Cómo imprimir

MostrarVer la hoja de cálculo para la impresión

Microsoft Excel proporciona las siguientes posibilidades para ver la hoja de cálculo (hoja de cálculo: documento principal que se utiliza en Excel para almacenar y trabajar con datos. Consta de celdas que se organizan en filas y columnas. Una hoja de cálculo se almacena siempre en un libro.) y ajustar el aspecto que tendrá una vez impresa.

A medida que realiza los ajustes que van a afectar a la impresión de la hoja de cálculo, puede pasar de una vista a otra para ver los efectos antes de enviar los datos a la impresora.

MostrarPrepararse para imprimir

Excel proporciona muchas configuraciones opcionales para que pueda ajustar el aspecto de la página impresa. Para asegurarse de que ha comprobado todo aquello que pueda afectar a la impresión, siga este procedimiento:

MostrarCambie el formato y el diseño de la hoja de cálculo en pantalla

Podrá configurar la orientación de la hoja de cálculo impresa como horizontal o vertical.

Opciones de orientación

Cuándo utilizar la orientación horizontal       Cambie a orientación horizontal cuando tenga que imprimir muchas más columnas de datos de las que cabrían en una página con orientación vertical. Si no desea utilizar la orientación horizontal, puede cambiar el diseño de la hoja de cálculo impresa para que los datos se ajusten al espacio disponible, o bien ajustar los márgenes.

Hacer que los datos se ajusten a la página          Puede hacer que la imagen impresa se ajuste a la página o al tamaño del papel reduciendo o ampliando la imagen. Puede realizar otros cambios en el diseño de las hojas de cálculo, por ejemplo, establecer el tamaño del papel, centrar los datos en la página impresa y controlar la numeración de las páginas. Estos cambios sólo afectan al aspecto que tienen las hojas de cálculo impresas y no al que tienen en pantalla.

Imprimir parte de los datos       Para imprimir sólo partes seleccionadas de datos en una hoja de cálculo, puede especificar las áreas que desea imprimir.

MostrarAgregar encabezados y pies de página

Para poner números de página u otro texto en la parte superior o inferior de los datos de la hoja de cálculo en todas las páginas, puede agregar encabezados o pies de página (encabezado y pie: un encabezado, que puede constar de texto o gráficos, aparece en la parte superior de cada página de una sección. Un pie aparece en la parte inferior de cada página. Los encabezados y pies contienen a menudo números de página, títulos de capítulo, fechas y nombres de autor.) a la hoja de cálculo impresa. Los encabezados se imprimen en la parte superior de las páginas y los pies de página se imprimen en la inferior. Puede utilizar encabezados y pies de página integrados o crear los suyos propios.

Páginas impresas con encabezados

Llamada 1   Encabezados

Los encabezados y los pies de página actúan de forma independiente respecto a los datos de la hoja de cálculo y sólo se muestran cuando se obtiene una vista previa y cuando se imprimen. Además de los encabezados y los pies de página, puede repetir datos de la hoja de cálculo como títulos impresos (títulos de impresión: etiquetas de fila o columna que se imprimen en la parte superior o en el lado izquierdo de cada página de una hoja de cálculo impresa.) en todas las páginas.

MostrarVista preliminar y ajustar márgenes

Para ver cómo será exactamente el aspecto que tendrá cada página una vez impresa, haga clic en Vista preliminar Imagen del botón. En esta vista, puede ver los encabezados, los pies de página y los títulos impresos (títulos de impresión: etiquetas de fila o columna que se imprimen en la parte superior o en el lado izquierdo de cada página de una hoja de cálculo impresa.).

Cuándo ajustar los márgenes       Ajuste los márgenes o las columnas cuando los datos se salgan del ancho de página y no desee reducir su tamaño para ajustarlos. En la vista preliminar, puede cambiar el ancho de los márgenes y de las columnas de la hoja de cálculo arrastrando los controladores de tamaño. Haga clic en el botón Márgenes para que se muestren los controladores.

Controladores de tamaño

Llamada 1   Controladores de tamaño del margen

Llamada 2   Controladores de tamaño de la columna

Cambiar el tamaño de filas y columnas individuales  Mueva las líneas de división en el área de los números de fila y letras de columna.

Lista con formato para vistas en pantalla

Llamada 1   Ajuste de tamaño de la columna

Llamada 2   Ajuste de tamaño de la fila

Líneas de división, orden de las páginas y valores adicionales       En la vista preliminar, puede cambiar la forma en la que se imprime la hoja de cálculo. Con el botón Configurar podrá activar o desactivar las líneas de división, imprimir un borrador de la hoja de cálculo y cambiar el orden de impresión de las páginas.

MostrarComprobar los saltos de página

La vista previa de salto de página muestra dónde están los saltos de página (salto de página: divisor que divide una hoja de cálculo en páginas independientes para su impresión. Excel inserta automáticamente los saltos de página basándose en el tamaño del papel, la configuración de los márgenes, las opciones de aplicación de escala y las posiciones de los saltos de página manuales que se hayan insertado.) en la hoja de cálculo y el área que va a imprimirse. Los saltos de página establecidos por el usuario son líneas azules continuas y los saltos de página que establece automáticamente Microsoft Excel son líneas azules discontinuas.

Vista previa de salto de página

Llamada 1  Saltos de página automáticos

Llamada 2  Saltos de página manuales

Cuándo desplazar los saltos de página       Para que quepan más filas o columnas en la página actual, mueva un salto de página horizontal o vertical. En la Vista previa del salto de página, los datos se reducen automáticamente para ajustarse a la página. Puede que desee realizar otra vez una vista previa de la página para comprobar que el tamaño de la fuente no sea demasiado pequeño.

Forzar saltos de página       Para que una página finalice en un punto determinado y comenzar una nueva página, puede establecer un salto de página nuevo.

MostrarRepetir títulos en cada página

Repetir rótulos de fila y de columna       Si los datos de la hoja de cálculo tienen rótulos de fila o de columna (también denominados títulos impresos), puede hacer que Microsoft Excel repita estos rótulos en todas las páginas de la hoja de cálculo impresa.

Hoja de cálculo con títulos impresos

Llamada 1   Rótulos de columna

No es necesario que los rótulos estén en la primera fila o columna de la hoja de cálculo, ya que no empiezan a repetirse hasta que se haya impreso la fila o la columna en la que aparecieron por primera vez.

Repetir títulos de fila y de columna       También puede imprimir los números de fila o las letras de columna de una hoja de cálculo (no confunda estos títulos con los rótulos de los datos).

Títulos de hoja de cálculo

Llamada 1   Números de fila

Llamada 2   Letras de columna

Puede utilizar cualquier combinación de encabezados y pies de página, rótulos repetidos y encabezados de fila o de columna.

MostrarVista previa de hojas o páginas concretas

Rango de páginas       Puede tener una vista previa de un rango de páginas concreto.

Gráfico incrustado       Si una hoja de cálculo contiene un gráfico incrustado, la vista previa presenta ambos. Puede mover el gráfico o cambiar su tamaño en vista normal o en vista previa de salto de página. Si selecciona un gráfico incrustado antes de hacer clic en Vista preliminar   Imagen del botón, Excel sólo presenta éste.

Número de página y número total de páginas       La barra de estado situada en la parte inferior de la pantalla muestra el número de página actual y el número total de páginas que se imprimirán.

MostrarAcelerar una tarea de impresión

Imprimir un borrador       Puede reducir el tiempo de impresión de una hoja de cálculo si cambia de forma temporal la calidad de impresión. Si sabe la resolución de impresora que desea utilizar, puede cambiar la calidad de impresión de ésta. Si no está seguro acerca de la resolución (o calidad), puede imprimir el documento en calidad de borrador, que aumenta la velocidad de impresión ya que omite el formato y la mayoría de los gráficos.

Imprimir en blanco y negro       En las impresoras en blanco y negro, Excel imprime los colores en tonos de gris. Puede reducir el tiempo que Excel tarda en imprimir una hoja de cálculo que contiene colores si imprime éstos en blanco y negro. Si imprime una hoja de cálculo usando sólo blanco y negro, Excel imprime las fuentes y los bordes en color utilizando sólo el negro en lugar de tonos de gris. Excel también imprime los fondos de celdas y de Autoforma en blanco y el resto de los elementos gráficos en tonos de gris.

Impresión sin líneas de división       Las hojas de más tamaño se imprimirán más rápidamente si no se imprimen las líneas de división.

MostrarUtilizar el complemento Administrador de informes

Puede combinar hojas de cálculo, vistas (vista: conjunto de valores de visualización e impresión a los que se puede dar un nombre y se pueden aplicar a un libro. Se pueden crear más de una vista del mismo libro sin guardar copias diferentes del libro.) y escenarios (escenario: conjunto de valores de entrada, al que se ha asignado un nombre, que puede sustituirse en un modelo de hoja de cálculo.) en los informes que pueden imprimirse mediante el complemento (complemento de Excel: componentes que se pueden instalar en el equipo para agregar comandos y funciones a Excel. Estos programas complementarios son específicos de Excel. Otros programas de este tipo que están disponibles para Excel u Office son los componentes COM (Modelo de objetos componentes).) Administrador de informes. Cuando se agrega un informe, se guarda con el libro para que se pueda imprimir posteriormente.

Por ejemplo, si tiene un escenario del "Mejor caso", otro del "Peor caso" y dos vistas personalizadas diferentes "Resumen" y "Detalles", puede crear un informe que imprima el escenario "Mejor caso" con la vista "Detalles" y otro informe que imprima el escenario "Mejor caso" con la vista "Resumen".

MostrarImprimir para ajustarse a un ancho de página o a un número de páginas específico

Si su trabajo no ocupa exactamente el número de páginas impresas que desea, puede ajustar el trabajo impreso en más o menos páginas de las que ocuparía con el tamaño normal. También puede especificar que desea imprimir el trabajo en un número determinado de páginas.

 
 
Corresponde a:
Excel 2003