadas a continuación de una fila o elemento.

Filas    

  1. Seleccione el campo de fila y en la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo.

Se abrirá el cuadro de diálogo Configuración de campo.

 Sugerencia   También puede hacer doble clic en el campo de fila con formato tabular o esquemático.

  1. Para agregar o quitar las filas en blanco, haga clic en la ficha Diseño e impresión y, en la sección Diseño, active o desactive la casilla Insertar línea en blanco después de cada etiqueta de elemento.

Elementos    

  1. Seleccione el elemento en un informe de tabla dinámica.
  2. En la ficha Diseño, en el grupo Diseño, haga clic en Filas en blanco, y después seleccione Insertar línea en blanco después de cada etiqueta de elemento o Quitar línea en blanco después de cada etiqueta de elemento.

 Nota   Puede aplicar formatos de carácter y celda a las líneas en blanco, pero no especificar datos en ellas.

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Cambiar el modo en que se muestran elementos y etiquetas sin datos

  1. Haga clic en el informe de tabla dinámica.
  2. Haga clic en la ficha Mostrar y, en la sección Mostrar, siga uno o varios de los procedimientos siguientes:
    • Mostrar elementos sin datos en las filas     Active o desactive esta opción para mostrar u ocultar los elementos de fila que no tienen valores.

 Nota   Esta configuración solo está disponible para un origen de datos OLAP (OLAP: tecnología de base de datos que se ha optimizado para la elaboración de consultas e informes, en lugar de procesar transacciones. Los datos OLAP se organizan jerárquicamente y se almacenan en cubos en lugar de tablas.).

  • Mostrar elementos sin datos en las columnas    Active o desactive esta opción para mostrar u ocultar los elementos de columna que no tienen valores.

 Nota   Esta configuración sólo está disponible para un origen de datos OLAP.

  • Mostrar las etiquetas de los elementos cuando no haya campos en el área de valores    Active o desactive esta opción para mostrar u ocultar etiquetas de elementos cuando no hay campos en el área de valores.

 Nota   Esta casilla sólo se usa en informes de tabla dinámica creados con versiones de Microsoft Office Excel anteriores a Office Excel 2007.

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Cambiar o quitar formato

Puede elegir de entre una amplia variedad de estilos en la galería. Además, es posible controlar el comportamiento de bandas de un informe. Cambiar el formato de número de un campo es un manera rápida de dar formato a todo un informe sin correr el riesgo de olvidar ninguna celda.

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Cambiar el estilo del formato de la tabla dinámica

Es posible cambiar el estilo de un informe de tabla dinámica con facilidad mediante una galería de estilos. Office Excel 2007 incluye muchos estilos de tabla predefinidos (o estilos rápidos) que se pueden usar para dar formato con rapidez a un informe de tabla dinámica. También pueden agregarse o quitarse bandas (sucesión alternante de fondos claros y oscuros) en filas y columnas. Las bandas pueden facilitar la lectura y digitalización de los datos.

Estilos    

  1. Haga clic en el informe de tabla dinámica.
  2. En la ficha Diseño, en el grupo Tabla dinámica, haga lo siguiente:
    • Haga clic en un estilo visible, desplácese a través de la galería o, para ver todos los estilos disponibles, haga clic en el botón Más en la parte inferior de la barra de desplazamiento.
    • De manera alternativa, si tras ver todos los estilos disponibles desea crear su propio estilo personalizado de informe de tabla dinámica, haga clic en Nuevo estilo de tabla dinámica en la parte inferior de la galería para mostrar el cuadro de diálogo Nuevo estilo de tabla dinámica.

 Nota    Aunque solo se pueden eliminar los estilos de informe de tabla dinámica personalizados, puede quitar cualquier estilo de informe de tabla dinámica para que ya no se aplique a los datos.

Bandas    

  1. Haga clic en el informe de tabla dinámica.
  2. En la ficha Diseño, en el grupo Opciones de estilo de tabla dinámica, siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Para que en cada fila se sucedan bandas con formato de color ligeramente más claro y oscuro, haga clic en Filas con bandas.
    • Para que en cada columna se sucedan bandas con formato de color ligeramente más claro y oscuro, haga clic en Columnas con bandas.
    • Para que los encabezados de las filas también formen parte del estilo con bandas, haga clic en Encabezados de fila.
    • Para que los encabezados de las columnas también formen parte del estilo con bandas, haga clic en Encabezados de columna.

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Cambiar el formato de número de un campo

  1. En el informe de tabla dinámica, seleccione el campo de su interés.
  2. En la ficha Opciones, en el grupo Campo activo, haga clic en Configuración de campo.

En el cuadro de diálogo Configuración de campo se muestran etiquetas y filtros de informe; en el cuadro de diálogo Configuración de campo de valor se muestran valores.

  1. Haga clic en Formato de número en la parte inferior del cuadro de diálogo.

Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas.

  1. En la listaCategoría, haga clic en la categoría de formato de su interés.
  2. Seleccione las opciones que desea y haga clic dos veces en Aceptar.

 Sugerencia   También puede hacer clic con el botón secundario en un campo de valor y seleccionar Formato de número.

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Incluir formato de servidor OLAP

Si está conectado a una base de datos OLAP de Microsoft SQL Server Analysis Services, puede especificar los formatos de servidor OLAP que se recuperarán y mostrarán junto con los datos.

  1. Haga clic en el informe de tabla dinámica.
  2. En la ficha Opciones, en el grupo Datos, haga clic en Cambiar origen de datos y luego en Propiedades de conexión.

Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de conexión.

  1. Haga clic en la ficha Uso y, en la sección Formato de servidor OLAP , seleccione una de las siguientes opciones:
    • Formato de número Puede activarse o desactivarse para habilitar o deshabilitar formatos de número como moneda, fecha y hora.
    • Estilo de fuente Puede activarse o desactivarse para habilitar o deshabilitar estilos de fuente como negrita, cursiva, subrayado y tachado.
    • Color de relleno Puede activarse o desactivarse para habilitar o deshabilitar colores de relleno.
    • Color de texto Puede activarse o desactivarse para habilitar o deshabilitar colores de texto.

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Mantener o descartar formato

  1. Haga clic en el informe de tabla dinámica.
  2. En la ficha Opciones, en el grupo Tabla dinámica, haga clic en Opciones.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de tabla dinámica.

  1. Haga clic en la ficha Diseño y formato y, a continuación, en la sección Formato, siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Para guardar el diseño y formato del informe de tabla dinámica de modo que pueda usarlo cada vez que realice una operación en el mismo, active la casilla Mantener el formato de la celda al actualizar.
    • Para descartar el diseño y formato del informe de tabla dinámica y volver al diseño y formato predeterminado cada vez que realice una operación en el mismo, desactive la casilla de verificación Mantener el formato de la celda al actualizar.

 Nota   El formato del informe de gráfico dinámico también se ve afectado por esta opción; sin embargo, no se guardan las líneas de tendencia (línea de tendencia: representación gráfica de tendencias en series de datos, como una línea inclinada ascendente para representar el aumento de ventas a lo largo de un período de meses. Las líneas de tendencia se utilizan para el estudio de problemas de predicción, lo que se denomina también análisis de regresión.), los rótulos de datos (etiqueta de datos: etiqueta que proporciona información adicional acerca de un marcador de datos, que representa un solo punto de datos o valor que se origina a partir de una celda de una hoja de cálculo.), las barras de error (barras de error: se suelen utilizar en datos estadísticos o científicos y muestran un posible error o grado de incertidumbre relativa a cada marcador de datos de una serie.) ni otros cambios realizados en series de datos específicas.

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Quitar todo el formato de un informe

  1. Haga clic en el informe de tabla dinámica.
  2. En la ficha Diseño, en el grupo Estilos de tabla dinámica, haga clic en el botón Más situado en la parte inferior de la barra de desplazamiento para ver todos los estilos disponibles, y después haga clic en Borrar en la parte inferior de la galería.

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Corresponde a:
Excel 2007