Insertar, cambiar o eliminar un campo Memo

Se usa un campo Memo cuando se necesita almacenar gran cantidad de texto en una base de datos. En este tema se explica cómo se usa Microsoft Office Access 2007 para agregar un campo Memo a tablas nuevas y existentes de una base de datos.

¿Qué desea hacer?


Descripción de los campos Memo

Si es la primera vez que usa Access, recuerde que los datos de una base de datos residen en una o varias tablas. La información se puede ver en una hoja de datos (una cuadrícula que se parece a una hoja de cálculo de Excel), en un formulario de entrada de datos o un informe pero, en última instancia, los datos residen en una o varias tablas. A su vez, cada tabla se compone de un conjunto de campos (columnas) y está configurada de modo que acepte un tipo específico de datos. Por ejemplo, se establece el tipo de datos de un campo en Fecha/Hora cuando se necesitan almacenar fechas y horas, y se establece en el tipo de datos Memo cuando se necesita almacenar gran cantidad de texto.

Especificaciones de los campos Memo

Los campos Memo de Office Access 2007 pueden almacenar hasta 1 gigabyte de caracteres, o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carácter), de los cuales se pueden mostrar 65.535 caracteres en un control de un formulario o informe. Además, a partir de ahora se puede aplicar formato de texto enriquecido a los datos de los campos Memo. Por ejemplo, se pueden configurar los colores, cambiar las fuentes y aplicar el formato de negrita o cursiva a los datos.

Para obtener más información sobre cómo aplicar formato a los datos de texto enriquecido de un campo Memo, vea el artículo Formato de datos en tablas, formularios e informes.

Formas de crear un campo Memo

Office Access 2007 incluye varias formas de agregar un campo Memo a una tabla nueva o existente:

  • Vista Hoja de datos    Se puede agregar un campo Memo a una tabla nueva o existente en la vista Hoja de datos agregando un nuevo campo y pegando más de 256 caracteres de texto en una fila en blanco del campo o seleccionando el tipo de datos Memo de una lista desplegable.
  • Vista Diseño    Se usa la vista Diseño cuando se desea agregar un campo Memo, habilitar la edición de texto enriquecido para el campo y establecer las propiedades que no se pueden configurar en la vista Diseño, como los valores predeterminados. Para obtener más información sobre las propiedades que se pueden establecer para un campo Memo, vea la sección Referencia a las propiedades de los campos Memo.

Se puede usar cualquiera de las dos técnicas al crear tablas nuevas o modificar tablas existentes.

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Agregar un campo Memo en la vista Hoja de datos

Los pasos que se muestran en esta sección describen cómo agregar un campo Memo a una tabla existente y una tabla nueva en la vista Hoja de datos. Si es la primera vez que usa Access, observe que una hoja de datos es una cuadrícula similar a una hoja de cálculo de Excel.

Agregar un nuevo campo Memo a una tabla existente

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Abrir.
  1. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
  2. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee cambiar.

Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

  1. Si es necesario, desplácese horizontalmente hasta el primer campo en blanco.

De forma predeterminada, Access muestra Agregar nuevo campo en la fila de encabezado de todos los nuevos campos, de este modo:

Un campo nuevo de una hoja de datos

  1. Haga doble clic en la fila de encabezado y escriba un nombre para el nuevo campo.

Normalmente, los nombres que se aplican a un campo Memo son "Comentarios" o "Notas".

  1. Seleccione la primera fila en blanco situada debajo del encabezado y escriba un bloque de texto mayor que 256 caracteres.

Access aplica al campo el tipo de datos Memo porque contiene más de 256 caracteres. Asimismo, se pueden pegar más de 256 caracteres de datos de texto en la primera fila.

  1. Guarde los cambios.

Agregar un campo Memo a una tabla nueva

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Abrir.
  1. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
  2. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.

Access abrirá la nueva tabla en la vista Hoja de datos.

  1. Haga doble clic en la fila de encabezado del primer campo de la tabla (denominado Agregar nuevo campo) y escriba un nombre para el campo. Normalmente, los nombres que se aplican a un campo Memo son "Comentarios" o "Notas".
  2. Seleccione la primera fila en blanco situada debajo del encabezado y escriba un bloque de texto mayor que 256 caracteres. Access aplica al campo el tipo de datos Memo porque contiene más de 256 caracteres. Asimismo, se pueden pegar más de 256 caracteres de datos de texto en la primera fila.
  3. Guarde los cambios.

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Agregar un campo Memo en la vista Diseño

Se usa la vista Diseño cuando se necesita agregar un campo Memo a una tabla nueva o existente y, a continuación, configurar el campo de modo que admita el formato de texto enriquecido. Los pasos que se muestran en esta sección describen cómo se agrega un campo Memo a una tabla nueva y una tabla existente, y cómo se configura el campo Memo para que admita la edición de texto enriquecido.

Agregar un campo Memo a una tabla existente

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Abrir.
  1. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
  2. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.
  3. En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y escriba un nombre para el campo. Normalmente, los nombres que se aplican a un campo Memo son "Comentarios" o "Notas".
  4. Seleccione la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione Memo en la lista.
  5. Guarde los cambios.

Agregar un campo Memo a una tabla nueva

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Abrir.
  1. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
  2. En la ficha Crear, en el grupo Tablas, haga clic en Tabla.
  3. Haga clic con el botón secundario en la ficha de documento de la nueva tabla y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
  4. En la columna Nombre de campo, seleccione la primera fila en blanco y escriba un nombre para el campo. Normalmente, los nombres que se aplican a un campo Memo son "Comentarios" o "Notas".
  5. Seleccione la celda adyacente en la columna Tipo de datos y, a continuación, seleccione Memo en la lista.
  6. Guarde los cambios y, si desea habilitar la edición de texto enriquecido para el campo, prosiga con los pasos que se detallan a continuación.

Habilitar la edición de texto enriquecido

  • Bajo Propiedades del campo, en la ficha General, busque el cuadro de la propiedad Formato de texto y cambie el valor de Texto sin formato a Texto enriquecido.

 Nota   Si enlaza un cuadro de texto al campo Memo, también deberá establecer la propiedad Formato de texto del cuadro de texto en Texto enriquecido.

Para obtener información sobre cómo aplicar el formato de texto enriquecido a los datos, vea los artículos Formato de datos en tablas, formularios e informes y Escribir o modificar datos en un control o una columna que admite texto enriquecido.

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Eliminar un campo Memo

Se puede usar la vista Hoja de datos o Diseño para quitar un campo Memo de una tabla. Sin embargo, al eliminarse un campo Memo que contiene datos, esos datos se pierden de forma permanente. No se puede deshacer la eliminación. Por ese motivo, se recomienda crear una copia de seguridad de la base de datos antes de eliminar campos de tabla u otros componentes de la base de datos.

Eliminar un campo Memo en la vista Hoja de datos

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Abrir.
  1. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
  2. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee cambiar.

Access abre la tabla en la vista Hoja de datos.

  1. Busque el campo Memo, haga clic con el botón secundario en la fila de encabezado (el nombre) y haga clic en Eliminar columna.
  2. Haga clic en para confirmar la eliminación.

Eliminar un campo Memo en la vista Diseño

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Abrir.
  1. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
  2. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

Access abre la tabla en la vista Diseño.

  1. Haga clic en el selector de filas (cuadrado en blanco) situado junto al campo Memo y presione SUPRIMIR.

O bien,

Haga clic con el botón secundario en el selector de filas y haga clic en Eliminar filas.

  1. Haga clic en para confirmar la eliminación.

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Referencia a las propiedades de los campos Memo

Cuando se usa la vista Diseño para agregar un campo Memo a una tabla, se pueden establecer y cambiar varias propiedades del campo. En esta tabla se muestran las propiedades de los campos Memo y se describe su uso así como las implicaciones de establecer o cambiar las propiedades.

Propiedad Uso
Formato

Permite especificar caracteres de formato personalizados para definir un formato de presentación. Los formatos definidos con esta propiedad aparecen en las hojas de datos, los formularios y los informes.

Para obtener más información sobre los formatos personalizados, vea el artículo Formato de datos en tablas, formularios e informes.

Título Especifica el nombre de los campos de texto. La propiedad acepta hasta 2.048 caracteres. Si no se especifica un título, Access aplicará el nombre de campo predeterminado.
Valor predeterminado Especifica el valor que aparece automáticamente en un campo al crearse un registro nuevo. Por ejemplo, se puede especificar el valor "Escriba hasta 65 KB de texto". De este modo, se recuerda a los usuarios que están trabajando con un campo Memo. Longitud máxima (del valor predeterminado): 255 caracteres.
Regla de validación

Especifica los requisitos de los datos especificados en un registro, campo o control. Cuando se especifican datos que no cumplan la regla definida para el campo, se puede usar la propiedad Texto de validación para especificar el mensaje de error resultante. Longitud máxima: 2.048 caracteres.

Para obtener más información sobre la creación de reglas de validación, vea el artículo Crear una regla de validación para validar los datos de un campo.

Texto de validación

Permite especificar el texto del mensaje de error que aparece cuando los usuarios infringen una regla de validación. Longitud máxima: 255 caracteres.

Para obtener más información sobre la creación de reglas de validación, vea el artículo Crear una regla de validación para validar los datos de un campo.

Requerido Cuando su valor es , es preciso especificar un valor en el campo o en los controles enlazados al campo. Además, el valor no puede ser nulo.
Permitir longitud cero Cuando su valor es Sí, se pueden escribir cadenas de longitud cero en un campo. Una cadena de longitud cero no contiene caracteres y se usan para indicar que se sabe que no existe ningún valor para un campo. Las cadenas de longitud cero se escriben mediante un par de comillas dobles sin espacio entre ellas ("").
Indizado

Permite usar índices para acelerar las consultas y las operaciones de ordenación y agrupamiento ejecutadas con grandes cantidades de datos. Los índices se pueden usar asimismo para evitar que los usuarios especifiquen información duplicada. Opciones:

  • No    Desactiva la indización (predeterminado).
  • Sí (con duplicados)    Indiza el campo y permite valores duplicados. Por ejemplo, puede haber nombres y apellidos duplicados.
  • Sí (sin duplicados)    Indiza el campo y no permite valores duplicados.
Compresión Unicode

Access usa Unicode para representar datos en los campos de tipo Texto, Memo e Hipervínculo. Unicode ocupa más espacio de almacenamiento porque usa 2 bytes por carácter en vez de uno. Para reducir el tamaño de archivo, el valor predeterminado de la propiedad Compresión Unicode de un campo de tipo Texto, Memo o Hipervínculo es . Cuando su valor está establecido en , cualquier carácter cuyo primer byte sea 0 se comprime cuando se almacena y se descomprime cuando se recupera.

Los datos de un campo Memo no se comprimen a menos que requieran 4.096 bytes o menos de espacio de almacenamiento tras la compresión. Por ello, puede que el contenido de un campo Memo se comprima en un registro, pero no se comprima en otro registro.

Modo IME Especifica un Editor de métodos de entrada, que es una herramienta para usar las versiones de Access en inglés con archivos creados en japonés o coreano. Valor predeterminado: Sin control. Para obtener más información sobre el uso de esta propiedad, presione F1.
Modo de oraciones IME Especifica el tipo de datos que se puede especificar con un Editor de métodos de entrada. Para obtener más información sobre el uso de esta propiedad, presione F1.
Etiquetas inteligentes

Permite especificar una o varias etiquetas inteligentes para el campo y los controles enlazados al campo. Las etiquetas inteligentes son componentes que reconocen los tipos de datos de un campo y permiten realizar acciones en función de esos tipos de datos. Por ejemplo, en un campo denominado Dirección de correo electrónico, una etiqueta inteligente puede iniciar un nuevo mensaje de correo o agregar la dirección a una lista de contactos.

Haga clic en Imagen del botón para ver una lista de las etiquetas inteligentes disponibles.

Formato de texto

Habilita o deshabilita la edición de texto enriquecido. Seleccione Texto enriquecido para habilitar la edición de texto enriquecido.

 Nota   Si habilita la edición de texto enriquecido para el campo y, a continuación, enlaza un control de cuadro de texto al campo, también deberá habilitar la edición de texto enriquecido para el control.

Si desea obtener más información sobre cómo habilitar la edición de texto enriquecido para un control y cómo usar el formato en general, vea el artículo Formato de datos en tablas, formularios e informes.

Alineación del texto

Especifica la alineación de los datos de un campo Memo. Las opciones son éstas:

  • General    Alinea el texto a la izquierda y los números y las fechas a la derecha.
  • Izquierda    Alinea todos los textos, fechas y números a la izquierda.
  • Centrar    Centra todos los textos, fechas y números.
  • Derecha    Alinea todos los textos, fechas y números a la derecha.
  • Distribuir    Justifica todos los textos, fechas y números de manera uniforme con respecto a ambos lados del campo o cuadro de texto.
Sólo anexar

Cuando está habilitada esta propiedad, los usuarios pueden agregar datos al campo Memo, pero no pueden cambiar ni quitar los datos existentes.

 Nota   De forma predeterminada, si intenta situar el puntero en un campo Memo con esta propiedad habilitada, Access ocultará el texto.

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Corresponde a:
Access 2007