Guía para diseñar informes

Microsoft Office Access 2007 proporciona una serie de herramientas que ayudan a crear rápidamente informes atrayentes y fáciles de leer que presenten los datos de acuerdo con las necesidades de los usuarios. Puede utilizar los comandos de la ficha Crear para crear un informe sencillo con un solo clic. Puede utilizar el Asistente para informes para crear un informe más complicado, o bien, puede crear un informe agregando usted mismo todos los datos y elementos de formato. Sea cual sea el método elegido, es probable que realice al menos algunos cambios en el diseño del informe para que los datos se muestren de la manera deseada. En este artículo se describe el proceso general para diseñar un informe y se muestra cómo agregar elementos de diseño específicos a un informe.

En este artículo


Decidir cómo diseñar un informe

Al diseñar un informe, debe considerar primero cómo desea organizar los datos en la página y cómo están almacenados los datos en la base de datos. Durante el proceso de diseño, podría incluso descubrir que la organización de los datos en las tablas no le permite crear el informe que desee. Esto puede ser una indicación de que las tablas no están normalizadas, es decir, los datos no están almacenados de la manera más eficaz.

Para obtener más información sobre la normalización, haga clic en el vínculo referente a los conceptos básicos del diseño de bases de datos que figura en la sección Vea también.

Realizar un boceto del informe

Este paso no es obligatorio. Quizás opine que el Asistente para informes de Access o la herramienta Informe (disponibles ambos en la ficha Crear del grupo Informes) le proporcione un diseño inicial suficiente para el informe. Sin embargo, si decide diseñar el informe sin utilizar estas herramientas, quizás le resulte útil realizar un boceto del informe en una hoja de papel dibujando un cuadro para cada campo y escribiendo el nombre del campo en cada uno de los cuadros. Asimismo, puede usar programas como Microsoft Office Word 2007 o Microsoft Office Visio 2007 para crear un boceto del informe. Sea cual sea el método utilizado, asegúrese de incluir suficientes filas para indicar cómo se repiten los datos.

Formulario completado que se superpone sobre un boceto preliminar

Por ejemplo, puede utilizar una fila para la información del producto, varias filas extensibles para las ventas de ese producto y, por último, una fila de totales de ventas del producto. Esta secuencia se repite para el producto siguiente y así sucesivamente hasta el final del informe. O bien, quizás el informe sea una simple lista de los datos de la tabla, en cuyo caso el boceto puede contener sólo una serie de filas y columnas.

 Nota   Esta técnica también es muy útil si diseña un informe para otra persona. En este caso, la otra persona podrá dibujar el boceto antes de que usted empiece a trabajar.

Después de crear el boceto, determine qué tablas contienen los datos que desea mostrar en el informe. Si todos los datos están en una sola tabla, puede basar el informe directamente en esa tabla. Sin embargo, con mayor frecuencia, los datos están almacenados en varias tablas que hay que unir en una consulta para poder mostrar los datos en el informe. La consulta puede estar incrustada en la propiedad OrigenDelRegistro del informe, o bien, se puede crear una consulta guardada independiente y basar el informe en dicha consulta.

La sección Vea también incluye un vínculo a más información sobre cómo usar una consulta como origen de registros de un informe.

Decidir qué datos deben colocarse en cada sección del informe

Cada informe tiene una o varias secciones. La única sección que está presente en todos los informes es la sección Detalle. Esta sección se repite una vez por cada registro de la tabla o consulta en la que se basa el informe. Las demás secciones son opcionales, se repiten menos y se suelen utilizar para mostrar la información que es común a un grupo de registros, una página del informe o todo el informe.

En la tabla siguiente se describe dónde se encuentra cada sección y cómo se suele utilizar la sección.

Sección Ubicación Contenido típico
Sección de encabezado del informe Aparece sólo una vez, en la parte superior de la primera página del informe.
  • Título del informe
  • Logotipo
  • Fecha actual
Sección de pie del informe Aparece después de la última línea de datos, encima de la sección Pie de página en la última página del informe. Totales del informe (sumas, recuentos, promedios, etc.)
Sección de encabezado de página Aparece en la parte superior de cada página del informe.
  • Título del informe
  • Número de página
Sección de pie de página Aparece en la parte inferior de cada página del informe.
  • Fecha actual
  • Número de página
Sección de encabezado del grupo Aparece justo antes de un grupo de registros. Campo por el que se va a agrupar.
Sección de pie del grupo Aparece justo después de un grupo de registros. Totales del grupo (sumas, recuentos, promedios, etc.)

Para obtener información sobre cómo agregar o quitar secciones de encabezado o pie del informe o de las páginas, vea la sección Agregar o quitar secciones de encabezado o de pie de un informe o una página que figura en este artículo. Se pueden agregar secciones de encabezado y pie de grupo mediante el panel Agrupación, orden y total en la vista Presentación o Diseño.

Para obtener más información sobre cómo usar el panel Agrupación, orden y total, vea el vínculo referente a la creación de informes agrupados o resumidos que figura en la sección Vea también.

Decidir cómo organizar los datos de detalle

La mayoría de los informes tienen un formato de tabla o un formato apilado, pero Office Access 2007 es tan flexible que puede utilizar casi cualquier disposición de registros (registro: conjunto de datos relativos a una persona, un lugar, un evento o algún otro elemento. Los registros son los equivalentes lógicos de las filas de una tabla.) y campos (campo: elemento de una tabla que contiene un elemento de información específico, como un apellido. Un campo Tratamiento puede contener Don o Doña. Las bases de datos como Microsoft SQL Server hacen referencia a los campos como columnas.) que desee.

Formato de tabla    El formato de tabla es similar a una hoja de cálculo. Hay etiquetas en la parte superior y los datos están alineados en columnas debajo de las etiquetas. El formato de tabla hace referencia a la apariencia similar a una tabla de los datos. Es el tipo de informe que Office Access 2007 crea cuando se hace clic en Informe, en el grupo Informes de la ficha Crear. El formato de tabla se presta sobre todo si el informe tiene un número relativamente pequeño de campos que se desea mostrar en un sencillo formato de lista. En la siguiente ilustración se muestra un informe de empleados creado con formato de tabla.

Informe de empleados con formato de tabla

Formato apilado    El formato apilado se parece a un formulario que se rellena al abrir una cuenta bancaria o al realizar una compra de un minorista en línea. Cada dato tiene una etiqueta y los campos están apilados unos encima de otros. Este diseño se presta para informes que contienen demasiados campos para mostrarlos en un formato de tabla, es decir, el ancho de las columnas superaría el ancho del informe. En la siguiente ilustración se muestra un informe de empleados creado con un formato apilado.

Informe de empleados con formato apilado

 Nota   En el Asistente para informes, este diseño se denomina formato en columnas.

Formato mixto    Puede mezclar elementos del formato en tabla y del formato apilado. Por ejemplo, para cada registro, puede organizar algunos de los campos en una fila horizontal en la parte superior de la sección Detalle y organizar otros campos del mismo registro en uno o varios formatos apilados debajo de la fila superior. En la siguiente ilustración, se muestra un informe de empleados creado con un formato mixto. Los campos Id., Apellidos y Nombre están organizados con un diseño de controles en tabla, mientras que los campos Cargo y Teléfono del trabajo están organizados en un formato apilado. En este ejemplo, se utilizan líneas de cuadrícula para separar visualmente los campos de cada empleado.

Informe de empleados con formato mixto

Diseño justificado    Si utiliza el Asistente para informes para crear un informe, puede optar por utilizar un diseño justificado. Este diseño utiliza el ancho completo de la página para mostrar los registros de la manera más compacta posible. Naturalmente, podría lograr los mismos resultados sin utilizar el Asistente para informes pero podría suponerle un trabajo muy minucioso para obtener una alineación exacta de los campos. En la siguiente ilustración se muestra un informe de empleados creado con el diseño justificado del Asistente para informes.

Informe de empleados con formato justificado

El diseño justificado es un diseño apropiado para mostrar un gran número de campos en el informe. En el ejemplo anterior, si se utilizara un diseño de tabla para mostrar los mismos datos, los campos sobrepasarían el borde de la página. Si se utilizara un diseño apilado, cada registro ocuparía mucho más espacio vertical, por lo que se desperdiciaría más papel y el informe sería más difícil de leer.

Para obtener información paso a paso sobre cómo crear informes con estos diferentes diseños, vea el vínculo referente a la creación de informes sencillos que figura en la sección Vea también.

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Utilizar diseños de controles para alinear los datos

Los diseños de controles son una nueva característica en Office Access 2007. Los diseños de controles son guías que se pueden agregar a un informe cuando está abierto en la vista Presentación o la vista Diseño. Access 2007 agrega automáticamente diseños de controles cuando se utiliza el Asistente para informes para crear un informe, o bien, cuando se crea un informe haciendo clic en Informe en el grupo Informes de la ficha Crear. Un diseño de controles es similar a una tabla, donde cada una de las celdas puede contener una etiqueta, un cuadro de texto o cualquier otro tipo de control. En la siguiente ilustración se muestra un diseño de controles en tabla en un informe.

Diseño básico de controles en tabla

Las líneas de color naranja indican las filas y columnas del diseño de controles y sólo se ven cuando el informe está abierto en la vista Presentación o la vista Diseño. Los diseños de controles ayudan a lograr una alineación uniforme de los datos en filas y columnas y permiten agregar, cambiar de tamaño o quitar campos con mayor facilidad. Mediante las herramientas en el grupo Diseño de controles de la ficha Organizar (disponible en la vista Presentación o la vista Diseño), puede cambiar el tipo del diseño de controles y quitar controles de los diseños de modo que puede colocar los controles en cualquier lugar del informe.

Para obtener más información sobre cómo trabajar con diseños de controles, vea el vínculo de la sección Vea también referente a cómo modificar, editar y cambiar los informes.

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Agregar o quitar secciones de encabezado o de pie de un informe o una página

Tal y como se ha mencionado anteriormente en este artículo, los encabezados y pies son secciones de informe que se pueden utilizar para mostrar la información que es común a todo el informe o a cada página de un informe. Por ejemplo, puede agregar una sección Pie de página para mostrar el número de página en la parte inferior de cada página, o bien, puede agregar una sección Encabezado del informe para mostrar el título del informe.

Agregar secciones de encabezado o de pie a un informe o una página

  1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el informe que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
  2. Compruebe qué secciones hay ya en el informe. Las secciones están separadas por barras horizontales sombreadas denominadas selectores de sección. La etiqueta en cada selector de sección indica qué sección se encuentra inmediatamente debajo.

Informe en la vista Diseño

Cada informe tiene una sección Detalle y puede contener asimismo las secciones Encabezado del informe, Encabezado de página, Pie de página y Pie del informe. Además, si hay niveles de agrupación en el informe, puede que vea encabezados o pies de grupo (como Archivar como encabezado en la anterior ilustración). De forma predeterminada, para asignar un nombre a los encabezados y pies de grupo, se utiliza el nombre de campo o la expresión que es la base del grupo. En este caso, el nombre del campo de agrupación es "Archivar como".

La sección Vea también incluye un vínculo para obtener más información sobre la creación de informes agrupados o resumidos.

  1. Para agregar secciones de encabezado o pie a una página o un informe, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en cualquier selector de sección y, a continuación, haga clic en Encabezado o pie de página o Encabezado o pie de página del informe en el menú contextual.

 Nota   Si la sección ya está en el informe, Access advierte que se eliminarán la sección existente y sus controles.

Ahora puede mover los controles existentes o agregar nuevos controles a las nuevas secciones.

La sección Vea también incluye un vínculo para obtener más información sobre cómo agregar campos y otros controles a los informes.

Office Access 2007 siempre agrega las secciones de encabezado y pie de página y de informe en pares. Es decir, no se puede agregar una sección de encabezado de página o informe sin que se agregue también la correspondiente sección de pie. Si no necesita ambas secciones, no puede eliminar una sección pero puede cambiar el tamaño de la sección que no va a utilizar ajustando su alto en cero (0) para evitar que se agregue espacio vertical adicional al informe. Coloque el puntero en la parte inferior de la sección que no vaya a utilizar hasta que se convierta en una flecha de dos puntas cursor y, a continuación, arrastre hacia arriba hasta que la sección quede oculta. Si hay controles en la sección, debe eliminarlos primero para poder ocultar totalmente la sección.

Quitar secciones de encabezado o de pie de un informe o una página

  1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el informe que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
  2. Haga clic con el botón secundario del mouse en cualquier selector de sección y, a continuación, haga clic en Encabezado o pie de página o Encabezado o pie de página del informe en el menú contextual.

Si va a quitar un par de encabezado y pie de página y esas secciones contienen controles, Office Access 2007 advierte que al eliminar las secciones también se eliminarán los controles y que no se podrá deshacer la acción. Haga clic en para quitar las secciones y eliminar los controles. Haga clic en No para cancelar la operación.

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Sugerencias para aplicar formato a diferentes tipos de datos

Cuando se crea un informe mediante la herramienta Informe (disponible en la ficha Crear, en el grupo Informes) o mediante el Asistente para informes, Office Access 2007 agrega los campos al informe y crea el control más adecuado para mostrar cada campo basándose en el tipo de datos del campo. Si usted va a agregar campos a un informe, el método preferido es arrastrar cada uno de los campos desde la Lista de campos hasta el informe. Al igual que en el caso del Asistente para informes o la herramienta Informe, Office Access 2007 crea el control más adecuado para cada campo basándose en el tipo de datos del campo. Para la mayoría de los tipos de datos, el control (predeterminado) más adecuado es el cuadro de texto.

Las secciones siguientes incluyen sugerencias sobre cómo dar formato a algunos de los tipos de datos que son nuevos en Office Access 2007.

Campos multivalor    El control predeterminado para un campo multivalor es un cuadro combinado. Puede parecer una elección extraña para un control en un informe ya que no se puede hacer clic en la flecha de un cuadro combinado en un informe. Sin embargo, en el contexto de un informe, un cuadro combinado se comporta como un cuadro de texto. La flecha está visible sólo en la vista Diseño.

Si el campo contiene varios valores, estos valores están separados mediante comas. Si el cuadro combinado no tiene suficiente ancho para mostrar todos los valores en una sola línea y la propiedad Autoextensible del cuadro combinado está establecida en , los valores se ajustarán en la siguiente línea. En caso contrario, los valores se truncarán. Para establecer la propiedad Autoextensible de un control, abra el informe en la vista Diseño o la vista Presentación, haga clic en el control y, a continuación, presione F4 para mostrar la hoja de propiedades del control. La propiedad Autoextensible se encuentra en la ficha Formato y en la ficha Todas de la hoja de propiedades.

Campos de texto enriquecido    El control predeterminado de un campo de texto enriquecido es un cuadro de texto. Si el cuadro de texto no tiene suficiente ancho para mostrar todos los valores en una sola línea y la propiedad Autoextensible del cuadro de texto está establecida en , los valores se ajustarán en la siguiente línea. En caso contrario, los valores se truncarán. Para establecer la propiedad Autoextensible de un control, abra el informe en la vista Diseño o la vista Presentación, haga clic en el control y, a continuación, presione F4 para mostrar la hoja de propiedades del control. La propiedad Autoextensible se encuentra en la ficha Formato y en la ficha Todas de la hoja de propiedades.

Un campo de texto enriquecido ayuda a dar formato al texto de diversas maneras. Por ejemplo, varias palabras de un campo pueden estar subrayadas y otras palabras del mismo campo pueden estar en cursiva. No obstante, se puede establecer un estilo de formato general para el cuadro de texto que contiene el texto enriquecido. El formato del cuadro de texto se aplica únicamente al texto al que no se ha aplicado específicamente formato de texto enriquecido.

Establecer estilos de formato para un cuadro de texto que muestra un campo de texto enriquecido

  1. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el informe en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Presentación en el menú contextual.
  2. Haga clic en el cuadro de texto que muestra el campo de texto enriquecido y, a continuación, en la ficha Formato, en el grupo Fuente, haga clic en el estilo de formato que desee aplicar.

Cinta de opciones de Access

Office Access 2007 aplica el formato a todo el texto del campo de texto enriquecido al que aún no se ha aplicado ese tipo (no el valor) de formato en una vista que admite la entrada de datos, como la vista Hoja de datos de una tabla o consulta o la vista Formulario de un formulario. Por ejemplo, si una parte del texto en el campo tiene un color de fuente rojo y se aplica un color de fuente azul al cuadro de texto, Access 2007 aplicará el color azul a todo el texto, excepto al texto al que se ha aplicado de manera individual el formato de color rojo. Otro ejemplo: si una parte del texto en el campo tiene un tamaño de fuente de 11 puntos y se aplica un tamaño de fuente de 14 puntos al cuadro de texto, Access 2007 aplicará el tamaño de fuente de 14 puntos a todo el texto, excepto al texto al que se ha aplicado de manera individual el formato de 11 puntos.

Campos de datos adjuntos    Los campos de datos adjuntos utilizan un control especial que no se utiliza para ningún otro tipo de datos. Puede adjuntar varios archivos a un registro mediante un solo campo de datos adjuntos, pero el campo sólo puede mostrar información sobre un archivo de datos adjuntos a la vez. De forma predeterminada, el control de datos adjuntos muestra un icono o una imagen, dependiendo del tipo de archivo de los datos adjuntos mostrados por el control. Si lo desea, puede establecer las propiedades del control de datos adjuntos de modo que todos los archivos de datos adjuntos se muestren como iconos o de modo que el campo muestre simplemente un icono de clip y el número de datos adjuntos. Suponiendo que ya utiliza un control de datos adjuntos en el informe, puede seguir el procedimiento que se describe a continuación si desea ajustar las propiedades del control para distintos usos.

Para obtener más información sobre cómo agregar un campo de datos adjuntos a un informe, vea en la sección Vea también el vínculo referente a cómo adjuntar archivos y gráficos a los registros de una base de datos.

Establecer las propiedades de presentación de un campo de datos adjuntos

  1. Haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en el informe en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Presentación en el menú contextual.
  2. Haga clic en el control de datos adjuntos. Si aún no se muestra la hoja de propiedades, presione F4 para mostrarla. En la hoja de propiedades, haga clic en la ficha Formato.

Utilice la tabla siguiente como guía para establecer las propiedades del control de datos adjuntos.

Propiedad Configuración
Mostrar como
  • Imagen o icono muestra los gráficos como imágenes y todos los demás archivos como iconos. Ésta es la configuración predeterminada.
  • Icono muestra todos los archivos como iconos.
  • Clip muestra un icono de clip seguido del número de archivos adjuntos entre paréntesis.
Imagen predeterminada

Para que aparezca una imagen predeterminada en el control de datos adjuntos cuando no hay ningún archivo adjunto, haga clic en Imagen del botón en el cuadro de propiedad, vaya a la imagen que desee y, a continuación, haga clic en Abrir.

 Nota   La imagen predeterminada no se muestra si la propiedad Mostrar como está establecida en Clip.

Distribución de la imagen Seleccione en la lista la alineación que desee. El valor predeterminado es Centrar. Si ajusta esta configuración, los resultados pueden ser inesperados, dependiendo de la configuración de la propiedad Modo de tamaño de la imagen.
Modo de tamaño de la imagen

Esta opción está disponible sólo si la propiedad Mostrar como está establecida en Imagen o icono.

  • Recortar muestra la imagen en su tamaño real. La imagen se recorta si es demasiado grande y no cabe dentro del control.
  • Extender extiende la imagen de modo que rellene todo el control.

 Nota   A menos que el control de datos adjuntos tenga exactamente el mismo tamaño que la imagen, si utiliza esta opción, se distorsionará la imagen, por lo que aparecerá estirada vertical u horizontalmente.

  • Zoom muestra la imagen tan grande como sea posible sin recortarla ni distorsionarla. Ésta es la configuración predeterminada.
  1. Si utiliza el control para mostrar gráficos, ajuste el tamaño del control de datos adjuntos de modo que pueda ver todos los detalles que desee.

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Corresponde a:
Access 2007