Cómo controlar los ceros a la izquierda y la precisión en códigos numéricos

En los datos de Office Excel es posible, a veces, usar números de la seguridad social, de teléfono y código postal. ¿Qué tienen estos números en común? Cada uno de ellos es un código numérico que no se usa para contar pero que de todas maneras se desea almacenar como número. Lamentablemente, Excel quita los ceros a la izquierda que se desea mantener en su lugar. A continuación se describe cómo hacer para que Excel controle los ceros a la izquierda del modo que se desea.

Si usa números de tarjetas de crédito u otros códigos numéricos de una longitud de 16 dígitos o más, deberá usar formato de texto porque Excel tiene una precisión máxima de 15 dígitos y redondeará a cero los números más allá del decimoquinto dígito.

En este artículo


El formato de número quita los ceros a la izquierda de forma predeterminada

Los códigos numéricos entran en un libro de Excel de varias formas. Se pueden simplemente escribir, o copiar y pegar desde otro programa. O se podría abrir un archivo de texto, o importar los datos de un origen de datos, por ejemplo una base de datos Access. En muchos casos, Excel convierte estos códigos numéricos a un formato general o un formato de número. El comportamiento predeterminado de estos formatos es quitar los ceros a la izquierda y, en función de la longitud del número, usar notación científica. Excel trata a un código numérico como a cualquier otro número, pero se sabe que son códigos numéricos y que los ceros a la izquierda deben permanecer en su lugar.

Código
numérico
Ejemplo ficticio Comportamientos predeterminados
(varían según el ancho de celda)
Número de
seguridad social
012345678 12345678
1,2E+07
Teléfono 0014255550177 14255550177
1,4E+10
Código
postal
00123 123

Si trabaja con una lista de gran tamaño de códigos numéricos, puede que ni siquiera haya visto lo que sucede. De modo que es importante tener en cuenta el problema, especialmente cuando los datos se usan en otros programas. Aunque puede convertir el formato de número a un formato de texto, no conviene convertir los números a texto, especialmente si tiene una lista de gran tamaño de números grandes, ya que de este modo podría aumentar el tamaño del libro.

Usar un formato especial o personalizado para mantener los ceros a la izquierda

Para códigos numéricos de una longitud menor de 16 dígitos, si desea resolver el problema sólo en el libro, ya que otros programas no usarán el libro como origen de datos, para mantener los ceros a la izquierda puede usar un formato personalizado o un formato especial.

Además, puede separar con guiones algunos de los dígitos de los códigos numéricos, si agrega estos guiones al formato personalizado. Por ejemplo, para que un número de teléfono sea más fácil de leer, puede agregar un guión entre el código internacional, el código de país o región, el código de área, el prefijo y los últimos números.

Código
numérico
Ejemplo ficticio Formato de número y
nuevo comportamiento
Seguridad
social
012345678 000-00-0000 
012-34-5678 
Teléfono 0012345556789 00-0-000-000-0000 
00-1-234-555-6789 
Código
postal
00123 00000 
00123 

Procedimiento    

  1. Seleccione la celda o rango (rango: dos o más celdas de una hoja. Las celdas de un rango pueden ser adyacentes o no adyacentes.) de celdas al que desea dar formato.

MostrarCómo seleccionar una celda o rango

Para seleccionar Haga lo siguiente
Una única celda Haga clic en la celda o presione las teclas de flecha para moverse hasta ella.
Un rango de celdas

Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, arrastre hasta la última celda, o mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras presiona las teclas de flecha para extender la selección.

También puede seleccionar la primera celda del rango y presionar después F8 para extender la selección utilizando las teclas de flecha. Vuelva a presionar F8 para detener la extensión de la selección.

Un rango amplio de celdas Haga clic en la primera celda del rango y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda del rango. Puede desplazarse para hacer que la última celda sea visible.
Todas las celdas de una hoja de cálculo

Haga clic en el botón Seleccionar todo.

Botón Seleccionar todo

También puede presionar CTRL+A para seleccionar toda la hoja de cálculo.

 Nota   Si la hoja contiene datos, al presionar CTRL+A se selecciona el área actual. Si presiona CTRL+A una segunda vez se selecciona toda la hoja de cálculo.

Celdas no adyacentes o rangos de celdas

Seleccione la primera celda o rango de celdas y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona otras celdas o rangos.

También puede seleccionar la primera celda o rango de celdas, y presionar a continuación MAYÚS+F8 para agregar a la selección otra celda o rango de celdas no adyacentes. Para dejar de agregar a la selección celdas o rangos, presione MAYÚS+F8 otra vez.

 Nota   No puede cancelar la selección de una celda o rango de celdas en una selección no adyacente sin cancelar toda la selección.

Una fila o una columna

Haga clic en el encabezado de fila o de columna.

Hoja de cálculo con encabezado de fila y encabezado de columna

 Encabezado de fila
 Encabezado de columna.

También puede seleccionar celdas de una fila o columna seleccionando la primera celda y presionando después CTRL+MAYÚS+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).

 Nota   Si la fila o columna contiene datos, al presionar CTRL+MAYÚS+tecla de FLECHA se selecciona la fila o la columna hasta la última celda usada. Si vuelve a presionar otra vez esta misma combinación de teclas, se selecciona toda la fila o columna.

Filas o columnas adyacentes Arrastre los encabezados de fila o columna, o bien, seleccione la primera fila o columna y, a continuación, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras selecciona la última fila o columna.
Filas o columnas no adyacentes Haga clic en el encabezado de columna o de fila de la primera fila o columna de la selección. Después, mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en los encabezados de columna o de fila de las otras filas o columnas que desea agregar a la selección.
La primera o la última celda de una fila o columna Seleccione una celda en la fila o columna y, a continuación, presione CTRL+tecla de FLECHA (FLECHA DERECHA o FLECHA IZQUIERDA para las filas, y FLECHA ARRIBA o FLECHA ABAJO para las columnas).
La primera o la última fila de una hoja de cálculo o de una tabla de Microsoft Office Excel

Presione CTRL+INICIO para seleccionar la primera celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel.

Presione CTRL+FIN para seleccionar la última celda de una hoja de cálculo o de una lista de Excel que contenga datos o formato.

Las celdas hasta la última celda utilizada de una hoja de cálculo (esquina inferior derecha) Seleccione la primera celda y después presione CTRL+MAYÚS+FIN para extender la selección de celdas hasta la última celda utilizada de la hoja de cálculo (esquina inferior derecha).
Las celdas hasta el principio de la hoja de cálculo Seleccione la primera celda y, a continuación, presione CTRL+MAYÚS+INICIO para extender la selección hasta el principio de la hoja de cálculo.
Más o menos celdas que la selección activa Mantenga presionada la tecla MAYÚS mientras hace clic en la última celda que desea incluir en la nueva selección. El rango rectangular comprendido entre la celda activa (celda activa: celda seleccionada en la que se escriben datos cuando comienza a escribir. Sólo una celda está activa cada vez. La celda activa tiene un borde grueso.) y la celda en la que hace clic se convierte en la nueva selección.

 Sugerencia   Para cancelar una selección de celdas, haga clic en cualquier celda de la hoja de cálculo.


  1. En la ficha Inicio, haga clic en el Selector de cuadro de diálogoImagen del botón situado junto a Número.

Imagen de la cinta de opciones de Excel

  1. En el cuadro Categoría haga clic en Personalizada y, a continuación, en el cuadro Tipo escriba el formato de número, por ejemplo 000-00-0000 para el código del número de la seguridad social, o 00000 para un código postal.

 Sugerencia   También puede hacer clic en Especial y, a continuación, seleccionar Código postal, Código postal + 4, Número de teléfono o Número del seguro social.

Puede encontrar más información acerca de códigos personalizados en la sección Vea también.

Usar una fórmula o una columna calculada

Si usa otro programa que abre el libro como origen de datos, debe saber de qué modo el programa controla los ceros a la izquierda. Por ejemplo, tiene un libro con una lista de direcciones que desea usar como origen de datos para una operación Combinar correspondencia, y una de las columnas es un código postal con un formato personalizado de 00000. Office Access mantiene los ceros a la izquierda, pero Office Word los quita. En el caso de Word, para garantizar que no se quiten los ceros a la izquierda, en la operación Combinar correspondencia puede especificar una columna calculada en el campo de código postal.

Código
numérico
Ejemplo ficticio
(En la celda A1)
Función TEXTO y
nuevo comportamiento
Seguridad
social
012345678 =TEXTO(A1,"000-00-0000")
012-34-5678
Teléfono 0012345556789 =TEXTO(A1,"00-0-000-000-0000")
00-1-234-555-6789
Código
postal
00123 =TEXTO(A1,"00000")
00123

Los códigos numéricos de las tarjetas de crédito se redondean hacia abajo

Para complicar el tema un poco más, Excel tiene una precisión máxima de 15 dígitos significativos, lo que significa que en cualquier número que tenga una longitud de 16 dígitos o más, por ejemplo un número de tarjeta de crédito, el último dígito se redondea a cero.

Código
numérico
Ejemplo ficticio Comportamientos predeterminados
(varían según el ancho de celda)
Tarjeta de
crédito
0123456789012345 1,23457E+14

Aunque use un formato de número personalizado, el número todavía se redondea a cero cuando no hay ceros a la izquierda.

Código
numérico
Ejemplo ficticio Formato de número y
nuevo comportamiento
Tarjeta de
crédito
(Con
cero a la
izquierda)
0123456789012345 0000-0000-0000-0000
0123-4567-8901-2345
Tarjeta de
crédito
(Sin
cero a la
izquierda)
1234567890123456 0000-0000-0000-0000
1234-5678-9012-3450

En el caso de códigos numéricos que tengan una longitud de 16 dígitos o más, debe usar un formato de texto.

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Convertir el código numérico a un formato de texto

Para convertir a formato de texto un código numérico, por ejemplo un número de tarjeta de crédito, puede hacer lo siguiente:

Usar el carácter apóstrofo

Para un conjunto pequeño de números, puede escribir un carácter apóstrofo (') delante del código numérico y, a continuación, agregar los ceros a la izquierda.

Convertir el número a texto cuando se importan los datos de texto

En el paso 3 del Asistente para importar texto (en la ficha Datos del grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde texto), puede seleccionar la columna de datos que contiene el número de tarjeta de crédito y, a continuación, elegir explícitamente un formato de datos de columna de Texto.

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Corresponde a:
Excel 2007