Seleccionar y usar una plantilla de Access

Si no está familiarizado con las bases de datos o si no desea dedicar tiempo a crear una base de datos desde cero, Microsoft Access 2010 proporciona diversas plantillas que puede usar para crear rápidamente una base de datos lista para usar. En este artículo se describen las plantillas incluidas en Access 2010, cómo crear una base de datos a partir de una plantilla y cómo buscar plantillas adicionales en Office.com.

En este artículo


¿Qué es una plantilla de Access?

Una plantilla de Access es un archivo que, al abrirla, crea una aplicación de base de datos completa. La base de datos está preparada para usarse y contiene todas las tablas, formularios, informes, consultas, macros y relaciones que necesita para empezar a trabajar. Debido a que las plantillas están diseñadas como soluciones de base de datos completas de principio a fin, ahorran tiempo y esfuerzo, y permiten comenzar a usar directamente la base de datos. Después de crear una base de datos mediante una plantilla, puede personalizarla para adaptarla a sus necesidades, como si la hubiera creado desde cero.

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Seleccionar una plantilla

Cada plantilla está diseñada para satisfacer necesidades de administración de datos específicas. En esta sección se describen las plantillas incluidas en Access 2010. Si estas plantillas no satisfacen sus necesidades concretas, puede conectarse a Office.com y explorar una amplia selección de plantillas. Para obtener más información, vea la sección Crear una base de datos mediante una plantilla.

Plantillas de base de datos web

Access 2010 incluye cinco plantillas de base de datos web. El término "base de datos web" significa que la base de datos está diseñada para ser publicada en un servidor de SharePoint que ejecuta Servicios de Access. Sin embargo, también puede usar una base de datos compatible con la Web como base de datos de cliente estándar, porque son adecuadas para cualquier situación.

  • Base de datos web de activos    Realizar el seguimiento de los activos, incluidos los detalles y propietarios de los mismos. Clasificar en categorías y registrar el estado de los activos, cuándo se adquirieron, dónde se encuentran y mucho más.
  • Base de datos web de contribuciones caritativas    Si trabaja para una organización que acepta contribuciones caritativas, use esta plantilla para realizar el seguimiento de las labores de recaudación de fondos. Puede realizar el seguimiento de varias campañas y crear informes sobre las contribuciones recibidas durante cada una. Realice el seguimiento de los colaboradores, los eventos relacionados con la campaña y las tareas pendientes.
  • Base de datos web de contactos    Administrar la información sobre las personas con las que trabaja su equipo, por ejemplo clientes y socios. Puede realizar el seguimiento de información como nombre y dirección, números de teléfono, direcciones de correo electrónico e incluso adjuntar imágenes, documentos y otros archivos.
  • Base de datos web de problemas    Crear una base de datos para administrar un conjunto de problemas, como tareas de mantenimiento que deben realizarse. Asignar, clasificar por orden de prioridad y seguir el progreso de un problema desde el principio hasta el final.
  • Base de datos web de proyectos    Realizar el seguimiento de diversos proyectos y sus tareas asociadas. Asignar las tareas a personas y supervisar el porcentaje de finalización.

Para obtener más información sobre cómo crear, publicar y usar bases de datos web, vea el artículo sobre cómo compilar una base de datos para compartir en la Web.

Plantillas de base de datos de cliente

Access 2010 incluye siete plantillas de base de datos de cliente. No están diseñadas para ser publicadas en Servicios de Access, pero se pueden compartir si se ubican en una carpeta de red compartida o en la biblioteca de documentos.

  • Eventos    Realizar el seguimiento de las próximas reuniones, plazos y otros eventos importantes. Registrar un título, una ubicación, una fecha de inicio, una fecha de finalización, una descripción y, además, adjuntar una imagen.
  • Profesores    Administrar información importante acerca de los miembros del profesorado, como los números de teléfono, las direcciones, la información de contacto para emergencias y datos sobre el empleo.
  • Proyectos de marketing    Administrar los detalles de un proyecto de marketing y programar y supervisar las entregas del proyecto.
  • Northwind    Crear un sistema de control de pedidos que administre clientes, empleados, detalles de los pedidos e inventario.

 Nota   La plantilla de Northwind contiene datos de ejemplo que tendrá que quitar antes de usar la base de datos.

  • Canalización de ventas    Supervisar el progreso de la prospección de ventas en un pequeño grupo de profesionales de ventas.
  • Estudiantes    Administrar información relativa a los alumnos, incluidos los contactos para emergencias, información médica e información acerca de sus tutores.
  • Tareas    Realizar un seguimiento de un grupo de elementos de trabajo que usted o su grupo deban realizar.

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Crear una base de datos mediante una plantilla

El proceso de creación de una base de datos mediante una plantilla es el mismo para las bases de datos web y las bases de datos de cliente. Sin embargo, el procedimiento varía ligeramente si descarga una plantilla de Office.com.

Crear una base de datos mediante una plantilla incluida en Access 2010

  1. Inicie Access 2010.
  2. En la ficha Nuevo de la vista Microsoft Office Backstage, haga clic en Plantillas de ejemplo.
  3. En Plantillas disponibles, haga clic en la plantilla que desee usar.
  4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo.
  5. Opcionalmente, haga clic en el icono de carpeta situado junto al cuadro Nombre de archivo para buscar la ubicación donde desea crear la base de datos. Si no indica una ubicación específica, Access crea la base de datos en la ubicación predeterminada que se muestra debajo del cuadro Nombre de archivo.
  6. Haga clic en Crear.

Access crea la base de datos y la abre para usarla.

Crear una base de datos mediante una plantilla de Office.com

Si está conectado a Internet, puede buscar plantillas en Office.com desde la vista Microsoft Office Backstage. Use el procedimiento siguiente:

  1. Inicie Access 2010.
  2. En la ficha Nuevo de la vista Backstage, realice una de las siguientes acciones:
    • Buscar una plantilla    En Plantillas en Office.com, haga clic en la categoría de plantilla que le interesa (por ejemplo, Negocios).
    • Busque una plantilla    En el cuadro Buscar plantillas en Office.com, escriba uno o varios términos de búsqueda y, a continuación, haga clic en el botón de flecha para buscar.
  3. Cuando encuentre una plantilla que desea probar, haga clic en ella para seleccionarla.
  4. En el cuadro Nombre de archivo, escriba el nombre del archivo.
  5. Opcionalmente, haga clic en el icono de carpeta situado junto al cuadro Nombre de archivo para buscar la ubicación donde desea crear la base de datos. Si no indica una ubicación específica, Access crea la base de datos en la ubicación predeterminada que se muestra debajo del cuadro Nombre de archivo.
  6. Haga clic en Descargar.

Empezar a usar la nueva base de datos

Según la plantilla usada, quizás necesite realizar una o varias de las siguientes acciones para empezar a trabajar con la nueva base de datos:

  • Si Access muestra el cuadro de diálogo Iniciar sesión con una lista vacía de usuarios, use el procedimiento siguiente para comenzar:
    1. Haga clic en Nuevo usuario.
    2. Rellene el formulario Detalles de usuario.
    3. Haga clic en Guardar y cerrar.
    4. Seleccione el nombre de usuario que acaba de escribir y, a continuación, haga clic en Iniciar sesión.
  • Si Access muestra una hoja de datos vacía, puede empezar a escribir los datos directamente en ella, o haga clic en otros botones y pestañas para explorar la base de datos.
  • Si Access muestra la página Introducción, haga clic en los vínculos de esa página para obtener más información acerca de la base de datos, o haga clic en otros botones o pestañas para explorar la base de datos.
  • Si Access muestra un mensaje Advertencia de seguridad en la barra de mensajes y confía en el origen de la plantilla, haga clic en Habilitar contenido. Si la base de datos requiere un inicio de sesión, deberá volver a iniciar la sesión.

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Pasos siguientes

Cada una de las cinco plantillas de base de datos web de Access disponen de una página Introducción con vínculos a vídeos que ofrecen una introducción rápida sobre cómo usar y cambiar la plantilla. También puede hacer clic en otros vínculos de la página Introducción y buscar más información en el sistema de Ayuda de Access.

Si no encuentra una plantilla que satisfaga sus necesidades, puede crear fácilmente una nueva base de datos desde cero. Use los vínculos siguientes para comenzar:

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Corresponde a:
Access 2010