Insertar, agregar o crear un nuevo campo en una tabla

Cuando se crea una base de datos, los datos se almacenan en tablas, que son listas de filas y columnas basadas en temas. Las columnas se denominan también campos y son los elementos de información de los que desea realizar un seguimiento. Las tablas se definen en función de los campos que desea registrar para una materia en concreto.

En este artículo se explica cómo crear campos. Aprenderá a agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos y mediante una plantilla de campos. Aprenderá también a agregar un campo de otra tabla a la tabla con la que está trabajando y a definir tipos de datos de un campo.

¿Qué desea hacer?


Agregar campos a una tabla en la vista Hoja de datos

Los elementos de información de los que se desea realizar un seguimiento se almacenan en campos (denominados también columnas). Por ejemplo, en una tabla Contactos podría crear campos para el apellido, el nombre, el número de teléfono y la dirección, entre otros. Para una tabla Productos, podría crear campos para el nombre del producto, el identificador de producto y el precio.

Es importante elegir los campos con cuidado. Por ejemplo, no es recomendable crear un campo para almacenar un campo calculado; es mejor dejar que Office Access 2007 calcule el valor cuando sea necesario. Cuando elija los campos, intente almacenar la información en sus partes más pequeñas posibles. Por ejemplo, en lugar de almacenar un nombre completo, es preferible almacenar el apellido y el nombre por separado. Por regla general, si necesita realizar informes, ordenar o realizar búsquedas o cálculos con un elemento de información, ponga ese elemento en una columna independiente. Para obtener más información sobre el diseño de una base de datos y la selección de campos, vea el artículo Conceptos básicos del diseño de una base de datos.

Un campo tiene determinadas características que lo definen. Por ejemplo, cada campo tiene un nombre que lo identifica inequívocamente dentro de la tabla. También tiene un tipo de datos en consonancia con la información que almacena. El tipo de datos determina los valores que se pueden almacenar y las operaciones que se pueden realizar, así como la cantidad de espacio de almacenamiento provista para cada valor. Cada campo tiene también un grupo de opciones denominadas propiedades que definen las características formales o funcionales del campo. Por ejemplo, la propiedad Formato define el formato de presentación del campo, es decir, qué apariencia tendrá cuando se muestre.

Cuando se crea una nueva tabla, la tabla se abre en la vista Hoja de datos. Puede agregar inmediatamente un campo escribiendo información en la columna Agregar nuevo campo.

Hoja de datos con la columna Agregar nuevo campo

Agregar un nuevo campo a una tabla existente

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Abrir.
  1. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
  2. En el panel de exploración, haga doble clic en una de las tablas disponibles para abrirla.
  3. Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.

Agregar un nuevo campo a una tabla nueva

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Abrir.
  1. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione y abra la base de datos.
  2. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.

Imagen de la cinta de opciones de Access

Access inserta una nueva tabla en la base de datos y la abre en la vista Hoja de datos.

  1. Escriba los datos en la celda situada debajo del título de columna Agregar nuevo campo.

Cuando especifique datos en la nueva columna, Office Access 2007 utilizará la información especificada para reconocer el tipo de datos adecuado al campo. Por ejemplo, si escribe una fecha en la columna, como 1/1/2006, Office Access 2007 examina la información especificada, determina que se trata de una fecha y define el tipo de datos del campo en Fecha/Hora. Si Access no puede determinar el tipo de datos a partir de la información especificada, define el tipo de datos en Texto.

En la tabla siguiente se indica cómo funciona la detección automática de tipos de datos en la vista Hoja de datos.

Si escribe: Office Access 2007 crea un campo con el tipo de datos:
Antonio Texto

http://www.contoso.com

Puede utilizar cualquier prefijo válido de protocolo de Internet. Por ejemplo, http://, https:// y mailto: son prefijos válidos.

Hipervínculo
50000 Número, entero largo
50.000 Número, entero largo
50.000,99 Número, doble
50000,389 Número, doble

31/12/2006

Los formatos de fecha y hora reconocidos son los de la configuración regional del usuario.

Fecha/Hora
31 de diciembre de 2006 Fecha/Hora
10:50:23 Fecha/Hora
10:50 a.m. Fecha/Hora
17:50 Fecha/Hora

12,50 $

El símbolo de moneda reconocido es el de la configuración regional del usuario.

Moneda
21,75 Número, doble
123,00% Número, doble
3,46E+03 Número, doble

Además de determinar el tipo de datos, Office Access 2007 puede definir la propiedad Formato, según los datos que especifique. Por ejemplo, si escribe 10:50 a.m., Access define el tipo de datos Fecha/Hora y la propiedad Formato como hora mediana.

Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción proporcionada por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la ficha Inicio.

Definir explícitamente el tipo de datos

  1. En el grupo Formato y tipo de datos de la ficha Hoja de datos, haga clic en la flecha situada junto a Tipo de datos y, a continuación, seleccione un tipo de datos.

Imagen de la cinta de opciones de Access

  1. Haga clic en el tipo de datos que desee.

Definir explícitamente el formato

  1. En el grupo Formato y tipo de datos de la ficha Hoja de datos, haga clic en la flecha situada junto a Formato y, a continuación, seleccione un formato.

Imagen de la cinta de opciones de Access

  1. Haga clic en el formato que desee.

Cuando agrega un campo escribiendo información en la celda situada debajo del título Agregar nuevo campo, Office Access 2007 asigna automáticamente un nombre al campo. Estos nombres empiezan por Campo1 para el primer campo, Campo2 para el segundo campo, y así sucesivamente. Es recomendable usar nombres de campo más descriptivos. Puede cambiar el nombre del campo haciendo clic con el botón secundario del mouse (ratón) en su título y haciendo clic después en Cambiar nombre de columna en el menú contextual.

Los nombres de campo pueden contener un máximo de 64 caracteres (letras o números), incluidos espacios. Debe procurar asignar nombres descriptivos a los campos para que pueda identificarlos fácilmente cuando vea o edite registros. Por ejemplo, puede utilizar nombres de campo como Apellido, Dirección y Teléfono particular.

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Agregar campos mediante plantillas de campos

Algunas veces es más sencillo elegir un campo de una lista predefinida de campos que crearlo manualmente. Puede utilizar el panel de tareas Plantillas de campos para elegir un campo de una lista predefinida. Office Access 2007 incluye un conjunto de plantillas de campos integradas que le pueden ahorrar mucho tiempo a la hora de crear campos. Para crear un nuevo campo mediante una plantilla de campos, debe mostrar el panel Plantillas de campos y, a continuación, arrastrar y colocar una o varias plantillas en la tabla abierta en la vista Hoja de datos.

Una plantilla de campo es un conjunto predefinido de características y propiedades que describen un campo. La definición de plantilla de campo incluye un nombre de campo, un tipo de datos, una configuración de la propiedad de formato del campo y un número de propiedades adicionales de un campo que, en conjunto, forman un modelo que sirve como punto de partida para crear un nuevo campo.

  1. Asegúrese de que la tabla está en la vista Hoja de datos.
  2. En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo campo.

Imagen de la cinta de opciones de Access

Aparece el panel Plantillas de campos.

  1. Seleccione uno o varios campos en el panel Plantillas de campos y arrástrelos a la tabla. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.

El campo aparece en la hoja de datos.

Las plantillas de campos son modelos. Proporcionan un punto de partida a partir del cual puede crear un nuevo campo. Pero éste no es el único punto de partida desde el que puede crear un nuevo campo. Además de crear un nuevo campo desde una plantilla de campo, puede crearlo también desde un campo existente en otra tabla.

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Agregar un campo de una tabla existente

Si utiliza una base de datos que contiene varias tablas, puede agregar un campo de otra tabla. De hecho, es muy probable que algunas de estas tablas estén relacionadas. En una base de datos relacional, la información se almacena en tablas distintas basadas en temas y, después, se definen relaciones que proporcionan al sistema de administración de bases de datos lo que necesita para reunir la información según se precise. Office Access 2007 permite crear un nuevo campo agregándolo de otra tabla relacionada o de otra tabla para la que no se ha creado una relación. El campo se agrega mediante la lista de campos, que contiene los campos disponibles de otras tablas de la base de datos.

Panel Lista de campos

Abrir el panel Lista de campos

  • En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Agregar campos existentes.

Imagen de la cinta de opciones de Access

Aparece el panel Lista de campos.

En el panel Lista de campos se muestran todas las otras tablas de la base de datos agrupadas en categorías. Cuando trabaja con una tabla en la vista Hoja de datos, se muestran dos categorías en el panel Lista de campos: Campos disponibles en tablas relacionadas y Campos disponibles en otras tablas. La primera categoría contiene todas las tablas con las que la tabla abierta mantiene una relación. La segunda categoría contiene todas las tablas con las que la tabla no tiene ninguna relación.

Al hacer clic en el signo más (+) situado junto a la tabla, aparece una lista de todos los campos disponibles en esa tabla. Para agregar un campo a la tabla, arrastre y coloque el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.

Agregar un campo desde el panel Lista de campos

  1. En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Agregar campos existentes.

Imagen de la cinta de opciones de Access

Aparece el panel Lista de campos.

  1. Haga clic en el signo más (+) situado junto a la tabla que contiene la lista de campos de esa tabla.
  2. Arrastre el campo que desee del panel Lista de campos a la tabla en la vista Hoja de datos.
  3. Cuando aparezca la línea de inserción, coloque el campo en su posición.

Línea de inserción para insertar un campo desde el panel Lista de campos

Se inicia el Asistente para búsquedas.

  1. Siga las instrucciones para utilizar el asistente.

Cuando termine de utilizar el asistente, aparecerá el campo en la tabla en la vista Hoja de datos.

 Nota   Cuando se arrastra y coloca un campo de una tabla no relacionada y después se utiliza el Asistente para búsquedas, se crea automáticamente una relación de uno a varios entre la tabla de la Lista de campos y la tabla abierta.

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Definir el tipo de datos de un campo en la vista Hoja de datos

Office Access 2007 suele detectar correctamente el tipo de datos para un campo creado en la vista Hoja de datos. Algunas veces, sin embargo, tendrá que modificar la decisión tomada por Access. Por ejemplo, si tiene dos identificadores de producto que sirven para identificar los productos que vende y escribe un identificador numérico, como 1003, en una tabla en la vista Hoja de datos, la característica de detección automática de tipos de datos definirá un tipo de datos numérico para el campo. Sin embargo, sólo se deben utilizar tipos de datos numéricos para los campos que participan en cálculos aritméticos. Normalmente, los identificadores como un identificador de producto deben almacenarse con el tipo de datos Texto.

Si desea definir explícitamente el tipo de datos y el formato de un campo reemplazando la opción proporcionada por Office Access 2007, debe utilizar los comandos del grupo Formato y tipo de datos de la ficha Inicio.

Definir explícitamente el tipo de datos

  1. En el grupo Formato y tipo de datos de la ficha Hoja de datos, haga clic en la flecha situada junto a Tipo de datos y, a continuación, seleccione un tipo de datos.

Imagen de la cinta de opciones de Access

  1. Haga clic en el tipo de datos que desee.

Utilice la tabla siguiente para determinar el tipo de datos correcto.

Definir explícitamente el formato

  1. En el grupo Formato y tipo de datos de la ficha Hoja de datos, haga clic en la flecha situada junto a Formato y, a continuación, seleccione un formato.

Imagen de la cinta de opciones de Access

  1. Haga clic en el formato que desee.

En la tabla siguiente se describen los tipos de datos disponibles para los campos en Office Access 2007.

Tipo de datos Almacena Tamaño
Texto

Caracteres alfanuméricos

Se utiliza para texto o para texto y números que no se emplean en cálculos, como Id. de producto.

Hasta 255 caracteres.
Memo

Caracteres alfanuméricos (con una longitud mayor de 255 caracteres) o texto con formato de texto enriquecido.

Se utiliza para texto que contiene más de 255 caracteres o que utiliza formato de texto enriquecido. Las notas, las descripciones largas y los párrafos con formato como negrita o cursiva son ejemplos comunes de datos para los que se utilizaría un campo Memo.

Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carácter), de los cuales puede mostrar 65.535 caracteres en un control.
Número

Valores numéricos (enteros o valores fraccionarios).

Se utiliza para almacenar números utilizados en cálculos, salvo los valores monetarios, para los que se utiliza el tipo de datos Moneda.

1, 2, 4 u 8 bytes, o 16 bytes cuando se utiliza para Id. de réplica.
Fecha/Hora

Fechas y horas.

Se utiliza para almacenar valores de fecha y hora. Tenga en cuenta que cada valor almacenado contiene un componente de fecha y otro de hora.

8 bytes.
Moneda

Valores monetarios.

Se utiliza para almacenar valores monetarios (importes).

8 bytes.
Autonumérico

Valor numérico único que Office Access 2007 inserta automáticamente cuando se agrega un registro.

Se utiliza para generar valores exclusivos que se puedan emplear como clave principal. Tenga en cuenta que en los campos autonuméricos los valores pueden aumentar secuencialmente en un incremento especificado o aleatoriamente.

4 bytes o 16 bytes cuando se utiliza para Id. de réplica.
Sí/No

Valores booleanos.

Se utiliza para campos Verdadero/Falso que pueden contener uno de dos valores posibles: Sí/No o Verdadera/Falso, por ejemplo.

1 bit (8 bits = 1 byte).
Objeto OLE

Objetos OLE u otros datos binarios.

Se utiliza para almacenar objetos OLE de otras aplicaciones de Microsoft Windows.

Hasta 1 gigabyte.
Datos adjuntos

Fotografías, imágenes, archivos binarios, archivos de Office.

Es el tipo de datos que se prefiere para almacenar imágenes digitales y cualquier tipo de archivo binario.

Para los datos adjuntos comprimidos, 2 gigabytes. Para los datos adjuntos no comprimidos, alrededor de 700 k, según la capacidad de compresión de los datos adjuntos.
Hipervínculo

Hipervínculos.

Se utiliza para almacenar hipervínculos y proporcionar acceso con un solo clic a páginas Web a través de una dirección URL (localizador uniforme de recursos) o a archivos a través de un nombre en formato UNC (convención de nomenclatura universal). Puede crear también vínculos a los objetos de Access almacenados en una base de datos.

Hasta 1 gigabyte de caracteres o 2 gigabytes de almacenamiento (2 bytes por carácter), de los cuales puede mostrar 65.535 caracteres en un control.
Asistente para búsquedas

En realidad no es un tipo de datos; inicia el Asistente para búsquedas.

Se utiliza para iniciar el Asistente para búsquedas y crear un campo que utilice un cuadro combinado para buscar un valor de otra tabla, consulta o lista de valores.

Basado en una tabla o consulta: el tamaño de la columna asociada.

Basado en un valor: el tamaño del campo Texto utilizado para almacenar el valor.

 Sugerencia   Para los números de teléfono, los números de pieza y otros números que no se van a utilizar en cálculos matemáticos, debe seleccionar el tipo de datos Texto en lugar del tipo de datos Número.

Para los tipos de datos Texto y Número, puede especificar con mayor detalle el tamaño del campo o el tipo de datos configurando la propiedad TamañoDelCampo (FieldSize).

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Corresponde a:
Access 2007