Buscar archivos

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Puede utilizar el comando Buscar archivo en Microsoft Office 2003 para buscar archivos donde esté trabajando: en el disco duro del equipo, en la red local, en el buzón de Microsoft Outlook y en sus sitios de red (sitios de red: carpeta en un servidor de archivos de red, servidor Web o servidor Exchange 2000. Puede crear un acceso directo a un Sitio de red para trabajar con los archivos del sitio. Algunos Sitios de red, como bibliotecas de documentos, tienen características que no están disponibles en carpetas locales). También puede buscar mensajes de correo electrónico, reuniones y cualquier otra información en el buzón de Outlook. La opción de búsqueda proporciona dos métodos para encontrar archivos: búsqueda básica y búsqueda avanzada.

Búsqueda básica de archivos

La búsqueda básica es el método más general para buscar archivos, elementos de Outlook y páginas Web. Se pueden buscar archivos que contengan un texto específico en el título, en el contenido o en las propiedades (propiedad: atributo con nombre de un control, campo u objeto de base de datos que se establece para definir una de las características del objeto (por ejemplo, el tamaño, el color o su posición en pantalla) o un aspecto de su comportamiento (por ejemplo, si está oculto o no).). También se puede indicar dónde buscar los archivos y los tipos de archivos que buscar.

Búsqueda avanzada de archivos

La búsqueda avanzada es más específica. Se usa para buscar archivos en función de sus propiedades. Para ello, se crean consultas, que son conjuntos de una o varias reglas que se deben cumplir para encontrar un archivo. Un ejemplo de consulta es "Autor (es exactamente) Carlos". Indica que los archivos que se están buscando deben contener exclusivamente el texto "Carlos" como propiedad de Autor.

Búsqueda con lenguaje natural

La búsqueda con lenguaje natural utiliza expresiones familiares de uso habitual en la conversación, como "Baja todo los mensajes de Juanita" o "Busca todas las reuniones de la próxima semana," para buscar elementos de Microsoft Outlook desde el panel de tareas Búsqueda básica de archivos. Con la búsqueda con lenguaje natural podrá buscar mensajes de correo electrónico, elementos del calendario, contactos, tareas y notas. La búsqueda con lenguaje natural sólo se admite en las versiones en inglés de Microsoft Office 2003.

Aunque en las consultas en lenguaje natural se obtienen mejores resultados si se incluye más información, no es necesario emplear frases completas ni preocuparse por la corrección gramatical. Por ejemplo, la siguiente consulta en lenguaje natural es perfecta: "Tareas de alta prioridad".

En las búsquedas en lenguaje natural se busca en el contenido de los elementos de Outlook, como en el cuerpo de los mensajes de correo electrónico, además de en las propiedades (propiedad: atributo con nombre de un control, campo u objeto de base de datos que se establece para definir una de las características del objeto (por ejemplo, el tamaño, el color o su posición en pantalla) o un aspecto de su comportamiento (por ejemplo, si está oculto o no).) de los elementos, en los asuntos de las reuniones y en las prioridades de las tareas.

 Nota   Aunque las búsquedas en lenguaje natural no se admiten en los documentos de los sitios de red o en su equipo, la opción de Office Buscar archivos utiliza la información de una consulta de búsqueda en lenguaje natural para buscar archivos en estas ubicaciones.

MostrarSugerencias para usar el lenguaje natural

MostrarBuscar mensajes de correo electrónico

  • Busque en el contenido de los mensajes de correo electrónico, con palabras como "acerca de" o "asunto".

MostrarEjemplos

"Mensajes acerca de búsquedas"

"Mensajes acerca del asunto: cupo de ventas"

  • Busque en las propiedades y en otros campos de los mensajes de correo electrónico.

MostrarEjemplos

"Mensajes con prioridad alta"

"¿A quién puse en CC al preguntar acerca de las búsquedas en lenguaje natural?"

"Correo del que se necesita hacer un seguimiento"

  • Busque documentos que contengan datos adjuntos.

MostrarEjemplo

"Buscar todos los mensajes de correo con datos adjuntos"

  • Especifique intervalos de tiempo para limitar la búsqueda.

MostrarEjemplos

"Mensajes de correo de Pablo en la última semana acerca de las búsquedas en lenguaje natural"

"Buscar los correos electrónicos más recientes de Patricia"

MostrarBuscar en el calendario

  • Busque en el contenido de las reuniones, con palabras como "acerca de" o "asunto".

MostrarEjemplos

"Reunión acerca de los objetivos de ventas"

"Mostrar la reunión para presentar a los nuevos integrantes del grupo"

  • Busque reuniones en función de los asistentes.

MostrarEjemplos

"Todas las reuniones con Juan"

"Buscar la reunión que organizó Elena"

"¿Aceptó Pekín la reunión acerca de búsquedas?"

  • Limite el rango de la búsqueda con un intervalo de tiempo.

MostrarEjemplos

"Buscar todas las reuniones a las que asistí el lunes pasado"

"Buscar todas las reuniones de anteayer"

MostrarBuscar contactos

  • Busque contactos en función de datos como el sobrenombre o el cumpleaños.

MostrarEjemplo

"Buscar a todas las personas que tienen por jefe a Miguel"

  • Busque un grupo de contactos que tengan información en común.

MostrarEjemplo

"Información de contacto de los clientes que viven en Barcelona"

MostrarBuscar en las notas

  • Busque notas en función del contenido, el color u otras propiedades.

MostrarEjemplos

"Todas las notas que creé ayer"

"Todas las notas azules sobre búsquedas"

MostrarOtras sugerencias

  • Limite la búsqueda especificando la carpeta en la que se debe buscar.

MostrarEjemplo

"Correo electrónico en mi Bandeja de entrada todavía sin leer"

  • Use comillas para mantener una frase unida.

MostrarEjemplo

"Muéstrame las reuniones acerca de "búsquedas en lenguaje natural" en los próximos cinco días"

  • Especifique el orden en el que desea que se le devuelvan los resultados.

MostrarEjemplo

"Correos de Felipe, ordenados a partir del mensaje más antiguo"

Opciones de búsqueda de archivos

MostrarEl panel de tareas Búsqueda de archivos

Al usar Buscar archivo en el menú Archivo, se muestra el panel de tareas Búsqueda de archivos en el lado derecho de la página. Cada aplicación de Office puede tener su propia instancia del panel de tareas Búsqueda de archivos. Sin embargo, los resultados de la búsqueda están disponibles en cualquier aplicación. Por ejemplo, si está buscando archivos de todo tipo de Microsoft Word y abre una hoja de cálculo de Microsoft Excel desde la lista de resultados de la búsqueda, estos resultados también se muestran en el panel de tareas Resultados de la búsqueda de Excel, para que pueda seguir usándolos.

MostrarVer los resultados de una búsqueda

En cuanto se inicia una búsqueda, el panel de tareas Búsqueda de archivos empieza a crear una lista con los nombres de los archivos que va encontrando. Los archivos se muestran por separado según la ubicación: el equipo, el buzón y los sitios de red.

Desde la lista de resultados, se pueden emprender muchas acciones sobre los archivos que se han encontrado, como:

  • Ver las propiedades de un archivo
  • Abrir un archivo
  • Ver un archivo en un explorador Web
  • Crear un documento nuevo a partir de un archivo
  • Copiar un hipervínculo a un archivo en el Portapapeles de Office

MostrarAcelerar la búsqueda con una búsqueda rápida

La búsqueda rápida extrae información de los archivos y la organiza de modo que éstos se puedan encontrar más rápido y más fácilmente. El índice de búsqueda rápida se actualiza cuando el equipo está inactivo.

La búsqueda rápida utiliza los Servicios de Index Server incorporados de Windows. El soporte para búsqueda rápida se habilita desde el panel de tareas Buscar de Windows o desde el panel de tareas Búsqueda básica de archivos de Office.

 Nota   El panel de tareas Búsqueda básica de archivos muestra una nota si la búsqueda rápida no se ha instalado. Si la búsqueda rápida está instalada, se muestra si está habilitada o deshabilitada.

MostrarConstruir búsquedas más complejas mediante condiciones y valores

Con la búsqueda avanzada, se pueden usar condiciones y valores para buscar archivos en función de sus propiedades.

Las condiciones son limitaciones que se establecen en el valor de la propiedad de un archivo en una búsqueda avanzada para que sea más específica. Cada tipo de propiedad tiene un conjunto de condiciones relevantes que la búsqueda avanzada muestra automáticamente. Por ejemplo, si la propiedad es una fecha, la búsqueda avanzada muestra, entre otras cosas, las siguientes opciones para la condición: "hoy", "mañana", "ayer".

Hay condiciones en las que no es preciso especificar un valor a continuación. En el ejemplo "Última modificación ayer", no es necesario ningún valor adicional porque la condición "ayer" proporciona a la búsqueda avanzada toda la información necesaria.

Sin embargo, sí que es preciso especificar un valor detrás de otras condiciones. Por ejemplo, la condición "es igual a" siempre requiere un valor a continuación, que se proporciona durante la configuración de la búsqueda.

MostrarBuscar desde el cuadro de diálogo Abrir

Se pueden buscar archivos mediante una búsqueda básica o una búsqueda avanzada mediante el menú Herramientas del cuadro de diálogo Abrir. Al igual que con el panel de tareas Búsqueda de archivos, los resultados se muestran por separado según la ubicación. Al abrir un archivo, se pueden ver sus propiedades.

 
 
Corresponde a:
Access 2003, Excel 2003, Outlook 2003, PowerPoint 2003, Publisher 2003, Word 2003