Trabajar con inteligencia: uso de Lync Online con Office 2010

Cuando ejecute Microsoft® Office 2010 con el software de comunicaciones de Microsoft® Lync™ Online , puede obtener acceso a muchas características de Lync Online directamente desde los programas de Office 2010.

Si utiliza una versión anterior de Office, consulte Trabajar con inteligencia: uso de Lync Online con Office 2003 y Office 2007.

¿Qué desea hacer?


Ver la tarjeta de contacto de Lync Online de un usuario y las opciones de contacto

La tarjeta de contacto muestra información detallada sobre los usuarios y permite obtener acceso con un solo clic a diversos modos de establecer comunicación con ellos. Puede consultar la tarjeta de contacto de un usuario en los programas de Office 2010 cuando vea el indicador de presencia de Lync Online junto al nombre del usuario.

Ver la tarjeta de contacto de Lync Online de un usuario y las opciones de contacto en un programa de Office 2010

  • Seleccione el indicador de presencia de una persona y, a continuación, haga clic en el botón Ver más opciones. Si desea más información, consulte Usar la tarjeta de contacto.

Tarjeta de contacto de Lync 2010 y menú de opciones de contacto

En la siguiente tabla se describe en lugar en que puede encontrar el indicador de presencia de Lync Online y la tarjeta de contacto en los programas de Office 2010.

Programa de Office 2010 Ubicación
Cliente de mensajería y colaboración de Microsoft® Outlook®

Cuadros De, Para y CC del correo electrónico

Resultados de búsqueda de Buscar un contacto

Barra Tareas pendientes, en Contactos rápidos

Asistente de programación de convocatoria de reunión

Programa de procesamiento de texto Microsoft® Word

Software de hoja de cálculo Microsoft® Excel®

Programa de presentación de gráficos Microsoft® PowerPoint®

En la pestaña Archivo, en la pestaña Información, en Personas relacionadas

Microsoft® SharePoint 2010 Team Services

Microsoft® SharePoint Workspace 2010 (anteriormente denominado Microsoft® Office Groove 2007)

Junto al nombre de una persona

Uso de las características de Lync Online en Outlook 2010

Además de ver la disponibilidad de una persona y la tarjeta de contacto como se describe en la sección anterior, puede utilizar las siguientes características adicionales de Lync Online al trabajar en Outlook 2010:

  • Responder a un correo electrónico, contacto o tarea con un mensaje instantáneo o una llamada
  • Buscar un contacto rápidamente
  • Ver la lista de contactos en la Barra Tareas pendientes de Outlook.
  • Programar una reunión en línea
  • Ver un registro de las llamadas, correos de voz y conversaciones de Lync Online

También puede controlar qué características se comparten entre Lync Online y Outlook 2010.

Responder con un mensaje instantáneo

  1. En el Correo de Outlook, en la pestaña Inicio, en el grupo Responder, haga clic en MI.

Responder con un mensaje instantáneo de Lync 2010 en Outlook 2010

  1. Haga clic en Responder con MI o en Responder a todos con MI.

También puede responder con un mensaje instantáneo en otras ubicaciones de Outlook:

  • En un mensaje de correo electrónico abierto, en la pestaña Mensaje, en el grupo Responder
  • En los Contactos de Outlook, en la pestaña Inicio, en el grupo Comunicar, en el menú Más
  • En las Tareas de Outlook, en la pestaña Inicio, en el grupo Responder

Responder con una llamada

  1. En el Correo de Outlook, en la pestaña Inicio, en el grupo Responder, haga clic en Más y, a continuación, en Llamar.

Responder con una llamada de Lync 2010 en Outlook 2010

  1. Realice uno de los siguientes procedimientos:
  • Haga clic en el nombre o el número de la persona que envió el mensaje de correo electrónico
  • Haga clic en Llamar a todos para iniciar una conferencia de audio de Lync Online con todos los que recibieron el mensaje de correo electrónico

También puede responder con mensajería instantánea en otras ubicaciones de Outlook:

  • En un mensaje de correo electrónico abierto, en la pestaña Mensaje, en el grupo Responder, en el menú Más
  • En los Contactos de Outlook, en la pestaña Inicio, en el grupo Comunicar, en el menú Más
  • En las Tareas de Outlook, en la pestaña Inicio, en el grupo Responder, en el menú Más

Buscar un contacto rápidamente

  • En el cuadro Buscar un contacto de Outlook, empiece a escribir el nombre del contacto que está buscando. A medida que escriba, irán apareciendo los nombres coincidentes en la lista de resultados de la búsqueda.

Ver la lista de contactos en la Barra Tareas pendientes

  1. Haga clic con el botón secundario en la Barra Tareas pendientes, haga clic en Opciones y, a continuación, active o desactive la casilla Mostrar contactos rápidos.
  2. (Opcional) Activar o desactivar Mostrar foto del contacto.

Mostrar contactos rápidos de Lync en Outlook 2010

Programar una reunión en línea

  • En la cinta del Calendario de Outlook, en la pestaña Inicio, en el grupo Reunión en línea, haga clic en Reunión en línea (en Microsoft Outlook 2007) o Nueva reunión en línea (en Microsoft Outlook 2010).

Ver el historial de conversaciones

  • En el Panel de navegación de Outlook, haga clic en la carpeta del Historial de conversación. Esta carpeta contiene un registro de las llamadas, los correos de voz y las conversaciones de Lync Online.

Establecer las opciones de integración con Outlook en Lync Online

  1. En la ventana principal de Lync, haga clic en el botón Opciones y, a continuación, haga clic en Personal.
  2. En Administrador de información personal, seleccione Microsoft Exchange o Microsoft Outlook o Ninguno de la lista desplegable.

Opciones del administrador de información personal de Lync 2010

Si selecciona Microsoft Exchange o Microsoft Outlook, la característica de búsqueda de Lync usará como fuente de contactos la lista de contactos de Microsoft Outlook, además de la lista global de direcciones. Si selecciona Ninguno, la característica de búsqueda de Lync devolverá únicamente los contactos que se encuentren en la lista global de direcciones. No usará ni la Libreta de direcciones de Windows ni la lista de contactos de Outlook.

  1. Si selecciona Microsoft Exchange o Microsoft Outlook, realice alguno de los procedimientos siguientes:
  • Para que su información de presencia indique de forma automática que se encuentra en una reunión programada, active la casilla Actualizar mi presencia según la información del calendario. Utilice los siguientes parámetros para especificar además quién puede ver esta información:
    • Para mostrar esta información a los contactos del Grupo de trabajo, active la casilla Mostrar asunto y ubicación de la reunión a los contactos de mi relación de privacidad Grupo de trabajo.
    • Para mostrar la información de Fuera de la oficina a los contactos, active la casilla Mostrar la información de fuera de la oficina a los contactos de mis relaciones de privacidad Amigos y familiares, Grupo de trabajo y Compañeros . Desactive la casilla si desea ocultar la información de Fuera de la oficina a todos los contactos.
  • Para guardar el historial de conversaciones en Outlook, active la casilla Guardar mis conversaciones de mensajería instantánea en la carpeta Historial de conversaciones del correo electrónico. Si desactiva dicha casilla, el historial no se guardará.
  • Para guardar el historial de llamadas telefónicas en Outlook, active la casilla Guardar mis registros de llamadas en la carpeta Historial de conversaciones. Si desactiva dicha casilla, el historial no se guardará.
  • Para guardar los contactos en Microsoft Exchange Server, active la casilla Guardar mis contactos de Lync en la carpeta personal de contactos en el servidor Exchange. Si desactiva dicha casilla, los contactos de Lync se conservarán únicamente en Lync.

Establecer las opciones de integración con Lync en Outlook 2010

  1. En Outlook, en la pestaña Archivo, haga clic en Opciones y, a continuación, en Contactos.
  2. En Estado de conexión y fotografías, active o desactive Mostrar el estado de conexión junto al nombre de la persona.

Mostrar el indicador de presencia de Lync 2010 en Outlook 2010

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Iniciar una sesión de uso compartido de Lync Online en Word, PowerPoint o Excel

Puede compartir un documento abierto en Word 2010, Excel 2010 o PowerPoint 2010 enviando una copia o iniciando una sesión de uso compartido con uno o más contactos.

Compartir un documento abierto desde la pestaña Archivo

Para enviar una copia de su documento como dato adjunto de un mensaje instantáneo, realice el siguiente procedimiento:

  1. En la pestaña Archivo, haga clic en Guardar y enviar y, a continuación, haga clic en Enviar por mensaje instantáneo.
  2. En el panel Enviar por mensaje instantáneo, complete los cuadros Para, Asunto y Mensaje.

Enviar un documento utilizando Lync 2010 desde la pestaña Archivo de Office 2010

  1. Haga clic en Enviar MI.

Para iniciar una sesión de colaboración y uso compartido de Lync Online con su documento, siga este procedimiento:

  1. En la pestaña Archivo, haga clic en Enviar y guardar y, a continuación, haga clic en Compartir ventana de documento.
  2. En el panel Compartir ventana de documento, complete los cuadros Para, Asunto y Mensaje.

Iniciar una sesión de uso compartido de Lync 2010 desde la pestaña Archivo de Office 2010

  1. Haga clic en Compartir ahora.

Compartir un documento abierto desde la pestaña Revisar

Para enviar una copia de su documento como dato adjunto de un mensaje instantáneo, realice el siguiente procedimiento:

  1. En la pestaña Revisar, en el grupo Compartir, haga clic en Enviar por MI.

Enviar un documento de Office abierto como dato adjunto de mensajería instantánea de Lync 2010

  1. En la ventana Enviar archivo, seleccione una o más personas de su lista de contactos o busque otros contactos en el cuadro de búsqueda.
  2. Haga clic en Aceptar.

Para iniciar una sesión de colaboración y uso compartido de Lync Online con su documento, realice el siguiente procedimiento:

  1. En la pestaña Revisar, en el grupo Compartir, haga clic en Compartir ahora.

Compartir un documento abierto desde la pestaña Revisar de Office

  1. En la ventana Compartir ahora, seleccione una o más personas de su lista de contactos o busque otros contactos en el cuadro de búsqueda.
  2. Haga clic en Aceptar.

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