Usar una tabla o consulta como origen de datos de combinación de correspondencia

Para crear una operación de combinación de correspondencia, puede utilizar el Asistente para combinar correspondencia de Microsoft Word. Este asistente también está disponible en Microsoft Office Access 2007 y le permite configurar un proceso de combinación de correspondencia que utilice una tabla o una consulta en una base de datos de Access como origen de datos para cartas modelo, mensajes de correo electrónico, etiquetas postales, sobres o directorios.

Este tema explica cómo iniciar el Asistente para combinar correspondencia desde Access y cómo crear un vínculo directo entre una tabla o una consulta y un documento de Microsoft Office Word 2007. Además, se trata el proceso para escribir cartas. Para obtener información paso a paso sobre cómo configurar un proceso de combinación de correspondencia, vea la Ayuda de Office Word 2007.

Usar una tabla o consulta como origen de datos

  1. Abra la base de datos de origen y, en el panel de exploración, seleccione la tabla o la consulta que desea utilizar como el origen de datos de la combinación de correspondencia.
  2. En la ficha Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en MásImagen del botón y, a continuación, haga clic en Combinar con Microsoft Office WordImagen del botón.

Se inicia el Asistente para combinar correspondencia de Microsoft Word.

  1. Seleccione si desea crear el vínculo en un documento existente o en uno nuevo y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  2. Si opta por vincular a un documento existente, en el cuadro de diálogo Seleccione un documento de Microsoft Word, busque y seleccione el archivo y luego haga clic en Abrir.

Se inicia Word. Dependiendo de la opción que haya elegido, Word abrirá el documento que haya especificado o un documento nuevo.

  1. En el panel Combinar correspondencia, bajo Seleccione el tipo de documento, haga clic en Cartas y, a continuación, haga clic en Después: inicie el documento para continuar con el paso 2.
  2. En el paso 2, haga clic en Después: seleccione los destinatarios.

En el paso 3, se crea el vínculo entre el origen de datos en Access y el documento de Word. Dado que el asistente se inició desde Access, este vínculo se crea automáticamente. En Seleccione los destinatarios, observe que la opción Utilizar una lista existente está seleccionada y que el nombre de su origen de datos aparece en Utilizar una lista existente.

Origen de datos de la combinación de correspondencia

  1. Haga clic en Editar lista de destinatarios si desea personalizar el contenido de la tabla o de la consulta.

Editar lista de destinatarios

Puede filtrar, ordenar y validar lo datos. Haga clic en Aceptar para continuar.

  1. Haga clic en Después: escriba la carta para continuar. Siga las instrucciones en el panel Combinar correspondencia y, en el paso 5, haga clic en Después: complete la combinación.

Otras formas de usar una tabla o consulta como origen de datos

Hay otros métodos para especificar una tabla o una consulta como origen de datos. Por ejemplo, puede exportar la tabla o la consulta desde Access a una base de datos ODBC, un archivo de Microsoft Office Excel 2007, un archivo de texto o a cualquier otro formato de archivo que sea compatible con Word, y después crear un vínculo al archivo resultante mediante el Asistente para combinar correspondencia de Word.

  1. Si todavía no ha exportado la tabla o la consulta, hágalo. En Access, en el panel de exploración, seleccione la tabla o la consulta que desee usar y, en la ficha Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en el formato al que desee exportar y siga las instrucciones.
  2. En Word, si el panel Combinar correspondencia no está abierto, en la ficha Envíos, en el grupo Iniciar Combinar correspondencia, haga clic en la flecha situada debajo de Iniciar Combinar correspondencia y, a continuación, haga clic en Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia. Aparecerá el panel Combinar correspondencia.
  3. En el paso 3 del panel Combinar correspondencia, en Utilizar una lista existente, haga clic en Examinar o en Editar lista de destinatarios.
  4. En el cuadro de diálogo Seleccionar archivos de origen de datos, especifique el archivo de datos que haya creado en Access y, a continuación, haga clic en Abrir.
  5. Siga las instrucciones de los siguientes cuadros de diálogo. En el cuadro de diálogo Destinatarios de combinar correspondencia, revise y personalice el contenido del archivo. Antes de continuar, puede filtrar, ordenar y validar el contenido.
  6. Haga clic en Aceptar y, a continuación, en Después: escriba la carta en el panel Combinar correspondencia. Para obtener más instrucciones sobre la personalización de la combinación de correspondencia, vea la Ayuda de Word.

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Corresponde a:
Access 2007