Introducción a las consultas

Cuando desee revisar, agregar, cambiar o eliminar datos de una base de datos, considere la posibilidad de usar una consulta.

Al usar una consulta, puede responder a preguntas muy específicas acerca de sus datos que serían difíciles de responder mirando directamente los datos de la tabla. Puede usar las consultas para filtrar los datos, realizar cálculos con ellos y resumirlos. También puede usar consultas para automatizar muchas tareas de administración de datos y revisar los cambios realizados en los datos antes de confirmarlos.

 Nota   Las funciones de consultas de funciones agregadas, como Suma o Cuenta, no están disponibles en las consultas web.

El uso de consultas facilita muchas de las tareas con bases de datos

En este artículo


Información general

Una consulta es una solicitud de los resultados de los datos, de las acciones de los datos o de ambos. Puede usar una consulta para responder a una pregunta sencilla, realizar cálculos, combinar datos de diferentes tablas o incluso para agregar, cambiar o eliminar datos de una tabla. Las consultas que se usan para recuperar datos de una tabla o realizar cálculos se denominan consultas de selección. Las consultas que agregan, cambian o eliminan datos se denominan consultas de acción.

En este artículo se proporciona información básica acerca de las consultas así como ejemplos de los diferentes tipos de consultas. Para obtener más información sobre cada tipo de consulta, busque en la Ayuda o haga clic en los vínculos que aparecen en la sección Vea también de este artículo.

También puede usar una consulta para proporcionar datos para un formulario o informe. En una base de datos debidamente diseñada, los datos que desea presentar mediante un formulario o informe se encuentran a menudo en varias tablas. Al usar una consulta, puede reunir los datos que desee usar antes de diseñar el formulario o informe.

Para obtener más información sobre cómo usar una consulta para proporcionar datos para formularios e informes, vea los vínculos que aparecen en la sección Vea también o busque en la Ayuda.

Abrir una consulta existente

Si no está familiarizado con el panel de navegación, es posible que no sepa cómo abrir una consulta que ya existe. El panel de navegación es una característica que reemplaza la ventana Base de datos de versiones anteriores a Access 2007. Verá el panel de navegación en el lado izquierdo de la pantalla.

Para abrir cualquier objeto de la base de datos, como una consulta, puede hacer doble clic en el objeto en el panel de navegación.

Usar la base de datos Northwind para practicar con ejemplos

 Nota   En los ejemplos de este artículo se usa una base de datos creada mediante la plantilla de base de datos Northwind 2010.

  1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Nuevo.
  2. En la mitad del panel, bajo Plantillas disponibles, haga clic en Plantillas de ejemplo y, a continuación, en Northwind.
  3. En el panel derecho, revise el nombre del archivo de base de datos del cuadro Nombre de archivo y haga cambios en caso necesario. También puede buscar otra ubicación si hace clic en el icono de carpeta.
  4. Haga clic en Crear.
  5. Siga las instrucciones que aparecen en la página Northwind Traders (en la ficha de objeto Pantalla de inicio) para abrir la base de datos y, a continuación, cierre la ventana Cuadro de diálogo de inicio de sesión.

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Mirar un subconjunto de los datos de una tabla

Puede que en ocasiones desee revisar todos los datos de una tabla, pero otras veces quizá desee revisar sólo los datos de determinados campos o revisar los datos sólo si ciertos campos cumplen determinados criterios. Para revisar algunos de los datos de una tabla, use una consulta de selección.

Suponga que desea comprobar una lista de productos y sus precios. Puede crear una consulta que devuelva la información de productos y precios siguiendo este procedimiento:

  1. Abra la base de datos Northwind que creó previamente mediante estos pasos.
  2. En la ficha Crear, en el grupo Macros y código, haga clic en Diseño de la consulta.
  3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, en la ficha Tablas, haga doble clic en Productos.
  4. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
  5. En la tabla Productos, haga doble clic en Nombre de producto y en Precio listado para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño (cuadrícula de diseño: cuadrícula utilizada para diseñar una consulta o un filtro en la vista Diseño de consulta o en la ventana Filtro u orden avanzado. Para las consultas, esta cuadrícula se conocía antes como la cuadrícula QBE.) de la consulta.
  6. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

La consulta se ejecuta y se muestra una lista de productos y precios.

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Revisar los datos de más de una tabla a la vez

Las tablas de una base de datos debidamente diseñada establecen relaciones (relación: asociación que se establece entre campos comunes (columnas) en dos tablas. Una relación puede ser uno a uno, uno a varios o varios a varios.) lógicas entre sí. Estas relaciones existen en función de los campos que las tablas tienen en común. Cuando desee comprobar los datos de tablas relacionadas, use una consulta de selección.

Suponga que desea comprobar los pedidos de los clientes que viven en una determinada ciudad. Los datos de los pedidos y los clientes están almacenados en dos tablas de la misma base de datos. Cada tabla tiene un campo Id. de cliente, que forma la base de una relación uno a varios (relación uno a varios: asociación entre dos tablas en la que el valor de clave principal de cada registro de la tabla principal se corresponde con el valor del campo o los campos coincidentes de varios registros de la tabla relacionada.) entre las dos tablas. Puede crear una consulta que devuelva los pedidos de los clientes de una determinada ciudad, como Las Vegas, siguiendo este procedimiento:

  1. Abra la base de datos Northwind que creó previamente mediante estos pasos.
  2. En la ficha Crear, en el grupo Macros y código, haga clic en Diseño de la consulta.
  3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, en la ficha Tablas, haga doble clic en Clientes y en Pedidos.
  4. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

Fíjese en la línea, denominada combinación, que conecta el campo Id. de la tabla Clientes con el campo Id. de cliente de la tabla Pedidos. Esta línea muestra la relación entre las dos tablas.

  1. En la tabla Clientes, haga doble clic en Compañía y en Ciudad para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño de la consulta.
  2. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la columna Ciudad, desactive la casilla de verificación de la fila Mostrar.
  3. En la fila Criterios de la columna Ciudad, escriba Las Vegas.

Al desactivar la casilla de verificación Mostrar, se evita que la consulta muestre la ciudad en sus resultados; al escribir Las Vegas en la fila Criterios, indica que desea ver sólo los registros en que el valor del campo Ciudad sea Las Vegas. En este caso, la consulta devuelve sólo los clientes de Las Vegas : Compañía L y Compañía AA.

Tenga en cuenta que no tiene que mostrar un campo para usarlo con un criterio.

  1. En la tabla Pedidos, haga doble clic en Id. de pedido y en Fecha de pedido para agregar estos campos a las siguientes dos columnas de la cuadrícula de diseño de la consulta.
  2. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

La consulta se ejecuta y muestra una lista con los pedidos de los clientes de Las Vegas.

  1. Presione CTRL+G para guardar la consulta.

Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.

  1. En el cuadro Nombre de la consulta, escriba Pedidos por ciudad y, a continuación, haga clic en Aceptar.

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Formular variaciones de una pregunta usando parámetros con una consulta

Es posible que en ocasiones desee ejecutar una consulta muy similar a otra existente. Puede cambiar la consulta original para usar nuevos criterios, pero si desea ejecutar con frecuencia variaciones de una consulta concreta, considere la posibilidad de usar una consulta de parámetros. Cuando ejecuta una consulta de parámetros, la consulta solicita los valores de los campos y, a continuación, usa los valores especificados para crear los criterios de la consulta.

En el ejemplo anterior, creó una consulta que devuelve los pedidos de los clientes de Las Vegas. Puede modificar la consulta de modo que le pida la ciudad cada vez que la ejecute siguiendo este procedimiento:

  1. Abra la base de datos Northwind que configuró previamente con estos pasos.
  2. Haga clic en Barra Tamaño del panel para mostrar el panel de navegación.

 Nota   Este paso no es necesario si ya se muestra el panel de navegación.

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en la consulta denominada Pedidos por ciudad (que creó en la sección anterior) y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
  2. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Criterios de la columna Ciudad, elimine Las Vegas y, a continuación, escriba [¿Para qué ciudad?].

La cadena [¿Para qué ciudad?] es la solicitud de parámetros. Los corchetes indican que desea que la consulta solicite información, y el texto (en este caso, ¿Para qué ciudad?) es la pregunta que se muestra en la solicitud de parámetros.

 Nota   No se puede usar ni un punto (.) ni un signo de exclamación (!) como texto en el mensaje de solicitud de parámetros.

  1. Active la casilla de verificación en la fila Mostrar de la columna Ciudad de manera que se muestre la ciudad en los resultados de la consulta.
  2. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

La consulta solicita que indique un valor para Ciudad.

  1. Escriba Nueva York y, a continuación, presione ENTRAR.

La consulta se ejecuta y muestra los pedidos de los clientes de Nueva York.

¿Pero qué sucede si no sabe qué valores puede especificar? Para que los parámetros sean más flexibles, use caracteres comodín como parte del mensaje:

  1. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.
  2. En la cuadrícula de diseño de la consulta, en la fila Criterios de la columna Ciudad, escriba Como [¿Para qué ciudad?]&"*".

En esta solicitud de parámetros, la palabra clave Como, el símbolo de la "y" comercial (&) y el asterisco (*) entre comillas permiten al usuario escribir una combinación de caracteres, incluidos caracteres comodín, para que se devuelva una gran variedad de resultados. Por ejemplo, si el usuario escribe *, la consulta devolverá todas las ciudades; si el usuario escribe L, la consulta devolverá todas las ciudades que empiecen por la letra "L", y si el usuario escribe *s*, la consulta devolverá todas las ciudades que contengan la letra "s".

  1. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

En la solicitud de consulta, escriba Nueva y, a continuación, presione ENTRAR.

  1. La consulta se ejecuta y se muestran los pedidos de los clientes de Nueva York.

Especificar los tipos de datos de los parámetros

También puede especificar qué tipo de datos debe aceptar un parámetro. Puede establecer el tipo de datos para cualquier parámetro, pero es especialmente importante establecer el tipo de datos para los datos numéricos, de moneda o de fecha y hora. Cuando se especifica el tipo de datos que debe aceptar un parámetro, los usuarios ven un mensaje de error más útil si especifican un tipo de datos equivocado, por ejemplo, texto cuando se espera moneda.

 Nota   Si se establece un parámetro para que acepte datos de texto, cualquier entrada se interpretará como texto y no se mostrará ningún mensaje de error.

Para especificar el tipo de datos de los parámetros de una consulta, siga este procedimiento:

  1. Con la consulta abierta en la vista Diseño, en la ficha Diseño, en el grupo Mostrar u ocultar, haga clic en Parámetros.
  2. En el cuadro de diálogo Parámetros de la consulta, en la columna Parámetro, escriba la solicitud de cada parámetro para el que desee especificar el tipo de datos. Asegúrese de que cada parámetro coincida con la solicitud que usa en la fila Criterios de la cuadrícula de diseño de la consulta.
  3. En la columna Tipo de datos, seleccione el tipo de datos para cada parámetro.

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Realizar cálculos basados en los datos

La mayor parte del tiempo, no se usan tablas para almacenar valores calculados basados en datos de la misma base de datos. Por ejemplo, la tabla Detalles de pedido de Northwind 2007 no almacena los subtotales de los productos porque el subtotal correspondiente a un producto dado se calcula usando los datos almacenados en los campos Cantidad, Precio y Descuento de la tabla Detalles de pedido.

En algunos casos, los valores calculados dejan de estar actualizados porque cambian los valores en los que se basan. Por ejemplo, no debe almacenar la edad de una persona en una tabla porque cada año tendrá que actualizar el valor; en su lugar, almacene la fecha de nacimiento de la persona y, a continuación, use una expresión en una consulta para calcular su edad.

Siga el procedimiento que se detalla a continuación para crear una consulta que calcule los subtotales de los productos basándose en los datos de la tabla Detalles de pedido.

  1. Abra la base de datos Northwind que configuró previamente con estos pasos.
  2. En la ficha Crear, en el grupo Macros y código, haga clic en Diseño de la consulta.
  3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, en la ficha Tablas, haga doble clic en Detalles de pedido.
  4. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
  5. En la tabla Detalles de pedido, haga doble clic en Id. de producto para agregar este campo a la primera columna de la cuadrícula de diseño de la consulta.
  6. En la segunda columna de la cuadrícula, haga clic con el botón secundario en la fila Campo y, a continuación, haga clic en Zoom en el menú contextual.
  7. En el cuadro Zoom, escriba o pegue lo siguiente:

Subtotal: ([Cantidad]*[Precio])-([Cantidad]*[Precio]*[Descuento])

Haga clic en Aceptar .

Este es el campo calculado. El campo calculado multiplica la cantidad de cada producto por el precio de dicho producto, multiplica la cantidad de cada producto por el precio y el descuento de dicho producto y, a continuación, resta el descuento total del precio total.

  1. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Se ejecuta la consulta y, a continuación, se muestra una lista de productos y subtotales, por pedido.

  1. Presione CTRL+G para guardar la consulta y, a continuación, asígnele el nombre Subtotales de productos.

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Mirar datos resumidos o agregados

Cuando usa tablas para registrar las transacciones o almacenar datos numéricos que se usan periódicamente, resulta útil poder comprobar los datos agregados, como las sumas o los promedios.

Access permite revisar datos agregados simples en cualquier hoja de datos (hoja de datos: datos de una tabla, formulario, consulta, vista o procedimiento almacenado que aparecen en formato de filas y columnas.) agregando una fila Total. Se trata de una fila al final de la hoja de datos que puede mostrar un total acumulado u otros valores agregados.

 Nota   No se puede agregar una fila Total a la hoja de datos de una consulta web.

Puede agregar una fila Total a la consulta Subtotales de productos que creó en el ejemplo anterior siguiendo este procedimiento:

  1. Ejecute la consulta Subtotales de productos y deje los resultados abiertos en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: vista que muestra datos de una tabla, un formulario, una consulta, una vista o un procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.).
  2. En la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Totales.

Aparecerá una nueva fila en la parte inferior de la hoja de datos con la palabra Total en la primera columna.

  1. Haga clic en la celda de la última fila de la hoja de datos denominada Total.

Observe que aparece una flecha en la celda.

  1. Haga clic en la flecha para ver las funciones de agregado disponibles.

Dado que la columna contiene datos de texto, hay sólo dos opciones: Ninguno y Cuenta.

  1. Seleccione Cuenta.

El contenido de la celda cambia de Total a una cuenta de los valores de la columna.

  1. Haga clic en la celda adyacente (la segunda columna).

Observe que aparece una flecha en la celda.

  1. Haga clic en la flecha y, a continuación, en Suma.

El campo muestra una suma de los valores de la columna.

  1. Deje la consulta abierta en la vista Hoja de datos.

Crear una consulta de totales para obtener resúmenes más complejos

La fila Total de una hoja de datos es muy útil, pero para cuestiones más complejas, se usa una consulta de totales. Una consulta de totales es una consulta de selección que permite agrupar y resumir los datos. Por ejemplo, suponga que desea ver las ventas totales por producto. En una consulta de totales, puede usar Suma, una función de agregado (función de agregado: función, como Suma, Cuenta, Promedio o Var, que se utiliza para calcular totales.), para ver las ventas totales por producto.

 Nota   No se pueden usar funciones de agregado en una consulta web.

Siga el procedimiento que se detalla a continuación para modificar la consulta Subtotales de productos para obtener subtotales resumidos por producto.

  1. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

Se abre la consulta Subtotales de productos en la vista Diseño.

  1. En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño, haga clic en Totales.

Aparece la fila Totales en la cuadrícula de diseño de la consulta.

 Nota   Si bien tienen nombres similares, la fila Totales de la cuadrícula de diseño y la fila Total de una hoja de datos no son iguales:

  • Puede agrupar por valores de campo mediante la fila Totales en la cuadrícula de diseño.
  • Puede agregar una fila Total de hoja de datos a los resultados de una consulta de totales.
  • Cuando usa la fila Totales en la cuadrícula de diseño, debe elegir una función de agregado para cada campo. Si no desea realizar un cálculo en un campo, puede agrupar por ese campo.
  1. En la segunda columna de la cuadrícula de diseño, en la fila Total, seleccione Suma en la lista desplegable.
  2. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

La consulta se ejecuta y, a continuación, muestra una lista de productos con subtotales.

  1. Presione CTRL+G para guardar la consulta. Deje la consulta abierta.

Crear una consulta de tabla de referencias cruzadas para agregar otro nivel de agrupamiento

Ahora suponga que desea comprobar los subtotales de los productos, pero también desea agregar por mes, de modo que cada fila muestre los subtotales de un producto y cada columna muestre los subtotales de producto de un mes. Para mostrar los subtotales de un producto y los subtotales de producto de un mes, use una consulta de tabla de referencias cruzadas (consulta de tabla de referencias cruzadas: consulta que calcula una suma, promedio, recuento u otro tipo de total en registros y, a continuación, agrupa el resultado en dos tipos de información: uno vertical en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro horizontal en la parte superior.).

 Nota   No se puede crear una consulta web que sea una consulta de tabla de referencias cruzadas.

Puede modificar nuevamente la consulta Subtotales de productos de manera que la consulta devuelva filas con los subtotales de producto y columnas con los subtotales mensuales.

  1. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.
  2. En el grupo Configuración de consultas, haga clic en Mostrar tabla.
  3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos y, a continuación, haga clic en Cerrar.
  4. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Tabla de referencias cruzadas.

En la cuadrícula de diseño, la fila Mostrar está oculta y se muestra la fila Tabla de referencias cruzadas.

  1. En la tercera columna de la cuadrícula de diseño, haga clic con el botón secundario en la fila Campo y, a continuación, haga clic en Zoom en el menú contextual. Se abrirá el cuadro Zoom
  2. En el cuadro Zoom, escriba o pegue lo siguiente:

Mes: "Mes " & ParcFecha("m", [Fecha de pedido])

  1. Haga clic en Aceptar .
  2. En la fila Tabla de referencias cruzadas, seleccione los valores siguientes en la lista desplegable: Encabezado de fila para la primera columna, Valor para la segunda columna y Encabezado de columna para la tercera columna.
  3. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Se ejecuta la consulta y se muestran los subtotales de producto, agregados por mes.

  1. Presione CTRL+G para guardar la consulta.

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Crear una nueva tabla usando datos de otras tablas

Puede usar una consulta de creación de tabla para crear una nueva tabla a partir de datos almacenados en otras tablas.

 Nota   No se puede crear una consulta web que sea una consulta de creación de tabla.

Por ejemplo, suponga que desea enviar datos referentes a los pedidos de Chicago a un socio empresarial de Chicago que use Access para preparar informes. En lugar de enviar todos los datos de los pedidos, conviene restringirlos a los datos específicos de los pedidos de Chicago.

Puede crear una consulta de selección que contenga los datos de los pedidos de Chicago y, a continuación, usar la consulta de selección para crear la nueva tabla siguiendo este procedimiento:

  1. Abra la base de datos Northwind que creó previamente mediante estos pasos.
  2. Para ejecutar una consulta de creación de tabla, quizá necesite habilitar el contenido de la base de datos por medio de la barra de mensajes, que aparece debajo de la cinta de opciones si la base de datos no es de confianza al abrirla.

MostrarCómo habilitar la base de datos

  • En la barra de mensajes, haga clic en Habilitar contenido.

 Nota   Si la base de datos está en una ubicación de confianza, la barra de mensajes no aparecerá y no será necesario habilitar el contenido.

  1. Cierre el formulario del Cuadro de diálogo de inicio de sesión.
  2. En la ficha Crear, en el grupo Macros y código, haga clic en Diseño de la consulta.
  3. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Detalles de pedido y en Pedidos.
  4. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
  5. En la tabla Pedidos, haga doble clic en Id. de cliente y en Ciudad dest para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño.
  6. En la tabla Detalles de pedido, haga doble clic en Id. de pedido, Id. de producto, Cantidad, Precio y Descuento para agregar estos campos a la cuadrícula de diseño.
  7. En la columna Ciudad dest de la cuadrícula de diseño, active la casilla situada en la fila Mostrar. En la fila Criterios, escriba 'Chicago' (incluidas las comillas simples).

Compruebe los resultados de la consulta antes de usarlos para crear la tabla.

  1. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
  2. Presione CTRL+G para guardar la consulta.

Aparecerá el cuadro de diálogo Guardar como.

  1. En el cuadro Nombre de la consulta, escriba Consulta de pedidos de Chicago y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  2. En la ficha Inicio, en el grupo Vistas, haga clic en Ver y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.
  3. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Crear tabla.

Aparecerá el cuadro de diálogo Crear tabla.

  1. En el cuadro de diálogo Crear tabla, en el cuadro Nombre de tabla, escriba Pedidos de Chicago y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  2. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.
  3. En el cuadro de diálogo de confirmación, haga clic en para confirmar.

Se crea la nueva tabla, que aparece en el panel de navegación.

 Nota   Si ya hay una tabla con el nombre especificado, ésta se borra antes de que se ejecute la consulta.

  1. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Como ya existe la tabla Pedidos de Chicago, aparecerá un cuadro de diálogo de advertencia.

  1. Haga clic en No para cancelar la acción y cerrar el cuadro de diálogo.

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Agregar datos a una tabla usando datos de otras tablas

Puede usar una consulta de datos anexados para recuperar datos de una o varias tablas y agregar dichos datos a otra tabla.

 Nota   No se puede crear una consulta web que sea una consulta de datos anexados.

Suponga que creó una tabla para compartirla con un socio empresarial de Chicago, pero se da cuenta de que el socio también trabaja con clientes del área de Milwaukee. Ahora desea agregar a la tabla filas con datos del área de Milwaukee antes de compartir la tabla con su socio.

Puede agregar datos del área de Milwaukee a la tabla Pedidos de Chicago creada en el ejemplo anterior siguiendo este procedimiento:

  1. Abra la consulta denominada "Consulta de pedidos de Chicago" en la vista Diseño.
  2. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Anexar. Se abrirá el cuadro de diálogo Anexar.
  1. En el cuadro de diálogo Anexar, haga clic en la flecha del cuadro Nombre de tabla y, a continuación, seleccione Pedidos de Chicago en la lista desplegable.
  2. Haga clic en Aceptar .

Se cierra el cuadro de diálogo Anexar. En la cuadrícula de diseño, desaparece la fila Mostrar y aparece la fila Anexar a.

  1. En la cuadrícula de diseño, en la fila Criterios de la columna Ciudad dest, elimine 'Chicago' y, a continuación, escriba 'Milwaukee'.
  2. En la fila Anexar a, seleccione el campo adecuado para cada columna.

En este ejemplo, los valores de la fila Anexar a deben coincidir con los de la fila Campo, pero no es obligatorio para que funcionen las consultas de datos anexados.

  1. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

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Cambiar datos de forma automatizada

Puede usar una consulta de actualización para cambiar los datos de las tablas y para escribir los criterios a fin de especificar las filas que deben actualizarse. Una consulta de actualización permite revisar los datos actualizados antes de realizar la actualización.

 Importante   Las consultas de acción no se pueden deshacer. Conviene que haga una copia de seguridad de las tablas que vaya a actualizar mediante una consulta de actualización.

 Nota   No se puede crear una consulta web que sea una consulta de actualización.

En el ejemplo anterior, anexó filas a la tabla Pedidos de Chicago. En esta tabla, el campo Id. de producto muestra el identificador de producto numérico. Para que los datos resulten más útiles para los informes, quizá prefiera reemplazar los identificadores de producto por los nombres de producto. Para ello, primero debe cambiar de Número a Texto el tipo de datos del campo Id. de producto de la tabla Pedidos de Chicago de manera que ese campo acepte nombres de producto.

Puede actualizar los valores de la tabla Pedidos de Chicago siguiendo este procedimiento:

  1. Abra la tabla Pedidos de Chicago en la vista Diseño.
  2. En la fila Id. de producto, cambie el tipo de datos de Número a Texto.
  3. Guarde y cierre la tabla Pedidos de Chicago.
  4. En la ficha Crear, en el grupo Macros y código, haga clic en Diseño de la consulta.
  5. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos de Chicago y en Productos.
  6. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
  7. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Actualizar.

En la cuadrícula de diseño, desaparecen las filas Ordenar y Mostrar y aparece la fila Actualizar a.

  1. En la tabla Pedidos de Chicago, haga doble clic en Id. de producto para agregar este campo a la cuadrícula de diseño.
  2. En la cuadrícula de diseño, en la fila Actualizar a de la columna Id. de producto, escriba o pegue lo siguiente:

[Productos].[Nombre de producto]

 Sugerencia   Puede usar una consulta de actualización para eliminar los valores de campo si usa una cadena vacía ("") o un valor NULL en la fila Actualizar a.

  1. En la fila Criterios, escriba o pegue lo siguiente:

[Id. de producto] Como ([Productos].[Id])

La palabra clave Como es necesaria porque los campos que va a comparar contienen tipos de datos diferentes (Id. de producto son datos de texto mientras que Id. son datos numéricos).

  1. Puede comprobar qué valores van a cambiar debido a una consulta de actualización visualizando la consulta en la vista Hoja de datos.

En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ver y después en Vista Hoja de datos.

La consulta devuelve una lista con los identificadores de producto que se van a actualizar.

  1. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

Cuando abra la tabla Pedidos de Chicago, verá que los valores numéricos del campo Id. de producto se han reemplazado por los nombres de producto de la tabla Productos.

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Eliminar datos de forma automatizada

Puede usar una consulta de eliminación para eliminar datos de las tablas o para escribir los criterios que especifiquen las filas que se deben eliminar. Una consulta de eliminación permite revisar las filas que se eliminarán antes de realizar la eliminación.

 Nota   No se puede crear una consulta web que sea una consulta de eliminación.

Suponga que va a enviar la tabla Pedidos de Chicago (actualizada en el ejemplo anterior) a su socio empresarial de Chicago y se da cuenta de que algunas de las filas contienen diversos campos vacíos. Desea quitar estas filas vacías antes de enviar la tabla. Podrá abrir la tabla y eliminar las filas manualmente, pero quizá le resulte más útil usar una consulta de eliminación si hay que eliminar bastantes filas y tiene claros los criterios para especificar las filas que deben eliminarse.

Puede usar una consulta para eliminar de la tabla Pedidos de Chicago las filas que no tengan un valor para Id. de pedido siguiendo este procedimiento:

  1. En la ficha Crear, en el grupo Macros y código, haga clic en Diseño de la consulta.
  2. En el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic en Pedidos de Chicago.
  3. Cierre el cuadro de diálogo Mostrar tabla.
  4. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Eliminar.

En la cuadrícula de diseño, desaparecen las filas Ordenar y Mostrar y aparece la fila Eliminar.

  1. En la tabla Pedidos de Chicago, haga doble clic en Id. de pedido para agregarlo a la cuadrícula.
  2. En la cuadrícula de diseño, en la fila Criterios de la columna Id. de pedido, escriba Es Nulo.
  3. En la ficha Diseño, en el grupo Resultados, haga clic en Ejecutar.

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