Importar o vincular a los datos de otra base de datos de Access

Hay muchas formas de llevar datos de una base de datos de Access a otra. El método más sencillo es copiarlos y pegarlos, pero importarlos y vincularlos permite un mejor control y proporciona mayor flexibilidad respecto a los datos que se mueven y a la forma de llevarlos a la base de datos de destino.

En este artículo, se explica cómo importar o vincular a los datos de otra base de datos de Access.

¿Qué desea hacer?


Comprender la importación y vinculación a datos desde otra base de datos de Access

Cuando se importan datos de otra base de datos, Access crea una copia de los datos o los objetos en la base de datos de destino, sin modificar el origen. Durante la operación de importación, se puede elegir los objetos que se desea copiar, controlar cómo se importan las tablas y las consultas, especificar si se deben importar las relaciones entre tablas, etc.

Escenarios comunes para importar datos u objetos de una base de datos de Access

Normalmente, importa datos por los siguientes motivos:

  • Desea combinar dos bases de datos copiando todos los objetos de una base de datos a la otra. Si realiza una importación, puede copiar a otra base de datos todas las tablas, las consultas, los formularios, los informes, las macros y los módulos, así como las relaciones entre las tablas, en una única operación.
  • Necesita crear algunas tablas similares a otras tablas que ya existen en otra base de datos. Podría copiar una tabla en su totalidad, o simplemente las definiciones de tabla, para no tener que diseñar manualmente cada una de las tablas. Si decide importar sólo la definición de la tabla, obtendrá una tabla vacía. Dicho de otro modo, se copian los campos y las propiedades de los campos a la base de datos de destino, pero no se copian los datos de la tabla. Otra ventaja de la importación (respecto a la operación de copiar y pegar) es que se puede optar por importar las relaciones entre las tablas junto con las propias tablas.
  • Necesita copiar a otra base de datos un conjunto de objetos relacionados entre ellos. Por ejemplo, desea copiar la tabla Empleados y el formulario Empleados a una segunda base de datos. La importación le permite copiar un objeto y todos los objetos relacionados con él a otra base de datos en una sola operación.

 Nota   Si su objetivo es agregar registros de una base de datos a una tabla existente en otra base de datos, debiera considerar la importación de los registros a una nueva tabla para luego crear una consulta de datos anexados. No se pueden adjuntar registros a una tabla existente durante una operación de importación. Para obtener más información sobre consultas de datos anexados, vea el artículo Crear una consulta de datos anexados

Escenarios comunes para vincular una tabla de una base de datos de Access

Considere la posibilidad de vincularse a datos en las siguientes condiciones:

  • En su empresa se utilizan varias bases de datos de Access, pero los datos de algunas tablas, como Empleados, se tienen que compartir entre varias bases de datos. En lugar de duplicar las tablas en cada una de las bases de datos, puede guardarlas en una sola base de datos y crear vínculos a ellas desde otras bases de datos.
  • Otro grupo de trabajo o departamento necesitan utilizar los datos de su base de datos y también agregar otros datos, pero usted desea seguir teniendo la propiedad de la estructura de las tablas.

En los pasos de las secciones siguientes se explica cómo importar y vincularse a objetos de bases de datos.

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Importar datos de otra base de datos de Access

El proceso de importar datos sigue estos pasos generales:

  • Prepararse para la operación de importación
  • Ejecutar el asistente para importación
  • Guardar opcionalmente la configuración de importación como una especificación de importación para un uso posterior

A continuación, se explica cómo realizar cada una de las acciones.

Prepararse para la operación de importación

  1. Busque la base de datos de origen e identifique los objetos que desea importar.

Si la base de datos de origen es un archivo .mdb o .accdb, puede importar tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos. Si el archivo de origen es un archivo .mde o .accde, sólo puede importar tablas.

  1. Si es la primera vez que va a importar datos de una base de datos de Access, vea las sugerencias de la tabla siguiente.
Elemento Descripción
Varios objetos Puede importar varios objetos en una sola operación.
Objeto nuevo Cada operación de importación crea un objeto nuevo en la base de datos de destino. No puede sobrescribir un objeto existente ni adjuntar registros a una tabla existente usando una operación de importación.
Importación de una tabla vinculada Si la tabla de origen (por ejemplo, Empleados1 de la base de datos Ventas) es realmente una tabla vinculada (una tabla con un vínculo establecido con la tabla Empleados de la base de datos Nómina), la operación de importación se reemplaza por una operación de vinculación. Al finalizar la operación, aparecerá una tabla vinculada (denominada, por ejemplo, Empleados1) a la tabla de origen inicial (Empleados, de la base de datos Nómina).
Omisión de campos y registros Cuando se importan datos de una tabla o una consulta, hay ciertos campos y registros que no se pueden omitir. No obstante, si no desea importar ninguno de los registros de una tabla, puede optar por importar sólo la definición de la tabla.
Relaciones Si lo desea, puede importar las relaciones entre las tablas de origen.
Definición de tabla Puede elegir entre importar toda una tabla o sólo la definición de tabla. Si importa únicamente la definición, Access crea una tabla que tiene los mismos campos que la tabla de origen pero ningún dato.
Objetos de origen de registros Si se importa una consulta, un formulario o un informe, no se importan automáticamente los orígenes de registros subyacentes. Debe importar todos los orígenes de registros subyacentes pues, de no hacerlo, la consulta, el formulario o el informe no funcionarán.
Campos de búsqueda Si un campo de la tabla de origen busca valores en otra tabla o consulta, debe importar la tabla o la consulta relacionadas si desea que el campo de destino muestre valores de búsqueda. Si no importa la tabla o la consulta relacionadas, el campo de destino muestra sólo los identificadores de búsqueda.
Formularios e informes secundarios Al importar un formulario o un informe, no se importan automáticamente los formularios e informes secundarios incluidos en el formulario o el informe principal. Tiene que importar cada formulario o informe secundario y sus orígenes de registros subyacentes para que el formulario o el informe principal funcionen en la base de datos de destino.
Consultas Una consulta se puede importar como consulta o como tabla. Si importa la consulta como consulta, deberá importar las tablas subyacentes.
  1. Cierre la base de datos de origen. Asegúrese de que ningún usuario la tiene abierta en modo exclusivo.
  2. Abra la base de datos de destino. Asegúrese de que la base de datos no es de sólo lectura y de que dispone de los permisos necesarios para agregar objetos y datos a la base de datos.

Si la base de datos de origen está protegida por contraseña, tendrá que escribir la contraseña cada vez que la utilice como origen para una operación de importación.

 Nota   Si desea importar los datos en una base de datos nueva, debe crear una base de datos en blanco (que no contenga ninguna tabla, formulario o informe) antes de iniciar la operación de importación. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Nuevo.

La operación de importación no sobrescribe ni modifica ninguna de las tablas ni los objetos existentes. Si ya existe algún objeto con el mismo nombre que el objeto de origen en la base de datos de destino, Access anexa un número (1, 2, 3 y así sucesivamente) al nombre del objeto importado. Por ejemplo, si importa la tabla Envíos a una base de datos que ya contiene una tabla denominada Envíos, la tabla importada se denominará Envíos1. Si el nombre Envíos1 también existe, la tabla nueva se denominará Envíos2, y así sucesivamente.

Es importante que recuerde que, si desea anexar los registros de la tabla de origen a una tabla de la base de datos de destino, debe utilizar una consulta de datos anexados en lugar de ejecutar una operación de importación. Para obtener más información sobre consultas de datos anexados, vea el artículo Crear una consulta de datos anexados

Importar datos

  1. En el grupo Importar de la ficha Datos externos, haga clic en Access.Imagen del botón

 Nota   La ficha Datos externos sólo está disponible cuando hay una base de datos abierta.

  1. En el cuadro de texto Nombre de archivo, escriba el nombre de la base de datos de origen o haga clic en Examinar para abrir el cuadro de diálogo Abrir archivo.
  2. Seleccione Importar tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos en la base de datos actual y haga clic en Aceptar.
  3. En el cuadro de diálogo Importar objetos, haga clic en cada ficha y seleccione los objetos que desee.

Para cancelar la selección de un objeto, vuelva a hacer clic en el objeto.

  1. Haga clic en Opciones para configuraciones otras opciones.

En la tabla siguiente, se describe cómo afecta cada opción a los resultados de la operación.

Elemento Descripción
Casilla de verificación Relaciones Actívela para importar las relaciones entre las tablas seleccionadas.
Casilla de verificación Menús y barras de herramientas Actívela para importar los menús y barras de herramientas personalizados que existan en la base de datos de origen. Los menús y las barras de herramientas se muestran en una ficha denominada Complementos.
Casilla de verificación Especificaciones de importación/exportación Actívela para importar las especificaciones de importación o exportación guardadas que existan en la base de datos de origen.
Casilla de verificación Grupos del panel de exploración Actívela para importar los grupos personalizados del panel de exploración que existan en la base de datos de origen.
Botón de opción Definición y datos Selecciónelo para importar la estructura y los datos de todas las tablas seleccionadas.
Botón de opción Sólo definición Selecciónelo para importar sólo los campos de las tablas seleccionadas. Los registros de origen no se importan.
Botón de opción Como consultas Selecciónelo para importar las consultas seleccionadas como consultas. En este caso, recuerde importar todas las tablas subyacentes junto con las consultas.
Botón de opción Como tablas Selecciónelo para importar las consultas como tablas. En este caso, no tiene que importar las tablas subyacentes.
  1. Haga clic en Aceptar para finalizar la operación.

Access copia los datos y muestra mensajes de error si se produce algún problema. Si la operación importa correctamente los datos, la página final del asistente permite guardar los detalles de la operación como especificaciones de importación para uso futuro. En los pasos siguientes se explica cómo guardar los detalles de la operación en forma de especificación.

Guardar la especificación de importación

  1. Haga clic en Guardar los pasos de la importación para guardar los detalles de la operación.

Guardar los detalles le ayudará a repetir la operación en otras ocasiones sin tener que recorrer los pasos del asistente cada vez.

  1. En el cuadro Guardar como, escriba un nombre para las especificaciones de la importación. Si lo desea, puede escribir una descripción en el cuadro Descripción.
  2. Active la casilla de verificación Crear tarea de Outlook si desea realizar la operación a intervalos fijos (como semanal o mensualmente).

Así, se creará una tarea de Microsoft Office Outlook 2007 para ejecutar las especificaciones cuando lo desee.

  1. Haga clic en Guardar importación.

Si no está seleccionada la casilla de verificación Crear tarea de Outlook, Access guarda la especificación e importa los objetos especificados. Ahora puede revisar las tablas importadas y otros objetos para asegurarse de que se importaron correctamente.

Si ha seleccionado la casilla de verificación Crear tarea de Outlook, Access iniciará Outlook. Use este procedimiento para completar los pasos siguientes.

 Nota   Si Outlook no está instalado, Access muestra un mensaje de error. Si Outlook no está configurado correctamente, se inicia el Asistente para inicio de Outlook. Siga las instrucciones del Asistente para configurar Outlook.

  1. En Outlook, revise y modifique las opciones de configuración de tareas, tales como Vencimiento y Aviso.

Para que se repita la tarea, haga clic en Periodicidad. Esta figura siguiente muestra el programador de tareas con algunos valores típicos:

Programador de tareas de Outlook

Para obtener más información sobre la programación de tareas de Outlook, vea el artículo Programar una operación de importación o exportación.

  1. Haga clic en Guardar y cerrar.

Para ejecutar las especificaciones en otra fecha, abra la tarea en Outlook y en la ficha Tareas, en el grupo Microsoft Office Access, haga clic en Ejecutar importaciónImagen del botón.

  1. En Access, revise las tablas y los otros objetos importados para asegurarse de que se copiaron todos los datos y los objetos.

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Vincular a los datos de otra base de datos de Access

Los vínculos permiten establecer conexiones con los datos de otra base de datos sin importarlos, de modo que se puedan ver y modificar los datos más recientes en las bases de datos de origen y de destino sin tener que crear y mantener dos copias de los mismos datos. Sólo es posible crear vínculos a las tablas de otra base de datos de Access. No se pueden crear vínculos a consultas, formularios, informes, macros o módulos.

Cuando se crea un vínculo a una tabla de una base de datos de Access, Access crea una nueva tabla, denominada tabla vinculada, que mantiene un vínculo a los registros y los campos de origen. Los cambios que se realicen en los datos de la base de datos de origen se reflejarán en la tabla vinculada en la base de datos de destino, y viceversa. No obstante, no se puede cambiar la estructura de una tabla vinculada en la base de datos de destino. Dicho de otro modo, no se pueden hacer cambios en una tabla vinculada del tipo agregar o eliminar un campo, o modificar el tipo de datos de un campo.

Prepararse para vincular tablas de una base de datos de Access

  1. Busque la base de datos de origen.

El formato de archivo puede ser MDB, MDE, ACCDB o ACCDE. Si la base de datos de origen está protegida con contraseña, tendrá que escribir la contraseña durante la operación de vinculación.

  1. Identifique las tablas que desea vincular.

Sólo es posible crear vínculos a tablas. No se pueden crear vínculos a consultas, formularios, informes, macros o módulos.

Si es la primera vez que va a crear vínculos a las tablas de otra base de datos de Access, vea las sugerencias que figuran en la tabla siguiente.

Elemento Descripción
Varios objetos Puede crear vínculos a varias tablas en una sola operación de vinculación. Se crea una tabla vinculada por cada tabla de origen.
Tablas vinculadas como origen

No se puede crear un vínculo a una tabla que ya es una tabla vinculada en la base de datos de origen.

Por ejemplo, si la tabla Empleados1 a la que desea crear el vínculo en la base de datos Ventas ya es una tabla vinculada a la tabla Empleados de la base de datos Nómina, no puede usar la tabla Empleados1 de la base de datos Ventas como tabla de origen. En lugar de ello, debe crear el vínculo directamente a la tabla Empleados de la base de datos Nómina.

Tabla nueva o existente Cada operación de vinculación crea una tabla vinculada nueva por cada tabla de origen. Las tablas existentes no se pueden sobrescribir ni se les pueden anexar datos mediante una operación de vinculación.
Relaciones Si selecciona varias tablas de origen, las relaciones entre las tablas se trasladan automáticamente a la base de datos de destino. No obstante, no puede cambiar ni eliminar la relación en la base de datos de destino.
Campos de búsqueda Si un campo de la tabla de origen busca valores en otra tabla, es preciso vincular a la tabla relacionada si desea que el campo de destino muestre valores de búsqueda. Si no vincula a la consulta o tabla relacionada, el campo de destino muestra sólo los identificadores de búsqueda.
  1. Cierre la base de datos de origen. Asegúrese de que ningún usuario la tiene abierta en modo exclusivo.
  2. Abra la base de datos de destino. Asegúrese de que la base de datos de destino no es de sólo lectura y de que dispone de los permisos necesarios para agregar objetos y datos a la base de datos.

 Nota   Si desea crear los vínculos en una base de datos nueva, debe crear una base de datos en blanco (que no contenga ninguna tabla, formulario o informe) antes de iniciar la operación de importación.

Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Nuevo.

La operación no sobrescribe ni modifica ninguna de las tablas ni los objetos existentes. Si ya existe algún objeto con el mismo nombre que el objeto de origen en la base de datos de destino, Access anexa un número (1, 2, 3 y así sucesivamente) al nombre de la tabla vinculada. Por ejemplo, si vincula a la tabla Envíos desde una base de datos que ya contiene una tabla denominada Envíos, la tabla vinculada se denominará Envíos1. Si el nombre Envíos1 también existe, la tabla nueva se denominará Envíos2, y así sucesivamente.

Recuerde que si desea anexar los registros de la tabla de origen a una tabla de la base de datos de destino, debe utilizar una consulta de datos anexados en lugar de ejecutar una operación de vinculación.

Para obtener más información sobre consultas de datos anexados, vea el artículo Crear una consulta de datos anexados

Vincular a los datos

  1. En el grupo Importar de la ficha Datos externos, haga clic en Access.Imagen del botón

 Nota   La ficha Datos externos sólo está disponible cuando hay una base de datos abierta.

  1. En el cuadro de texto Nombre de archivo, escriba el nombre de la base de datos de origen o haga clic en Examinar para abrir el cuadro de diálogo Abrir archivo.
  2. Haga clic en Vincular al origen de datos creando una tabla vinculada y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  3. En el cuadro de diálogo Vincular tablas, seleccione las tablas a las que desea vincular.

Para cancelar una selección, vuelva a hacer clic en la tabla.

  1. Haga clic en Aceptar para finalizar la operación.

Access crea la tablas vinculadas.

  1. Abra las tablas vinculadas en la vista Hoja de datos para asegurarse de que los datos son correctos.

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Corresponde a:
Access 2007