Guía de supervivencia de presencia

Esta es la Guía de supervivencia de presencia. Contiene información básica que necesita para comprender la presencia, cómo funciona y cómo puede utilizarla para ponerse en contacto con otros, permitir que otros se pongan en contacto con usted y para controlar las interrupciones de forma que sea más productivo.

En este tema se tratan


Información general sobre presencia

La presencia de una persona está determinada por una serie de atributos que describen el estado, actividad, ubicación, deseo de comunicarse e información de contacto de dicha persona. La información de presencia le ayudará a ponerse en contacto con otras personas y que éstas a su vez se pongan en contacto con usted.

La presencia de una persona viene determinada por un conjunto de atributos.

Office Communicator proporciona un completo conjunto de atributos de presencia personales que puede personalizar y poner a disposición de otros contactos para que puedan ponerse en contacto con usted. Algunos atributos de presencia que puede establecer incluyen el estado de presencia, la ubicación, una nota personal y el número de teléfono móvil.

Los atributos de presencia incluyen el estado, la ubicación, la nota y el número de teléfono móvil. Para especificar sus números de teléfono, haga clic sucesivamente en el botón Menú y en Herramientas > Opciones > ficha Teléfonos.

La información de presencia proporciona un contexto para un contacto y le ayuda a decidir la mejor manera para comunicarse con él. Por ejemplo, suponga que necesita debatir una propuesta con un compañero. Mira su estado en la lista de contactos y ve que el contacto está disponible. Podría ir a hablar con la persona cara a cara, pero observa que el indicador de ubicación de la persona y la nota personal indican que la persona está trabajando en casa, por lo que en vez de ir a hablar con él decide enviarle un mensaje instantáneo.

Communicator muestra varios datos informativos acerca de cada contacto, por lo que puede ver el contexto de un contacto: si está disponible; en una reunión; libre en una hora; o trabajando desde casa. De este modo, puede usar dicho contexto para tomar una decisión acerca de la mejor manera de comunicarse con el contacto. Por ejemplo, si el contacto se encuentra en una reunión y tiene asuntos urgentes que debatir, puede enviarle un mensaje instantáneo.

Communicator muestra varios datos informativos sobre cada contacto.

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Cinco mejores formas en que puede ayudarle la presencia

  • Puede determinar si un contacto está disponible de forma que obtiene una respuesta instantánea.
  • Puede determinar el estado de una persona (Disponible, No disponible, Ausente, etc.) de forma que pueda decidir el mejor modo de comunicarse.
  • Puede buscar rápidamente información adicional del contacto, como el teléfono móvil o cualquier otro teléfono.
  • Puede ver la información de disponibilidad de un contacto para saber cuándo está disponible.
  • Puede definir su estado en No molestar para controlar las interrupciones y realizar el trabajo.

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¿Qué significan los botones de presencia?

Cada contacto tiene un botón de presencia que refleja el estado del contacto. El botón de presencia del contacto cambia de color basándose en distintos factores como se describe en la siguiente tabla.

Botón Presencia Texto de estado Descripción
Disponible Disponible El contacto está conectado y puede participar en las conversaciones. Este estado lo puede establecer el usuario manualmente.
No disponible No disponible
Al teléfono
En conferencia
En reunión

El contacto está disponible pero ocupado en otra actividad. Las actividades incluyen:

  • Al teléfono    El contacto está participando en una conversación telefónica, de audio o de vídeo.
  • En conferencia     El contacto está participando en una conversación telefónica, de audio o de vídeo con varios participantes.
  • En reunión     El calendario de Office Outlook muestra que el contacto tiene una reunión programada.


El usuario puede establecer manualmente este nivel de presencia.

No molestar No molestar

Verá este estado para el contacto si el contacto le asigna un nivel de acceso distinto de Equipo y se da alguna de estas condiciones:

  • El contacto ha establecido manualmente su estado de presencia en No molestar.
Sólo interrupciones urgentes Sólo interrupciones urgentes

Verá este estado para el contacto si el contacto le asigna el nivel de acceso Equipo y se da la condición siguiente:

  • El contacto ha establecido manualmente su estado de presencia en No molestar.
Ausente Ausente
Fuera de la oficina

Es probable que el contacto no esté disponible. Este estado se muestra por los motivos siguientes:

  • El equipo del contacto lleva inactivo más tiempo del indicado en la configuración del período de inactividad, cuyo valor predeterminado son 15 minutos.

 Nota   De manera predeterminada, la transición de Disponible a Inactivo se produce transcurridos cinco minutos. Posteriormente, transcurridos 15 minutos o más, el estado cambia a Ausente si sigue sin registrarse ninguna actividad en el equipo.

  • El calendario de Office Outlook o el Asistente para fuera de oficina del contacto indican que no se encuentra en la oficina.
  • El contacto no está disponible temporalmente. Tan pronto como se detecte actividad en el equipo del contacto, Communicator 2007 restablecerá automáticamente el estado de presencia en el estado apropiado.
  • El contacto ha establecido manualmente su estado de presencia en Ausente.
Inactivo Inactivo Es posible que el contacto esté disponible, pero su equipo lleva inactivo más tiempo del indicado en la configuración del período de inactividad, cuyo valor predeterminado son cinco minutos. En este estado, el contacto está conectado y realizando la transición desde el estado Disponible, tal y como indica el botón mitad verde y mitad amarillo. Este estado lo establece Communicator.
No disponible (inactivo) No disponible (inactivo) Este contacto está ocupado en una reunión o tiene prevista una reunión (como se indica en el calendario de Outlook), sin embargo, su equipo ha estado inactivo durante el tiempo de inactividad definido, 5 minutos de forma predeterminada. Este estado lo establece Communicator.
Sin conexión Sin conexión

El contacto no está disponible. Este estado se muestra por los motivos siguientes:

  • El contacto ha establecido manualmente su estado de presencia en No conectado. (No conectado no está disponible de manera predeterminada. El administrador del sistema debe habilitarlo para la organización mediante la directiva de grupo: EnableAppearOffline.)
  • Communicator no se está ejecutando en el equipo del contacto o éste no ha iniciado sesión.
  • El contacto lo ha bloqueado para que usted no pueda ver su estado de información de presencia.
Presencia desconocida Presencia desconocida Communicator no puede determinar el estado del contacto. Este estado suele mostrarse porque el estado de presencia del contacto se ha almacenado en otro sistema informático, como el de una compañía que no es un socio asociado externo.
Bloqueado Bloqueado Este botón se muestra en la lista de contactos junto al nombre del contacto que se ha bloqueado. En el equipo de la persona bloqueada se mostrará que su estado de presencia es No conectado.

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¿Cuáles son todos los atributos de presencia que describen a un contacto?

La información de presencia incluye un conjunto de diversos atributos que describen la disponibilidad, actividad, información de contacto, programación, ubicación y notas (personales y de fuera de la oficina) de un contacto. En la tabla siguiente se muestra una lista completa de atributos de presencia de Communicator. En la parte izquierda de la tabla se muestran los atributos de información de presencia, mientras que en la parte derecha se muestra si cada atributo está disponible para un nivel de acceso determinado; abordaremos los niveles de acceso más adelante en este mismo tema.

Información de presencia Bloqueado Público Compañía Equipo Personal
Presencia sin conexión
Botón Presencia
Nombre para mostrar
Dirección de correo electrónico
Puesto *
Teléfono de trabajo *
Teléfono móvil *
Teléfono particular *
Otro teléfono
Compañía *
Oficina *
Dirección del trabajo *
Sitio de SharePoint *
Ubicación de reunión
Asunto de la reunión
Libre no disponible
Horario laboral
Ubicación terminal
Notas (nota de fuera de la oficina)
Notas (nota personal)
Último activo

 Nota   *Si estos atributos están definidos en Microsoft Active Directory, se mostrarán a todos los contactos de su compañía, independientemente del nivel de acceso. También están visibles para los contactos asociados externos, según el nivel de acceso asignado. No están visibles para los contactos de mensajería instantánea pública.

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Cómo cambiar manualmente la información de presencia

Communicator proporciona un conjunto de atributos de presencia que puede cambiar manualmente. Por ejemplo, puede editar y publicar números de teléfono para compartirlos con otras personas; puede agregar una nota personal si está en un curso ese día. Asimismo, si tiene una fecha límite importante, también pude cambiar su estado de presencia a No molestar para controlar las interrupciones.

Cambiar su estado de presencia

  • Haga clic en el botón de Presencia y seleccione el estado en el menú desplegable.

Establezca su estado de presencia en el menú desplegable del botón Presencia.

Edite o agregue un número de teléfono móvil y/u otro teléfono

  1. Haga clic en el botón Menú, seleccione Herramientas y, a continuación, haga clic en Opciones.
  2. Haga clic en la ficha Teléfonos y, a continuación, haga clic en el botón Teléfono para el número que desea agregar.
  3. Después de agregar el número de teléfono, haga clic en Publicar este número de teléfono. Después de agregar los números de teléfono, deberá definir niveles de acceso para los contactos con los que desea compartir los números. Consulte la sección "Cómo controlar la información de presencia para que esté visible para algunos, pero no para otros" más adelante en este tema.

Crear una nota personal

  • Haga clic dentro del cuadro Escriba una nota y, a continuación, escriba una nota. Haga clic fuera del cuadro cuando haya finalizado.

La nota personal estará visible para todos los contactos del nivel de acceso Compañía, Equipo o Personal.

Agregar una nota de Fuera de la oficina

  • En Office Outlook, haga clic en Herramientas y, a continuación, haga clic en Asistente para Fuera de la oficina.
  • Seleccione la opción Fuera de la oficina, escriba un mensaje de Fuera de la oficina y haga clic en Aceptar.

 Nota   La nota de Fuera de la oficina sustituirá cualquier nota personal que haya escrito anteriormente, pero la nota de fuera de la oficina no se actualizará hasta que cierre la sesión y vuelva a iniciarla en Communicator. Además, para que esta información se propague, debe ejecutar el cliente de Communicator en un dispositivo capaz de conectarse a Exchange. Además, para que esta información se propague debe ejecutar el cliente de Communicator en un dispositivo capaz de conectarse a Exchange.

Mostrar su ubicación

Communicator le permite mostrar su ubicación como parte de la información de presencia. Puede especificar la ubicación actual como Particular u Oficina, o puede crear una ubicación personalizada.

  • Haga clic en el botón Presencia, seleccione Ubicación actual y, a continuación, seleccione una ubicación o haga clic en Crear ubicación predeterminada.

La información de ubicación está visible únicamente para aquellos contactos a los que les asigne el nivel de acceso Equipo o Personal. Consulte la sección Cómo aparece la información de presencia basándose en los niveles de acceso más adelante en este mismo tema para obtener más información acerca de la asignación de niveles de acceso a los contactos.

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Cómo se actualiza la presencia según el calendario de Outlook

De forma predeterminada, el estado de presencia está asociado con el calendario de Outlook. Por consiguiente, si hay programada una reunión en el calendario de Outlook, el estado aparece como En reunión en Communicator, como se muestra en la ilustración siguiente. Para obtener más información, consulte Configuración de opciones personales.

Si hay una reunión programada en el calendario de Outlook, el estado en Communicator se establece en: En reunión.

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Cómo se actualiza la presencia basándose en la actividad

Si se encuentra en una llamada de audio o vídeo, o una conferencia, Communicator actualiza su presencia. El botón de presencia aparece como no disponible y la cadena del estado se actualiza a Al teléfono o En conferencia.

La cadena de estado se actualiza automáticamente cuando se encuentra en una llamada de audio, vídeo o conferencia.

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Cómo se actualiza la presencia basándose en la inactividad

A menudo, los usuarios de Communicator se preguntan el significado de los botones de presencia que son mitad amarillo/mitad naranja y mitad verde/mitad amarillo.

Botón Presencia Descripción
No disponible (inactivo) El botón de presencia No disponible (inactivo)     aparece cuando un usuario de Communicator se encuentra en una reunión o ha establecido manualmente su estado en No disponible y Communicator no ha detectado ninguna entrada en el equipo (en cualquiera de los equipos del usuario que ejecuten Communicator) en los últimos cinco minutos. Si un usuario mueve el mouse o utiliza el teclado, por ejemplo, el estado vuelve a No disponible.
Inactivo El botón de presencia Inactivo     aparece cuando el contacto puede estar disponible, pero su equipo lleva inactivo más tiempo del indicado en la configuración del período de inactividad, cuyo valor predeterminado son cinco minutos. En este estado, el contacto está conectado y realizando la transición desde el estado Disponible, tal y como indica el botón mitad verde y mitad amarillo. Este estado lo establece Communicator.
Ausente El botón de presencia Ausente se define si Communicator no detecta ninguna entrada en un equipo del usuario que ejecute Communicator durante 15 minutos. Cuando el equipo de un usuario recibe una entrada, el botón de presencia y el estado vuelven a su estado anterior.

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Cómo controlar la información presencia para que esté visible para algunos, pero no para otros

Communicator proporciona niveles de acceso que puede asignar a los contactos para controlar la cantidad y tipo de información de presencia que tienen disponible. Por ejemplo, si desea que el número de teléfono móvil esté visible para sus compañeros más cercanos, pero no para toda la compañía. Además, es posible que desee que los integrantes de su equipo conozcan su ubicación, pero no toda la compañía. Para controlar el acceso a la información de presencia, Communicator proporciona niveles de acceso. Puede asignar niveles de acceso utilizando uno de los siguientes métodos:

  • En la lista de contactos, haga clic en el contacto al que desea asignar un nivel de acceso, vaya a Cambiar nivel de acceso y seleccione el nivel de acceso para el contacto.

Para controlar el acceso a la información de presencia, Communicator proporciona niveles de acceso.

  • Haga clic en el botón Cambiar la manera de ver los contactos y, a continuación, haga clic en Niveles de acceso. A continuación, puede asignar niveles de acceso a los contactos arrastrando los contactos y colocándolos en los niveles de acceso.
  • Cuando otra persona le agregue a su lista de contactos, recibirá una alerta que le permite aceptar o rechazar la solicitud de la persona de agregarle a su lista de contactos. Para asignar un nivel de acceso desde la alerta, seleccione el nivel de acceso en el cuadro Nivel de acceso de esta persona y seleccione Aceptar.

Cuando una persona lo agrega a su lista de contactos, usted recibe una alerta.

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Cómo aparece la información de presencia basándose en los niveles de acceso

A continuación se muestran algunos ejemplos para ayudarle a comprender cómo otras personas ven su información de presencia y cómo los niveles de acceso pueden determinar la información de presencia disponible para los contactos.

Cambia su estado de Disponible a Ausente

El botón Presencia presenta un aspecto como el siguiente

Cambia su estado de Disponible a Ausente.

Un contacto al que haya asignado el nivel de acceso Compañía verá

Nivel de acceso Compañía

Un contacto al que haya asignado el nivel de acceso Equipo verá

Nivel de acceso Equipo

Publica su número de teléfono móvil

El número de teléfono móvil se publica en la ficha Teléfonos

El número de teléfono móvil se publica en la ficha Teléfonos.

Un contacto al que haya asignado el nivel de acceso Compañía verá

Nivel de acceso Compañía

Un contacto al que haya asignado el nivel de acceso Equipo verá

Nivel de acceso Equipo

Define su estado en No molestar

El botón Presencia presenta un aspecto como el siguiente

Establece su estado en No molestar

Un contacto al que haya asignado el nivel de acceso Compañía verá

Nivel de acceso Compañía

Un contacto al que haya asignado el nivel de acceso Equipo verá

Nivel de acceso Equipo

Se encuentra en una reunión programada en el calendario de Outlook

El estado de presencia se actualiza automáticamente a No disponible - En reunión

Establecido en No disponible - En reunión

Un contacto al que haya asignado el nivel de acceso Compañía verá

Nivel de acceso Compañía

Un contacto al que haya asignado el nivel de acceso Equipo verá

Nivel de acceso Equipo

Se encuentra conectado pero no ha proporcionado ninguna entrada a su equipo en los últimos cinco minutos

El estado de presencia se actualiza automáticamente a Inactivo

Estado Inactivo

Un contacto al que haya asignado el nivel de acceso Compañía verá

Nivel de acceso Compañía

Un contacto al que haya asignado el nivel de acceso Equipo verá

Nivel de acceso Equipo

Se encuentra en una reunión pero no ha proporcionado ninguna entrada a su equipo en los últimos cinco minutos

El botón de presencia se actualiza automáticamente a No disponible (Inactivo)

Inactivo - En reunión

Un contacto al que haya asignado el nivel de acceso Compañía verá

Nivel de acceso Compañía

Un contacto al que haya asignado el nivel de acceso Equipo verá

Nivel de acceso Equipo

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Corresponde a:
Communicator 2007