Agregar o quitar una firma digital en archivos de Office

En este artículo se explican las firmas digitales (también conocidas como identificación digital), para qué se puede usar y cómo se pueden usar firmas digitales en los siguientes programas de Microsoft Office: Word, Excel y PowerPoint.

En este artículo


Crear una línea de firma en Word o Excel

  1. En el documento o la hoja de cálculo, coloque el puntero en el lugar donde desee crear una línea de firma.
  2. En la pestaña Insertar, en el grupo Texto, haga clic en la lista Línea de firma y después haga clic en Línea de firma de Microsoft Office.
  3. En el cuadro de diálogo Configuración de firma, escriba la información que desee que aparezca bajo la línea de firma:
    Cuadro de diálogo Detalles de firma
  • Firmante sugerido     Nombre completo del firmante.
  • Título del firmante sugerido     Título del firmante, si corresponde.
  • Dirección de correo electrónico del firmante sugerido     Dirección de correo electrónico del firmante, si corresponde.
  • Instrucciones para el firmante     Agregue instrucciones para el firmante.
  1. Active una o las dos casillas siguientes:
  • Permitir que el firmante agregue comentarios en el cuadro de diálogo Firmar     Permitir que el firmante escriba una razón para firmar.
  • Mostrar la fecha en la línea de firma     La fecha de la firma se mostrará junto a la firma.

 Sugerencia   Para agregar más líneas de firma, repita estos pasos.

 Nota   Si el documento permanece sin firmar, aparecerá la barra de mensajes Firmas. Haga clic en el botón Ver firmas para completar el proceso de firma.

Barra de mensajes Firmas, documento no firmado

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Firmar la línea de firma en Word o Excel

Cuando firma en una línea de firma, agrega una representación visible de su firma y una firma digital.

Línea de firma sin firmar

  1. En el archivo, haga clic con el botón secundario en la línea de firma.

 Nota   Si el archivo se abre en la Vista protegida, haga clic en Editar de todos modos si el archivo procede de una fuente fiable.

  1. Desde el menú, seleccione Firmar.
    • Para agregar una versión impresa de su firma, escriba su nombre en el cuadro situado junto a la X.

La línea de firma

  • Para seleccionar una imagen de su firma escrita, haga clic en Seleccionar imagen. En el cuadro de diálogo Seleccionar imagen de la firma, busque la ubicación del archivo de imagen de su firma, seleccione el archivo que desee y después haga clic en Seleccionar.


 Notas 

Para clientes que usan versiones en chino (tradicional o simplificado), coreano o japonés, aparecerá la opción Línea de firma de sello.

Además, puede firmar una línea de firma haciendo doble clic en la línea de firma. Escriba su nombre junto a la X. O bien, en el Panel de firmas, en la sección Firmas requeridas, haga clic en la flecha situada junto a la firma. Desde el menú, seleccione Firmar.

  • Para agregar una firma manuscrita (únicamente para usuarios de Tablet PC), escriba su nombre en el cuadro situado junto a la X usando la función de entrada de lápiz.
  • Haga clic en Firmar.
  • Aparecerá el botón rojo Firmas en la parte inferior del documento o de la hoja de cálculo.

En la imagen siguiente se muestra el botón Firmas.

Botón rojo Firma

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Quitar firmas digitales de Word o Excel

  1. Abra el documento o la hoja de cálculo que contiene la firma visible que desea quitar.
  2. Haga clic con el botón secundario en la línea de firma.
  3. Haga clic en Quitar firma.
  4. Haga clic en .

 Nota   Además, puede quitar una firma al hacer clic en la flecha situada junto a la firma en el Panel de firmas. Haga clic en Quitar firma.

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Agregar firmas digitales invisibles en Word, Excel o PowerPoint

Para proteger la autenticidad del contenido de un documento, puede agregar una firma digital invisible. Los documentos firmados incluirán el botón Firmas en la parte inferior del documento.

Botón Proteger documento con opciones

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  2. Haga clic en Información.
  3. En la sección Permisos, haga clic en Proteger documento, Proteger libro o Proteger presentación.
  4. Haga clic en Agregar una firma digital.
  5. Lea el mensaje de Word, Excel o PowerPoint y después haga clic en Aceptar.
  6. En el cuadro de diálogo Firmar, en el cuadro Razón para firmar este documento, escriba la razón.
  7. Haga clic en Firmar.

Una vez insertada la firma digital en un archivo, aparecerá el botón Firmas y el archivo será de solo lectura para evitar que se realicen futuras modificaciones.

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Quitar firmas digitales invisibles de Word, Excel o PowerPoint

  1. Abra el documento, la hoja de cálculo o la presentación que contiene la firma invisible que desea quitar.
  2. Haga clic en la pestaña Archivo.
  3. Haga clic en Información.
  4. Haga clic en Ver firmas.
  5. Podrá ver nuevamente el documento, la hoja de cálculo o la presentación y se mostrará el panel Firmas.
  6. Junto al nombre de la firma, haga clic en la flecha.
  7. Haga clic en Quitar firma.
  8. Haga clic en .

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¿Qué es una firma digital?

Una firma digital es un sello de autenticación electrónico cifrado en un información digital, como mensajes de correo electrónico, macros o documentos electrónicos. La firma confirma que la información proviene del firmante y no se ha modificado.

Certificado de firma y entidad emisora de certificados

Certificado de firma     Para crear una firma digital, tiene que tener un certificado de firma, que es prueba de identidad. Cuando envía una macro o un documento firmados digitalmente, también envía su certificado y su clave pública. Los certificados son emitidos por una entidad emisora de certificados y, al igual que una licencia de conducir, pueden ser revocados. Normalmente, un certificado es válido durante un año, al término del cual, el firmante debe renovarlo u obtener un nuevo certificado de firma para establecer su identidad.

 Nota   Puede obtener más información sobre las claves públicas y privadas en este artículo.

Entidad emisora de certificados (CA)     Una entidad emisora de certificados es una entidad similar a un notario público. Emite certificados digitales, firma certificados para comprobar su validez y realiza un seguimiento de qué certificados se han revocado o han caducado. Microsoft Office cuenta con varias soluciones para obtener certificados a través del Catálogo de Soluciones, firmas digitales.

Garantías de la firma digital

  • Autenticidad     Confirmación del firmante como persona que firma el documento.
  • Integridad     La firma digital permite garantizar que el contenido no se ha cambiado ni se ha manipulado desde que se firmó digitalmente.
  • No renuncia     Prueba a todas las partes el origen del contenido firmado. Por rechazo se entiende el acto de un firmante de negar cualquier asociación con el contenido firmado.
  • Certificación     Las firmas en archivos de Word, Excel o PowerPoint, que reciben una marca de tiempo de un servidor seguro, tienen, en determinadas circunstancias, la validez de una certificación.

Para dar estas garantías, el contenido debe ser firmado digitalmente por su creador con una firma que cumpla los siguientes criterios:

  • La firma digital es válida.
  • El certificado asociado a la firma digital es actual (no caducado).
  • La persona u organización que firma, conocida como editor, es de confianza.

 Importante   Se considera que los documentos firmados, que cuentan con una fecha válida, tienen firmas válidas, sin importar la antigüedad ni el estado de revocación del certificado de firma.

  • El certificado asociado a la firma digital ha sido emitido para el editor firmante por una entidad emisora de certificados acreditada.

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Líneas de firma en Word y Excel

Una línea de firma es similar a un marcador de posición de firma típico que puede aparecer en un documento impreso. Sin embargo, funciona de forma diferente. Cuando se inserta una línea de firma en un archivo de Office, el autor puede especificar información sobre el firmante correcto e instrucciones para el firmante. Cuando se envía una copia electrónica del archivo para el firmante correcto, esa persona ve la línea de firma y una notificación donde se solicita su firma. El firmante puede:

  • Escribir una firma;
  • Seleccionar una imagen de firma digital, o
  • Escribir una firma mediante la característica de entrada con el lápiz de Tablet PC.

Cuando el firmante agrega una representación visible de una firma al documento, se agrega una firma digital al mismo tiempo para autenticar la identidad del firmante.

Barra de mensajes Marcado como final

 Importante   Un documento firmado digitalmente será de solo lectura para evitar que se modifique.

Reducir el riesgo con las firmas digitales

Usar líneas de firma en archivos de Office permite a las organizaciones reducir el riesgo al realizar transacciones electrónicas y agiliza los procesos administrativos como contratos y otros acuerdos. Las firmas digitales proporcionan un registro exacto de lo que se ha firmado y pueden verificarse en el futuro.

Cuando el firmante del documento agrega una firma visible al documento, se agrega una firma digital al mismo tiempo para autenticar la identidad. Después de que se firme digitalmente un documento, el documento será de solo lectura para evitar que se modifique.

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Firmas digitales invisibles en Word, Excel o PowerPoint

Una firma digital invisible, como una línea de firma digital visible, garantiza la autenticidad, integridad y el origen de un documento. Puede agregar firmas digitales invisibles a documentos de Word, libros de Excel y presentaciones de PowerPoint.

Los documentos firmados incluirán el botón Firmas en la parte inferior del documento. Además, en los documentos firmados, aparecerá información de la firma en la sección Información, que puede ver después de hacer clic en la pestaña Archivo.

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Corresponde a:
Excel 2013, Office Shared 2013, PowerPoint 2013, Word 2013, Excel 2010, PowerPoint 2010, Word 2010