Áreas de documentos

Un sitio de área de documentos es un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services centrado en uno o más documentos. Permite a un grupo de compañeros trabajar juntos en un documento, bien directamente en la copia del área de documentos o en sus copias respectivas, que pueden actualizar periódicamente con los cambios guardados en el sitio de área de documentos.

MostrarCreación de áreas de documentos

Normalmente, se crea un área de documentos cuando se utiliza el correo electrónico para enviar un documento como datos adjuntos compartidos. El remitente de los datos adjuntos compartidos será el administrador del área de documentos y los destinatarios pasarán a ser miembros de dicha área, donde se les concede permiso para contribuir al sitio.

Otra forma común de crear un área de documentos es utilizar el panel de tareas Área de trabajo compartida (menú Herramientas) de un programa de Microsoft Office. También puede utilizar comandos en un sitio de Windows SharePoint Services para crear un área de documentos.

Cuando se crea un área de documentos a partir de datos adjuntos compartidos, se asigna al sitio el nombre del documento en el que se basa. Al crear un área de documentos desde el panel de tareas Área de trabajo compartida o mediante comandos en un sitio de Windows SharePoint Services, puede especificar el nombre que desee para el sitio.

 Nota   Cuando utiliza el panel de tareas Área de trabajo compartida, sólo puede crear áreas de documentos en Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003, Microsoft Office PowerPoint 2003 y Microsoft Office Visio 2003.

Al crear un área de documentos, su documento de Office se almacena en una biblioteca de documentos (biblioteca de documentos: carpeta donde se comparte una colección de archivos y estos archivos usan a menudo la misma plantilla. Cada archivo de la biblioteca está asociado a la información definida por el usuario y que se muestra en la lista de contenido para dicha biblioteca.) en la nueva área de documentos, donde los miembros pueden tener acceso al área abriéndola en un explorador de Web (explorador Web: software que interpreta archivos HTML, les da formato en páginas Web y los muestra. Un explorador Web, como Microsoft Internet Explorer, puede ir a hipervínculos, transferir archivos y reproducir archivos de sonido o vídeo que están incrustados en páginas Web.) o en un programa de Microsoft Office.

MostrarFunciones de las áreas de documentos

Como un área de documentos es un sitio de Windows SharePoint Services, los miembros pueden utilizar funciones de Windows SharePoint Services, como la lista de tareas, para asignarse elementos pendientes, utilizar la lista de vínculos para crear hipervínculos a material de recursos y almacenar documentos relacionados o auxiliares en la biblioteca de documentos.

Al abrir el área de documentos en un explorador de Web, puede personalizarla de la misma manera que cualquier sitio de Windows SharePoint Services.

MostrarActualización de documentos

 Nota   La actualización de documentos sólo está disponible para documentos y Páginas Web de un solo archivo (MHTML) (Página web de un solo archivo (MHTML): documento HTML guardado en formato MHTML que integra gráficos incorporados, applets, documentos vinculados y otros elementos de apoyo a los que se hace referencia en el documento.) en Microsoft Office Word 2003, Microsoft Office Excel 2003, Microsoft Office PowerPoint 2003, sólo para documentos en Microsoft Office Visio 2003, y para archivos XML en Word y Excel.

Si utiliza Word, Excel, PowerPoint o Visio para abrir una copia local del documento en la que se basa el área de documentos, el programa de Microsoft Office obtiene periódicamente actualizaciones del área de documentos y se las ofrece (por ejemplo, en el caso de que otros miembros hayan editado su propia copia del documento y hayan guardado los cambios en el área de documentos).

Si los cambios realizados en la copia del área de documentos están en conflicto con los cambios que haya realizado en su copia, puede elegir qué copia desea conservar.

Cuando haya acabado de editar la copia, puede guardar los cambios en el área de documentos, donde estarán disponibles para que los demás miembros los incorporen a sus copias respectivas del documento.

 Nota   Los detalles sobre la combinación de cambios y resolución de conflictos entre copias del documento variarán en Word, Excel, PowerPoint y Visio.

 
 
Corresponde a:
Excel 2003, Outlook 2003, PowerPoint 2003, Word 2003