Modificar o cambiar el tipo de datos de un campo

En este artículo se explica cómo configurar o cambiar el tipo de datos aplicado a un campo de tabla de una base de datos de Microsoft Office Access 2007.

En este artículo


Obtener información sobre los tipos de datos

Cuando se diseña y se crea una base de datos, se planea si va a haber una o varias tablas, se piensa en los campos (columnas) de cada tabla y se establece un tipo de datos para cada campo. Por ejemplo, si se van a almacenar fechas y horas, se establece el tipo de datos de un campo en Fecha/Hora. Si se van a almacenar nombres y direcciones, se establece el tipo de datos de uno o varios campos en Texto y así sucesivamente.

Office Access 2007 proporciona 10 tipos de datos diferentes (las versiones anteriores de Access incluían nueve tipos de datos) y cada tipo tiene un propósito específico. En la tabla siguiente se recogen los tipos de datos, se muestra el tipo de datos que cada uno almacena y se describen las limitaciones que cada tipo impone.

Tipo de datos Usado para almacenar Limitaciones o restricciones
Texto Datos alfanuméricos (texto y números) Almacena hasta 255 caracteres.
Memo Datos alfanuméricos (texto y números)

Almacena hasta 2 GB de datos (es el límite de tamaño para todas las bases de datos de Access) si el campo se rellena mediante programación. Recuerde que si se agregan 2 GB de datos, el funcionamiento de la base de datos será lento.

Si se proporcionan los datos manualmente, se pueden proporcionar y ver un máximo de 65.535 caracteres en el campo de tabla y en todos los controles enlazados al campo.

Cuando se crean bases de datos con el formato de archivo de Office Access 2007, los campos Memo también admiten la edición de texto enriquecido.

Para obtener más información, vea los artículos Formato de datos en tablas, formularios e informes, Escribir o modificar datos en un control o una columna que admite texto enriquecido e Insertar, cambiar o eliminar un campo Memo.

Número Datos numéricos

Los campos de tipo Número usan un valor de Tamaño del campo que controla el tamaño del valor que el campo puede contener. El tamaño del campo se puede establecer en 1, 2, 4, 8 ó 16 bytes.

Para obtener más información sobre los campos de tipo Número, vea el artículo Insertar, crear o eliminar un campo que almacena valores numéricos.

Fecha/Hora Fechas y horas

Access almacena todas las fechas como enteros de precisión doble de 8 bytes.

Para obtener más información sobre el uso de los campos Fecha/Hora, vea el artículo Insertar, crear o eliminar un campo que almacena valores de fecha.

Moneda Datos monetarios Almacena los datos como números de 8 bytes con una precisión de cuatro posiciones decimales. Use este tipo de datos para almacenar datos financieros y cuando Access no debe redondear los valores.
Autonumérico Valores únicos creados por Access al crearse un registro nuevo.

Almacena los datos como valores de 4 bytes; suele usarse en claves principales.

Para obtener más información sobre las claves principales, vea el artículo Agregar, establecer, cambiar o quitar la clave principal.

Sí/No Datos booleanos (verdaderos o falsos). Access usa -1 para todos los valores Sí y 0 para todos los valores No.
Objeto OLE Imágenes, documentos, gráficos y otros objetos de programas de Office y programas basados en Windows.

Almacena hasta 2 GB de datos (el límite de tamaño para todas las bases de datos de Access). Recuerde que si se agregan 2 GB de datos, el funcionamiento de la base de datos será lento. Los campos de tipo Objeto OLE crean imágenes de mapa de bits del documento original u otro objeto y, a continuación, muestran ese mapa de bits en los campos de tabla y los controles de formulario o informe de la base de datos.

Para que Access represente esas imágenes, debe haber un servidor OLE (es decir, un programa que admita ese tipo de archivo) registrado en el equipo donde se ejecuta la base de datos. Si no hay ningún servidor OLE registrado para un tipo de archivo determinado, Access muestra un icono de imagen rota. Se trata de un problema conocido para algunos tipos de imagen, sobre todo las imágenes JPEG.

En general, deben usarse campos de tipo Datos adjuntos para los archivos .accdb en vez de campos de tipo Objeto OLE. Los campos de tipo Datos adjuntos usan el espacio de almacenamiento de manera más eficaz y no se ven limitados por la falta de servidores OLE registrados.

Para obtener más información sobre el uso de datos adjuntos, vea la última fila de esta tabla y vea el artículo Adjuntar archivos a los registros de una base de datos.

Hipervínculo Direcciones Web Almacena hasta 1 gigabyte de datos. Se pueden almacenar vínculos a sitios Web, sitios o archivos ubicados en una intranet o red local (LAN), y sitios o archivos ubicados en un equipo.
Datos adjuntos Cualquier tipo de archivo admitido.

Es algo nuevo para los archivos .accdb de Office Access 2007. Se pueden adjuntar a los registros de una base de datos imágenes, archivos de hojas de cálculo, documentos, gráficos y otros tipos de archivo compatibles, de manera muy similar a como se adjuntan archivos a los mensajes de correo electrónico. También se pueden ver y editar los archivos adjuntos, dependiendo de cómo el diseñador de la base de datos configure el campo Datos adjuntos. Los campos de tipo Datos adjuntos proporcionan mayor flexibilidad que los campos de tipo Objeto OLE y usan el espacio de almacenamiento de manera más eficaz ya que no crean una imagen de mapa de bits del archivo original.

Para obtener más información sobre cómo usar los datos adjuntos, vea el artículo Adjuntar archivos a los registros de una base de datos.

 Nota   En Office Access 2007, se puede establecer el tipo de datos de los campos de tabla en la vista Hoja de datos o en la vista Diseño. En esta sección se explica cómo se define el tipo de datos en ambas vistas. Cuando se configura el tipo de datos en la vista Diseño, aparece una undécima opción: Asistente para búsquedas. En realidad, esta opción no es un tipo de datos sino un asistente que se usa para crear campos de búsqueda, que vinculan campos de clave externa a otras tablas. De forma predeterminada, Access establece el tipo de datos de los campos de búsqueda en Número.

Para obtener más información sobre la creación y el uso de los campos de búsqueda, vea el artículo Agregar o cambiar un campo de búsqueda que permita almacenar varios valores.

Por último, los tipos de datos proporcionan una forma básica de validación de datos porque ayudan a asegurar que los usuarios proporcionan el tipo de datos correcto en los campos de tabla. Por ejemplo, no se puede escribir texto en un campo configurado de modo que acepte únicamente números.

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Cambiar tipos de datos

Antes de seguir estos pasos, recuerde que al cambiar un tipo de datos, puede que se trunquen (se recorten) algunos o todos los datos de un campo y, en algunos casos, puede que se quiten todos los datos. Para obtener información sobre cómo Access cambia los datos cuando se cambia un tipo de datos, vea la sección Restricciones de cambio de tipos de datos.

Cambiar tipos de datos en la vista Hoja de datos

  1. En el panel de exploración, busque la tabla que desee cambiar y haga doble clic en ella.

Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

  1. Seleccione el campo (la columna) que desee cambiar.
  2. En el grupo Formato y tipo de datos de la ficha Hoja de datos, haga clic en la flecha situada junto a Tipo de datos y, a continuación, seleccione un tipo de datos.
  1. Guarde los cambios.

Cambiar tipos de datos en la vista Diseño

  1. Si la tabla está abierta en la vista Hoja de datos, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la ficha de documentos de la tabla y haga clic en Vista Diseño.

O bien,

Si no está abierta la tabla, en el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.

  1. Busque el campo que desee cambiar y seleccione otro tipo de datos en la lista de la columna Tipo de datos.
  2. Guarde los cambios.

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Restricciones de cambio de tipos de datos

En general, se puede cambiar el tipo de datos de todos los campos, salvo en el caso de:

  • Campos de tipo Número con la propiedad Id. de réplica habilitada.
  • Campos de tipo Objeto OLE.
  • Campos de tipo Datos adjuntos.

Además, se puede cambiar la mayoría de los tipos de datos cuando un campo contiene datos. Sin embargo, dependiendo del tipo de datos original y del nuevo tipo de datos que se desee usar, puede que Access trunque o elimine algunos de los datos o que no permita en absoluta la conversión.

En la siguiente tabla se reflejan las conversiones de tipos de datos que se pueden llevar a cabo en Office Access 2007 y se describen las restricciones que Access puede imponerle a la conversión.

Conversión a este tipo De este tipo Cambios o restricciones
Texto Memo Access elimina todos los caracteres, salvo los primeros 255.
Número Sin restricciones.
Fecha/Hora Sin restricciones.
Moneda Sin restricciones.
Autonumérico Sin restricciones.
Sí/No El valor -1 (Sí en un campo Sí/No) se convierte en Sí. El valor 0 (No en un campo Sí/No) se convierte en No.
Hipervínculo Access trunca los vínculos de más de 255 caracteres.
Memo Texto Sin restricciones.
Número Sin restricciones.
Fecha/Hora Sin restricciones.
Moneda Sin restricciones.
Autonumérico Sin restricciones.
Sí/No El valor -1 (Sí en un campo Sí/No) se convierte en Sí. El valor 0 (No en un campo Sí/No) se convierte en No.
Hipervínculo Sin restricciones.
Número Texto

El texto debe componerse de números así como de separadores decimales y de moneda válidos. El número de caracteres en el campo de tipo Texto debe ajustarse al tamaño configurado para el campo de tipo Número.

Para obtener más información sobre el tamaño de los campos numéricos, vea el artículo Insertar, crear o eliminar un campo que almacena valores numéricos.

Memo

El campo Memo debe contener únicamente texto así como separadores decimales y de moneda válidos. El número de caracteres en el campo Memo debe ajustarse al tamaño configurado para el campo de tipo Número.

Para obtener más información sobre el tamaño de los campos numéricos, vea el artículo Insertar, crear o eliminar un campo que almacena valores numéricos.

Número, pero con otro tamaño de campo u otra precisión El tamaño de los valores no puede ser menor o mayor que lo que el nuevo tamaño de campo puede almacenar. Al cambiar la precisión, puede que Access redondee algunos valores.
Fecha/Hora

Las fechas que se pueden convertir dependen del tamaño del campo numérico. Recuerde que Access almacena todas las fechas como fechas de serie y almacena los valores de fecha como enteros de punto flotante y de precisión doble.

Access usa el 30 de diciembre de 1899 como fecha 0. Las fechas que no pertenecen al intervalo del 18 de abril de 1899 al 11 de septiembre de 1900 superan el tamaño de un campo de tipo Byte. Las fechas que no pertenecen al intervalo del 13 de abril de 1810 al 16 de septiembre de 1989 superan el tamaño de un campo de tipo Entero.

Para poder alojar todas las posibles fechas, establezca la propiedad Tamaño del campo del campo de tipo Número en Largo entero o mayor.

Para obtener más información sobre las fechas de serie y la forma en que Access usa y almacena los valores de fecha, vea el artículo Especificar un valor de fecha u hora.

Moneda Los valores no pueden superar ni quedar por debajo del límite de tamaño configurado para el campo. Por ejemplo, se puede convertir un campo de tipo Moneda en un campo de tipo Entero sólo cuando esos valores son mayores que 255 y no superan 32.767.
Autonumérico Los valores no pueden superar ni quedar por debajo del límite de tamaño configurado para el campo.
Sí/No Los valores "Sí" se convierten en -1. Los valores "No" se convierten en 0.
Hipervínculo No se aplica.
Fecha/Hora Texto El texto original debe ser una fecha o una combinación de fecha y hora reconocible. Por ejemplo, 18 de enero de 2006.
Memo El texto original debe ser una fecha o una combinación de fecha y hora reconocible. Por ejemplo, 18 de enero de 2006.
Número El valor debe estar comprendido entre -657.434 y 2.958.465,99998843.
Moneda El valor debe estar comprendido entre -657.434 $ y 2.958.465,9999 $.
Autonumérico El valor debe ser mayor que -657.434 y menor que 2.958.466.
Sí/No El valor -1 (Sí) se convierte en 29 de diciembre de 1899. El valor 0 (No) se convierte en medianoche (12:00:00 a.m.).
Hipervínculo No se aplica.
Moneda Texto El texto debe constar de números y separadores válidos.
Memo El texto debe constar de números y separadores válidos.
Número Sin restricciones.
Fecha/Hora Sin restricciones, pero puede que Access redondee el valor.
Autonumérico Sin restricciones.
Sí/No El valor -1 (Sí) se convierte en 1 $. El valor 0 (No) se convierte en 0 $.
Hipervínculo No se aplica.
Autonumérico Texto No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave principal.
Memo No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave principal.
Número No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave principal.
Fecha/Hora No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave principal.
Moneda No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave principal.
Sí/No No se permite si el campo de tipo Autonumérico sirve como clave principal.
Hipervínculo No se aplica.
Sí/No Texto El texto original debe constar únicamente de Sí, No, Verdadero, Falso, Activado o Desactivado.
Memo El texto original debe constar únicamente de Sí, No, Verdadero, Falso, Activado o Desactivado.
Número Cero o Nulo se convierte en No, todos los demás valores se convierten en Sí.
Fecha/Hora Nulo o 12:00:00 a.m. se convierte en No, todos los demás valores se convierten en Sí.
Moneda Cero y Nulo se convierten en No; todos los demás valores se convierten en Sí.
Autonumérico Access convierte todos los valores en Sí.
Hipervínculo No se aplica.
Hipervínculo Texto Si el texto original contiene una dirección Web válida, como adatum.com, www.adatum.com o http://www.adatum.com, Access convierte el texto en un hipervínculo. Access intenta convertir otros valores, por lo que se ve texto subrayado, y el cursor del mouse cambia cuando se elige el vínculo, pero los vínculos no funcionan. El texto puede contener cualquier protocolo Web válido: http://, gopher://, telnet://, ftp://, wais://, etc.
Memo Vea la entrada anterior. Se aplican las mismas restricciones.
Número No se permite cuando un campo de tipo Número forma parte de una relación. Si el valor original tiene forma de dirección IP válida (cuatro números de tres dígitos separados por un punto: nnn.nnn.nnn.nnn) y los números coinciden con una dirección Web, la conversión genera un vínculo válido. En caso contrario, Access agrega http:// al comienzo de cada valor y los vínculos resultantes no son válidos.
Fecha/Hora Access agrega http:// al comienzo de cada dirección, pero los vínculos resultantes casi nunca funcionan.
Moneda Access agrega http:// al comienzo de cada valor pero, al igual que en el caso de las fechas, los vínculos resultantes casi nunca funcionan.
Autonumérico No se permite cuando un campo de tipo Autonumérico forma parte de una relación. Access agrega http:// al comienzo de cada valor, pero los vínculos resultantes casi nunca funcionan.
Sí/No Access convierte todos los valores Sí en -1 y todos los valores No en 0, además de agregar http:// al comienzo de cada valor. Los vínculos resultantes no funcionan.

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