Mostrar totales de columna en una hoja de datos

Microsoft Office Access 2007 proporciona una nueva herramienta, la fila Totales, que simplifica el proceso de sumar una columna de datos. La fila Totales también se puede usar para otros cálculos, como promedios, recuentos del número de elementos de una columna y búsquedas del valor mínimo o máximo en una columna de datos.

Con la fila Totales, es más rápido y sencillo usar un conjunto de funciones de agregado, es decir, funciones que calculan valores en un rango de datos. En versiones anteriores de Access, dichas funciones se tenían que usar en consultas o en código de Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Estos métodos todavía se pueden usar, pero la fila Totales proporciona un método rápido para usar funciones de agregado. En este artículo, se presentan las funciones de agregado y se explica cómo usarlas en una fila Totales.

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Comprender la función Suma y las otras funciones de agregado

Las funciones de agregado realizan cálculos en columnas de datos y devuelven un resultado único. Las funciones de agregado se usan cuando se necesita calcular un valor único, como una suma o un promedio. Cuando proceda, recuerde que las funciones de agregado se usan con columnas de datos. Puede parecer una frase obvia, pero cuando se diseña y usa una base de datos, el usuario tiende a centrarse en filas de datos y en registros individuales; es decir, el usuario suele preocuparse de que otros usuarios puedan incluir datos en un campo, mover el cursor a la derecha o a la izquierda para rellenar el siguiente campo, etc. En cambio, las funciones de agregado se usan para centrarse en grupos de registros en columnas.

Por ejemplo, suponga que usa Access para almacenar y controlar datos de ventas. Puede usar funciones de agregado para contar el número de productos vendidos en una columna, calcular importes de ventas totales en una segunda columna y calcular el promedio de ventas para cada producto en una tercera columna.

En esta tabla, se enumeran y se describen las funciones de agregado disponibles en Access para la fila Totales. Recuerde que Access proporciona otras funciones de agregado, pero se deben usar en consultas. Además, si trabaja con un proyecto de Access (un cliente de Access conectado a una base de datos de Microsoft SQL Server), puede usar un conjunto mayor de funciones de agregado. Para obtener más información sobre estas funciones adicionales, vea la Ayuda en línea para SQL Server.

Función Descripción Se usa con los tipos de datos ¿Disponible en fila Totales?
Promedio Calcula el valor medio de una columna. La columna debe contener datos numéricos, de moneda o de fecha y hora. La función pasa por alto los valores nulos. Número, Decimal, Moneda, Fecha/Hora
Cuenta Cuenta el número de elementos en una columna. Todos los tipos de datos excepto datos escalares extensibles complejos, como una columna de listas multivalor. Para obtener más información sobre las listas multivalor, vea los artículos Guía de campos multivalor y Agregar o cambiar un campo de búsqueda que permita almacenar varios valores.
Máximo Devuelve el elemento de mayor valor. Para datos de texto, el mayor valor es el último valor alfabético, y Access no distingue mayúsculas y minúsculas. La función pasa por alto los valores nulos. Número, Decimal, Moneda, Fecha/Hora
Mínimo Devuelve el elemento de menor valor. Para datos de texto, el menor valor es el primer valor alfabético, y Access no distingue mayúsculas y minúsculas. La función pasa por alto los valores nulos. Número, Decimal, Moneda, Fecha/Hora
Desviación estándar Mide el grado de dispersión de los valores respecto a un valor promedio (una media). Para obtener más información, vea Más información sobre las funciones Desviación estándar y Varianza, más adelante en este tema. Número, Decimal, Moneda
Suma Suma los elementos de una columna. Sólo sirve para datos numéricos y de moneda. Número, Decimal, Moneda
Varianza Mide la varianza estadística de todos los valores de la columna. Esta función sólo se puede usar con datos numéricos y de moneda. Si la tabla contiene menos de dos filas, Access devuelve un valor nulo. Para obtener más información sobre las funciones Varianza, vea la sección Más información sobre las funciones Desviación estándar y Varianza, más adelante en este artículo. Número, Decimal, Moneda

En la sección siguiente, se explica cómo utilizar cada función en una fila Totales.

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Sumar valores mediante la fila Totales

Si necesita sumar una columna de datos o usar rápidamente otra función de agregado, puede agregar una fila Totales a una tabla, a un conjunto de resultados de una consulta, o a un formulario dividido (un formulario que contiene una hoja de datos). Las filas Totales ahorran mucho tiempo, porque no hay que agregar una función a una consulta ni escribir código VBA.

Recuerde estas reglas a medida que avance:

  • Las funciones proporcionadas por la fila Totales pueden variar con el tipo de datos definido para la columna de datos. Por ejemplo, Access sólo proporciona la función Cuenta para los campos configurados con el tipo de datos Texto porque no se pueden realizar operaciones matemáticas con datos de texto.
  • El primer campo de una fila Totales contiene la palabra Total hasta que se cambia cuando se selecciona una función.
  • No se puede agregar una fila Totales a un informe. Las funciones de agregado se pueden usar en informes, pero hay que emplear otras técnicas. Para obtener más información sobre las funciones de agregado y expresiones en informes, vea el artículo Crear un informe agrupado o de resumen.
  • Se puede agregar una fila Totales a tablas y consultas abiertas en la vista Hoja de datos. También se puede agregar una fila Totales a un formulario dividido abierto en las vistas Formulario.
  • De forma predeterminada, Access excluye la filas Totales de las operaciones de filtrado y ordenación.

En las secciones siguientes, se explica cómo utilizar una fila Totales en una hoja de datos y un formulario dividido.

Agregar una fila Totales

  1. Abra una tabla o consulta en la vista Hoja de datos o un formulario dividido en la vista Formulario. Para ello, en el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla, consulta o formulario, y haga clic en Vista Diseño o Vista Formulario en el menú contextual.
  2. En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Totales.

Imagen de la cinta de opciones de Access

Aparece una fila Total nueva debajo de la fila asterisco en la hoja de datos o formulario dividido.

Nueva fila Totales en blanco

 Nota   Si trabaja en un formulario dividido creado con una versión anterior de Access y convertido luego al nuevo formato .accdb, no verá una fila asterisco en la hoja de datos. Esta diferencia no afecta a una fila Totales en absoluto.

  1. En la fila Total, haga clic en el campo que desea sumar y seleccione SUMA en la lista.

Seleccionar la función SUMA para una fila Totales

Para obtener más información sobre la función, vea la sección Comprender la función Suma y las otras funciones de agregado, previamente en este artículo.

Quitar una fila Totales

  • En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Totales.

Imagen de la cinta de opciones de Access

 Nota   Una fila Totales no se puede cortar ni borrar; sólo se puede activar o desactivar. Sin embargo, se puede copiar y pegar la fila Totales en otro archivo, como un libro de Microsoft Office Excel 2007 o un documento de Microsoft Office Word 2007. Los siguientes pasos explican cómo copiar una fila Totales.

Copiar una fila Totales a otro archivo

  1. Haga clic en el selector de filas (el cuadro en el extremo derecho o izquierdo de la fila Total) para resaltar la fila entera.
  2. En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en Copiar.

Imagen de la cinta de opciones de Access

O bien,

Presione CTRL+C.

  1. Abra el archivo de destino en el que desea pegar los datos.
  2. Seleccione la última fila de la tabla, el conjunto de resultados de la consulta o el formulario de destino.
  3. En el grupo Portapapeles de la ficha Inicio, haga clic en Pegar.

Imagen de la cinta de opciones de Access

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Contar el número de valores de una columna

La función Cuenta se utiliza cuando se necesita contar el número de elementos de una columna. La función Cuenta se ejecuta en una única columna de datos y devuelve un solo valor. La función sirve para todos los tipos de datos.

Contar los elementos de una columna

  1. Abra una tabla, un conjunto de resultados de una consulta o un formulario. Puede utilizar cualquiera vista excepto la vista Diseño.
  2. En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Totales.

Imagen de la cinta de opciones de Access

Aparece una fila Totales nueva debajo de la fila asterisco en la hoja de datos.

  1. En la fila Total, haga clic en el campo que desea contar y seleccione CONTAR en la lista. Para obtener información sobre la función, vea la sección Comprender la función Suma y las otras funciones de agregado, previamente en este artículo.

 Nota   Access no calcula el valor correspondiente a la función hasta que se confirmen los cambios. Para ello, puede indicar un valor nuevo en otro campo, o presionar F9 para repetir la consulta.

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Más información sobre las funciones Desviación estándar y Varianza

Las funciones Desviación estándar y Varianza calculan valores estadísticos. Específicamente, calculan dónde se agrupan los valores en torno a su media (su valor promedio) en una distribución estándar (una curva en campana).

Por ejemplo, suponga que reúne aleatoriamente 10 herramientas fabricadas con la misma máquina y mide su resistencia a la rotura (un proceso que prueba las medidas de control de calidad y la máquina). Si calcula un valor promedio de la resistencia a la rotura, verá que la mayoría de las herramientas tienen una resistencia cercana a dicho promedio, mientras que algunas tienen una resistencia mayor y otras menor. Sin embargo, si sólo calcula el promedio de la resistencia a la rotura, el valor no indica qué tal funcionan los procesos de control de calidad, porque algunas herramientas excepcionalmente fuertes o débiles pueden incrementar o reducir el valor promedio.

Las funciones Varianza y Desviación estándar resuelven este problema indicando cuánto se aproximan los valores a la media. Para la resistencia a la rotura, cuanto menores sean los valores devueltos por las funciones, mejor estarán funcionando los procesos de fabricación, porque significará que pocas herramientas tienen una resistencia a la rotura por encima o por debajo del valor promedio.

Una explicación completa de la varianza y la desviación estándar se sale del ámbito de este artículo. Puede consultar diversos sitios Web sobre estadística si desea obtener más información sobre ambos temas. Recuerde estas reglas cuando utilice las funciones Varianza y Desviación estándar:

  • Las funciones pasan por alto los valores nulos.
  • La función Varianza utiliza esta fórmula:
    Fórmula
  • La función Desviación estándar utiliza esta fórmula:
    Fórmula

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Corresponde a:
Access 2007