Agregar, cambiar, buscar o borrar formatos condicionales

Utilice un formato condicional que le ayude a explorar y analizar datos visualmente, a detectar problemas importantes y a identificar modelos y tendencias.

¿Qué desea hacer?


Obtener más información sobre el formato condicional

El formato condicional permite responder preguntas específicas sobre los datos. Se puede aplicar formato condicional a un rango de celdas, a una tabla de Excel o a un informe de tabla dinámica. Hay diferencias importantes que debe entender al usar formato condicional en un informe de tabla dinámica.

Las ventajas del formato condicional

Cuando se analizan datos, es frecuente que surjan preguntas como:

  • ¿Dónde están las excepciones en un resumen de beneficios de los últimos cinco años?
  • ¿Cuáles son las tendencias en una encuesta de opinión de marketing durante los dos últimos años?
  • ¿Quién ha vendido más de 50.000 dólares este mes?
  • ¿Cuál es la distribución de antigüedad general de los empleados?
  • ¿De qué productos han aumentado los ingresos más del 10% de año en año?
  • ¿Cuáles son los estudiantes con mejores resultados y cuáles los de peores resultados en la clase de 4º de secundaria?

El formato condicional ayuda a responder estas preguntas porque facilita el proceso de resaltar celdas o rangos de celdas interesantes, de destacar valores inusuales y de ver datos empleando barras de datos, escalas de colores y conjuntos de iconos. Un formato condicional cambia el aspecto de un rango de celdas en función de una condición (o criterio). Si la condición es verdadera, el rango de celdas basa el formato en dicha condición; si la condición es falsa, el rango de celdas no tiene formato basado en dicha condición.

 Nota   Cuando se crea un formato condicional, solo se puede hacer referencia a otras celdas de la misma hoja de cálculo; no se puede hacer referencia a celdas de otras hojas de cálculo del mismo libro, ni se pueden usar referencias externas a otro libro.

Formato condicional para un informe de tabla dinámica

El formato condicional en un informe de tabla dinámica es diferente de un rango de celdas o de una tabla de Excel en varios aspectos:

  • Si se cambia el diseño del informe de tabla dinámica filtrando, ocultando, contrayendo y expandiendo niveles o moviendo un campo, el formato condicional se mantendrá siempre y cuando no se quiten los campos de los datos subyacentes.
  • El ámbito del formato condicional para los campos del área Valores puede estar basado en la jerarquía de datos y queda determinado por todos los elementos secundarios visibles (el siguiente nivel inferior de una jerarquía) de un elemento primario (el siguiente nivel superior de una jerarquía) en filas para una o más columnas, o en columnas para una o más filas.

 Nota   En la jerarquía de datos, los elementos secundarios no heredan el formato condicional del elemento primario y éste no hereda el formato condicional de los elementos secundarios.

  • Existen tres métodos para especificar el ámbito del formato condicional de los campos del área Valores: por selección, por campo correspondiente y por campo de valor.

El método predeterminado para especificar el ámbito de los campos del área de valores es por selección. Puede cambiar este método por el método de campo correspondiente o campo de valor mediante el botón de opción Aplicar regla de formato a, el cuadro de diálogo Nueva regla de formato o el cuadro de diálogo Editar regla de formato. La posibilidad de elegir entre tres métodos para especificar el ámbito le ofrece mayor flexibilidad según sus necesidades específicas:

Especificar el ámbito por selección    Use este método si desea seleccionar:

  • Un conjunto de campos contiguos en el área Valores, por ejemplo, todos los totales de productos de una región específica.
  • Un conjunto de campos discontinuos en el área Valores, como ser los totales de productos de diferentes regiones en distintos niveles de la jerarquía de datos.

Especificar el ámbito por campo de valor    Use este método si desea:

  • Evitar seleccionar muchos campos discontinuos.
  • Aplicar formato condicional a un conjunto de campos en el área Valores para todos los niveles de la jerarquía de datos.
  • Incluir subtotales y totales generales.

Especificar el ámbito por campo correspondiente    Use este método si desea:

  • Evitar seleccionar muchos campos discontinuos.
  • Aplicar formato condicional a un conjunto de campos en el área Valores para un nivel específico de la jerarquía de datos.
  • Excluir subtotales.

Cuando se aplica formato condicional a campos en el área Valores para valores superiores, inferiores, superiores al promedio o inferiores al promedio, la regla se basa en todos los valores visibles de forma predeterminada. No obstante, cuando se especifica el ámbito por el método de campo correspondiente, en lugar de usar todos los valores visibles es posible aplicar el formato condicional a cada combinación de:

  • Una columna y el campo de su fila principal.
  • Una fila y el campo de su columna principal.

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Aplicar formato a todas las celdas empleando una escala de dos colores

Las escalas de colores son guías visuales que ayudan a comprender la variación y la distribución de datos. Una escala de dos colores permite comparar un rango de celdas utilizando una gradación de dos colores. El tono del color representa los valores superiores o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores verde y rojo, se puede especificar que las celdas de valor superior tengan un color más verde y las celdas de valor inferior tengan un color más rojo.

Problema: No veo el formato condicional en ninguna celda del rango.

Si una o varias celdas del rango contienen una fórmula que devuelve un error, el formato condicional no se aplica a ninguna celda del rango. Para garantizar que el formato condicional se aplique a todo el rango, use una función ES o SIERROR para devolver un valor que no sea un valor de error.

Formato rápido

  1. Seleccione una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.
  2. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a continuación, en Escalas de color.

Imagen de cinta de opciones de Outlook

  1. Seleccione una escala de dos colores.

 Sugerencia   Mantenga el mouse sobre los iconos de escala de color para ver cuál corresponde a una escala de dos colores. El color superior representa valores superiores y el color inferior representa valores inferiores.

 Sugerencia   Puede cambiar el método usado para especificar el ámbito para los campos del área Valores de un informe de tabla dinámica mediante el botón de opción Aplicar regla de formato a.

Formato avanzado

  1. Seleccione una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.
  2. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a continuación, en Administrar reglas.

Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.

  1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

  • Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:
    1. Asegúrese de haber seleccionado la hoja de cálculo, tabla o informe de tabla dinámica correctos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
    2. Opcionalmente, puede cambiar el rango de celdas. Para ello, haga clic en Contraer diálogo Imagen del botón en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione el nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo y luego seleccione Expandir diálogo Imagen del botón.
    3. Seleccione la regla y, a continuación, haga clic en Editar regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Editar regla de formato.

  1. En Aplicar regla a, si desea cambiar el ámbito para los campos del área Valores de un informe de tabla dinámica según el método de:
    • Selección, haga clic en solo estas celdas.
    • Campo correspondiente, haga clic en Todas las celdas de <campo de valor> con los mismos campos.
    • Campo de valor, haga clic en Todas las celdas de <campo de valor>.
  2. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Dar formato a todas las celdas según sus valores.
  3. En Editar una descripción de regla, en la lista Estilo de formato, seleccione Escala de 2 colores.
  4. Seleccione un Tipo en Mínima y Máxima. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Aplicar formato a los valores inferiores y superiores     Seleccione Valor más bajo y Valor más alto.

En este caso, no escriba un Valor en Mínima y Máxima.

  • Aplicar formato a un valor de número, fecha u hora     Seleccione Número y, a continuación, escriba un Valor en Mínima y Máxima.
  • Aplicar formato a un porcentaje     Seleccione Porcentaje y escriba un Valor en Mínima y Máxima.

Los valores válidos son del 0 (cero) al 100. No escriba un signo de porcentaje.

Utilice un porcentaje cuando desee ver todos los valores proporcionalmente porque la distribución de los valores es proporcional.

  • Aplicar formato a un percentil     Seleccione Percentil y, a continuación, escriba un Valor en Mínima y Máxima.

Los valores de percentiles válidos son del 0 (cero) al 100. No puede utilizar un percentil si el rango de celdas contiene más de 8.191 puntos de datos.

Utilice un percentil cuando desee ver un grupo de valores altos (como el percentil 20 superior) en una proporción de escala de color y un grupo de valores bajos (como el percentil 20 inferior) en otra proporción de escala de color porque representan valores extremos que podrían sesgar la presentación de sus datos.

  • Aplicar formato al resultado de una fórmula     Seleccione Fórmula y, a continuación, escriba un Valor en Mínima y Máxima.

La fórmula debe devolver un valor de número, fecha u hora. Inicie la fórmula con un signo de igual (=). Las fórmulas no válidas dan como resultado que no se aplique ningún formato. Es una buena idea probar la fórmula en la hoja de cálculo para asegurarse de que dicha fórmula no devuelve ningún valor de error.

Los valores de Mínima y Máxima son el valor mínimo y máximo para el rango de celdas. Asegúrese de que el valor de Mínima es menor que el valor de Máxima.

Puede elegir un Tipo para Mínima y Máxima diferente. Por ejemplo, puede elegir Número en Mínima y Porcentual en Máxima.

  1. Para elegir una escala de color Mínima y Máxima, haga clic en Color para cada una y, a continuación, seleccione un color.

Si desea elegir colores adicionales o crear un color personalizado, haga clic en Más colores.

La escala de color que selecciona aparece en el cuadro Vista previa.

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Aplicar formato a todas las celdas empleando una escala de tres colores

Las escalas de colores son guías visuales que ayudan a comprender la variación y la distribución de datos. Una escala de tres colores permite comparar un rango de celdas usando una gradación de tres colores. El tono de color representa los valores superiores, medios o inferiores. Por ejemplo, en una escala de colores verde, amarillo y rojo, puede especificar que las celdas con el valor superior tengan un color verde, las celdas de valor medio tengan un color amarillo y las celdas de valor inferior tengan un color rojo.

Problema: No veo el formato condicional en ninguna celda del rango.

Si una o varias celdas del rango contienen una fórmula que devuelve un error, el formato condicional no se aplica a ninguna celda del rango. Para garantizar que el formato condicional se aplique a todo el rango, use una función ES o SIERROR para devolver un valor que no sea un valor de error.

Formato rápido

  1. Seleccione una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.
  2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a continuación, haga clic en Borrar reglas.

Imagen de cinta de opciones de Outlook

  1. Seleccione una escala de tres colores. El color superior representa valores superiores, el color central representa valores medios y el color inferior representa valores inferiores.

 Sugerencia   Mantenga el mouse sobre los iconos de escala de color para ver cuál corresponde a una escala de tres colores.

 Sugerencia   Puede cambiar el método usado para especificar el ámbito para los campos del área Valores de un informe de tabla dinámica mediante el botón de opción Aplicar regla de formato a.

Formato avanzado

  1. Seleccione una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.
  2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a continuación, haga clic en Administrar reglas.

Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.

  1. Realice alguna de las siguientes acciones:
    • Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

  • Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:
    1. Asegúrese de haber seleccionado la hoja de cálculo, tabla o informe de tabla dinámica correctos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
    2. Opcionalmente, puede cambiar el rango de celdas. Para ello, haga clic en Contraer diálogo Imagen del botón en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione el nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo y luego seleccione Expandir diálogo Imagen del botón.
    3. Seleccione la regla y, a continuación, haga clic en Editar regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Editar regla de formato.

  1. En Aplicar regla a, si desea cambiar el ámbito para los campos del área Valores de un informe de tabla dinámica según el método de:
    • Selección, haga clic en solo estas celdas.
    • Campo correspondiente, haga clic en Todas las celdas de <campo de valor> con los mismos campos.
    • Campo de valor, haga clic en Todas las celdas de <campo de valor>.
  2. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Dar formato a todas las celdas según sus valores.
  3. En Editar una descripción de regla, en la lista Estilo de formato, seleccione Escala de 3 colores.
  4. Seleccione un Tipo en Mínima, Punto medio y Máxima. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Aplicar formato a los valores inferiores y superiores     Seleccione un Punto medio.

En este caso, no escriba un Valor más bajo y Valor más alto.

  • Aplicar formato a un valor de número, fecha u hora     Seleccione Número y, a continuación, escriba un Valor en Mínima, Punto medio y Máxima.
  • Aplicar formato a un porcentaje     Seleccione Porcentual y, a continuación, escriba un Valor en Mínima, Punto medio y Máxima.

Los valores válidos son del 0 (cero) al 100. No escriba un signo de porcentaje.

Utilice un porcentaje cuando desee ver todos los valores proporcionalmente porque la distribución de los valores es proporcional.

  • Aplicar formato a un percentil     Seleccione Percentil y, a continuación, escriba un Valor en Mínima, Punto medio y Máxima.

Los valores de percentiles válidos son del 0 (cero) al 100. No puede utilizar un percentil si el rango de celdas contiene más de 8.191 puntos de datos.

Utilice un percentil cuando desee ver un grupo de valores altos (como el percentil 20 superior) en una proporción de escala de color y un grupo de valores bajos (como el percentil 20 inferior) en otra proporción de escala de color porque representan valores extremos que podrían sesgar la presentación de sus datos.

  • Aplicar formato al resultado de una fórmula     Seleccione Fórmula y, a continuación, escriba un Valor en Mínima, Punto medio y Máxima.

La fórmula debe devolver un valor de número, fecha u hora. Inicie la fórmula con un signo de igual (=). Las fórmulas no válidas dan como resultado que no se aplique ningún formato. Es una buena idea probar la fórmula en la hoja de cálculo para asegurarse de que dicha fórmula no devuelve ningún valor de error.

Los valores de Mínima, Punto medio y Máxima son los valores mínimo, punto medio y máximo para el rango de celdas. Asegúrese de que el valor de Mínima es inferior al valor Punto medio que, a su vez, es inferior al valor de Máxima.

Puede elegir un Tipo en Mínima, Punto medio y Máxima diferentes. Por ejemplo, puede elegir un Número en Mínima, Percentil Punto medio y Porcentaje Máxima.

En muchos casos, el valor de Punto medio predeterminado del 50 por ciento funciona mejor pero puede ajustarse para satisfacer requisitos únicos.

  1. Para elegir una escala de color Mínima, Punto medio y Máxima, haga clic en Color para cada uno y, a continuación, seleccione un color.

Si desea elegir colores adicionales o crear un color personalizado, haga clic en Más colores.

La escala de color que selecciona aparece en el cuadro Vista previa.

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Aplicar formato a todas las celdas utilizando barras de datos

Una barra de datos le ayuda a ver el valor de una celda con relación a las demás. La longitud de la barra de datos representa el valor de la celda. Una barra más grande representa un valor más alto y una barra más corta representa un valor más bajo. Las barras de datos son útiles para encontrar números más altos y más bajos especialmente con grandes cantidades de datos, como las mayores y las menores ventas de juguetes en un informe de ventas.

Problema: No veo el formato condicional en ninguna celda del rango.

Si una o varias celdas del rango contienen una fórmula que devuelve un error, el formato condicional no se aplica a ninguna celda del rango. Para garantizar que el formato condicional se aplique a todo el rango, use una función ES o SIERROR para devolver un valor que no sea un valor de error.

Formato rápido

  1. Seleccione una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.
  2. En el grupo Estilo de la pestaña Inicio, haga clic en la flecha junto a Formato condicional, haga clic en Barras de datos y a continuación seleccione un icono de la barra de datos.

Imagen de cinta de opciones de Outlook

 Sugerencia   Puede cambiar el método usado para especificar el ámbito para los campos del área Valores de un informe de tabla dinámica mediante el botón de opción Aplicar regla de formato a.

Formato avanzado

  1. Seleccione una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.
  2. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a continuación, en Administrar reglas.

Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.

  1. Realice alguna de las siguientes acciones:
    • Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

  • Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:
    1. Asegúrese de haber seleccionado la hoja de cálculo, tabla o informe de tabla dinámica correctos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
    2. Opcionalmente, puede cambiar el rango de celdas. Para ello, haga clic en Contraer diálogo Imagen del botón en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione el nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo y luego seleccione Expandir diálogo Imagen del botón.
    3. Seleccione la regla y, a continuación, haga clic en Editar regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Editar regla de formato.

  1. En Aplicar regla a, si desea cambiar el ámbito para los campos del área Valores de un informe de tabla dinámica según el método de:
    • Selección, haga clic en solo estas celdas.
    • Campo correspondiente, haga clic en Todas las celdas de <campo de valor> con los mismos campos.
    • Campo de valor, haga clic en Todas las celdas de <campo de valor>.
  2. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Dar formato a todas las celdas según sus valores.
  3. En Editar una descripción de regla, en la lista Estilo de formato, seleccione Barra de datos.
  4. Seleccione un Tipo de Barra más corta y Barra más larga. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Aplicar formato a los valores inferiores y superiores     Seleccione Valor más bajo y Valor más alto.

En este caso, no escribe un Valor de Barra más corta y Barra más larga.

  • Aplicar formato a un valor de número, fecha u hora     Seleccione Número y, a continuación, escriba un Valor de Barra más corta y Barra más larga.
  • Aplicar formato a un porcentaje     Seleccione Porcentaje y, a continuación, escriba un Valor de Barra más corta y Barra más larga.

Los valores válidos son del 0 (cero) al 100. No escriba un signo de porcentaje.

Utilice un porcentaje cuando desee ver todos los valores proporcionalmente porque la distribución de los valores es proporcional.

  • Aplicar formato a un percentil    Seleccione Percentil y, a continuación, escriba el Valor Barra más corta y Barra más larga.

Los valores de percentiles válidos son del 0 (cero) al 100. No puede utilizar un percentil si el rango de celdas contiene más de 8.191 puntos de datos.

Utilice un percentil cuando desee ver un grupo de valores altos (como el percentil 20 superior) en una proporción de barra de datos y valores bajos (como el percentil 20 inferior) en otra proporción de barra de datos, porque representan valores extremos que podrían sesgar la presentación de sus datos.

  • Aplicar formato al resultado de una fórmula     Seleccione Fórmula y, a continuación, escriba un Valor de Barra más corta y Barra más larga.

La fórmula debe devolver un valor de número, fecha u hora. Inicie la fórmula con un signo de igual (=). Las fórmulas no válidas dan como resultado que no se aplique ningún formato. Es una buena idea probar la fórmula en la hoja de cálculo para asegurarse de que dicha fórmula no devuelve ningún valor de error.

 Notas 

  • Asegúrese de que el valor de la Barra más corta es menor que el valor de la Barra más larga.
  • Puede elegir un Tipo diferente de Barra más corta y Barra más larga. Por ejemplo, puede elegir un Número de Barra más corta y un Porcentaje de Barra más larga.
  1. Para elegir una escala de color de Barra más corta y Barra más larga, haga clic en Color de barra.

Si desea elegir colores adicionales o crear un color personalizado, haga clic en Más colores.

El color de barra que selecciona aparece en el cuadro Vista previa.

  1. Para mostrar sólo la barra de datos y no el valor en la celda, seleccione Mostrar sólo la barra.

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Aplicar formato a todas las celdas empleando un conjunto de iconos

Utilice un conjunto de iconos para comentar y clasificar los datos en tres y hasta cinco categorías separadas por un valor de umbral. Cada icono representa un rango de valores. Por ejemplo, en el conjunto de iconos de 3 flechas, la flecha verde hacia arriba representa los valores más altos, la flecha amarilla hacia los costados representa valores medios y la flecha roja hacia abajo representa los valores más bajos.

Problema: No veo el formato condicional en ninguna celda del rango.

Si una o varias celdas del rango contienen una fórmula que devuelve un error, el formato condicional no se aplica a ninguna celda del rango. Para garantizar que el formato condicional se aplique a todo el rango, use una función ES o SIERROR para devolver un valor que no sea un valor de error.

Formato rápido

  1. Seleccione una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.
  2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional, haga clic en Conjunto de iconos y, a continuación, seleccione un conjunto de iconos.

Imagen de cinta de opciones de Outlook

 Sugerencia   Puede cambiar el método usado para especificar el ámbito para los campos del área Valores de un informe de tabla dinámica mediante el botón de opción Aplicar regla de formato a.

Formato avanzado

  1. Seleccione una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.
  2. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a continuación, en Administrar reglas.

Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.

  1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

  • Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:
    1. Asegúrese de haber seleccionado la hoja de cálculo, tabla o informe de tabla dinámica correctos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
    2. Opcionalmente, puede cambiar el rango de celdas. Para ello, haga clic en Contraer diálogo Imagen del botón en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione el nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo y luego seleccione Expandir diálogo Imagen del botón.
    3. Seleccione la regla y, a continuación, haga clic en Editar regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Editar regla de formato.

  1. En Aplicar regla a, si desea cambiar el ámbito para los campos del área Valores de un informe de tabla dinámica según el método de:
    • Selección, haga clic en solo estas celdas.
    • Campo correspondiente, haga clic en Todas las celdas de <campo de valor> con los mismos campos.
    • Campo de valor, haga clic en Todas las celdas de <campo de valor>.
  2. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Dar formato a todas las celdas según sus valores.
  3. En Editar una descripción de regla, en la lista Estilo de formato, seleccione Conjunto de iconos.
  1. Seleccione un conjunto de iconos. El valor predeterminado es 3 semáforos (sin marco). El número de iconos, los operadores de comparación y los valores de umbral para cada icono pueden variar para cada conjunto de iconos.
  2. Si lo desea, puede ajustar los operadores de comparación y los valores de umbral. El rango predeterminado de valores para cada icono es igual en tamaño pero puede ajustarlos para satisfacer requisitos únicos. Asegúrese de que los umbrales están en una secuencia lógica de más altos a más bajos, de arriba a abajo.
  3. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Aplique un formato a un número, fecha o valor de hora     Seleccione Número.
    • Aplicar formato a un porcentaje     Seleccione Porcentaje.

Los valores válidos son del 0 (cero) al 100. No escriba un signo de porcentaje.

Utilice un porcentaje cuando desee ver todos los valores proporcionalmente porque la distribución de los valores es proporcional.

  • Aplicar formato a un percentil    Seleccione Percentil.

Los valores de percentiles válidos son del 0 (cero) al 100. No puede utilizar un percentil si el rango de celdas contiene más de 8.191 puntos de datos.

Utilice un percentil cuando desee ver un porcentaje específico de valores (como el 20 superior o el 20 inferior) y la distribución de los valores no sea proporcional.

  • Aplicar formato al resultado de una fórmula     Seleccione Fórmula y, a continuación, escriba una fórmula en cada uno de los cuadros Valor.

La fórmula debe devolver un valor de número, fecha u hora. Empiece la fórmula por un signo igual (=). Las fórmulas no válidas no aplicarán el formato. Es una buena idea probar la fórmula en la hoja de cálculo para asegurarse de que no devuelve ningún valor erróneo.

  1. Para que el primer icono represente valores más bajos y el último valores más altos, seleccione Invertir criterio de ordenación de icono.
  2. Para mostrar solo el icono y no el valor en la celda, seleccione Mostrar icono únicamente.

 Notas 

  • Puede que tenga que ajustar el ancho de la columna para acomodar el icono.
  • Hay tres tamaños de iconos. El tamaño del icono mostrado dependerá del tamaño de fuente que se use en la celda.

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Aplicar formato solo a las celdas que contienen valores de texto, número, o fecha u hora

Para encontrar más fácilmente celdas específicas dentro de un rango de celdas, puede aplicar formato a dichas celdas específicas basándose en un operador de comparación. Por ejemplo, en una hoja de cálculo de inventario clasificada por categorías, puede resaltar los productos con menos de 10 artículos disponibles en amarillo. O bien, en una hoja de cálculo de resumen de almacén al por menor, puede identificar todos los almacenes con beneficios superiores al 10%, volúmenes de ventas menores de 100.000 dólares EE.UU., y región igual a "Sudeste".

 Nota   No se puede aplicar formato condicional a campos del área Valores de un informe de tabla dinámica por texto o por fecha, solo por número.

Formato rápido

  1. Seleccione una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.
  2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y, a continuación, haga clic en Resaltar reglas de celdas.

Imagen de cinta de opciones de Outlook

  1. Seleccione el comando que desea, como Entre, Igual a texto que contiene o Una fecha.
  2. Escriba los valores que desee utilizar y, a continuación, seleccione un formato.

 Sugerencia   Puede cambiar el método usado para especificar el ámbito para los campos del área Valores de un informe de tabla dinámica mediante el botón de opción Aplicar regla de formato a.

Formato avanzado

  1. Seleccione una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.
  2. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a continuación, en Administrar reglas.

Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.

  1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

  • Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:
    1. Asegúrese de haber seleccionado la hoja de cálculo, tabla o informe de tabla dinámica correctos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
    2. Opcionalmente, puede cambiar el rango de celdas. Para ello, haga clic en Contraer diálogo Imagen del botón en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione el nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo y luego seleccione Expandir diálogo Imagen del botón.
    3. Seleccione la regla y, a continuación, haga clic en Editar regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Editar regla de formato.

  1. En Aplicar regla a, si desea cambiar el ámbito para los campos del área Valores de un informe de tabla dinámica según el método de:
    • Selección, haga clic en solo estas celdas.
    • Campo correspondiente, haga clic en Todas las celdas de <campo de valor> con los mismos campos.
    • Campo de valor, haga clic en Todas las celdas de <campo de valor>.
  2. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan.
  3. En Editar una descripción de regla, en el cuadro de lista Dar formato únicamente a las celdas con, siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Aplicar formato por número, fecha u hora     Seleccione Valor de la celda, seleccione un operador de comparación y, a continuación, escriba un número, fecha u hora.

Por ejemplo, seleccione Entre y, a continuación, escriba 100 y 200 o bien, seleccione Igual a y, a continuación, escriba 1/1/2006.

También puede escribir una fórmula que devuelva un valor de número, fecha u hora. Si escribe una fórmula, iníciela con un signo igual (=). Las fórmulas no válidas dan como resultado que no se aplique ningún formato. Es una buena idea probar la fórmula en la hoja de cálculo para asegurarse de que la fórmula no devuelve ningún valor de error.

  • Aplicar formato por texto     Seleccione Texto específico, un operador de comparación y, a continuación, escriba texto.

Por ejemplo, seleccione Contiene y, a continuación, escriba Plata o seleccione Que empieza por y, a continuación, escriba Tri.

Se incluyen comillas en la cadena de búsqueda y puede usar caracteres comodín. La longitud máxima de una cadena es de 255 caracteres.

También puede escribir una fórmula que devuelva texto. Si escribe una fórmula, iníciela con un signo igual (=). Las fórmulas no válidas dan como resultado que no se aplique ningún formato. Es una buena idea probar la fórmula en la hoja de cálculo para asegurarse de que la fórmula no devuelve ningún valor de error.

  • Aplicar formato por fecha     Seleccione Fechas y, a continuación, una comparación de fechas.

Por ejemplo, seleccione Ayer o Semana siguiente.

  • Aplicar formato a celdas en blanco o sin espacios en blanco     Seleccione Celdas en blanco o Sin espacios en blanco.

 Nota   Un valor en blanco es una celda que no contiene datos y que es diferente a una celda que contiene uno o varios espacios (que son texto).

  • Aplicar formato a celdas con valores de error o sin error     Seleccione Errores o Sin errores.

Los valores erróneos son: #####, #¡VALOR!, #¡DIV/0!, #¿NOMBRE?, #N/A, #¡REF!, #¡NUM!, y #¡NULL!

  1. Para especificar un formato, haga clic en Formato.

Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas.

  1. Seleccione el número, fuente, borde o formato de relleno que desea aplicar cuando el valor de la celda cumple la condición y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Puede elegir más de un formato. Los formatos que selecciona aparecen en el cuadro Vista previa.

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Aplicar formato únicamente a los valores de rango inferior o superior

Puede buscar los valores más altos y más bajos en un rango de celdas según un valor de corte que especifique. Por ejemplo, puede buscar los 5 productos más vendidos en un informe regional, el 15% de los productos del final de una encuesta al cliente o los 25 mejores salarios de un análisis de personal de departamento.

Formato rápido

  1. Seleccione una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.
  2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y, a continuación, haga clic en Reglas superiores e inferiores.

Imagen de cinta de opciones de Outlook

  1. Seleccione el comando que desee, como 10 elementos superiores o 10% inferiores.
  2. Escriba los valores que desee utilizar y, a continuación, seleccione un formato.

 Sugerencia   Puede cambiar el método usado para especificar el ámbito para los campos del área Valores de un informe de tabla dinámica mediante el botón de opción Aplicar regla de formato a.

Formato avanzado

  1. Seleccione una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.
  2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a continuación, haga clic en Administrar reglas.

Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.

  1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

  • Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:
    1. Asegúrese de haber seleccionado la hoja de cálculo, tabla o informe de tabla dinámica correctos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
    2. Opcionalmente, puede cambiar el rango de celdas. Para ello, haga clic en Contraer diálogo Imagen del botón en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione el nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo y luego seleccione Expandir diálogo Imagen del botón.
    3. Seleccione la regla y, a continuación, haga clic en Editar regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Editar regla de formato.

  1. En Aplicar regla a, si desea cambiar el ámbito para los campos del área Valores de un informe de tabla dinámica según el método de:
    • Selección, haga clic en solo estas celdas.
    • Campo correspondiente, haga clic en Todas las celdas de <campo de valor> con los mismos campos.
    • Campo de valor, haga clic en Todas las celdas de <campo de valor>.
  2. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Aplicar formato únicamente a los valores de rango inferior o superior.
  3. En Editar una descripción de regla, en el cuadro de lista Aplicar formato a los valores que están en el rango en, seleccione Superior o Inferior.
  4. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Para especificar un número superior o inferior, escriba un número y, a continuación, desactive la casilla de verificación % del rango seleccionado. Los valores válidos son del 1 al 1000.
    • Para especificar un porcentaje superior o inferior, escriba un número y, a continuación, desactive la casilla de verificación % del rango seleccionado. Los valores válidos son del 1 al 100.
  5. Otra opción es cambiar el modo en que se aplica el formato a los campos en el área Valores de un informe de tabla dinámica cuyo ámbito se especifica por campo correspondiente.

De forma predeterminada, el formato condicional se basa en todos los valores visibles. No obstante, cuando se especifica el ámbito por el método de campo correspondiente, en lugar de usar todos los valores visibles es posible aplicar el formato condicional a cada combinación de:

  • Una columna y el campo de su fila principal seleccionando cada grupo de columnas.
  • Una fila y el campo de su columna principal seleccionando cada grupo de filas.
  1. Para especificar un formato, haga clic en Formato.

Aparecerá el cuadro de diálogo Formato de celdas.

  1. Seleccione el número, fuente, borde o formato de relleno que desea aplicar cuando el valor de la celda cumple la condición y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Puede elegir más de un formato. Los formatos que selecciona aparecen en el cuadro Vista previa.

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Aplicar formato a los valores por encima o por debajo del promedio

Puede buscar valores por encima o por debajo del promedio o desviación estándar en un rango de celdas. Por ejemplo, puede buscar los ejecutores medios anteriores en una evaluación del rendimiento anual o puede buscar materiales fabricados que se encuentran por debajo de dos desviaciones estándar de una calificación de calidad.

Formato rápido

  1. Seleccione una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.
  2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y, a continuación, haga clic en Reglas superiores e inferiores.

Imagen de cinta de opciones de Outlook

  1. Seleccione el comando que desee, como Por encima del promedio o Por debajo del promedio.
  2. Escriba los valores que desee utilizar y, a continuación, seleccione un formato.

 Sugerencia   Puede cambiar el método usado para especificar el ámbito para los campos del área Valores de un informe de tabla dinámica mediante el botón de opción Aplicar regla de formato a.

Formato avanzado

  1. Seleccione una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.
  2. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a continuación, en Administrar reglas.

Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.

  1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

  • Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:
    1. Asegúrese de haber seleccionado la hoja de cálculo, tabla o informe de tabla dinámica correctos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
    2. Opcionalmente, puede cambiar el rango de celdas. Para ello, haga clic en Contraer diálogo Imagen del botón en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione el nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo y luego seleccione Expandir diálogo Imagen del botón.
    3. Seleccione la regla y, a continuación, haga clic en Editar regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Editar regla de formato.

  1. En Aplicar regla a, si desea cambiar el ámbito para los campos del área Valores de un informe de tabla dinámica según el método de:
    • Selección, haga clic en solo estas celdas.
    • Campo correspondiente, haga clic en Todas las celdas de <campo de valor> con los mismos campos.
    • Campo de valor, haga clic en Todas las celdas de <campo de valor>.
  2. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Aplicar formato a los valores por encima o por debajo del promedio.
  3. En Editar una descripción de regla, en el cuadro de lista Dar formato a valores que sean, siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Para aplicar formato a celdas que estén por encima o por debajo del promedio de todas las celdas del rango, seleccione por encima de o por debajo de.
    • Para dar formato a las celdas que están encima o en una, dos o tres desviaciones estándar para todas las celdas del rango, seleccione una desviación estándar.
  4. Otra opción es cambiar el modo en que se aplica el formato a los campos en el área Valores de un informe de tabla dinámica cuyo ámbito se especifica por campo correspondiente.

De forma predeterminada, el formato condicional se basa en todos los valores visibles. No obstante, cuando se especifica el ámbito por el método de campo correspondiente, en lugar de usar todos los valores visibles es posible aplicar el formato condicional a cada combinación de:

  • Una columna y el campo de su fila principal seleccionando cada grupo de columnas.
  • Una fila y el campo de su columna principal seleccionando cada grupo de filas.
  1. Haga clic en Formato para mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.
  2. Seleccione el número, fuente, borde o formato de relleno que desea aplicar cuando el valor de la celda cumple la condición y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Puede elegir más de un formato. Los formatos que selecciona aparecen en el cuadro Vista previa.

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Aplicar formato únicamente a los valores únicos o duplicados

 Nota   No se puede aplicar formato condicional a campos del área Valores de un informe de tabla dinámica según valores únicos o duplicados.

Formato rápido

  1. Seleccione una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.
  2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilo, haga clic en la flecha junto a Formato condicional y, a continuación, haga clic en Resaltar reglas de celdas.

Imagen de cinta de opciones de Outlook

  1. Seleccione Duplicar valores.
  2. Escriba los valores que desee utilizar y, a continuación, seleccione un formato.

Formato avanzado

  1. Seleccione una o más celdas de un rango, tabla o informe de tabla dinámica.
  2. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a continuación, en Administrar reglas.

Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.

  1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

  • Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:
    1. Asegúrese de que la hoja de cálculo o la tabla adecuada está seleccionada en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
    2. Opcionalmente, puede cambiar el rango de celdas. Para ello, haga clic en Contraer diálogo Imagen del botón en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione el nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo y luego seleccione Expandir diálogo Imagen del botón.
    3. Seleccione la regla y, a continuación, haga clic en Editar regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Editar regla de formato.

  1. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Aplicar formato únicamente a los valores únicos o duplicados.
  2. En Editar una descripción de regla, en el cuadro de lista Dar formato a todo, seleccione Único o Duplicar.
  3. Haga clic en Formato para mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.
  4. Seleccione el número, fuente, borde o formato de relleno que desea aplicar cuando el valor de la celda cumple la condición y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Puede elegir más de un formato. Los formatos que selecciona aparecen en el cuadro Vista previa.

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Utilizar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato

Si el formato condicional tiene que ser más complejo, puede utilizar una fórmula lógica para especificar los criterios de formato. Por ejemplo, puede que desee comparar valores con un resultado devuelto por una función o evaluar datos de celdas que se encuentran fuera del rango seleccionado.

  1. En el grupo Estilos de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a continuación, en Administrar reglas.

Imagen de cinta de opciones de Outlook

Se mostrará el cuadro de diálogo Administrador de reglas de formato condicionales.

  1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Para agregar un formato condicional, haga clic en Nueva regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Nueva regla de formato.

  • Para cambiar un formato condicional, haga lo siguiente:
    1. Asegúrese de haber seleccionado la hoja de cálculo, tabla o informe de tabla dinámica correctos en el cuadro de lista Mostrar reglas de formato para.
    2. Opcionalmente, puede cambiar el rango de celdas. Para ello, haga clic en Contraer diálogo Imagen del botón en el cuadro Se aplica a para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione el nuevo rango de celdas de la hoja de cálculo y luego seleccione Expandir diálogo Imagen del botón.
    3. Seleccione la regla y, a continuación, haga clic en Editar regla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Editar regla de formato.

  1. En Aplicar regla a, si desea cambiar el ámbito para los campos del área Valores de un informe de tabla dinámica según el método de:
    • Selección, haga clic en solo estas celdas.
    • Campo correspondiente, haga clic en Todas las celdas de <campo de valor> con los mismos campos.
    • Campo de valor, haga clic en Todas las celdas de <campo de valor>.
  2. En Seleccionar un tipo de regla, haga clic en Utilizar una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.
  1. En Editar una descripción de regla, en el cuadro de lista Dar formato a los valores donde esta fórmula sea verdadera, escriba una fórmula.

Se debe comenzar la fórmula con un signo igual (=) y la fórmula debe devolver un valor lógico de VERDADERO (1) o FALSO (0).

Ejemplo 1: Utilice un formato condicional con varios criterios y referencias de celda fuera del rango de celdas

En esta fórmula, un formato condicional que tenga varios criterios aplicados al rango A1:A5 aplica el formato de color verde a las celdas si el valor medio de todas las celdas del rango es mayor que el valor de la celda F1 y cualquier celda del rango tiene un valor mínimo mayor o igual al valor de G1. Las celdas F1 y G1 están fuera del rango de celdas para las que se aplica el formato condicional. La función Y combina varios criterios, y las funciones PROMEDIO y MIN calculan los valores.

Fórmula Formato
=Y(PROMEDIO($A$1:$A$5)>$F$1; MIN($A$1:$A$5)>=$G$1) Color de celda en verde

Ejemplo 2: Aplicar sombreado a todas las filas empleando las funciones RESTO y FILA

Esta fórmula aplica sombreado a todas las filas del rango de celdas en un color de celda azul. La función RESTO devuelve un resto después de que un número (el primer argumento) se divide por un divisor (el segundo argumento). La función FILA devuelve el número de fila actual. Cuando divide el número de fila actual por 2, siempre obtiene un resto de 0 para un número par y un resto de 1 para un número impar. Debido a que 0 es FALSO y 1 es VERDADERO, a todas las filas impares se les aplica formato.

Fórmula Formato
=RESTO(FILA();2)=1 Color de celda azul
  1. Haga clic en Formato para mostrar el cuadro de diálogo Formato de celdas.
  2. Seleccione el número, fuente, borde o formato de relleno que desea aplicar cuando el valor de la celda cumple la condición y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Puede elegir más de un formato. Los formatos que selecciona aparecen en el cuadro Vista previa.

 Nota   Puede escribir referencias de celda (referencia de celda: conjunto de coordenadas que ocupa una celda en una hoja de cálculo. Por ejemplo, la referencia de la celda que aparece en la intersección de la columna B y la fila 3 es B3.) en una fórmula seleccionando las celdas directamente en una hoja de cálculo. Al seleccionar las celdas de la hoja de cálculo, se insertan las referencias de celdas absolutas (referencia de celda absoluta: en una fórmula, dirección exacta de una celda, independientemente de la posición de la celda que contiene la fórmula. Una referencia de celda absoluta tiene la forma $A$1.). Si desea que Microsoft Excel adapte las referencias a cada celda del rango seleccionado, utilice referencias de celda relativas (referencia relativa: en una fórmula, dirección de una celda basada en la posición relativa de la celda que contiene la fórmula y la celda a la que se hace referencia. Si se copia la fórmula, la referencia se ajusta automáticamente. Una referencia relativa toma la forma A1.).

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Buscar celdas que tengan formatos condicionales

Si la hoja de cálculo tiene una o varias celdas con un formato condicional, puede buscarlas rápidamente de manera que pueda copiar, cambiar o eliminar los formatos condicionales. Puede usar el comando Ir a Especial para buscar solo las celdas con un formato condicional específico o buscar todas las celdas con formatos condicionales.

Buscar todas las celdas que tengan un formato condicional

  1. Haga clic en cualquier celda que no tenga formato condicional.
  2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Buscar y seleccionar y, a continuación, en Formato condicional.

Imagen de cinta de opciones de Outlook

Buscar solo las celdas con el mismo formato condicional

  1. Haga clic en la celda que tiene el formato condicional que desea buscar.
  2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en la flecha situada junto a Buscar y seleccionar y, a continuación, en Ir a especial.

Imagen de cinta de opciones de Outlook

  1. Haga clic en Celdas con formatos condicionales.
  2. Haga clic en Iguales a celda activa, en Validación de datos.

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Borrar formatos condicionales

Realice alguna de las siguientes acciones:

Hoja de cálculo    

  1. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a continuación, haga clic en Borrar reglas.

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  1. Haga clic en Toda la hoja.

Rango de celdas, tabla o tabla dinámica    

  1. Seleccione el rango de celdas, la tabla o la tabla dinámica para la que desea borrar formatos condicionales.
  2. En la ficha Inicio, en el grupo Estilos, haga clic en la flecha situada junto a Formato condicional y, a continuación, haga clic en Borrar reglas.
  3. Según lo que haya seleccionado, haga clic en Celdas seleccionadas, Esta tabla o Esta tabla dinámica.

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Corresponde a:
Excel 2007