Proteger los datos con copias de seguridad y restauración

Necesitará una copia de seguridad de la base de datos para restaurar la base de datos completa en caso de que se produzca un error del sistema o para restaurar un objeto cuando el comando Deshacer no sea suficiente para corregir un error.

Si tener una copia de seguridad de la base de datos le parece una pérdida de espacio de almacenamiento, considere el tiempo que ahorraría al evitar perder datos y diseño. La creación de copias de seguridad de manera periódica es importante cuando varios usuarios se encuentran actualizando la base de datos. Si no cuenta con una copia de seguridad, no podrá restaurar objetos que falten o que estén dañados, ni cambios en el diseño de la base de datos.

En este artículo


Planear copias de seguridad periódicas

Puesto que algunos cambios o errores no pueden invertirse, no espere a perder datos para darse cuenta de que debería haber creado una copia de seguridad de la base de datos. Por ejemplo, cuando se usa una consulta de acciones (consulta de acciones: consulta que copia o cambia datos. Las consultas de acciones incluyen consultas para anexar, eliminar, convertir en tabla y actualizar consultas. Se identifican con un signo de exclamación (!) junto a sus nombres en el panel de navegación.) para eliminar registros o cambiar datos, los valores que se actualizaron por la consulta no se pueden restaurar mediante Deshacer.

 Sugerencia   Antes de ejecutar una consulta de acción, considere la posibilidad de crear una copia de seguridad, especialmente si la consulta va a cambiar o eliminar una gran cantidad de datos.

Si la base de datos tiene varios usuarios, antes de realizar una copia de seguridad, debe asegurarse de que todos los usuarios cierren sus bases de datos para que se guarden todos los cambios en los datos.

Si se pregunta con qué frecuencia será necesario crear copias de seguridad de la base de datos, esto depende generalmente de la frecuencia con la que se incorporan cambios importantes en ella. A continuación, se indican algunas directrices generales para ayudarle a decidir sobre la frecuencia de las copias de seguridad:

  • Si la base de datos es una base de datos de archivo, o sólo se usa como referencia y apenas cambia, será suficiente con crear copias de seguridad cuando el diseño o los datos cambien.
  • Si la base de datos está activa y los datos cambian frecuentemente, cree una programación para hacer copias de seguridad de la base de datos de forma periódica.
  • Si la base de datos tiene varios usuarios, cree una copia de seguridad de la base de datos siempre que haya un cambio de diseño.

 Nota   Para los datos de una tabla vinculada (tabla vinculada: tabla almacenada en un archivo fuera de la base de datos abierta desde donde Access puede tener acceso a los registros. Puede agregar, eliminar y editar registros de una tabla vinculada, pero no puede cambiar su estructura.), cree copias de seguridad mediante las características de copia de seguridad disponibles en el programa que contiene las tablas vinculadas. Si la base de datos que contiene las tablas vinculadas es una base de datos de Access, use el procedimiento de la sección Hacer una copia de seguridad de una base de datos dividida.

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Hacer una copia de seguridad de una base de datos

Al hacer una copia de seguridad de una base de datos, Access guarda y cierra los objetos abiertos en la vista Diseño, y guarda una copia del archivo de base de datos con el nombre y en la ubicación que especifique.

 Nota   Access abrirá los objetos según se especifique en el valor de la propiedad Vista predeterminada de dichos objetos.

  1. Abra la base de datos para la que desee crear una copia de seguridad.
  2. Haga clic en la pestaña Archivo.
  1. Haga clic en Compartir.
  2. En el área Guardar base de datos como, en Avanzada, haga clic en Copia de seguridad de la base de datos.
  3. En el cuadro de diálogo Guardar como, en el cuadro Nombre de archivo, revise el nombre de la copia de seguridad de la base de datos.

Puede cambiar el nombre si lo desea, pero el nombre predeterminado contiene el nombre del archivo de base de datos original y la fecha en que se realizó la copia de seguridad.

 Sugerencia   Cuando restaure datos u objetos de una copia de seguridad, le interesa saber qué base de datos contiene la copia de seguridad y cuándo se creó la copia. Por lo tanto, suele ser aconsejable usar el nombre de archivo predeterminado.

  1. Seleccione el tipo de archivo donde desea guardar la base de datos de la copia de seguridad en la lista Guardar como tipo y, a continuación, haga clic en Guardar.

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Hacer una copia de seguridad de una base de datos dividida

Una base de datos dividida consta normalmente de dos archivos de base de datos: una base de datos back-end, que sólo contiene datos en tablas, y una base de datos front-end, que contiene vínculos a las tablas de la base de datos back-end, consultas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. Todos los datos se almacenan en la base de datos back-end. Todos los objetos de interfaz de usuario, como consultas, formularios e informes, se almacenan en la base de datos front-end.

Como es necesario hacer la copia de seguridad de las bases de datos front-end y back-end de manera independiente entre sí cuando se hace una copia de seguridad de una base de datos dividida, hacerlo con frecuencia puede requerir mucho tiempo. Debido a que la base de datos back-end contiene los datos, es más importante realizar copias de seguridad periódicas de la base de datos back-end. Haga una copia de seguridad de la base de datos front-end siempre que modifique su diseño. Como cada usuario tiene una copia individual de la base de datos front-end y puede realizar cambios arbitrarios de diseño, puede ser aconsejable exigir que cada usuario realice su propia copia de seguridad de la base de datos front-end.

Hacer una copia de seguridad de la base de datos back-end

Notifique a los usuarios antes de comenzar el proceso de copia de seguridad, porque la ejecución de éste requiere acceso exclusivo al archivo de base de datos y es posible que los usuarios no puedan usar la base de datos back-end mientras dure el proceso.

  1. Para abrir únicamente la base de datos back-end, inicie Access pero no abra una base de datos.
  2. Haga clic en Abrir y, a continuación, seleccione el archivo de base de datos del que desea hacer una copia de seguridad.
  3. Haga clic en la flecha situada junto a Abrir y luego en Abrir en modo exclusivo.

Opción para abrir una base de datos de modo exclusivo

  1. Haga clic en la pestaña Archivo.
  1. Haga clic en Compartir.
  2. En el área Guardar base de datos como, en Avanzada, haga clic en Copia de seguridad de la base de datos.
  3. En el cuadro de diálogo Guardar base de datos como, en el cuadro Nombre de archivo, revise el nombre de la copia de seguridad de la base de datos.

Revise el nombre predeterminado de la copia de seguridad de la base de datos. Puede cambiar el nombre si lo desea, pero tenga en cuenta que el nombre predeterminado contiene el nombre del archivo de base de datos original y la fecha en que se realizó la copia de seguridad.

 Sugerencia   Cuando restaure datos u objetos de una copia de seguridad, deberá saber qué base de datos contiene la copia de seguridad y cuándo se realizó la copia. Por lo tanto, es aconsejable que use el nombre de archivo predeterminado.

  1. En el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione la ubicación en la que desea guardar la copia de seguridad de la base de datos back-end y haga clic en Guardar.

Hacer una copia de seguridad de la base de datos front-end

Para hacer una copia de seguridad de una base de datos front-end tras realizar un cambio de diseño, deje abierta la base de datos inmediatamente después de cambiar el diseño. A continuación, siga los pasos de la sección Hacer una copia de seguridad de una base de datos, comenzando por el paso 2.

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Restaurar una base de datos

 Nota   Sólo puede restaurar una base de datos si tiene una copia de seguridad de ésta.

Una copia de seguridad se considera una "copia correcta conocida" de un archivo de base de datos (una copia en cuyo diseño e integridad de datos confía). Debe usar el comando Copia de seguridad de la base de datos de Access para hacer copias de seguridad, pero puede usar cualquier copia correcta conocida para restaurar una base de datos. Por ejemplo, puede restaurar una base de datos a partir de una copia almacenada en un dispositivo USB externo de copia de seguridad.

Cuando se restaura una base de datos completa, se reemplaza un archivo de base de datos que está dañado, que tiene problemas de datos o que ha desaparecido, con una copia de seguridad de la base de datos.

  1. Abra el Explorador de Windows y vaya a la copia buena conocida de la base de datos.
  2. Copie la copia buena conocida a la ubicación donde se debe reemplazar la base de datos que falta o está dañada. Si se le pregunta si desea reemplazar un archivo existente, hágalo.

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Restaurar objetos en una base de datos

Si sólo tiene que restaurar uno o más objetos en una base de datos, importe los objetos de la copia de seguridad de la base de datos a la base de datos que contiene (o en la que falta) el objeto que desea restaurar.

 Importante   Si otras bases de datos o programas tienen vínculos a objetos de la base de datos que va a restaurar, es imprescindible que restaure la base de datos en la ubicación correcta. De lo contrario, no funcionarán los vínculos a los objetos de la base de datos y será necesario actualizarlos.

  1. Abra la base de datos en la que desea restaurar un objeto.
  2. Para restaurar un objeto que falta, vaya al paso 3. Para reemplazar un objeto que contiene datos incorrectos o que faltan, o si el objeto ha dejado de funcionar correctamente, haga lo siguiente:
    1. Si desea conservar el objeto actual, para compararlo con la versión restaurada después de efectuar la restauración, cámbiele el nombre antes de restaurarlo. Por ejemplo, si desea restaurar un formulario dañado denominado Desprotección, puede cambiar el nombre del formulario dañado a Desprotección_inservible.
    2. Elimine el objeto que desea reemplazar.

 Nota   Tenga siempre cuidado cuando elimine objetos de base de datos, ya que pueden estar vinculados a otros objetos de la base de datos.

  1. En la ficha Datos externos del grupo Importar y vincular, haga clic en Access.
  2. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos - Base de datos de Access, haga clic en Examinar para ubicar la base de datos de copia de seguridad y, a continuación, haga clic en Abrir.
  3. Seleccione Importar tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos en la base de datos actual y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  4. En el cuadro de diálogo Importar objetos, haga clic en la pestaña correspondiente al tipo de objeto de base de datos que desea restaurar. Por ejemplo, si desea restaurar una tabla, haga clic en la pestaña Tablas.
  5. Haga clic en el objeto para seleccionarlo.
  6. Si desea restaurar varios objetos, repita los pasos 6 y 7 hasta que seleccione todos los objetos que desea restaurar.
  7. Para revisar las opciones de importación antes de importar los objetos, en el cuadro de diálogo Importar objetos, haga clic en el botón Opciones.
  8. Después de seleccionar los objetos y las opciones de configuración de importación, haga clic en Aceptar para restaurar los objetos.

Para automatizar la creación de copias de seguridad, es aconsejable usar un programa que realice copias de seguridad automatizadas de un sistema de archivos, como un software de copia de seguridad de servidor de archivos o un dispositivo USB externo de copia de seguridad.

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Corresponde a:
Access 2010