Tipos de informes que se pueden crear en Access

Se aplica a
Microsoft Office Access 2003
Microsoft Access 2002

Se pueden crear informes en Microsoft Access para cumplir diversos requisitos. En este artículo se recoge información básica sobre cómo crear informes y se describen los diversos tipos de informes que se pueden crear en Access 2002 y 2003.

Introducción a la creación de informes

Access incluye varias formas de crear informes:

  • Autoinforme     Use Autoinforme para crear rápidamente un informe que incluya todos los datos de una tabla determinada o los datos extraídos mediante una consulta. Se puede usar sólo una tabla o consulta como base del informe.

Mostrar¿Cómo?

  1. En la ventana Base de datos (ventana de base de datos: en Access 2003 y versiones anteriores, ventana que aparece cuando se abre una base de datos o un proyecto. Muestra métodos abreviados para crear objetos de base de datos nuevos y abrir otros existentes. En versiones posteriores, fue reemplazada por el panel de navegación.), haga clic en Informes Imagen del botón debajo de Objetos.
  2. Haga clic en el botón Nuevo debajo de la barra de herramientas de la ventana Base de datos.
  3. En el cuadro de diálogo Nuevo informe, haga clic en uno de los siguientes asistentes:

Autoinforme: en columnas     Cada campo aparece en otra línea con una etiqueta a la izquierda.

Autoinforme: en tablas     Los campos de un registro aparecen en una sola línea y las etiquetas se imprimen una vez en la parte superior de cada página.

MostrarSi no se inicia el asistente (sólo Access 2003)

Esto se podría deber a que Access se estuviera ejecutando en modo de recinto de seguridad, pero no estuviera instalado en el equipo Microsoft Jet 4.0 SP8 o una versión posterior. Para que Access esté completamente operativo, se requiere Jet 4.0 SP8 o una versión posterior cuando está habilitado el modo de recinto de seguridad.

Para obtener más información acerca de la actualización de Jet, vea el artículo de Office Online Acerca de Microsoft Jet 4.0 SP8 o posterior.

Para obtener más información acerca del modo de recinto de seguridad, vea el artículo de Office Online Acerca del modo de recinto de seguridad del Servicio de expresión de Microsoft Jet.

  1. Haga clic en la tabla o consulta que contenga los datos en los que desee basar el informe.
  2. Haga clic en Aceptar.

Microsoft Access aplica al informe el último autoformato utilizado. Si aún no ha creado ningún informe con el asistente o no ha usado el comando Autoformato del menú Formato, usará el formato Estándar.

  • Asistente para informes     Use el Asistente para informes para crear rápidamente informes que usen datos de varias tablas o consultas. Puede usar una combinación de tablas y consultas.

Mostrar¿Cómo?

  1. En la ventana Base de datos (ventana de base de datos: en Access 2003 y versiones anteriores, ventana que aparece cuando se abre una base de datos o un proyecto. Muestra métodos abreviados para crear objetos de base de datos nuevos y abrir otros existentes. En versiones posteriores, fue reemplazada por el panel de navegación.), haga clic en Informes Imagen del botón debajo de Objetos.
  2. Haga clic en el botón Nuevo debajo de la barra de herramientas de la ventana Base de datos.
  3. En el cuadro de diálogo Nuevo informe, haga clic en el asistente que desee utilizar. En la parte izquierda del cuadro de diálogo aparece una descripción del asistente.
  4. Haga clic en la tabla o consulta (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir los datos de varias tablas para que sirvan como origen de datos para un formulario o informe.) que contenga los datos en los que desee basar el informe.

 Nota   No es preciso realizar este paso si ha hecho clic en Asistente para informes en el paso 3; puede especificar el origen de registros para el informe en el asistente.

  1. Haga clic en Aceptar.
  2. Siga las instrucciones del asistente.

Si el informe no tiene la apariencia deseada, puede cambiarla en la vista Diseño (vista Diseño: vista que muestra el diseño de los siguientes objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes y macros. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.).

Notas

  • Si desea incluir campos de diversas tablas y consultas en el informe, no haga clic en Siguiente o Finalizar después de seleccionar los campos de la primera tabla o consulta en el Asistente para informes. Repita los pasos para seleccionar una tabla o consulta y seleccione los campos que desee incluir en el informe hasta que haya seleccionado todos los campos requeridos.
  • Si hace clic en una de las opciones de Autoinforme, Microsoft Access utiliza el último autoformato (formato automático: colección de formatos que determina la apariencia de los controles y secciones de un formulario o informe.) especificado en el Asistente para informes o mediante el comando Autoformato del menú Formato en la vista Diseño.
  • Usar manualmente la vista Diseño     La creación de informes en la vista Diseño requiere más tiempo, pero los informes se pueden personalizar y ajustar a casi cualquier necesidad. Por ejemplo, se pueden ordenar y filtrar en mayor grado los datos que en el caso del Asistente para informes. Además, se tiene un control absoluto sobre la apariencia visual de los informes.

Mostrar¿Cómo?

Introducción a la creación de consultas

Una de las características que hace que los informes de Access sean flexibles y eficaces es su capacidad de usar consultas (consulta: pregunta sobre los datos almacenados en las tablas o solicitud para llevar a cabo una acción en los datos. Una consulta puede unir los datos de varias tablas para que sirvan como origen de datos para un formulario o informe.) como orígenes de datos. Por ejemplo, una consulta puede extraer, ordenar y filtrar los datos de la base de datos cuando se ejecuta un informe dado. Las consultas también pueden permitir a los usuarios definir parámetros, como las fechas de inicio y finalización, para los datos de los informes.

Algunos tipos de informes, como los informes planos y jerárquicos que se abordarán más adelante, pueden obtener sus datos de una combinación de tablas y consultas. Sin embargo, algunos tipos de informes, como los informes de tabla de referencias cruzadas e informes que usan datos ordenados y agrupados, se basan únicamente en consultas. Por este motivo, resulta útil saber cómo crear consultas.

MostrarPara obtener más información sobre cómo crear consultas:

Un vistazo rápido a los tipos de informe en Access

En las siguientes secciones se muestran y se describen los distintos tipos de informe que se pueden crear en Access 2002 y 2003. Cada sección incluye vínculos a información de procedimiento para la creación de un tipo determinado de informe.

Informes planos

Un informe plano contiene controles enlazados (conectados) con diferentes tablas y consultas. Un ejemplo de un informe plano es un informe que muestra productos y categorías.

Un informe plano

1 Los datos de estos campos proceden de una tabla denominada Productos.

2 Los datos de este campo proceden de una tabla denominada Categorías.

Informes jerárquicos

Un informe jerárquico contiene otros informes, que se denominan subinformes. Los subinformes se incrustan en los informes cuando se necesita mostrar información procedente de tablas que tienen una relación uno a varios. Por ejemplo, podría tener un informe Ferias de alimentación que incluyera los datos de dos tablas: Ferias y Empleados.

Un informe con un subinforme que muestra datos relacionados

1 El informe principal obtiene sus datos de la tabla Ferias y muestra el nombre y la ciudad de cada feria.

2 El subinforme obtiene sus datos de la tabla Empleados y muestra los empleados de cada feria de alimentación.

MostrarPara obtener información sobre la creación de informes planos y jerárquicos:

Informes con registros ordenados, agrupados o ambos

Se pueden ordenar y agrupar los registros de un informe, ya sea en la vista Diseño o mediante el Asistente para formularios.

Un informe con registros ordenados

Se puede ordenar uno o varios campos del origen de registros subyacente y especificar el orden.

Un informe ordenado

1 El informe está ordenado en orden ascendente por nombre de producto.

Un informe con registros agrupados

Se puede especificar uno o varios niveles de agrupamiento para los registros de un informe y definir el orden de cada nivel de grupo. También se pueden mostrar los encabezados y pies de página así como calcular totales y otros valores para cada grupo.

Un informe agrupado

1 El informe está agrupado por los campos de año y trimestre.

2 Los totales se muestran para cada año.

MostrarPara obtener información sobre la creación de informes con datos ordenados y agrupados

Un informe de tabla de referencias cruzadas

Se pueden usar consultas de tabla de referencias cruzadas como origen de datos para los informes. Una consulta de tabla de referencias cruzadas calcula una suma, un promedio, un recuento u otro tipo de total de los datos, y agrupa los resultados por dos campos; los valores de un campo se convierten en encabezados de columna y los valores del otro campo se convierten en encabezados de fila.

Informes basados en una consulta de selección o una consulta de tabla de referencias cruzadas

1 Este informe basado en una consulta de selección muestra los registros agrupados sólo verticalmente (por empleado y categoría). El resultado es un número mayor de registros, lo que hace que la comparación entre los totales de los distintos empleados sea más complicada.

2 Este informe basado en una consulta de tabla de referencias cruzadas muestra la misma información, pero los datos están agrupados tanto horizontal como verticalmente de modo que la hoja de datos queda más compacta.

MostrarPara obtener información sobre la creación de informes de tabla de referencias cruzadas

Informes de varias columnas

Un informe con varias columnas muestra los datos en una o varias columnas. Se puede personalizar el número de columnas, ancho de columna y el espacio entre las filas y columnas.

Un informe con varias columnas

MostrarPara obtener información sobre la creación de informes de varias columnas:

 
 
Corresponde a:
Access 2003