Usar Access o Excel para administrar los datos

Los programas de hoja de cálculo automatizados, como Microsoft Office Excel 2007, proporcionan una gran variedad opciones de cálculo y gráficos para visualizar y manipular datos de tablas. También pueden resultar útiles para almacenar listas de información, por ejemplo listas de distribución de correo o inventarios. No obstante, a medida que los requisitos de una lista se hacen más complejos, puede resultar difícil conservar los datos en un programa de hoja de cálculo. Un programa de bases de datos relacionales (base de datos relacional: tipo de base de datos que almacena información en tablas. Utiliza valores de dos tablas para relacionar datos de una con datos de la otra. En una base de datos relacional, se suele almacenar un tipo de datos específico sólo una vez.), como Microsoft Office Access 2007, resulta más adecuado para crear listas complejas y trabajar con ellas, y además ofrece eficaces herramientas para especificar, organizar, conservar y recuperar los datos.

Realizar la elección correcta es vital si desea obtener acceso a la información, así como actualizarla, con el mayor rendimiento y precisión. Después de leer este artículo, debería poder tomar una decisión fundada sobre cómo seleccionar el programa que sea mejor para sus datos y sobre cómo proteger dichos datos.

¿Qué desea hacer?


Comprender las diferencias entre Access y Excel

Office Access 2007 y Office Excel 2007 tienen muchas similitudes. Con ambos programas podrá:

  • Ejecutar eficaces consultas para ordenar y filtrar los datos.
  • Ejecutar sofisticados cálculos para obtener la información que desee.
  • Utilizar vistas Tabla dinámica y Gráfico dinámico para trabajar con los datos de una forma interactiva.
  • Crear informes sobre los datos y ver dichos informes en varios formatos.
  • Utilizar formularios para agregar, cambiar, eliminar y explorar los datos de una forma sencilla.
  • Crear una combinación de correspondencia de Microsoft Office Word 2007, por ejemplo para producir grandes cantidades de etiquetas.
  • Conectarse a datos externos para poder verlos, consultarlos y editarlos sin necesidad de importarlos.
  • Crear páginas Web para mostrar los datos en formato de sólo lectura o para obtener acceso a ellos en un formato que se pueda actualizar.
  • Importar datos de bases de datos externas (por ejemplo, Access o Microsoft SQL Server) y de otros tipos de archivo (.txt o .htm).

Ambos programas organizan los datos en columnas (también denominadas campos (campo: elemento de una tabla que contiene un elemento de información específico, como un apellido. Un campo Tratamiento puede contener Don o Doña. Las bases de datos como Microsoft SQL Server hacen referencia a los campos como columnas.)) que almacenan un tipo específico de información, lo que también se conoce como tipo de datos (tipo de datos de campo: característica de un campo que determina el tipo de datos que puede almacenar. Por ejemplo, un campo cuyo tipo de datos es Texto puede almacenar datos que consten de letras o números, pero un campo de tipo Número sólo puede almacenar datos numéricos.). En la parte superior de cada columna, la primera celda se utiliza para etiquetar dicha columna. Una diferencia terminológica es que lo que en Excel se denomina fila, es un registro en Access.

Como ejemplo, puede utilizar Excel para crear una lista de personal. Dicha lista utiliza cinco columnas para organizar los números de Id., los nombres, los apellidos, los números de teléfono del trabajo y las fechas de contratación de los empleados. La fila de celdas situada en la parte superior de cada columna contiene las etiquetas de texto que describen los datos.

Sin embargo, Excel no es un sistema de administración de bases de datos. Es un software de hoja de cálculo que almacena unidades de información en filas y columnas de celdas denominadas hojas de cálculo. Por el contrario, Access almacena los datos en tablas (tabla: objeto de base de datos que almacena datos en registros (filas) y campos (columnas). Los datos suelen ser sobre una categoría concreta de cosas, como empleados o pedidos.) que se parecen a las hojas de cálculo, aunque están diseñadas para consultas complejas relacionadas con los datos almacenados en otras tablas y ubicaciones e, incluso, en los campos de otras tablas.

Por esta razón, aunque ambos programas funcionan bien para administrar datos, cada uno tiene ventajas evidentes, según el tipo de datos que se administre y la tarea que se desea realizar con esos datos.

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Decidir qué programa va a utilizar

A la hora de decidir qué programa es mejor para almacenar los datos, pregúntese a sí mismo lo siguiente: ¿los datos son relacionales o no? Si puede almacenar los datos en una única tabla u hoja de cálculo, debería hacerlo así. Los datos incluidos en una única hoja o página se denominan datos simples o no relacionales. El ejemplo de personal descrito arriba es un caso de este tipo. No se almacenaría un apellido de empleado en una tabla que no fuera la que almacena los nombres de los empleados.

Por el contrario, si la tabla u hoja de cálculo de personal contiene una serie de columnas con nombres parecidos, como Equipo1, Equipo2 y Equipo3, es señal de que los datos son relacionales y deben ser almacenados en más de una tabla. Para ello, necesita un programa de bases de datos relacionales como Access. En una base de datos relacional, cada tabla contiene básicamente información sobre un tipo de datos (por ejemplo, empleados, equipos, eventos, productos o pedidos). Si necesita una base de datos relacional, ha identificado una relación uno a varios (relación uno a varios: asociación entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.) en los datos. Por ejemplo, si utiliza una base de datos de pedidos de clientes, una tabla contendrá los nombres de los clientes y otra los pedidos de esos clientes. Tenga en cuenta que un único cliente puede haber realizado varios pedidos. Además, es posible que desee utilizar otra tabla para los detalles de los pedidos, ya que cada pedido puede tener varios elementos. Los datos relacionales, al necesitar varias tablas relacionadas, se almacenan mejor en Access.

Para obtener más información acerca de los datos relacionales, haga clic en el vínculo de la sección Vea también sobre conceptos básicos de diseño de bases de datos.

Existe una correlación directa entre el tamaño de los datos y la dificultad de organizarlos de una forma eficaz. Cuantos más datos tenga, más beneficioso le resultará almacenarlos en varias tablas de Access. Para ayudar a administrar los datos y mantener su precisión, tanto Access como Excel proporcionan identificadores únicos. En Access, una clave principal (clave principal: uno o más campos (columnas) cuyos valores identifican de manera exclusiva cada registro de una tabla. Una clave principal no puede permitir valores Nulo y debe tener siempre un índice exclusivo. Una clave principal se utiliza para relacionar una tabla con claves externas de otras tablas.) (representada por un icono con forma de llave que se puede ver en la vista Diseño de la tabla) identifica de forma única a cada registro. En Excel, las filas están numeradas y cada columna tienen una letra, así que cada celda o intervalo de celdas tiene una referencia única, como B5.

Los identificadores únicos ayudan a mantener la integridad de los datos y garantizan que nunca haya dos filas (o registros) con los mismos datos. También ofrecen el modo más rápido de recuperar los datos al buscar u ordenar.

Cuándo se debería utilizar Access

Utilice Access cuando:

  • Necesite una base de datos relacional (varias tablas) para almacenar los datos.
  • Pueda necesitar agregar más tablas a un conjunto de datos no relacional o simple en su origen en el futuro.

Por ejemplo, si desea realizar un seguimiento de información de los clientes, como los nombres o apellidos, las direcciones y los números de teléfono, pero puede que esa información aumente para incluir acciones de dichos clientes, como pedidos, debería considerar la posibilidad de almacenar los datos en Access.

  • Conserve una gran cantidad de datos (miles de entradas).

Por ejemplo, si trabaja en una compañía grande y necesita almacenar información de personal, debería utilizar Access.

  • Conserve datos que en su mayor parte son datos de texto.
  • Dependa de varias bases de datos externas para obtener y analizar los datos que necesita.

Por ejemplo, si necesita importar o exportar datos de bases de datos de Access de forma regular, quizás sea más lógico trabajar con Access para aumentar el grado de compatibilidad.

  • Necesite mantener conectividad constante con una base de datos externa de gran tamaño como una creada mediante Microsoft SQL Server.
  • Desee ejecutar consultas complejas.

Por ejemplo, si trabaja en una compañía grande que recibe pedidos de clientes, quizás necesite mirar los nombres de los clientes almacenados en una base de datos de SQL Server mientras toma nota de los nuevos pedidos en Access. Puede mantener una conexión con la base de datos de SQL Server desde la vista Tabla de Access. Cuando agrega o mira un nombre de cliente, está trabajando en la base de datos de SQL Server, pero los nuevos pedidos que acaba de especificar se están almacenando de forma local en tablas de Access.

  • Necesite que muchos usuarios trabajen en la base de datos y desee opciones sólidas que expongan los datos que se vayan a actualizar.

Cuándo se debería utilizar Excel

Utilice Excel cuando:

  • Necesite una vista simple o no relacional de los datos (es decir, cuando no necesite una base de datos relacional con varias tablas).

Esto se aplica especialmente a las situaciones en que los datos son en su mayoría numéricos, por ejemplo si desea conservar un presupuesto de un año concreto.

  • Desee ejecutar principalmente cálculos y comparaciones estadísticas de los datos, por ejemplo si desea mostrar un análisis de costos y beneficios en el presupuesto de la compañía.
  • Sepa que el conjunto de datos tiene un tamaño que permite administrarlo (menos de 15.000 filas).

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Proteger los datos en Access y Excel

Independientemente del programa que elija, es importante que sepa cómo proteger los datos. A continuación proporcionamos una serie de sugerencias:

  • Cree una copia de seguridad del archivo cada vez que actualice los datos.
  • Evite celdas en blanco en las filas y columnas que deben contener datos. En Access, puede hacerlo mediante la validación de datos.
  • Utilice las opciones Mostrar y Ocultar para ocultar datos vitales siempre que sea posible.
  • Tome medidas adecuadas para controlar el acceso de los usuarios a sus datos para protegerlos. Algunas medidas de seguridad incluyen:
    • Cifrado
    • Contraseña
    • Firmas digitales
    • Privilegios de sólo lectura

Para obtener más información acerca de la protección de los datos, haga clic en los vínculos de la sección Vea también.

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Corresponde a:
Access 2007, Excel 2007