Guía de la interfaz de usuario de Access 2010

Access 2010 presenta una interfaz de usuario con cambios notables respecto a las versiones anteriores, sobre todo las anteriores a Access 2007. Con Access 2007, se introdujeron dos componentes principales de la interfaz de usuario: la cinta y el panel de navegación. Ahora se ha modificado la cinta y se ha agregado un tercer componente de la interfaz de usuario, la vista Backstage de Microsoft Office, una novedad de Access 2010.

En este artículo se describen los elementos de interfaz de usuario de Access 2010 y se proporcionan vínculos para obtener más información acerca de estos elementos y cómo personalizar su experiencia.

En este artículo


Información general

Los tres componentes principales de la interfaz de usuario de Access 2010 son:

  • Cinta de opciones    es la cinta de fichas a lo largo de la parte superior de la ventana del programa que contiene grupos de comandos.
  • Vista Backstage    es la colección de comandos que se ven en la ficha Archivo de la cinta.
  • Panel de navegación    es el panel en el lado izquierdo de la ventana del programa de Access que le permite trabajar con objetos de base de datos. El panel de navegación reemplazó la ventana Base de datos en Access 2007.

Estos tres elementos proporcionan el entorno en el que crear y usar bases de datos.

Cinta de opciones

La cinta de opciones es el reemplazo principal de los menús y las barras de herramientas de las versiones anteriores a Access 2007. Se compone principalmente de fichas con grupos de botones.

La cinta de opciones tiene fichas principales que agrupan comandos usados frecuentemente, fichas contextuales que aparecen sólo cuando puede usarlas, y la Barra de herramientas de acceso rápido, una pequeña barra de herramientas que puede personalizar con sus comandos favoritos.

En las fichas de la cinta de opciones, algunos de los botones proporcionan una galería de opciones, mientras que otros inician un comando.

Vista Backstage

La vista Backstage es una novedad de Access 2010. Contiene comandos e información aplicables a toda una base de datos, como Compactar y reparar, así como comandos que se encontraban en el menú Archivo en versiones anteriores, como Imprimir.

Panel de navegación

El panel de navegación ayuda a organizar los objetos de la base de datos, y supone el principal método para abrir o cambiar el diseño de un objeto de base de datos. El panel de navegación reemplaza la ventana Base de datos que había en las versiones anteriores a Access 2007.

El panel de navegación está organizado por categorías y grupos. Puede elegir entre diversas opciones de organización, y también puede crear su propio esquema de organización personalizado en el panel de navegación. De manera predeterminada, una nueva base de datos usa la categoría Tipo de objeto, que tiene grupos que corresponden a los distintos tipos de objeto de base de datos. La categoría Tipo de objeto organiza los objetos de la base de datos de forma similar a la ventana Base de datos predeterminada de las versiones anteriores.

Puede minimizar el panel de navegación y también se pueden ocultar, pero no se puede oscurecer el panel de navegación abriendo objetos de base de datos ante el mismo.

Vista Backstage

La vista Backstage ocupa la ficha Archivo en la cinta y contiene muchos comandos que se encontraban en el menú Archivo en versiones anteriores de Access. Además, la vista Backstage contiene otros comandos que se aplican a todo un archivo de base de datos. Cuando abra Access pero no abra ninguna base de datos (por ejemplo, se abre Access desde el menú Inicio), verá la vista Backstage.

Vista Backstage de Access

En la vista Backstage, puede crear una nueva base de datos, abrir una base de datos existente, publicar una base de datos en la Web a través de SharePoint Server y realizar muchas tareas de mantenimiento de archivos y bases de datos.

Crear una nueva base de datos en blanco

  1. Inicie Access desde el menú Inicio o desde un acceso directo.

Aparece la vista Backstage.

  1. Siga uno de los procedimientos siguientes:
    • Crear una nueva base de datos web
      1. En Plantillas disponibles, haga clic en Base de datos web en blanco.
      2. A la derecha, en Base de datos web en blanco, escriba un nombre para el archivo de base de datos en el cuadro Nombre de archivo o use el que se le proporciona.
      3. Haga clic en Crear.

Se crea una nueva base de datos y se abre una nueva tabla en la vista Hoja de datos.

  • Crear una nueva base de datos de escritorio
  1. En Plantillas disponibles, haga clic en Base de datos en blanco.
  2. A la derecha, en Base de datos en blanco, escriba un nombre para el archivo de base de datos en el cuadro Nombre de archivo o use el que se le proporciona.
  3. Haga clic en Crear.

Se crea la nueva base de datos y se abre una nueva tabla en la vista Hoja de datos.

Access 2010 incluye una serie de plantillas y se pueden descargar más desde Office.com. Una plantilla de Access es una base de datos previamente diseñada con tablas, formularios e informes de diseño profesional. Las plantillas proporcionan una gran ventaja a la hora de crear una nueva base de datos.

Crear una nueva base de datos a partir de una plantilla de ejemplo

  1. Inicie Access desde el menú Inicio o desde un acceso directo.

Aparece la vista Backstage.

  1. Haga clic en Plantillas de ejemplo y, a continuación, examine las plantillas disponibles.
  2. Cuando encuentre la plantilla que desea usar, haga clic en ella
  3. A la derecha, en el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo o use el que se le proporciona.
  4. Haga clic en Crear.

Access crea la nueva base de datos a partir de la plantilla y la abre.

Puede descargar más plantillas de Access desde Office.com directamente desde la vista Backstage.

Crear una nueva base de datos a partir de una plantilla de Office.com

  1. Inicie Access desde el menú Inicio o desde un acceso directo.

Aparece la vista Backstage.

  1. En el panel Plantillas de Office.com, haga clic en una categoría y, cuando aparezcan las plantillas de esa categoría, haga clic en una de ellas.

 Nota   También puede buscar una plantilla mediante el cuadro de búsqueda proporcionado.

  1. En el cuadro Nombre de archivo, escriba un nombre de archivo o use el que se le proporciona.
  2. Haga clic en Descargar.

Access descarga automáticamente la plantilla, crea una nueva base de datos a partir de esa plantilla, la almacena en la carpeta de documentos (por ejemplo, la carpeta Mis documentos) y abre la base de datos.

Cuando se abre (o se crea y se abre) una base de datos, Access agrega el nombre de archivo y la ubicación de la base de datos a una lista interna de los documentos usados más recientemente. Esta lista aparece en la ficha Reciente de la vista Backstage, de modo que se pueden abrir fácilmente las bases de datos usadas más recientemente.

Abrir una base de datos recientemente usada

  1. Inicie Access.
  2. En la vista Backstage, haga clic en Reciente y, a continuación, haga clic en la base de datos que desea abrir.

Access abre la base de datos.

Abrir una base de datos desde la vista Backstage

  1. Inicie Access.
  2. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Abrir. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Abrir, busque y seleccione un archivo y haga clic en Abrir.

Se abre la base de datos.

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Cinta de opciones

La cinta de opciones reemplaza fundamentalmente los menús y barras de herramientas, además de constituir la principal interfaz de comandos de Access 2010. Una de las principales ventajas de la cinta de opciones es que fusiona en una sola ubicación las tareas o los puntos de entrada que requerían la visualización de menús, barras de herramientas, paneles de tareas u otros componentes de la interfaz de usuario. De este modo, se dispone de una única ubicación en la que buscar los comandos.

Cuando se abre una base de datos, la cinta de opciones aparece en la parte superior de la ventana principal de Access, donde se muestran los comandos en la ficha de comandos activa.

Cinta de opciones de Access

La cinta de opciones se compone de varias fichas que contienen comandos. En Access 2010, las fichas de comandos principales son Archivo, Inicio, Crear, Datos externos y Herramientas de base de datos. Cada ficha contiene grupos de comandos relacionados, y estos grupos contienen algunos de los demás elementos de la nueva interfaz de usuario, como la galería, que es un nuevo tipo de control que presenta las opciones visualmente.

Los comandos que están disponibles en la cinta de opciones también reflejan el objeto activo actualmente. Por ejemplo, si tiene una tabla abierta en la vista Hoja de datos y hace clic en Formulario en la ficha Crear, en el grupo Formularios, Access crea el formulario, según la tabla activa. Es decir, el nombre de la tabla activa se especifica en la propiedad OrigenDelRegistro del nuevo formulario. Además, algunas fichas de la cinta de opciones sólo aparecen en determinados contextos. Por ejemplo, la ficha Diseño sólo aparece cuando tiene un objeto abierto en la vista Diseño.

Se pueden usar métodos abreviados de teclado con la cinta de opciones. Todos los métodos abreviados de las versiones anteriores de Access siguen vigentes. El Sistema de acceso de teclado reemplaza los aceleradores de menú de las versiones anteriores de Access. Este sistema usa pequeños indicadores con una sola letra o una combinación de letras que aparecen en la cinta de opciones al presionar la tecla ALT. Estos indicadores muestran el método abreviado de teclado que activa el control situado debajo.

Cuando se selecciona una ficha de comandos, se pueden explorar los comandos disponibles en esa ficha.

Seleccionar una ficha de comandos

  1. Inicie Access.
  2. Haga clic en la pestaña que desee.

O bien,

  1. Inicie Access.
  2. Presione y suelte la tecla ALT.

Aparecen las sugerencias de teclado.

  1. Presione la tecla o las teclas mostradas en la sugerencia de teclado correspondiente a la ficha de comandos que desee seleccionar.

Un comando se puede ejecutar de varias maneras. La forma más rápida y más directa es usar el método abreviado de teclado asociado al comando. Si conoce el método abreviado de una versión anterior de Access, también tiene que funcionar en Access.

Para obtener más información sobre los métodos abreviados de teclado, vea el tema sobre los métodos abreviados de teclado de Access.

Ejecutar un comando

  1. Inicie Access.
  2. Haga clic en la pestaña correspondiente al comando. La tabla siguiente muestra un ejemplo representativo de las pestañas y los comandos disponibles en cada ficha. Las pestañas y los comandos disponibles cambian dependiendo de lo que se esté haciendo.
Ficha de comandos Acciones comunes que se pueden realizar
Inicio Seleccionar una vista diferente.
Copiar y pegar del Portapapeles.
Configurar las actuales características de fuente.
Configurar la actual alineación de fuente.
Aplicar formato de texto enriquecido a un campo memo.
Trabajar con registros (Actualizar, Nuevo, Guardar, Eliminar, Totales, Ortografía, Más).
Ordenar y filtrar los registros.
Buscar registros.
Crear Crear una nueva tabla vacía.
Crear una nueva tabla mediante una plantilla de tabla.
Crear una lista en un sitio de SharePoint y una tabla en la base de datos actual que se vincule a la lista recién creada.
Crear una nueva tabla vacía en la vista Diseño
Crear un nuevo formulario basado en la tabla o consulta activa.
Crear una nueva tabla dinámico o un nuevo gráfico dinámico.
Crear un nuevo informe basado en la tabla o consulta activa.
Crear una nueva consulta, macro, módulo o módulo de clase.
Datos externos Importar o Vincular a datos externos.
Exportar datos.
Recopilar y actualizar datos a través de correo electrónico.
Crear importaciones y exportaciones guardadas.
Ejecutar el Administrador de tablas vinculadas
Herramientas de base de datos Mover algunas o todas las partes de una base de datos a un sitio de SharePoint nuevo o existente.
Iniciar el Editor de Visual Basic o ejecutar una macro.
Crear y ver relaciones entre las tablas.
Mostrar u ocultar dependencias de objetos
Ejecutar el Documentador de base de datos o analizar el rendimiento.
Mover datos a Microsoft SQL Server o a una base de datos de Access (Sólo tablas).
Administrar los complementos de Access.
Crear o editar un módulo de Visual Basic para Aplicaciones (VBA).
  1. Haga clic en el control que represente el comando. Asimismo, si conoce el método abreviado de teclado correspondiente al comando de una versión anterior de Access, aplíquelo mediante el teclado.

O bien,

Presione y suelte la tecla ALT.

Aparecen las teclas de acceso.

Presione la tecla o las teclas mostradas en la sugerencia de teclado asociada al comando que desee.

Fichas de comandos contextuales

Además de las fichas de comandos estándar, Access 2010 también tiene fichas de comandos contextuales. Según el contexto (es decir, según el objeto con el que se trabaje o la tarea que se esté llevando a cabo), puede que aparezca una o varias fichas de comandos contextuales junto a las fichas de comandos estándar.

Fichas contextuales

Activar una ficha de comandos contextual

  • Haga clic en la ficha de comandos contextual.

O bien,

  1. Presione y suelte la tecla ALT.

Aparecen las teclas de acceso.

  1. Presione la tecla o las teclas mostradas en la tecla de acceso correspondiente a la ficha de comandos contextual.

Las fichas de comandos contextuales contienen comandos y características que se usan en un contexto específico. Por ejemplo, cuando se abre una tabla en la vista Diseño, las fichas contextuales contienen comandos que se aplican únicamente cuando se trabaja con una tabla en esa vista. Otro ejemplo: cuando se abre una tabla en la vista Diseño, aparece una ficha de comandos contextual denominada Diseño junto a la ficha Herramientas avanzadas. Cuando se hace clic en la pestaña Diseño, en la cinta de opciones se muestran los comandos que están disponibles únicamente cuando el objeto está en la vista Diseño.

Galerías    

La cinta de opciones también incluye un control denominado galería. El control de galería está diseñado para ayudarle a centrarse en conseguir los resultados deseados. En vez de mostrar simplemente los comandos, el control de galería muestra el resultado de usar dichos comandos. El objetivo es proporcionar una forma visual de explorar y ver lo que Access 2010 puede hacer, haciendo hincapié en los resultados y no sólo en los comandos en sí.

Galería de márgenes

Las galerías tienen diferentes formas y tamaños. Hay un diseño de cuadrícula, una representación similar a un menú que se despliega, e incluso un diseño de cinta de opciones que coloca el contenido de la galería en la cinta de opciones.

Ocultar la cinta de opciones

Puede que a veces se requiera un poco más de espacio en el área de trabajo. Por ese motivo, se puede contraer la cinta de opciones de modo que quede únicamente la barra con las fichas de comandos. Para ocultar la cinta de opciones, haga doble clic en la ficha de comandos activa. Para volver a mostrarla, vuelva a hacer doble clic en la ficha de comandos activa.

Ocultar y restaurar la cinta de opciones

  1. Haga doble clic en la ficha de comandos activa (la ficha activa es la ficha resaltada).
  2. Haga doble clic de nuevo en la ficha de comandos activa para restaurar la cinta de opciones.

Barra de herramientas de acceso rápido

La Barra de herramientas de acceso rápido es una barra de herramientas adyacente a la cinta de opciones que permite obtener acceso a los comandos con un solo clic. El conjunto predeterminado de comandos incluye Guardar, Deshacer y Rehacer, y puede personalizar la Barra de herramientas de acceso rápido de modo que incluya otros comandos que use con más frecuencia. Asimismo, puede modificar la ubicación de la barra de herramientas y cambiar el tamaño pequeño predeterminado a grande. La barra de herramientas pequeña aparece junto a las fichas de comandos de la cinta de opciones. Cuando se cambia al tamaño grande, la barra de herramientas aparece debajo y a lo largo de toda la cinta de opciones.

Barra de herramientas de acceso rápido

Personalizar la barra de herramientas de acceso rápido

  1. Haga clic en la primera flecha desplegable a la derecha en la barra de herramientas.
  2. En Personalizar barra de herramientas de acceso rápido, sólo tiene que hacer clic en el comando que desea agregar.

O bien, si no aparece el comando, haga clic en Más comandos y siga con el siguiente paso de este procedimiento.

  1. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, seleccione el comando o los comandos que desee agregar y, a continuación, haga clic en Agregar.
  2. Para quitar un comando, resáltelo en la lista a la derecha y, a continuación, haga clic en Quitar. Asimismo, puede hacer doble clic en el comando en la lista.
  3. Cuando termine, haga clic en Aceptar.

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Panel de navegación

Cuando se abre una base de datos o se crea una nueva, los nombres de los objetos de la base de datos aparecen en el panel de navegación. Los objetos de la base de datos son las tablas, los formularios, los informes, las páginas, las macros y los módulos. El panel de navegación reemplaza la ventana Base de datos de las versiones anteriores de Access. Si usaba la ventana Base de datos para llevar a cabo una tarea en una versión anterior, ahora va a realizar esa tarea mediante el panel de navegación. Por ejemplo, si desea agregar una fila a una tabla en la vista Hoja de datos, abra esa tabla en el panel de navegación. 

 Nota   El panel de navegación no está disponible en un explorador web. Para usar el panel de navegación con una base de datos de web, primero debe abrir esa base de datos mediante Access.

Panel de navegación Northwind 2007

Para abrir un objeto de base de datos o aplicar un comando a un objeto de base de datos, haga clic con el botón secundario en el objeto y seleccione un elemento del menú contextual. Los comandos del menú contextual varían según el tipo de objeto.

Abrir un objeto de base de datos, como una tabla, un formulario o un informe

  • En el panel de navegación, haga doble clic en el objeto.

O bien,

En el panel de navegación, seleccione el objeto y, a continuación, presione ENTRAR.

O bien,

  1. En el panel de navegación, haga clic con el botón secundario en un objeto y después haga clic en Abrir.

Observe que puede configurar una opción para que se abran los objetos con un solo clic en el cuadro de diálogo Opciones de navegación.

En el panel de navegación se dividen los objetos de la base de datos en categorías que contienen grupos. Algunas son categorías predefinidas, pero también se pueden crear grupos personalizados.

De manera predeterminada, el panel de navegación aparece cuando se abre una base de datos, inclusive las bases de datos creadas con versiones anteriores de Access. Para impedir que el panel de navegación aparezca de manera predeterminada, configure una opción de programa. En los siguientes pasos, se explica cómo se lleva a cabo cada acción.

Para mostrar u ocultar el panel de navegación    

  • Haga clic en el botón situado en la esquina superior derecha del panel de navegación (Botón para ocultar el panel de navegación ), o presione F11.

Impedir que el panel de navegación aparezca de manera predeterminada

  1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Opciones.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Access.

  1. En el panel izquierdo, haga clic en Base de datos actual.
  2. Bajo Navegación, desactive la casilla de verificación Mostrar panel de navegación y, a continuación, haga clic en Aceptar.

Para obtener más información sobre el panel de navegación, vea el artículo sobre cómo usar y organizar los objetos de base de datos en el panel de navegación.

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Documentos con fichas

En Office Access 2007, se pueden mostrar los objetos de la base de datos en documentos con fichas en vez de ventanas superpuestas. Para el uso interactivo diario, puede que prefiera la interfaz de documentos con fichas. Para habilitar o deshabilitar los documentos con fichas, configure Opciones de Access (vea Mostrar u ocultar fichas de documentos, más adelante en este artículo). Sin embargo, si cambia la configuración de los documentos con fichas, es preciso cerrar y volver a abrir la base de datos para que la nueva configuración surta efecto.

Documentos con fichas en Access

Mostrar u ocultar fichas de documentos

  1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Opciones.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Access.

  1. En el panel izquierdo, haga clic en Base de datos actual.
  2. En la sección Opciones de aplicación, bajo Opciones de la ventana de documentos, seleccione Documentos con fichas.
  3. Active o desactive la casilla de verificación Mostrar fichas de documento. Al desactivar la casilla de verificación, se desactivan las fichas de documento.
  4. Haga clic en Aceptar .

 Notas 

  • El valor de Mostrar fichas de documento debe configurarse independientemente para cada base de datos.
  • Tras modificar la configuración de Mostrar fichas de documento, es preciso cerrar y volver a abrir la base de datos para que el cambio surta efecto.
  • Las nuevas bases de datos creadas con Access 2007 o Access 2010 muestran las fichas de documento de manera predeterminada.
  • Las bases de datos creadas con una versión anterior de Access utilizan ventanas superpuestas de forma predeterminada.

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Barra de estado

Al igual que en las versiones anteriores de Access, en Access 2010 se puede mostrar una barra de estado en la parte inferior de la ventana. Este elemento estándar de la interfaz de usuario sigue siendo el lugar donde aparecen los mensajes de estado, las sugerencias de propiedades, los indicadores de progreso, etc. En Access 2010, la barra de estado desempeña asimismo dos funciones estándar que también se ven en la barra de estado de otros programas de Office 2010: el cambio de vista o ventana y el zoom.

Los controles disponibles en la barra de estado permiten cambiar la ventana activa entre una de las vistas disponibles. Si se visualiza un objeto que admita un zoom variable, se puede ajustar el nivel de zoom para ampliar o alejar mediante el control deslizante en la barra de estado.

La barra de estado se puede habilitar o deshabilitar en el cuadro de diálogo Opciones de Access.

Mostrar u ocultar la barra de estado

  1. Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Opciones.

Aparecerá el cuadro de diálogo Opciones de Access.

  1. En el panel izquierdo, haga clic en Base de datos actual.
  2. Bajo Opciones de aplicación, active o desactive la casilla de verificación Mostrar barra de estado. Al desactivar la casilla de verificación, se desactiva la visualización de la barra de estado.
  3. Haga clic en Aceptar.

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minibarra de herramientas

En las versiones anteriores a Access 2007, la aplicación de formato a texto requería a menudo el uso de un menú o la visualización de la barra de herramientas Formato. En Access 2010, se puede aplicar formato a texto con mayor facilidad mediante la minibarra de herramientas. Cuando se selecciona texto para aplicarle formato, la minibarra de herramientas aparece automáticamente encima del texto seleccionado. Si se aproxima el puntero del mouse a la minibarra de herramientas, ésta se intensifica gradualmente y se puede usar para aplicar negrita, cursiva, tamaño de fuente, color, etc. Cuando se aleja el puntero de la minibarra de herramientas, ésta se atenúa gradualmente. Si no desea usar la minibarra de herramientas para aplicar formato a una selección de texto, aleje el puntero unos píxeles y la minibarra de herramientas desaparecerá.

minibarra de herramientas

Dar formato a texto mediante la minibarra de herramientas

  1. Seleccione el texto al que desee aplicar formato.

La minibarra de herramientas aparece de manera transparente encima del texto.

  1. Aplique formato utilizando la minibarra de herramientas.

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Obtener ayuda

Si tiene alguna pregunta, puede obtener ayuda presionando F1 o haciendo clic en el signo de interrogación situado en el lado derecho de la cinta de opciones.

Punto de entrada de la Ayuda

También puede obtener ayuda desde la vista Backstage:

  • Haga clic en la pestaña Archivo y, a continuación, haga clic en Ayuda.

Aparecerá una lista de recursos de Ayuda en la vista Backstage.

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Corresponde a:
Access 2010