Aplicar validación de datos a celdas

La validación de datos se usa para controlar el tipo de datos o los valores que los usuarios pueden escribir en una celda. Por ejemplo, es posible que desee restringir la entrada de datos a un intervalo determinado de fechas, limitar las opciones con una lista o asegurarse de que sólo se escriben números enteros positivos.

En este artículo se describe cómo funciona la validación de datos en Excel y se describen brevemente las diferentes técnicas de validación de datos disponibles. No cubre la protección de celdas, que es una característica que permite "bloquear" u ocultar ciertas celdas de una hoja de cálculo para que no se puedan editar o sobrescribir. Para obtener más información sobre cómo proteger las celdas, vea los vínculos de la sección Vea también.

En este artículo


¿Qué es la validación de datos?

La validación de datos es una función de Excel que permite establecer restricciones respecto a los datos que se pueden o se deben escribir en una celda. La validación de datos puede configurarse para impedir que los usuarios escriban datos no válidos. Si lo prefiere, puede permitir que los usuarios escriban datos no válidos en una celda y advertirles cuando intenten hacerlo. También puede proporcionar mensajes para indicar qué tipo de entradas se esperan en una celda, así como instrucciones para ayudar a los usuarios a corregir los errores.

Por ejemplo, en un libro de marketing, puede configurar una celda para permitir únicamente números de cuenta de tres caracteres. Cuando los usuarios seleccionan la celda, puede mostrarles un mensaje como el siguiente:

Celda seleccionada y mensaje de entrada

Si los usuarios no tienen en cuenta este mensaje y escriben datos no válidos en la celda, como un número de dos o de cinco dígitos, puede mostrarles un mensaje de error específico.

En un escenario un poco más avanzado, podría usar la validación de datos para calcular el valor máximo permitido en una celda según un valor que se encuentra en otra parte del libro. En el siguiente ejemplo, el usuario ha escrito 4.000 dólares en la celda E7, lo cual supera el límite máximo especificado para comisiones y bonificaciones.

Datos no válidos y mensaje de advertencia

Si se aumentara o redujera el presupuesto de nómina, el máximo permitido en E7 también aumentaría o se reduciría automáticamente.

Las opciones de validación de datos se encuentran en el grupo Herramientas de datos.

Imagen de la cinta de opciones de Excel

La validación de datos se configura en el cuadro de diálogo Validación de datos.

Cuadro de diálogo Validación de datos

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¿Cuándo es útil la validación de datos?

La validación de datos es sumamente útil cuando desea compartir un libro con otros miembros de la organización y desea que los datos que se escriban en él sean exactos y coherentes.

Puede usar la validación de datos para lo siguiente, entre otras aplicaciones:

  • Restringir los datos a elementos predefinidos de una lista    Por ejemplo, puede limitar los tipos de departamentos a Ventas, Finanzas, Investigación y desarrollo y TI. De forma similar, puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas que se encuentran en otra parte del libro. Para obtener más información, vea Crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas.

Lista desplegable creada mediante validación de datos

  • Restringir los números que se encuentren fuera de un intervalo específico    Por ejemplo, puede especificar un límite mínimo de deducciones de dos veces el número de hijos en una celda específica.
  • Restringir las fechas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico    Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo entre la fecha actual y los 3 días siguientes.
  • Restringir las horas que se encuentren fuera de un período de tiempo específico     Por ejemplo, puede especificar un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en que abre el restaurante y cinco horas después.
  • Limitar la cantidad de caracteres de texto    Por ejemplo, puede limitar el texto permitido en una celda a 10 caracteres o menos. De forma similar, puede establecer la longitud específica de un campo de nombre completo (C1) en la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellidos (B1), más 10 caracteres.
  • Validar datos según fórmulas o valores de otras celdas    Por ejemplo, puede usar la validación de datos para establecer un límite máximo para comisiones y bonificaciones de 3.600 dólares, según el valor de nómina proyectado general. Si los usuarios escriben un valor de más de 3.600 dólares en la celda, aparecerá un mensaje de validación.

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Mensajes de validación de datos

Lo que los usuarios verán al escribir datos no válidos en una celda depende de cómo se haya configurado la validación de datos. Puede elegir mostrar un mensaje de entrada cuando el usuario seleccione la celda. Este tipo de mensaje aparece cerca de la celda. Si lo desea, este mensaje puede moverse y dejarse visible hasta que el usuario pase a otra celda o presione ESC.

Mensaje de entrada

Por lo general, los mensajes de entrada se usan para orientar a los usuarios acerca del tipo de datos que deben escribirse en una determinada celda.

También puede elegir mostrar un mensaje de error que sólo aparecerá cuando el usuario escriba datos no válidos.

Mensaje de error con advertencia personalizada

Puede elegir entre tres tipos de mensajes de error:

Icono Tipo Se usa para
Icono de detención Detener Evitar que los usuarios escriban datos no válidos en una celda. Un mensaje de alerta Detener tiene dos opciones: Reintentar o Cancelar.
Icono de advertencia Advertencia Advertir a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Cuando aparece un mensaje de alerta Advertencia, los usuarios pueden hacer clic en para aceptar la entrada no válida, en No para editarla o en Cancelar para quitarla.
Icono de información Información Informar a los usuarios que los datos que han escrito no son válidos, pero no les impide escribirlos. Este tipo de mensaje de error es el más flexible. Cuando aparece un mensaje de alerta Información, los usuarios pueden hacer clic en Aceptar para aceptar el valor no válido o en Cancelar para rechazarlo.

Puede personalizar el texto que los usuarios ven en un mensaje de error. Si elige no hacerlo, los usuarios verán un mensaje predeterminado.

Los mensajes de entrada y de error sólo aparecen cuando los datos se escriben directamente en las celdas. No aparecen en los siguientes casos:

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Sugerencias para trabajar con la validación de datos

En la siguiente lista, encontrará sugerencias para trabajar con la validación de datos en Excel.

  • Si tiene previsto proteger (proteger: configurar una hoja de cálculo o un libro para impedir que los usuarios puedan ver o tener acceso a los elementos de la hoja o del libro especificados.) la hoja de cálculo o el libro, hágalo después de haber terminado de configurar la validación. Asegúrese de desbloquear cualquier celda validada antes de proteger la hoja de cálculo. De lo contrario, los usuarios no podrán escribir en las celdas.
  • Si tiene previsto compartir el libro, hágalo únicamente después de haber acabado de configurar la validación y la protección de datos. Después de compartir un libro, no podrá cambiar la configuración de validación a menos que deje de compartirlo, pero Excel continuará validando las celdas que haya designado mientras el libro esté compartido.
  • Puede aplicar la validación de datos a celdas en las que ya se han escrito datos. No obstante, Excel no le notificará automáticamente que las celdas existentes contienen datos no válidos. En este escenario, puede resaltar los datos no válidos indicando a Excel que los marque con un círculo en la hoja de cálculo. Una vez que haya identificado los datos no válidos, puede ocultar los círculos nuevamente. Si corrige una entrada no válida, el círculo desaparecerá automáticamente.

Círculo rojo alrededor de datos no válidos

  • Para quitar rápidamente la validación de datos de una celda, seleccione la celda y, a continuación, abra el cuadro de diálogo Validación de datos (ficha Datos, grupo Herramientas de datos). En la ficha Configuración, haga clic en Borrar todos.
  • Para buscar las celdas de la hoja de cálculo que tienen validación de datos, en la ficha Inicio, en el grupo Modificar, haga clic en Buscar y seleccionar y, a continuación, en Validación de datos. Una vez que haya encontrado las celdas que tienen validación de datos, puede cambiar, copiar o quitar la configuración de validación.
  • Cuando cree una lista desplegable, puede usar el comando Definir nombre (ficha Fórmulas, grupo Nombres definidos) para definir un nombre para el rango que contiene la lista. Después de crear la lista en otra hoja de cálculo, puede ocultar la hoja de cálculo que contiene la lista y proteger el libro para que los usuarios no tengan acceso a la lista.

Si la validación de datos no funciona, asegúrese de que:

Los usuarios no están copiando datos ni rellenando celdas.     La validación de datos está diseñada para mostrar mensajes y evitar entradas no válidas sólo cuando los usuarios escriben los datos directamente en una celda. Cuando se copian datos o se rellenan celdas, no aparecen mensajes. Para impedir que los usuarios copien datos y rellenen celdas mediante la operación de arrastrar y colocar, desactive la casilla Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas (cuadro de diálogo Opciones de Excel, opciones Avanzadas) y, a continuación, proteja la hoja de cálculo.

La actualización manual está desactivada.     Si la actualización manual está activada, las celdas no calculadas pueden impedir que los datos se validen correctamente. Para desactivar la actualización manual, en la ficha Fórmulas, en el grupo Cálculo, haga clic en Opciones para el cálculo y, a continuación, haga clic en Automático.

Las fórmulas no contienen errores.     Asegúrese de que las fórmulas de las celdas validadas no causen errores, como #REF! o #DIV/0!. Excel pasará por alto la validación de datos hasta que se corrija el error.

Las celdas a las que se hace referencia en las fórmulas son correctas.     Si una celda a la que se hace referencia se cambia de forma tal que una fórmula de una celda validada calcula un resultado no válido, no aparecerá el mensaje de validación de la celda.

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Agregar validación de datos a una celda o rango

En las siguientes secciones, aprenderá las diferentes técnicas para agregar validación de datos a las celdas de una hoja de cálculo.



Restringir la entrada de datos a valores de una lista desplegable

No es posible cambiar la fuente o el tamaño de la fuente de los elementos de una lista.

  1. Seleccione las celdas que desea validar.
  1. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Imagen de la cinta de opciones de Excel

MostrarProblema: el comando Validación de datos no está disponible.

Es posible que una tabla de Excel esté vinculada a un sitio de SharePoint.     No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

Es posible que actualmente esté escribiendo datos.     El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC.

La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida.     No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.

  1. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.
  1. En el cuadro Permitir, seleccione Lista.
  2. Haga clic en el cuadro Origen y, a continuación, escriba los valores de la lista separados por el carácter separador de listas de Microsoft Windows (comas de forma predeterminada).

Por ejemplo:

  • Para limitar la entrada a una pregunta, como "¿Tiene hijos?", a dos opciones, escriba Sí, No.
  • Para limitar la reputación de la calidad de un proveedor a tres clasificaciones, escriba Baja, Media, Alta.

También puede crear una lista de valores a partir de un rango de celdas en otra ubicación del libro. Para obtener más información, vea Crear una lista desplegable a partir de un rango de celdas.

 Nota   El ancho de la lista desplegable está determinado por el ancho de la celda que tiene la validación de datos. Es posible que tenga que ajustar el ancho de esa celda para evitar truncar el ancho de las entradas válidas que son mayores que el ancho de la lista desplegable.

  1. Asegúrese de que esté activada la casilla Celda con lista desplegable.
  2. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos.

 Nota   Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la selección de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la selección de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.

  1. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

MostrarMostrar un mensaje de entrada

  1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.
  2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.
  3. Rellene el título y el texto del mensaje.
  1. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

MostrarEspecificar una respuesta para los datos no válidos

  1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos.

 Nota   Si desea que los usuarios escriban entradas que no se encuentran en la lista, desactive la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos.

  1. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:
    • Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Información.
    • Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Advertencia.
    • Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener.
  2. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

 Nota   Si no escribe un título o un texto, el título usará la cadena predeterminada "Microsoft Excel" y el mensaje será (de forma predeterminada): "El valor escrito no es válido. Los valores que el usuario puede escribir en esta celda están restringidos".

  1. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

Sugerencia    Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración.

Restringir la entrada de datos a un número entero dentro de límites

  1. Seleccione las celdas que desea validar.
  1. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Imagen de la cinta de opciones de Excel

MostrarProblema: el comando Validación de datos no está disponible.

Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint.     No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

Es posible que actualmente esté escribiendo datos.     El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC.

La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida.     No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.

  1. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.
  1. En el cuadro Permitir, seleccione Número entero.
  2. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir los límites superior e inferior, seleccione entre.
  3. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número.

Por ejemplo, para definir un límite mínimo de deducciones a dos veces el número de hijos en la celda F1, seleccione mayor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la fórmula, =2*F1, en el cuadro Mínimo.

  1. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos.

 Nota   Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.

  1. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

MostrarMostrar un mensaje de entrada

  1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.
  2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.
  3. Rellene el título y el texto del mensaje.
  1. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

MostrarEspecificar una respuesta para los datos no válidos

  1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos.
  2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:
    • Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Información.
    • Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Advertencia.
    • Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener.
  3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

 Nota   Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda".

  1. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

Sugerencia    Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración.

Restringir la entrada de datos a un número decimal dentro de límites

  1. Seleccione las celdas que desea validar.
  1. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Imagen de la cinta de opciones de Excel

MostrarProblema: el comando Validación de datos no está disponible.

Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint.     No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

Es posible que actualmente esté escribiendo datos.     El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC.

La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida.     No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.

  1. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.
  1. En el cuadro Permitir, seleccione Decimal.
  2. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para definir los límites superior e inferior, seleccione entre.
  3. Escriba el valor mínimo, máximo o específico que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número.

Por ejemplo, para definir un límite máximo de comisiones y bonificaciones del 6% del sueldo de un vendedor en la celda E1, seleccione menor que o igual a en el cuadro Datos y escriba la fórmula, =E1*6%, en el cuadro Máximo.

 Nota   Para permitir a un usuario escribir porcentajes, por ejemplo, 20%, seleccione Decimal en el cuadro Permitir, seleccione el tipo de restricción que desea en el cuadro Datos, escriba el valor mínimo, máximo o específico como decimal, por ejemplo, ,2 y, a continuación, muestre la celda de validación de datos como porcentaje seleccionando la celda y haciendo clic en Estilo porcentual Imagen del botón en el grupo Número de la ficha Inicio.

  1. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos.

 Nota   Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.

  1. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

MostrarMostrar un mensaje de entrada

  1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.
  2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.
  3. Rellene el título y el texto del mensaje.
  1. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

MostrarEspecificar una respuesta para los datos no válidos

  1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos.
  2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:
    • Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Información.
    • Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Advertencia.
    • Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener.
  3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

 Nota   Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda".

  1. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

Sugerencia    Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración.

Restringir la entrada de datos a una fecha dentro de un período de tiempo

  1. Seleccione las celdas que desea validar.
  1. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Imagen de la cinta de opciones de Excel

MostrarProblema: el comando Validación de datos no está disponible.

Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint.     No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

Es posible que actualmente esté escribiendo datos.     El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC.

La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida.     No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.

  1. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.
  1. En el cuadro Permitir, seleccione Fecha.
  2. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir las fechas posteriores a un día determinado, seleccione mayor que.
  3. Escriba la fecha de inicio, de finalización o la fecha específica que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva una fecha.

Por ejemplo, para definir un período de tiempo entre la fecha actual y 3 días desde la fecha actual, seleccione entre en el cuadro Datos, escriba =HOY() en el cuadro Mínimo y escriba =HOY()+3 en el cuadro Máximo.

  1. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos.

 Nota   Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.

  1. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

MostrarMostrar un mensaje de entrada

  1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.
  2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.
  3. Rellene el título y el texto del mensaje.
  1. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

MostrarEspecificar una respuesta para los datos no válidos

  1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos.
  2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:
    • Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Información.
    • Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Advertencia.
    • Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener.
  3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

 Nota   Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda".

  1. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

Sugerencia    Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración.

Restringir la entrada de datos a una hora dentro de un período de tiempo

  1. Seleccione las celdas que desea validar.
  1. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Imagen de la cinta de opciones de Excel

MostrarProblema: el comando Validación de datos no está disponible.

Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint.     No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

Es posible que actualmente esté escribiendo datos.     El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC.

La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida.     No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.

  1. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.
  1. En el cuadro Permitir, seleccione Hora.
  2. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir horas antes de una hora determinada del día, seleccione menor que.
  3. Escriba la hora de inicio, de finalización o la hora específica que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva una hora.

Por ejemplo, para definir un período de tiempo para servir el desayuno entre la hora en la que se abre el restaurante (el valor en la celda H1) y cinco horas después de que se abra el restaurante, seleccione entre en el cuadro Datos, escriba =H1 en el cuadro Mínimo y, a continuación, escriba =H1+"5:00" en el cuadro Máximo.

  1. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos.

 Nota   Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.

  1. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

MostrarMostrar un mensaje de entrada

  1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.
  2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.
  3. Rellene el título y el texto del mensaje.
  1. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

MostrarEspecificar una respuesta para los datos no válidos

  1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos.
  2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:
    • Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Información.
    • Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Advertencia.
    • Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener.
  3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

 Nota   Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda".

  1. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

Sugerencia    Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración.

Restringir la entrada de datos a texto de una longitud específica

  1. Seleccione las celdas que desea validar.
  1. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Imagen de la cinta de opciones de Excel

MostrarProblema: el comando Validación de datos no está disponible.

Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint.     No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

Es posible que actualmente esté escribiendo datos.     El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC.

La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida.     No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.

  1. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.
  1. En el cuadro Permitir, seleccione Longitud del texto.
  2. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee. Por ejemplo, para permitir un número máximo de caracteres, seleccione menor que o igual a.
  3. Escriba la duración del texto mínima, máxima o específica que desee permitir. También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número.

Por ejemplo, para definir que la longitud específica de un campo de nombre completo (C1) sea la longitud actual de un campo de nombre (A1) y un campo de apellido (B1) más 10, seleccione menor que o igual a en el cuadro Datos y escriba =SUMA(LEN(A1);LEN(B1);10) en el cuadro Máximo.

  1. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos.

 Nota   Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.

  1. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

MostrarMostrar un mensaje de entrada

  1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.
  2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.
  3. Rellene el título y el texto del mensaje.
  1. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

MostrarEspecificar una respuesta para los datos no válidos

  1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos.
  2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:
    • Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Información.
    • Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Advertencia.
    • Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener.
  3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

 Nota   Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda".

  1. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

Sugerencia    Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración.

Calcular qué se permite según el contenido de otra celda

  1. Seleccione las celdas que desea validar.
  1. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Imagen de la cinta de opciones de Excel

MostrarProblema: el comando Validación de datos no está disponible.

Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint.     No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

Es posible que actualmente esté escribiendo datos.     El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC.

La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida.     No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.

  1. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.
  1. En el cuadro Permitir, seleccione el tipo de datos que desee.
  2. En el cuadro Datos, seleccione el tipo de restricción que desee.
  3. En el cuadro o los cuadros situados debajo del cuadro Datos, haga clic en la celda que desee usar para especificar qué se permite.

Por ejemplo, si desea permitir entradas para una cuenta sólo si el resultado no superará el presupuesto de la celda E4, seleccione Decimal para Permitir, menor que o igual a para Datos y, en el cuadro Máximo, escriba =E4.

  1. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos.

 Nota   Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.

  1. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

MostrarMostrar un mensaje de entrada

  1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.
  2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.
  3. Rellene el título y el texto del mensaje.
  1. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

MostrarEspecificar una respuesta para los datos no válidos

  1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos.
  2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:
    • Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Información.
    • Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Advertencia.
    • Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener.
  3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

 Nota   Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda".

  1. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

Sugerencia    Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración.

Usar una fórmula para calcular qué se permite

  1. Seleccione las celdas que desea validar.
  1. En el grupo Herramientas de datos de la ficha Datos, haga clic en Validación de datos.

Imagen de la cinta de opciones de Excel

MostrarProblema: el comando Validación de datos no está disponible.

Una tabla de Excel puede estar vinculada a un sitio de SharePoint.     No se puede agregar una validación de datos a una tabla de Excel que está vinculada a un sitio SharePoint. Para agregar una validación de datos, debe desvincular la tabla de Excel o convertir la tabla de Excel en un rango.

Es posible que actualmente esté escribiendo datos.     El comando Validación de datos no se encuentra disponible en la ficha Datos mientras se escriben datos en una celda. Para finalizar la escritura de datos, presione ENTRAR o ESC.

La hoja de cálculo podría estar protegida o compartida.     No se puede cambiar la configuración de la validación de datos si la hoja de cálculo está compartida o protegida. Para saber cómo dejar de compartir o de proteger una hoja de cálculo, consulte los vínculos en la sección Vea también.

  1. En el cuadro de diálogo Validación de datos, haga clic en la pestaña Configuración.
  1. En el cuadro Permitir, seleccione Personalizado.
  2. En el cuadro Fórmula, escriba una fórmula que calcule un valor lógico (VERDADERO para las entradas válidas o FALSO para las no válidas). Por ejemplo:
Para asegurarse de que Escriba esta fórmula
La celda para la cuenta del picnic (B1) sólo se puede actualizar si no se presupuesta nada para la cuenta discrecional (D1) y el presupuesto total (D2) es menor que los 40.000 dólares asignados. =Y(D1=0;D2<40000)
La celda que contiene una descripción de producto (B2) sólo contiene texto. =ESTEXTO(B2)
Para la celda que contiene un presupuesto de publicidad proyectado (B3), el subtotal para subcontratistas y servicios (E1) debe ser menor que o igual a 800 dólares y el importe del presupuesto total (E2) debe ser menor que o igual a 97.000 dólares. =Y(E1<=800;E2<=97000)
La celda que contiene una antigüedad de empleado (B4) es siempre mayor que el número de años completos de empleo (F1) más 18 (la antigüedad mínima de empleo). =SI(B4>F1+18;VERDADERO;FALSO)
Todos los datos del rango de celdas A1:A20 contienen valores únicos.

=CONTAR.SI($A$1:$A$20,A1)=1

Debe escribir la fórmula en la validación de datos para la celda A1 y, a continuación, rellenar las celdas A2 a A20 de manera que la validación de datos para cada celda del rango tenga una fórmula similar, pero el segundo argumento para la función CONTAR.SI coincidirá con la celda actual.

La celda que contiene un nombre de código de producto (B5) comienza siempre con el prefijo estándar de ID- y tiene al menos 10 caracteres de longitud. =Y(IZQUIERDA(B5; 3) ="ID-";LARGO(B5) > 9)
  1. Para especificar cómo desea administrar los valores en blanco (nulos), active o desactive la casilla Omitir blancos.

 Nota   Si los valores permitidos se basan en un rango de celdas con un nombre definido y existe una celda en blanco en cualquier lugar del rango, la configuración de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada. Lo mismo puede decirse de las celdas a las que se haga referencia mediante fórmulas de validación: si una celda a la que se hace referencia está en blanco, la activación de la casilla Omitir blancos permite escribir cualquier valor en la celda validada.

  1. Otra opción es mostrar un mensaje de entrada cuando se haga clic en la celda.

MostrarMostrar un mensaje de entrada

  1. Haga clic en la ficha Mensaje de entrada.
  2. Asegúrese de que la casilla Mostrar mensaje de entrada al seleccionar la celda está activada.
  3. Rellene el título y el texto del mensaje.
  1. Especifique cómo desea que Microsoft Office Excel responda cuando se especifiquen datos no válidos.

MostrarEspecificar una respuesta para los datos no válidos

  1. Haga clic en la ficha Mensaje de error y asegúrese de que esté activada la casilla Mostrar mensaje de error si se escriben datos no válidos.
  2. Seleccione una de las siguientes opciones en el cuadro Estilo:
    • Para mostrar un mensaje informativo que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Información.
    • Para mostrar un mensaje de advertencia que no evite la especificación de datos no válidos, seleccione Advertencia.
    • Para evitar la especificación de datos no válidos, seleccione Detener.
  3. Escriba el título y el texto del mensaje (máximo 225 caracteres).

 Nota   Si no escribe un título o un texto, de forma predeterminada el título será "Microsoft Excel" y el mensaje será: "Valor no válido. El usuario sólo puede escribir ciertos valores en esta celda".

  1. Pruebe la validación de datos para asegurarse de que funciona correctamente.

Trate de escribir datos válidos y no válidos en las celdas para asegurarse de que la configuración funciona como pretende y que los mensajes están apareciendo como espera.

Sugerencia    Si cambia la configuración de validación para una celda, automáticamente se pueden aplicar los cambios a todas las demás celdas que tienen la misma configuración. Para ello, abra el cuadro de diálogo Validación de datos y, a continuación, active la casilla Aplicar estos cambios a otras celdas con la misma configuración en la ficha Configuración.

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Corresponde a:
Excel 2007