Consideraciones y ejemplos para ordenar y filtrar datos por color

Ordenar y filtrar datos por color es una nueva característica de Microsoft Office Excel 2007 que se ha esperado con impaciencia. Las consideraciones y los ejemplos siguientes pueden ayudarle a que destaquen sus informes de Office Excel 2007.


Una luz que atraviesa un espectro de colores muestra 6 colores en una hoja de cálculo

 Cuando una luz blanca atraviesa un espectro de colores, se ven seis colores: rojo, naranja, amarillo, verde, azul y violeta.

En este artículo.


Información general sobre cómo ordenar y filtrar datos por color y conjunto de iconos

La ordenación y el filtrado de datos, junto con el formato condicional, son partes integrales del análisis de datos y pueden ayudarle a responder a preguntas como éstas:

  • ¿Quién ha vendido servicios por un valor de más de 50.000 dólares este mes?
  • ¿Qué productos registran un aumento de beneficios mayor que un 10 % de año en año?
  • ¿Quién son los mejores y los peores alumnos de 3º de secundaria?
  • ¿Cuáles son las excepciones en un resumen de beneficios de los últimos cinco años?
  • ¿Cuál es la distribución general según edad de los empleados?

Los datos se ordenan para organizarlos rápidamente y buscar los datos deseados. Los datos se filtran para que se muestren únicamente las filas que cumplen los criterios especificados y se oculten las filas de una o varias columnas de datos que no deben mostrarse. Se aplica un formato condicional a los datos para que resulte más fácil explorarlos y analizarlos visualmente, detectar problemas críticos e identificar patrones y tendencias. Conjuntamente, la ordenación, el filtrado y el formato condicional de los datos pueden ayudar a tomar decisiones más eficaces basándose en los datos.

Mediante Office Excel 2007, puede ordenar y filtrar los datos por formato, incluido el color de celda y el color de fuente, independientemente de si las celdas tienen un formato manual o condicional.


Datos ordenados y filtrados por color con una leyenda


Asimismo, puede ordenar y filtrar por un conjunto de iconos creado mediante un formato condicional. Utilice un conjunto de iconos para anotar y clasificar los datos en tres, cuatro o cinco categorías separadas por un valor umbral. Cada icono representa un intervalo de valores. Por ejemplo, en la siguiente tabla de conjuntos de iconos, el conjunto de iconos de 3 flechas, donde la flecha verde que apunta hacia arriba representa valores superiores, la flecha amarilla que apunta lateralmente representa valores medios y la flecha de color rojo que apunta hacia abajo representa valores inferiores.

Tabla de conjuntos de iconos

Tabla de conjuntos de iconos

En general, la característica de formato condicional se ha expandido en gran medida en Office Excel 2007. Puede aplicar formato a las celdas mediante una escala de dos colores, una escala de tres colores, barras de datos y conjuntos de iconos; aplicar formato a celdas que contienen un texto especifico, un número, valores de fecha u hora, valores de rango inferior o superior, valores por encima o por debajo del promedio, valores únicos o duplicados; y crear muchas reglas y administrarlas con mayor facilidad.

La sección Vea también incluye vínculos para obtener más información sobre cómo ordenar, filtrar y aplicar formato condicional a los datos.

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Utilizar el color eficazmente al analizar datos

A casi todo el mundo le gustan los colores. Si se utilizan eficazmente en cualquier documento, pueden mejorar considerablemente su legibilidad y atractivo. Si se utilizan debidamente los colores e iconos en los informes de Excel, se mejora la toma de decisiones ya que ayudan a centrar la atención de los usuarios en la información importante y ayudan visualmente a que los usuarios comprendan dicha información. Si se utilizan eficazmente, los colores pueden transmitir una sensación positiva desde el principio. Por otra parte, el uso indebido de los colores puede distraer a los usuarios e incluso causar fatiga si se utilizan de manera excesiva. Las secciones siguientes incluyen consideraciones para ayudarle a utilizar los colores debidamente y evitar que los utilice incorrectamente.


Más información sobre temas de documento      Con Office Excel 2007, es fácil crear temas coherentes y agregar estilos y efectos personalizados. Para combinar colores eficazmente, ya no hay que reflexionar mucho gracias a los temas de documento predefinidos que utilizan combinaciones de colores atractivas. Puede aplicar formato rápida y fácilmente a un documento completo de modo que tenga una apariencia profesional y moderna aplicando un tema de documento. Un tema de documento es un conjunto de opciones de formato que incluye un conjunto de colores de tema, un conjunto de fuentes de tema (incluidas fuentes de encabezado y texto principal) y un conjunto de efectos de tema (incluidos efectos de relleno y líneas). Para obtener más información sobre los temas, vea los vínculos de la sección Vea también     .


Utilizar colores estándar y limitar el número de colores

Al ordenar y filtrar por color, puede que elija sus colores preferidos y es posible que el resultado le parezca satisfactorio. Sin embargo, debe hacerse la siguiente pregunta crítica: "¿Los usuarios prefieren y ven los mismos colores?". El equipo puede mostrar 16.777.216 colores en modo de color de 24 bits. Pero, la mayoría de los usuarios sólo pueden distinguir una pequeña fracción de estos colores. Además, la calidad de los colores puede variar según el equipo. La iluminación, la calidad del papel, la resolución de la pantalla y de la impresora así como la configuración del explorador pueden ser diferentes. Hasta un 10 % de la población tiene alguna dificultad para distinguir y ver determinados colores. Se trata de importantes variables que probablemente no puede controlar.

Sin embargo, sí puede controlar variables como la elección del color, el número de colores y el fondo de la hoja de cálculo o celda. Si realiza elecciones acertadas basándose en una investigación fundamental, puede ayudar a que los colores transmitan el mensaje y la interpretación correctos de los datos. Asimismo, puede complementar los colores con iconos y leyendas para que ayuden a garantizar que los usuarios entiendan su significado.

Considerar contrastes y fondos de color

En general, utilice colores de alta saturación, como el amarillo brillante, el verde medio o el rojo oscuro. Asegúrese de que haya un gran contraste entre el fondo y el primer plano. Por ejemplo, utilice un fondo blanco o gris para la hoja de cálculo con colores de celda, o bien, un color de celda blanco o gris con un color de fuente. Si tiene que utilizar una imagen o un color de fondo, el color o la imagen deben ser tan claros como sea posible de modo que el color de celda o de fuente no tenga un efecto de desgastado. Si se basa sólo en el color de fuente, considere la posibilidad de aumentar el tamaño de la fuente o de aplicarle el formato de negrita. Cuanto mayor la fuente, más fácil resultará ver o distinguir el color. Si es necesario, ajuste o quite las bandas de las filas o columnas porque el color de bandas puede interferir en el color de celda o de fuente. Todas estas consideraciones ayudan en gran medida a que los usuarios comprendan e interpreten correctamente los colores.

Evite utilizar combinaciones de colores que reduzcan la visibilidad o creen confusión. Seguro que no desea crear de forma inadvertida imágenes asombrosas o ilusiones ópticas. Considere la posibilidad de utilizar un borde de celda para distinguir los colores problemáticos, como el rojo y el verde, si tienen que estar necesariamente el uno al lado del otro. Utilice colores complementarios y contrastantes para mejorar el contraste y evite utilizar colores similares. Es importante conocer la rueda de colores básica y saber cómo determinar colores similares, contrastantes y complementarios.


Rueda de colores básica

Llamada 1 Un color similar es un color que está situado junto a otro color en la rueda de colores (por ejemplo, el violeta y el naranja son colores similares al rojo).
Llamada 2 Un color contrastante es un color que está situado a tres colores de un color (por ejemplo, el azul y el verde son colores que contrastan con el rojo).
Llamada 3 Los colores complementarios se encuentran en lados opuestos de la rueda de colores (por ejemplo, el verde azulado es el color complementario del rojo).

Si dispone de tiempo, pruebe los colores, muéstreselos a algunos colegas, pruébelos en distintas condiciones de iluminación y con diferentes configuraciones de pantalla y de impresora.

 Sugerencia   Si imprime el documento en color, compruebe la legibilidad del color y de la fuente de celda. Si el color de celda es demasiado oscuro, considere la posibilidad de utilizar una fuente de color blanco para mejorar la legibilidad.

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Elegir los mejores colores según las necesidades

“ ¿Necesita un resumen rápido? Utilice el rojo, el amarillo, el verde o el azul con un fondo de color gris o blanco.”

Asigne un significado a los colores elegidos basándose en la audiencia de destino y el uso previsto. Si es necesario, utilice una leyenda para aclarar específicamente el significado de cada color. La mayoría de las personas pueden distinguir fácilmente entre siete y diez colores en una hoja de cálculo. Es posible distinguir hasta 50 colores, si bien esto requeriría una formación especializada, lo cual no se aborda en este artículo.

Los 10 colores más fáciles

Al ordenar y filtrar datos por color, utilice la tabla siguiente para que le ayude a decidir qué colores va a utilizar. Estos colores proporcionan el mayor contraste y, en general, son los más fáciles de distinguir para la mayoría de las personas.

Tabla de opciones de color

Puede aplicar fácilmente estos colores a las celdas y fuentes mediante el botón Color de relleno o Color de fuente en el grupo Fuente de la ficha Inicio.

Colores estándar

Utilizar colores que transmiten un significado de manera natural

Al leer datos financieros, los números están en color rojo (negativo) o en negro (positivo). El color rojo transmite un significado porque se trata de una convención generalmente aceptada. Si desea resaltar los números negativos, el rojo es la opción de color por excelencia. Según el tipo de datos, podrá utilizar colores específicos porque transmiten un significado o quizás porque hay un estándar aceptado para su significado. Por ejemplo:

  • Si los datos hacen referencia a temperaturas, podrá utilizar los colores cálidos (rojo, amarillo y naranja) para indicar las temperaturas más elevadas y los colores fríos (verde, azul y violeta) para indicar las temperaturas más bajas.
  • Si se trata de datos topográficos, podrá utilizar el azul para el agua, el verde para la vegetación, el marrón para los desiertos y las montañas, y el blanco para el hielo y la nieve.
  • Si los datos hacen referencia al tráfico y a la seguridad, podrá utilizar el rojo para indicar condiciones de parada o detención, el naranja para indicar peligro, el amarillo para indicar cautela, el verde para indicar seguridad y el azul para indicar información general.
  • Si los datos hacen referencia a resistencias eléctricas, podrá utilizar el código de color estándar de negro, marrón, rojo, naranja, amarillo, verde, azul, violeta, gris y en blanco.

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Algunos ejemplos

Supongamos que está preparando varios informes sobre descripciones de productos, precios y niveles de inventario. En las secciones siguientes se ilustran algunas de las preguntas que se suelen hacer acerca de estos datos y se muestra cómo se puede responder a cada pregunta utilizando colores y conjuntos de iconos.

Datos de ejemplo

Se utilizan los siguientes datos en los ejemplos.


Datos utilizados en los ejemplos


Para copiar los datos a un libro en blanco, siga este procedimiento:

MostrarCómo guardar los datos de ejemplo como un archivo .xlsx

  1. Inicie el Bloc de notas de Microsoft.
  2. Seleccione el texto de ejemplo y, a continuación, cópielo y péguelo en el Bloc de notas.
  3. Guarde el archivo con un nombre de archivo y una extensión, como Productos.csv.
  4. Salga del Bloc de notas.
  5. Inicie Office Excel 2007.
  6. Abra el archivo que guardó en el Bloc de notas.
  7. Guarde el archivo como un archivo .xlsx.

MostrarDatos de ejemplo

Category,Product Name,Cost,Price,Markup,Reorder At,Amount,Quantity Per Unit,Reorder?
Dried Fruit/Nuts,Almonds,$7.50,$10.00,"=(D2-C2)/C2",5,7,5 kg pkg.,"=IF(G2<=F2,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Apricot,$1.00,$1.20,"=(D3-C3)/C3",10,82,14.5 OZ,"=IF(G3<=F3,""Yes"",""No"")"
Beverages,Beer,$10.50,$14.00,"=(D4-C4)/C4",15,11,24 - 12 oz bottles,"=IF(G4<=F4,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Boysenberry,$18.75,$25.00,"=(D5-C5)/C5",25,28,12 - 8 oz jars,"=IF(G5<=F5,""Yes"",""No"")"
Condiments,Cajun,$16.50,$22.00,"=(D6-C6)/C6",10,10,48 - 6 oz jars,"=IF(G6<=F6,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Cake Mix,$10.50,$15.99,"=(D7-C7)/C7",10,23,4 boxes,"=IF(G7<=F7,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Cherry Pie Filling,$1.00,$2.00,"=(D8-C8)/C8",10,37,15.25 OZ,"=IF(G8<=F8,""Yes"",""No"")"
Soups,Chicken Soup,$1.00,$1.95,"=(D9-C9)/C9",100,123,,"=IF(G9<=F9,""Yes"",""No"")"
Baked Goods,Chocolate  Mix,$6.90,$9.20,"=(D10-C10)/C10",5,18,10 boxes x 12 pieces,"=IF(G10<=F10,""Yes"",""No"")"
Soups,Clam Chowder,$7.24,$9.65,"=(D11-C11)/C11",10,15,12 - 12 oz cans,"=IF(G11<=F11,""Yes"",""No"")"
Beverages,Coffee,$34.50,$46.00,"=(D12-C12)/C12",25,56,16 - 500 g tins,"=IF(G12<=F12,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Crab Meat,$13.80,$18.40,"=(D13-C13)/C13",30,23,24 - 4 oz tins,"=IF(G13<=F13,""Yes"",""No"")"
Sauces,Curry Sauce,$30.00,$40.00,"=(D14-C14)/C14",10,15,12 - 12 oz jars,"=IF(G14<=F14,""Yes"",""No"")"
Pasta,Gnocchi,$28.50,$38.00,"=(D15-C15)/C15",30,38,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G15<=F15,""Yes"",""No"")"
Cereal,Granola,$2.00,$4.00,"=(D16-C16)/C16",20,49,,"=IF(G16<=F16,""Yes"",""No"")"
Beverages,Green Tea,$2.00,$2.99,"=(D17-C17)/C17",100,145,20 bags per box,"=IF(G17<=F17,""Yes"",""No"")"
Cereal,Hot Cereal,$3.00,$5.00,"=(D18-C18)/C18",50,68,,"=IF(G18<=F18,""Yes"",""No"")"
Jams/Preserves,Marmalade,$60.75,$81.00,"=(D19-C19)/C19",10,13,30 gift boxes,"=IF(G19<=F19,""Yes"",""No"")"
Dairy,Mozzarella,$26.10,$34.80,"=(D20-C20)/C20",10,82,24 - 200 g pkgs.,"=IF(G20<=F20,""Yes"",""No"")"
Condiments,Mustard,$9.75,$13.00,"=(D21-C21)/C21",15,23,12 boxes,"=IF(G21<=F21,""Yes"",""No"")"
Canned Fruit,Pears,$1.00,$1.30,"=(D22-C22)/C22",10,25,15.25 OZ,"=IF(G22<=F22,""Yes"",""No"")"
Pasta, Ravioli,$14.63,$19.50,"=(D23-C23)/C23",20,27,24 - 250 g pkgs.,"=IF(G23<=F23,""Yes"",""No"")"
Canned Meat,Smoked Salmon,$2.00,$4.00,"=(D24-C24)/C24",30,35,5 oz,"=IF(G24<=F24,""Yes"",""No"")"
Sauces,Tomato Sauce,$12.75,$17.00,"=(D25-C25)/C25",20,19,24 - 8 oz jars,"=IF(G25<=F25,""Yes"",""No"")"
Dried Fruit/Nuts,Walnuts,$17.44,$23.25,"=(D26-C26)/C26",10,34,40 - 100 g pkgs.,"=IF(G26<=F26,""Yes"",""No"")"

¿Cuáles son los diferentes tipos de empaquetado de los productos?

Problema

Desea saber cuáles son los distintos tipos de empaquetado de los productos, pero no hay ninguna columna denominada Envase. Puede utilizar la columna Cantidad por unidad para aplicar manualmente un color a cada celda y, a continuación, ordenar por color. Asimismo, puede agregar una leyenda para aclarar el significado de cada color.

Resultados


Resultados de ejemplo para distintos tipos de problemas de empaquetado de los productos


Solución

  1. Para aplicar manualmente un color a cada celda de acuerdo con la combinación de colores de la tabla anterior, haga clic en cada celda y, a continuación, aplique cada color mediante el botón Color de relleno en el grupo Fuente de la ficha Inicio.

 Sugerencia   Utilice el botón Copiar formato en el grupo Portapapeles de la ficha Inicio para aplicar rápidamente un color seleccionado a otra celda.

  1. Haga clic en una celda de la columna Cantidad por unidad y, en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Filtrar y ordenar y, a continuación, haga clic en Orden personalizado.
  2. En el cuadro de diálogo Ordenar, seleccione Cantidad por unidad bajo Columna, seleccione Color de celda bajo Ordenar según y, a continuación, haga dos veces clic en Copiar nivel.
  3. Bajo Criterio de ordenación, en la primera fila, seleccione el color rojo; en la segunda fila, seleccione el color azul; y en la tercera fila, seleccione el color amarillo.

Si una celda no contiene ninguno de los colores, como las celdas de color blanco, esas filas se mantienen en su lugar.

 Nota   Los colores mostrados son los colores que están disponibles en la columna. No hay ningún criterio de ordenación de colores predeterminado y no se puede crear un criterio de ordenación personalizado mediante una lista personalizada.

  1. Agregue una leyenda utilizando celdas en el lateral del informe y la siguiente tabla como referencia.
Leyenda:
Rojo Paquetes y cajas
Azul Latas y tarros
Verde Botes y botellas
Blanco (No sabe con certeza)

¿Qué productos tienen un margen de beneficio de más de un 67% o de menos de un 34%?

Problema

Desea ver rápidamente los márgenes de beneficio más altos y más bajos en la parte superior del informe.

Resultados


Resultados de ejemplo del problema referente al margen de beneficio de los productos


Solución

  1. Seleccione las celdas E2:E26 y, en la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional, haga clic en Conjunto de iconos y, a continuación, seleccione el conjunto de iconos 3 flechas (de color).
  2. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en una celda de la columna Margen de beneficio, elija Ordenar y, a continuación, haga clic en Orden personalizado.
  3. En el cuadro de diálogo Ordenar, seleccione Margen de beneficio bajo Columna, seleccione Icono de celda bajo Ordenar según y, a continuación, haga clic en Copiar nivel.
  4. Bajo Criterio de ordenación, en la primera fila, seleccione la flecha verde que apunta hacia arriba y, en la segunda fila, seleccione la flecha roja que apunta hacia arriba.

¿Qué productos hay que reponer inmediatamente?

Problema

Desea generar rápidamente un informe de los productos que hay que reponer inmediatamente y, a continuación, enviarlo por correo al personal.

Resultados


Resultados de ejemplo del problema referente a los productos que hay que reponer


Solución

  1. Seleccione las celdas I2:I26 y, en la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional, elija Resaltar reglas de celdas y, a continuación, haga clic en Es igual a.
  2. Escriba en el primer cuadro y, a continuación, seleccione Relleno rojo claro con texto rojo oscuro en el segundo cuadro.
  3. Haga clic con el botón secundario del mouse en cualquier celda con formato de la columna, elija Filtrar y, a continuación, seleccione Filtrar por color de la celda seleccionada.

 Sugerencia   Sitúe el cursor sobre el botón Filtrar en el encabezado de columna para ver cómo se filtra la columna.

¿Qué productos tienen los precios y costos más altos y más bajos?

Problema

Desea ver los precios y costos más altos y más bajos agrupados en la parte superior del informe.

Resultados


Resultados de ejemplo del problema referente a los precios y costos de los productos


Solución

  1. Para las celdas C2:C26 y D2:D26, siga este procedimiento:
    • En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional, elija Reglas superiores e inferiores y, a continuación, haga clic en 10 elementos superiores.
    • Escriba 1 en el primer cuadro y, a continuación, seleccione Relleno amarillo con texto amarillo oscuro en el segundo cuadro.
    • En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional, elija Reglas superiores e inferiores y, a continuación, haga clic en 10 elementos inferiores.
    • Escriba 1 en el primer cuadro y, a continuación, seleccione Relleno verde con texto verde oscuro en el segundo cuadro.
  2. Para las columnas Costo y Precio, siga este procedimiento:
    • Haga clic con el botón secundario del mouse en el valor más bajo, elija Ordenar y, a continuación, seleccione Ordenar por color de celda.
    • Haga clic con el botón secundario del mouse en el valor más alto, elija Ordenar y, a continuación, seleccione Ordenar por color de celda.

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Corresponde a:
Excel 2007