Crear, editar y administrar conexiones a datos externos

Puede utilizar Microsoft Office Excel para crear y editar conexiones a orígenes de datos externos almacenados en un libro o en un archivo de conexión. En el cuadro de diálogo Conexiones del libro, puede administrar fácilmente estas conexiones, incluida su creación, modificación y eliminación.

Seguridad  Las conexiones a datos externos pueden estar deshabilitadas en el equipo. Para conectarse a los datos al abrir un libro, deberá habilitar las conexiones de datos en la barra Centro de confianza, o bien colocar el libro en una ubicación de confianza. Para obtener más información, vea Crear, quitar o cambiar una ubicación de confianza para los archivos, Agregar, quitar o ver un editor de confianza y Ver la configuración de seguridad en el Centro de confianza.

¿Qué desea hacer?


Obtener información acerca de las conexiones de datos

Los datos de un libro de Excel pueden proceder de dos ubicaciones diferentes. Pueden estar almacenados directamente en el libro o en un origen de datos externo, como un archivo de texto, una base de datos o un cubo de procesamiento analítico en línea (OLAP). El origen de datos externos se conecta al libro a través de una conexión de datos, que es un conjunto de información que describe cómo localizar, iniciar una sesión, crear una consulta y tener acceso al origen de datos externo.

Cuando se conecta a un origen de datos externos, también puede realizar una operación de actualización para recuperar los datos actualizados. Cada vez que actualice los datos, verá la versión más reciente de los datos, incluidos los cambios realizados desde la última actualización.

La información de conexión se puede almacenar en el libro o en un archivo de conexión, como un archivo de conexión de datos de Office (.odc) o un archivo de conexión de datos universal (.udcx). Los archivos de conexión son especialmente útiles para compartir conexiones de forma coherente y además facilitan la administración del origen de datos.

Si utiliza un archivo de conexión para conectarse a un origen de datos, Excel copia la información de conexión del archivo de conexión en el libro de Excel. Cada vez que realice alguna modificación en el cuadro de diálogo Propiedades de conexión, estará editando la información de la conexión de datos almacenada en el libro actual de Excel, y no la del archivo de conexión original que puede haberse utilizado para crear la conexión y que aparece en la propiedad Archivo de conexión. En cuanto edite la información de conexión (a excepción de las propiedades Nombre de conexión y Descripción de conexión), el vínculo al archivo de conexión se quita y se borra la propiedad Archivo de conexión.

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Administrar conexiones en el cuadro de diálogo Conexiones del libro

El cuadro de diálogo Conexiones del libro ayuda a administrar una o varias conexiones a orígenes de datos externos en el libro. Puede utilizar este cuadro de diálogo para hacer lo siguiente:

  • Crear, editar, actualizar y eliminar las conexiones utilizadas en el libro.
  • Comprobar la procedencia de los datos externos, debido, por ejemplo, a que la conexión la ha definido otro usuario.
  • Mostrar dónde se utiliza cada conexión en el libro actual.
  • Diagnosticar un mensaje de error sobre las conexiones a datos externos.
  • Redirigir una conexión a un servidor u origen de datos distinto, o reemplazar el archivo de conexión por una conexión existente.
  • Abrir el cuadro de diálogo Conexiones existentes para crear nuevas conexiones. Para obtener más información, vea Conectarse con datos externos (importar).
  • Abrir el cuadro de diálogo Propiedades de conexión para modificar las propiedades de conexión de datos, editar consultas y cambiar parámetros. Para obtener más información, vea Propiedades de conexión.
  • Simplificar la creación y el uso compartido de archivos con otros usuarios.

Para administrar las conexiones en el libro actual, siga uno o varios de estos procedimientos:

Identificar una conexión

En la parte superior del cuadro de diálogo, se muestran automáticamente todas las conexiones del libro con la siguiente información:

Columnas Comentario
Nombre Nombre de la conexión que se ha definido en el cuadro de diálogo Propiedades de conexión.
Descripción Descripción opcional de la conexión que se ha definido en el cuadro de diálogo Propiedades de conexión.
Última actualización Fecha y hora en que se actualizó correctamente la conexión por última vez. Si está en blanco, entonces la conexión nunca se ha actualizado.

Agregar una conexión

Mostrar información sobre una conexión

  • Seleccione una conexión y, a continuación, haga clic en Propiedades para abrir el cuadro de diálogo Propiedades de conexión. Para obtener más información, vea Propiedades de conexión.

Actualizar los datos externos

  • Haga clic en la flecha situada junto a Actualizar y, a continuación, siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Para actualizar conexiones específicas, seleccione una o varias conexiones y, a continuación, haga clic en Actualizar.
    • Para actualizar todas las conexiones en el libro, borre todas las conexiones y, a continuación, haga clic en Actualizar todo.
    • Para obtener información acerca del estado de una operación de actualización, seleccione una o varias conexiones y, a continuación, haga clic en Actualizar estado.
    • Para detener la operación de actualización actual, haga clic en Cancelar actualización.

Para obtener más información, vea Actualizar datos conectados (importados).

Quitar una o varias conexiones

  • Seleccione las conexiones que desea quitar del libro y, continuación, haga clic en Quitar.

 Notas 

  • Este botón se deshabilita cuando el libro u objeto, como un informe de tabla dinámica, que utiliza la conexión está protegido.
  • Cuando se quita una conexión, sólo se quita la conexión y no se quita ningún objeto ni datos del libro.

 Importante   Al quitar una conexión se rompe el vínculo al origen de datos y esto puede tener efectos no deseados, como que una fórmula dé resultados diferentes, así como posibles problemas con otras características de Excel.

Mostrar las ubicaciones de una o varias conexiones en el libro

  • Seleccione una o varias conexiones y, a continuación, en Ubicaciones donde se utilizan las conexiones en este libro, haga clic en el vínculo Haga clic aquí para ver dónde se utilizan las conexiones seleccionadas.

Se muestra la siguiente información.

Columnas Comentario
Hoja La hoja de cálculo donde se utiliza la conexión.
Nombre El nombre de la consulta de Excel.
Ubicación La referencia a una celda, rango u objeto.
Valor El valor de una celda o el valor en blanco de un rango de celdas.
Fórmula La fórmula de una celda o de un rango de celdas.

La selección de otra conexión en la parte superior del cuadro de diálogo borra la información actual.

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Crear un archivo de conexión de datos de Office (.odc)

Mediante el cuadro de diálogo Propiedades de conexión o el Asistente para la conexión de datos puede crear en Excel un archivo de conexión de datos de Office (.odc).

  1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
  2. Guarde la información de conexión en un archivo de conexión haciendo clic en Exportar archivo de conexión en la ficha Definición del cuadro de diálogo Propiedades de conexión para abrir el cuadro de diálogo Guardar archivo y, a continuación, guarde la conexión actual en un archivo (.odc). Para obtener más información, vea Propiedades de conexión.

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Corresponde a:
Excel 2007