Hacer una copia de seguridad de una base de datos

Debe realizar periódicamente copias de seguridad de todas las bases de datos activas para impedir que se pierdan datos y para proteger su inversión en el diseño de la base de datos. Si dispone de una copia de seguridad, podrá restaurar fácilmente una base de datos completa u objetos de la base de datos seleccionados.

Si el número de registros de la base de datos aumenta con frecuencia, puede considerar la posibilidad de archivar los datos antiguos. Archivar es un proceso que consiste en mover periódicamente registros antiguos de una tabla de una base de datos activa a una base de datos de archivo. En este artículo no se explica cómo archivar datos antiguos.

Si desea automatizar la creación de copias de seguridad de archivos de base de datos, puede utilizar un programa que realice copias de seguridad automatizadas de un sistema de archivos, como un software de copia de seguridad de servidor de archivos o un dispositivo USB externo de copia de seguridad. En este artículo no se explican los medios para automatizar la creación de copias de seguridad de Microsoft Office Access.

Si ya tiene una copia de seguridad de una base de datos y desea restaurar datos u objetos, vea el artículo Restaurar una base de datos.

En este artículo


Introducción

Las copias de seguridad ayudan a proteger una base de datos frente a problemas del sistema y a errores que el comando Deshacer no puede resolver.

En Microsoft Office Access 2007, puede usar el comando Deshacer 20 veces como máximo para revertir los cambios que ha realizado desde la última vez que guardó el archivo de base de datos.

Sin embargo, cuando se utiliza una consulta de acción (consulta de acciones: consulta que copia o cambia datos. Las consultas de acciones incluyen consultas para anexar, eliminar, convertir en tabla y actualizar consultas. Se identifican con un signo de exclamación (!) junto a sus nombres en el panel de navegación.) para eliminar registros o cambiar datos, no puede deshacer esos cambios con el comando Deshacer. Por ejemplo, si ejecuta una consulta de actualización, no se puede utilizar Deshacer para restaurar los valores antiguos que se actualizaron con la consulta.

 Sugerencia   Justo antes de ejecutar una consulta de acción, considere la posibilidad de crear una copia de seguridad, especialmente si la consulta va a cambiar o eliminar una gran cantidad de datos.

No se pueden deshacer todos los cambios realizados en una base de datos

Aunque Access ofrece la opción de revertir los cambios que decida no mantener, el proceso no es infalible. Si desea estar preparado para recuperarse de cambios no deseados que no pueda deshacer, debe crear copias de seguridad de la base de datos.

Es esencial realizar copias de seguridad periódicas

Para decidir con qué frecuencia debe realizar copias de seguridad, considere la frecuencia con la que cambia la base de datos:

 Nota   Debe hacer una copia de seguridad de los datos de las tablas vinculadas mediante las características de copia de seguridad disponibles en el programa que contiene las tablas vinculadas. Si la base de datos que contiene las tablas vinculadas es una base de datos de Access, utilice el procedimiento de la sección Hacer una copia de seguridad de una base de datos dividida para realizar una copia de seguridad de esa base de datos.

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Hacer una copia de seguridad de una base de datos

Al hacer una copia de seguridad de una base de datos, Access guarda y cierra todos los objetos abiertos en la vista Diseño, compacta y repara la base de datos, y guarda una copia del archivo de base de datos con el nombre y en la ubicación que especifique. A continuación, Access vuelve a abrir los objetos que ha cerrado.

 Nota   Access abrirá los objetos según se especifique en el valor de la propiedad Vista predeterminada de dichos objetos.

  1. Abra la base de datos de la que desea hacer una copia de seguridad.
  2. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen de botón, seleccione Administrar y, a continuación, haga clic en Administrar esta base de datos.
  1. En el cuadro de diálogo Guardar como, en el cuadro Nombre de archivo, revise el nombre de la copia de seguridad de la base de datos.

Puede cambiar el nombre si lo desea, pero el nombre predeterminado contiene el nombre del archivo de base de datos original y la fecha en que se realizó la copia de seguridad.

 Sugerencia   Cuando restaure datos u objetos de una copia de seguridad, querrá saber qué base de datos contiene la copia de seguridad y cuándo se realizó la copia. Por tanto, es aconsejable que utilice el nombre de archivo predeterminado.

  1. En el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione la ubicación en la que desea guardar la copia de seguridad de la base de datos y haga clic en Guardar.

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Hacer una copia de seguridad de una base de datos dividida

Una base de datos dividida consta normalmente de dos archivos de base de datos: una base de datos de servidor, que sólo contiene datos en tablas, y una base de datos cliente, que contiene vínculos a las tablas de la base de datos de servidor, además de consultas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. Todos los datos se almacenan en la base de datos de servidor. Todos los objetos de interfaz de usuario, como consultas, formularios e informes, se almacenan en la base de datos cliente.

Cuando se hace una copia de seguridad de una base de datos dividida, la copia de seguridad de cada una de las dos bases de datos se realiza por separado. Es más importante realizar copias de seguridad periódicas de la base de datos de servidor, porque contiene los datos. Puede hacer una copia de seguridad de la base de datos cliente siempre que modifique su diseño. Sin embargo, como cada usuario tiene una copia individual de la base de datos cliente y puede realizar cambios arbitrarios de diseño, puede ser aconsejable exigir que cada usuario realice su propia copia de seguridad.

Hacer una copia de seguridad de la base de datos de servidor

Como la ejecución de la copia de seguridad requiere acceso exclusivo al archivo de base de datos, los usuarios no podrán usar temporalmente la base de datos de servidor. Antes de iniciar el proceso de copia de seguridad, deberá notificárselo a los usuarios.

  1. Abra la base de datos de servidor en modo exclusivo.

Mostrar¿Cómo se abre una base de datos en modo exclusivo?

  1. Inicie Access, pero no abra una base de datos.
  2. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Abrir.
  1. En el cuadro de diálogo Abrir, seleccione el archivo de base de datos de servidor. Puede utilizar la lista Buscar en si necesita buscar el archivo de base de datos.
  2. Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y luego en Abrir en modo exclusivo.

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen de botón, seleccione Administrar y, a continuación, haga clic en Administrar esta base de datos.
  1. En el cuadro de diálogo Guardar como, en el cuadro Nombre de archivo, revise el nombre predeterminado de la copia de seguridad de la base de datos. Puede cambiar el nombre si lo desea, pero tenga en cuenta que el nombre predeterminado contiene el nombre del archivo de base de datos original y la fecha en que se realizó la copia de seguridad.

 Sugerencia   Cuando restaure datos u objetos de una copia de seguridad, deberá saber qué base de datos contiene la copia de seguridad y cuándo se realizó la copia, por lo que suele ser aconsejable usar el nombre de archivo predeterminado.

  1. En el cuadro de diálogo Guardar como, seleccione la ubicación en la que desea guardar la copia de seguridad de la base de datos y haga clic en Guardar.

Hacer una copia de seguridad de la base de datos cliente

Para proteger su inversión en el diseño de la base de datos cliente, debe realizar una copia de seguridad de esa base de datos siempre que cambie su diseño. Si permite que los usuarios personalicen el diseño de sus propias copias de la base de datos cliente, tal vez sea una buena idea instarlos a que hagan sus propias copias personalizadas.

Para hacer una copia de seguridad de la base de datos cliente, deje abierta la base de datos después de cambiar su diseño. A continuación, siga los pasos de la sección Hacer una copia de seguridad de una base de datos, empezando por el paso 2.

Cuando termine la operación de copia de seguridad de la base de datos cliente, puede poner el nuevo diseño a disposición de los usuarios.

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Corresponde a:
Access 2007