Crear e imprimir etiquetas postales para una lista de direcciones en Excel

Si desea realizar un envío masivo de correo a una lista de direcciones guardada en una hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.) de Microsoft Office Excel, puede usar una combinación de correspondencia de Microsoft Office Word. El proceso de combinación de correspondencia crea una hoja de etiquetas postales que puede imprimir, en la que cada etiqueta de la hoja contiene una dirección de la lista.

Para crear e imprimir las etiquetas postales, primero debe preparar los datos de la hoja de cálculo en Excel y utilizar después Word para configurar, organizar, revisar e imprimir las etiquetas postales. Si desea utilizar etiquetas de dirección para realizar envíos masivos de correo a su lista de direcciones, puede usar la combinación de correspondencia para crear una hoja de etiquetas de dirección. Cada una de las etiquetas contendrá una dirección de la lista.

El proceso de combinación de correspondencia implica los siguientes pasos generales:

  1. Preparar los datos de la hoja de cálculo en Excel para la combinación de correspondencia    Antes de comenzar el proceso de combinación de correspondencia, la lista de direcciones debe coincidir con la estructura tabular que requiere la combinación de correspondencia.
  2. Configurar las etiquetas para la combinación de correspondencia en Word    El diseño de las etiquetas se configura una sola vez para todas las etiquetas de la combinación de correspondencia. En una combinación de correspondencia, el documento utilizado para hacer esta operación se denomina documento principal. En el documento principal de etiquetas también puede configurar cualquier contenido que desee repetir en cada una de ellas, como un logotipo de organización o la dirección del remitente.
  3. Conectar las etiquetas a los datos de la hoja de cálculo    La lista de direcciones es el origen de datos que usa Microsoft Word en la combinación de correspondencia. En este caso, es una hoja de cálculo de Excel que contiene las direcciones que se imprimirán en las etiquetas.
  4. Definir la lista de destinatarios que desea incluir en las etiquetas    Word genera una etiqueta por cada dirección de la lista de distribución de correo. Si solo desea generar etiquetas para algunas direcciones de la lista, puede elegir las direcciones o registros que desee incluir.
  5. Agregar marcadores de posición, llamados campos de combinación de correspondencia, a las etiquetas    Cuando realiza la combinación de correspondencia, los campos de combinación de correspondencia se rellenan con información de la lista de direcciones.
  6. Obtener una vista previa, finalizar la combinación e imprimir las etiquetas    Puede obtener una vista previa de cada etiqueta antes de imprimir todo el conjunto de etiquetas.
  7. Guardar las etiquetas para usarlas en el futuro   

 Sugerencia   Si Microsoft Office Access está instalado en su equipo, puede exportar la lista de direcciones de Excel a Access y después usar Access para crear e imprimir las etiquetas postales. Para obtener más información, vea el tema sobre cómo intercambiar (copiar, importar, exportar) datos entre Excel y Access y el tema sobre cómo crear etiquetas postales en Access.


Paso 1: Preparar los datos de la hoja de cálculo en Excel para la combinación de correspondencia

En Excel, la lista de direcciones debe coincidir con la estructura de tabla que requiere la combinación de correspondencia.

  1. En una hoja de cálculo, siga este procedimiento para organizar la lista de direcciones:
  1. Utilice encabezados de columna para identificar claramente el tipo de datos de cada columna.

 Sugerencia   Por ejemplo, utilice encabezados de columna como Nombre, Apellidos, Dirección y Ciudad en lugar de Columna 1, Columna 2, Columna 3 y Columna 4.

  1. Utilice una columna distinta para cada elemento que desee incluir en la combinación de correspondencia.

 Sugerencia    Si almacena nombres y apellidos en columnas diferentes, puede utilizar también la combinación de correspondencia para crear cartas modelo dirigidas a cada destinatario por su nombre. También puede agregar otra columna para el tratamiento, como Sr. o Sra.

  1. Incluya solo las filas y columnas que contengan datos. No incluya filas o columnas vacías en la lista de direcciones, porque la lista de etiquetas que se crea podría no estar completa a partir de las filas y columnas en blanco cuando configure las etiquetas para la combinación de correspondencia en Word.
  1. Para poder localizar y seleccionar fácilmente la lista de direcciones durante la combinación de correspondencia, defina un nombre (nombre: palabra o cadena de caracteres que representa una celda, rango de celdas, fórmula o valor constante. Utilice nombres fáciles de entender, como Productos, para referirse a rangos difíciles de entender, como Ventas!C20:C30.) para la lista de direcciones con el siguiente procedimiento:
  1. En la hoja de cálculo, seleccione la lista de direcciones completa, incluidas las celdas que contienen encabezados de columna.
  2. En el grupo Nombres definidos de la ficha Fórmulas, haga clic en Definir nombre.

Grupo Nombres definidos en la ficha Fórmulas

  1. En el cuadro Nombre, escriba un nombre para la lista de direcciones, como Tarjetas de Navidad y haga clic en Aceptar.

 Sugerencia   El primer carácter de un nombre debe ser una letra y no puede usar espacios entre las palabras. En lugar de un espacio, utilice un carácter de subrayado (_).

  1. Guarde y cierre el libro.

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Paso 2: Configurar las etiquetas para la combinación de correspondencia en Word

El diseño de las etiquetas solo se configura una vez y sirve para todas las etiquetas de la combinación de correspondencia. En una combinación de correspondencia, el documento que configura para el diseño recibe el nombre de documento principal de etiquetas. En este documento, puede configurar todo el contenido que se vaya a repetir en cada etiqueta, como el logotipo de la empresa o el remite en las etiquetas de envío.

Es posible que ya haya comprado un paquete de hojas de etiquetas de uno de los proveedores de etiquetas, como Avery, AOne o Formtec. Cada hoja de etiquetas tiene un tamaño determinado y contiene un número concreto de etiquetas de dimensiones específicas.

Para configurar el documento principal de etiquetas, tiene que hacer coincidir sus dimensiones con las de las etiquetas que va a utilizar.

  1. Inicie Word.

De forma predeterminada, se abre un documento en blanco. Déjelo abierto. Si lo cierra, los comandos del paso siguiente no estarán disponibles.

  1. En el grupo Iniciar combinación de correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Iniciar combinación de correspondencia.

Grupo Iniciar combinación de correspondencia de la ficha Correspondencia

  1. Haga clic en Etiquetas.
  2. En el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas hay varias opciones para elegir.

Cuadro de diálogo Opciones para etiquetas

Llamada 1 El tipo de impresora que va a usar para imprimir las etiquetas.
Llamada 2 El proveedor fabricante de las etiquetas.
Llamada 3 El número que corresponde al número de producto indicado en el paquete de hojas de etiquetas.

  1. En Información de impresora, haga clic en el tipo de impresora que usará para imprimir las etiquetas.
  2. En la lista Marcas de etiquetas, haga clic en el nombre de la compañía que fabrica las hojas de etiquetas que está usando.
  3. En la lista Número de producto, haga clic en el número de producto que aparece en el cuadro de hojas de etiquetas.

Mostrar

El número de producto de las hojas de etiquetas no coincide con ninguna de las opciones del cuadro de diálogo Opciones para etiquetas.

Podrá imprimir igualmente las etiquetas, pero deberá hacer algunos ajustes personalizados.

  1. Mida las etiquetas de la hoja que tiene y anote las medidas, así como la cantidad de etiquetas que caben en una sola hoja.

 Nota   Mida las etiquetas cuidadosamente. El tamaño real de las etiquetas puede ser menor que el que indica el fabricante. Por ejemplo, una etiqueta de 2,5 x 5 puede medir en realidad 2,4 cm de alto y 4,9 cm de ancho.

  1. En la lista Número de producto, seleccione un tipo de etiqueta similar en tamaño al de sus etiquetas.

Si no ve el tipo de etiqueta deseado en el cuadro Número de producto, podrá utilizar otra de las etiquetas que se muestran en la lista o crear un nuevo tamaño de etiqueta.

  1. Haga clic en Detalles y, a continuación, compare las dimensiones de la etiqueta y el número de etiquetas por hoja, en el caso de etiquetas impresas en impresoras láser o de chorro de tinta, o el número de columnas de los pliegos de etiquetas, en el caso de etiquetas para impresoras matriciales.
  2. Siga uno de estos procedimientos:
    • Si las dimensiones y el diseño de la etiqueta coinciden con los de sus etiquetas, utilice la etiqueta seleccionada.
    • Si las dimensiones y el diseño no coinciden con los suyos, haga clic en Cancelar y continúe con el paso 5.
  3. En el cuadro de diálogo Opciones para etiquetas, haga clic en el tipo de impresora (Impresoras de alimentación continua o Impresoras de páginas) y, a continuación, haga clic en Nueva etiqueta.
  4. Escriba un nombre en el cuadro Nombre de etiqueta, seleccione el alto, el ancho, los márgenes y otras opciones para la etiqueta y, después, haga clic en Aceptar.

La nueva etiqueta aparece en la categoría Otras/Personalizadas. La próxima vez que use las etiquetas personalizadas, asegúrese de seleccionar Otras/Personalizadas en la lista Marcas de etiquetas.

  1. Después de seleccionar las opciones de etiquetas que desee, haga clic en Aceptar.

Word crea un documento que utiliza una tabla para organizar las etiquetas. Si no ve las líneas que separan las etiquetas en el diseño, haga clic en la ficha Diseño bajo Herramientas de tabla y, en el grupo Tabla, haga clic en Ver líneas de la cuadrícula.

Interrumpir y reanudar una combinación de correspondencia

Si necesita interrumpir el proceso de combinación de correspondencia, puede guardar el documento principal de etiquetas en el que está trabajando y reanudar la combinación más adelante. Word conserva el origen de datos y la información de los campos en el documento que guarda. Si estaba utilizando el panel de tareas Combinación de correspondencia cuando interrumpió el proceso, Word le llevará al lugar del panel de tareas en el que se encontraba cuando reanude la combinación de correspondencia.

  1. Cuando esté listo para reanudar la combinación de correspondencia, abra el documento principal de etiquetas que guardó.

Word muestra un cuadro de mensaje en el que se le pide confirmación para abrir el documento y ejecutar un comando SQL (este comando conecta Word al archivo de origen de Excel).

  1. Haga clic en para conectar con el archivo de origen de Excel y recuperar la lista de direcciones.

Aparecerá el texto del documento principal de etiquetas y todos los campos que insertó.

  1. Haga clic en la ficha Correspondencia y reanude el trabajo.

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Paso 3: Conectar las etiquetas a los datos de la hoja de cálculo

Para combinar la información de direcciones de las etiquetas, debe asociar las etiquetas a la hoja de datos que contiene la lista de direcciones.

  1. Si es la primera vez que realiza una asociación con una hoja de cálculo, siga este procedimiento:
  1. En el menú Archivo, haga clic en Opciones.
  2. Haga clic en Avanzadas.
  3. Desplácese a la sección General y active la casilla de verificación Confirmar conversiones del formato de archivo al abrir.
  4. Haga clic en Aceptar.
  1. Con el documento principal de combinación de correspondencia abierto, en el grupo Iniciar combinación de correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Seleccionar destinatarios y luego en Usar lista existente.

Grupo Iniciar combinación de correspondencia de la ficha Correspondencia

  1. Busque la hoja de datos de Excel en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos y haga doble clic en ella.
  2. En el cuadro de diálogo Confirmar origen de datos, haga clic en Hojas de cálculo de MS Excel con DDE (*.xls) y después en Aceptar.

 Nota   Si no aparece Hojas de cálculo de MS Excel con DDE (*.xls) en la lista, active la casilla de verificación Mostrar todos.

  1. En el cuadro de diálogo Microsoft Office Excel, en Nombre o rango de celdas, seleccione el rango de celdas o la hoja de cálculo que contiene la información que desea combinar y, a continuación, haga clic en Aceptar.

 Nota   Las etiquetas se asocian a los datos de la hoja de cálculo, pero la hoja de etiquetas sigue vacía. Si es necesario, puede definir la lista de destinatarios como se describe en el paso 4 o puede rellenar las etiquetas con marcadores de posición para la información de dirección, como se describe en el paso 5.

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Paso 4: Definir la lista de destinatarios que desea incluir en las etiquetas

Word genera una etiqueta para cada dirección de la lista de distribución de correo. Si solo desea generar etiquetas para algunas direcciones de la lista, puede elegir las direcciones (registros) que desea incluir.

Para reducir la lista de destinatarios o para usar un subconjunto de registros del archivo de datos, siga estos pasos:

  1. En el grupo Iniciar combinación de correspondencia de la ficha Correspondencia, haga clic en Editar lista de destinatarios.

Grupo Iniciar combinación de correspondencia de la ficha Correspondencia

  1. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, siga uno de estos procedimientos:
    • Seleccionar registros individuales    Este método es útil si la lista es corta. Active las casillas de verificación situadas junto a cada destinatario que desea incluir y desactive todas las demás.

 Sugerencia   Si sabe que solamente va a incluir unos cuantos registros en la combinación, puede desactivar la casilla de verificación de la fila de encabezado y seleccionar únicamente los registros que desee. Asimismo, si desea incluir la mayor parte de la lista, active la casilla de verificación de la fila de encabezado y desactive las casillas de verificación de los registros que no desee incluir.

  • Ordenar registros    Haga clic en el encabezado de la columna por la que desea ordenar los registros. Word ordena la lista en orden alfabético ascendente (de la A a la Z). Haga clic de nuevo en el encabezado de columna para ordenar la lista en orden alfabético descendente (de la Z a la A).

Para especificar más opciones de ordenación avanzadas, haga clic en Ordenar dentro de Restringir lista de destinatarios y, a continuación, seleccione sus preferencias de orden en el cuadro de diálogo Filtrar y ordenar de la ficha Ordenar registros. Por ejemplo, puede especificar que las direcciones de los destinatarios se ordenen alfabéticamente por apellidos dentro de cada código postal y que los códigos postales sigan un orden numérico.

  • Filtrar registros    Este método es útil si la lista contiene registros que no desea ver o incluir en la combinación de correspondencia. Después de filtrar la lista, puede activar o desactivar las casillas de verificación para incluir o excluir registros específicos.

Para filtrar los registros, siga este procedimiento:

  1. En Restringir lista de destinatarios, haga clic en Filtrar.
  2. En el cuadro de diálogo Opciones de consulta de la ficha Filtrar registros, seleccione los criterios que desee utilizar para filtrar los registros.

Por ejemplo, para generar etiquetas únicamente para las direcciones de Australia, haga clic en País o región en la lista Campo, en Igual a en la lista Comparación y en Australia en la lista Comparar con.

  1. Para restringir aún más el filtro, haga clic en Y o O y seleccione más criterios.

Por ejemplo, para generar etiquetas solamente para las empresas de Munich, especifique los registros cuyo campo Ciudad contiene Munich y cuyo campo Nombre de la organización no está vacío. Si utiliza O en lugar de Y en este filtro, la combinación de correspondencia incluirá todas las direcciones de Munich además de todas las direcciones que contengan un nombre de organización, cualquiera que sea la ciudad.

 Nota   Si ha instalado un software de validación de direcciones en su equipo, puede hacer clic en Validar direcciones en el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia para validar las direcciones de los destinatarios.

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Paso 5: Agregar marcadores de posición (campos de combinación de correspondencia) a las etiquetas

Una vez asociadas las etiquetas a la lista de direcciones, puede agregar marcadores de posición que indiquen dónde aparecerán las direcciones en cada etiqueta. También puede escribir el texto que se vaya a repetir en cada etiqueta, como un logotipo de la empresa o el remite en una etiqueta de envío.

Los marcadores de posición de las direcciones se denominan campos de combinación de correspondencia. Cuando realice la combinación de correspondencia, los campos de combinación de correspondencia se rellenarán con información de la lista de direcciones. Los campos de combinación de correspondencia de Word corresponden a los encabezados de columna de la hoja de cálculo de Excel.


Archivo de datos con columnas (categorías) y filas (registros)

Llamada 1 Las columnas de un archivo de datos representan categorías de información. Los campos de correspondencia que agrega a las etiquetas son marcadores de posición de esas categorías.
Llamada 2 Las filas de un archivo de datos representan registros de información. Word genera una etiqueta para cada registro cuando realiza una combinación de correspondencia.

Al colocar un campo de combinación de correspondencia en la etiqueta original que ha configurado en el documento principal de etiquetas, indica que desea que aparezca en esa ubicación una determinada categoría de información, como el nombre o la dirección.

Campos insertados en un documento de Word

 Nota   Cuando inserta un campo de combinación de correspondencia en el documento principal de etiquetas, el nombre del campo aparece siempre entre comillas (« »). Estas comillas no se muestran en las etiquetas finales; simplemente sirven para distinguir los campos en el documento principal de etiquetas del texto normal.

Qué ocurre al combinar    

Cuando realiza la combinación de correspondencia, los campos de la primera etiqueta se reemplazan por la información de la primera fila del archivo de datos. A continuación, los campos de la segunda etiqueta se reemplazan por la segunda fila del archivo de datos, y así sucesivamente.

Combinar información procedente de un archivo de datos en una etiqueta

Trabajar con campos: ejemplos    

Cuando diseñe las etiquetas, puede vincular cualquier encabezado de columna del archivo de datos a un campo de una etiqueta.

Suponga, por ejemplo, que tiene una lista de correo de suscriptores a un boletín y un archivo de datos con una columna, denominada FechaVencimiento, que almacena la fecha en que vence cada suscripción. Si inserta un campo «FechaVencimiento» en el documento principal de etiquetas antes de realizar la combinación, los suscriptores verán su propia fecha de vencimiento en su etiqueta postal.

Puede combinar campos y separarlos mediante signos de puntuación. Por ejemplo, para crear una dirección, puede configurar los siguientes campos en el documento principal de etiquetas:

«Nombre» «Apellidos»

«Dirección»

«Ciudad», «Provincia» «Código Postal»

Para las combinaciones que se utilizan frecuentemente, como bloques de direcciones y líneas de saludo, Word proporciona campos compuestos que agrupan una serie de campos. Por ejemplo, el campo Bloque de direcciones es una combinación de varios campos, entre los que se incluyen el nombre, los apellidos, la dirección, la ciudad y el código postal.

Elementos en un campo Bloque de direcciones

Puede personalizar el contenido de cada uno de estos campos compuestos. Por ejemplo, en la dirección, tal vez desee seleccionar un formato de nombre formal (Sr. Jaime Patiño). En el saludo, tal vez prefiera usar "Para" en lugar de "Estimado".

Asignar los campos de combinación de correspondencia al archivo de datos    

Para asegurarse de que Word pueda encontrar una columna del archivo de datos que se corresponda con cada elemento de la dirección, puede ser necesario asignar los campos de combinación de correspondencia de Word a las columnas de la hoja de cálculo de Excel.

Para asignar los campos, haga clic en Asignar campos en el grupo Escribir e insertar campos en la ficha Correspondencia.

Grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia

Aparece el cuadro de diálogo Asignar campos.

Cuadro de diálogo Asignar campos

Los elementos de la dirección se muestran a la izquierda y los encabezados de columna del archivo de datos, a la derecha.

Word busca la columna que mejor se adapte a cada elemento. Como se ilustra en el gráfico, Word ha asignado automáticamente la columna Título del archivo de datos a Tratamiento de cortesía, pero Word no fue capaz de asignar otros elementos, como Segundo nombre.

En la lista de la derecha, puede seleccionar la columna del archivo de datos que coincida con el elemento de la izquierda. Es correcto que no coincidan los campos Identificador único y Segundo nombre, porque la etiqueta de combinación de correspondencia no necesita usar todos los campos. Si agrega un campo que no contiene datos del archivo de datos, aparecerá en el documento combinado como un marcador de posición vacío, normalmente una línea en blanco o un bloque de espacio vacío.

Escribir el contenido y agregar los marcadores de posición o campos    

  1. En la etiqueta original que configure (en el documento principal de etiquetas), escriba cualquier contenido que desee que aparezca en cada etiqueta.

Para agregar una imagen, como un logotipo, haga clic en Imagen en el grupo Ilustraciones de la ficha Insertar.

  1. Haga clic en el lugar donde desee insertar el campo.
  2. Utilice el grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia.

Grupo Escribir e insertar campos de la ficha Correspondencia

  1. Agregue alguno de los elementos siguientes:

MostrarBloque de direcciones con el nombre, la dirección y otra información

  1. Haga clic en Bloque de direcciones.
  2. En el cuadro de diálogo Insertar bloque de direcciones, seleccione los elementos de dirección que desea incluir y los formatos que desea aplicar y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  3. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, eso indica que Word no puede encontrar parte de la información necesaria para completar el bloque de direcciones. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y seleccione el campo del origen de datos que corresponde al campo necesario para la combinación de correspondencia.

MostrarCampos individuales

Puede insertar información de campos individuales, como el nombre, el número de teléfono o el importe de la aportación de una lista de donantes. Para agregar rápidamente un campo del archivo de datos al documento principal de etiquetas, haga clic en la flecha situada junto a Insertar campo de combinación y haga clic en el nombre del campo.

Para insertar otros campos opcionales en el documento, siga estos pasos:

  1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Escribir e insertar campos, haga clic en Insertar campo de combinación.
  2. En el cuadro de diálogo Insertar campo de combinación, siga uno de estos procedimientos:
  • Para seleccionar campos de dirección que se asignen automáticamente a campos del origen de datos, aunque los nombre de esos campos no coincidan con los nombres de campo de Word, haga clic en Campos de dirección.
  • Para seleccionar campos que siempre obtienen datos directamente de una columna del archivo de datos, haga clic en Campos de base de datos.
  1. En el cuadro Campos, haga clic en el campo que desee.
  2. Haga clic en Insertar y, a continuación, en Cerrar.
  3. Si aparece el cuadro de diálogo Asignar campos, eso indica que Word no puede encontrar parte de la información necesaria para insertar el campo. Haga clic en la flecha situada junto a (no coincide) y seleccione el campo del origen de datos que corresponde al campo necesario para la combinación de correspondencia.

 Nota   Si inserta un campo de la lista Campos de base de datos y posteriormente cambia a un origen de datos que no contiene una columna con el mismo nombre, Word no podrá insertar la información de ese campo en el documento combinado.


MostrarCampos personalizados de contactos de Microsoft Office Outlook

La única manera de incluir campos de contacto personalizados en el documento principal consiste en iniciar la combinación de correspondencia desde Outlook. En primer lugar, configure una vista de los contactos que incluya los campos que desee utilizar en la combinación. A continuación, inicie la combinación de correspondencia. Una vez elegida la configuración deseada, se iniciará Word automáticamente y podrá completar la combinación.

Configurar una vista de los contactos con campos personalizados

  1. En Contactos de Outlook, en la ficha Vista, haga clic en Cambiar de vista y, a continuación, en Lista.
  2. Haga clic con el botón secundario en un encabezado de columna y, a continuación, haga clic en Selector de campos en el menú contextual.
  3. En la lista desplegable situada en la parte superior del cuadro de diálogo Selector de campos, seleccione Campos definidos por el usuario en la carpeta.
  4. Arrastre el campo que desee agregar desde el cuadro de diálogo hasta los encabezados de columna. Una pequeña flecha de color rojo le ayuda a colocar el campo en la ubicación que desee.Arrastrar el campo personalizado desde el Selector de campos a la vista de carpeta de Contactos

 Nota   Puede agregar un nuevo campo en el cuadro de diálogo Selector de campos haciendo clic en Nuevo en la parte inferior.

  1. Después de agregar todos los campos personalizados a la vista, cierre el cuadro de diálogo Selector de campos.
  2. Para quitar un campo que no desee incluir en la combinación de correspondencia, haga clic en el nombre del campo en el encabezado de columna en la vista Lista y arrástrelo para sacarlo del encabezado de columna.

Ejecutar la combinación de correspondencia desde Outlook

  1. En Contactos de Outlook, seleccione contactos individuales manteniendo presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic para seleccionar un rango de campos o manteniendo presionada la tecla CTRL mientras selecciona campos individuales. Si desea incluir todos los contactos mostrados en ese momento en la vista, no haga clic en ningún contacto.
  2. En la ficha Inicio, haga clic en Combinar correspondencia.
  3. Si ha seleccionado contactos individuales para incluirlos en la combinación de correspondencia, haga clic en Sólo los seleccionados. Si desea incluir todos los contactos que aparecen en la vista, haga clic en Todos los de la vista actual.
  4. Si configuró la vista Lista para que muestre exactamente los campos que desea usar en la combinación de correspondencia, haga clic en Sólo los de la vista actual. En caso contrario, haga clic en Todos para que todos los campos de contactos estén disponibles en la combinación de correspondencia.
  5. Si desea generar un nuevo documento principal a partir de la combinación de correspondencia, haga clic en Nuevo documento. De lo contrario, haga clic en Documento existente y, a continuación, en Examinar para buscar el documento que se debe utilizar como documento principal.
  6. Si desea guardar los contactos y los campos que ha seleccionado de manera que puedan volver a utilizarse, active la casilla de verificación Archivo permanente y, a continuación, haga clic en Examinar para guardar el archivo. Los datos se guardan en un documento de Word con formato de datos separados por coma.
  7. En Tipo de documento, haga clic en Etiquetas postales.
  8. Haga clic en Aceptar. Cuando se abra el documento en Word, en la ficha Correspondencia, dentro del grupo Escribir e insertar campos, haga clic en la flecha que aparece junto a Insertar campo de combinación y, a continuación, haga clic en los campos que desee agregar al documento principal de etiquetas.

  1. Cuando termine de configurar la primera etiqueta del modo que desee, en el grupo Escribir e insertar campos, haga clic en Actualizar etiquetas.

Word aplica el diseño de la primera etiqueta a todas las demás.

 Notas 

Aplicar formato a los datos combinados    

Los programas de bases de datos y hojas de cálculo, como Access y Excel, almacenan la información que se escribe en celdas como datos sin formato. El formato, como las fuentes y los colores, que se aplica en Access o Excel no se almacena con los datos sin formato. Cuando combina información de un archivo de datos en un documento de Word, los datos se combinan sin el formato aplicado.

Para aplicar formato a los datos del documento, seleccione el campo de combinación de correspondencia y aplíquele formato, como haría con cualquier texto. Asegúrese de que la selección incluye las comillas (« ») que rodean el campo.

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Paso 6: Obtener una vista previa de las etiquetas e imprimirlas

Una vez agregados los campos a la etiqueta original que ha configurado en el documento principal de etiquetas, ya puede obtener una vista de los resultados de la combinación de correspondencia. Si está satisfecho con los resultados, complete la combinación de correspondencia e imprima las etiquetas. A continuación, puede guardar el documento principal de etiquetas para usarlo en el futuro.

Obtener una vista previa de la combinación de correspondencia

Puede obtener una vista previa de las etiquetas y efectuar cambios antes de realizar la combinación de correspondencia real.

Para obtener una vista previa, siga alguno de estos procedimientos en el grupo Vista previa de resultados de la ficha Correspondencia:

Imagen de la cinta de opciones de Word

  • Haga clic en Vista previa de resultados.
  • Avance por cada etiqueta haciendo clic en los botones Registro siguiente y Registro anterior del grupo Vista previa de resultados de la ficha Correspondencia.
  • Para obtener una vista previa de un documento de etiquetas específico, haga clic en Buscar destinatario.

 Nota   Haga clic en Editar lista de destinatarios en el grupo Iniciar combinación de correspondencia de la ficha Correspondencia para abrir el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, en el que puede filtrar la lista o quitar destinatarios de la combinación si encuentra registros que no desea incluir.

Imagen de la cinta de opciones de Word

 Nota   Word utiliza una tabla para organizar la hoja de etiquetas en la página. Conforme avanza por las etiquetas, el registro activo se muestra en la primera celda de la tabla y los registros siguientes se muestran en las celdas siguientes.

Completar la combinación de correspondencia

Para imprimir las etiquetas, siga estos pasos:

  1. En la ficha Correspondencia, en el grupo Finalizar, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuación, haga clic en Imprimir documentos.

Imagen de la cinta de opciones de Word

  1. Elija si desea imprimir todo el conjunto de etiquetas, solo la etiqueta que se muestra actualmente o un subconjunto específico de etiquetas.

Para cambiar etiquetas individuales, siga este procedimiento:

  • En la ficha Correspondencia, en el grupo Finalizar, haga clic en Finalizar y combinar y, a continuación, haga clic en Editar documentos individuales.

Imagen de la cinta de opciones de Word

  1. Elija si desea editar todo el conjunto de etiquetas, solo la etiqueta que se muestra actualmente o un subconjunto específico de etiquetas. Word guarda las etiquetas que desea editar en un archivo independiente.

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Paso 7: Guardar las etiquetas para utilizarlas en el futuro

Recuerde que las etiquetas combinadas que guarda son distintas de la etiqueta original que configuró en el documento principal de etiquetas. Es recomendable guardar el propio documento principal de etiquetas si piensa utilizarlo para otra combinación de correspondencia.

Al guardar el documento principal de etiquetas, también se guarda su conexión con el archivo de datos. La próxima vez que abra el documento principal de etiquetas, Word le pedirá que elija si desea combinar de nuevo o no la información del archivo de datos en el documento principal de etiquetas.

  • Si hace clic en , el documento se abre con la información con la que se combinó el primer registro.
  • Si hace clic en No, Word rompe la conexión entre el documento principal de etiquetas y el archivo de datos, convierte el documento principal de etiquetas en un documento de Word normal y sustituye los campos por la información única del primer registro.

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Corresponde a:
Excel 2010