Formas de compartir una base de datos de Access

En este artículo se proporciona información general sobre los métodos que se pueden usar para compartir una base de datos de Access, y los factores que deben contemplarse en el momento de decidir qué método es el adecuado. Además, proporciona vínculos para obtener información más detallada sobre cada método.

En este artículo se presupone que las personas que compartirán la base de datos ya tienen instalado Access en sus equipos. Para obtener más información sobre cómo distribuir una base de datos entre usuarios que no tienen instalado Access, vea el artículo Implementar una aplicación de Access 2007.

Si bien se pueden compartir datos mediante la creación y distribución de informes, en este artículo no se analiza el uso de informes para compartir datos. Para obtener más información sobre cómo compartir datos mediante la distribución de informes, vea el artículo Distribuir electrónicamente un informe.

En este artículo


Información general

Una base de datos de Access está formada por objetos, como tablas, consultas y formularios. Las tablas almacenan datos. Cualquier otro tipo de objeto de la base de datos le ayuda a usar los datos que están almacenados en las tablas. Cuando desea compartir una base de datos, por lo general, desea compartir las tablas porque contienen sus datos. Cuando comparta tablas, es importante asegurarse de que todos estén usando las mismas tablas, de modo que todos utilicen los mismos datos.

Otros objetos de la base de datos (consultas, formularios, informes, etc.) no contienen datos, por lo tanto, no es tan importante que todos usen los mismos objetos. De hecho, puede ser beneficioso usar distintas copias de dichos objetos. Según las necesidades y los recursos, dispone de distintas opciones para compartir su base de datos.

Métodos para uso compartido

  • Dividir la base de datos     Es una buena opción si no posee un sitio de SharePoint o un producto de servidor de bases de datos. Las tablas se almacenan en un archivo de Access y todo lo demás en otro archivo de Access, llamado base de datos front-end. La base de datos front-end contiene vínculos a las tablas del otro archivo. Cada usuario obtiene su propia copia de la base de datos front-end, de modo que sólo se comparten las tablas.
  • Carpeta de red    Ésta es la opción más simple, pero ofrece la menor funcionalidad. El archivo de base de datos se almacena en una unidad de red compartida y las personas usan el archivo de base de datos de forma simultánea. La confiabilidad y la disponibilidad pueden convertirse en problemas si hay varios usuarios simultáneos cambiando datos. Se comparten todos los objetos de la base de datos.
  • Sitio de SharePoint    Ésta es una buena opción si dispone de un servidor con Windows SharePoint Services. La existencia de varios puntos de integración con SharePoint facilita el acceso a la base de datos. Hay dos métodos: publicación de una base de datos y vinculación a listas.

Cuando publica una base de datos, puede aprovechar varias funciones de la lista de SharePoint y puede abrir formularios e informes desde el menú Ver de SharePoint. Como el archivo de base de datos se almacena en el sitio de SharePoint, se comparten todos los objetos de la base de datos.

Cuando se establecen vínculos con las listas de SharePoint, se comparten los datos, pero no los objetos de la base de datos. Cada usuario obtiene su propia copia de la base de datos.

  • Servidor de bases de datos    Este método es similar al de la división de una base de datos en cuanto a que las tablas se almacenan en la red, y cada usuario posee una copia local de un archivo de base de datos de Access que contiene vínculos a las tablas, consultas, formularios, informes y otros objetos de la base de datos. Use esta opción si dispone de un servidor de base de datos. Los servidores de bases de datos están optimizados para compartir datos entre numerosos usuarios. Los beneficios variarán de acuerdo con el software de servidor de bases de datos que utilice, pero generalmente incluyen cuentas de usuario y acceso selectivo a los datos, proporcionan una excelente disponibilidad de los datos y buenas herramientas de administración de datos integradas. Sólo se comparten las tablas.

Factores que deben contemplarse

Dividir la base de datos Carpeta de red Sitio de SharePoint Servidor de bases de datos
¿Requiere software de servidor de bases de datos? N N N S
¿Requiere Windows Server 2003 o una versión posterior? N N S N
Disponibilidad de los datos Buena Adecuada para pequeños grupos con poca edición de datos Muy buena Muy buena
Seguridad Depende de medidas adicionales Método menos seguro Muy buena Muy buena
Flexibilidad Es flexible. Puede desarrollar fácilmente nuevas funciones de la base de datos sin interrumpir el trabajo. Cada usuario puede modificar el diseño de los objetos en su propia copia. Es menos flexible. El desarrollo puede realizarse con una copia sin conexión de la base de datos, que luego se reemplaza. No permite a los usuarios modificar de forma individual el diseño de la base de datos. Es flexible. Depende del método de uso compartido. Con la publicación, puede controlar los formularios y los informes que están disponibles. Con la vinculación, los usuarios pueden modificar sus propias copias de la base de datos. Es flexible. Puede desarrollar fácilmente nuevas funciones de la base de datos sin interrumpir el trabajo. Cada usuario puede modificar el diseño de los objetos en su propia copia.

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Dividir una base de datos

Cuando se divide una base de datos, ésta se reorganiza en dos archivos: una base de datos back-end que contiene las tablas de datos y una base de datos front-end que contiene todos los demás objetos de base de datos, como consultas, formularios e informes. Cada usuario interactúa con los datos mediante una copia local de la base de datos front-end.

Las bases de datos se dividen mediante el asistente Divisor de base de datos. Una vez dividida la base de datos, debe distribuirse la base de datos front-end a los usuarios.

Las ventajas de dividir una base de datos son las siguientes:

  • Mejor rendimiento    El rendimiento de la base de datos suele mejorar considerablemente, ya que sólo se envían los datos a través de la red. En una base de datos que no está dividida, sino compartida mediante el uso de una carpeta de red, los propios objetos de base de datos (tablas, consultas, formularios, informes, macros y módulos) se envían a través de la red, no sólo los datos.
  • Mayor disponibilidad    Como sólo se envían los datos a través de la red, las transacciones de la base de datos, como la modificación de registros, se realizan rápidamente y, por tanto, los datos están más tiempo disponibles para su modificación.
  • Seguridad mejorada    Si almacena la base de datos back-end en un equipo que utiliza el sistema de archivos NTFS, puede usar las características de seguridad de NTFS para proteger los datos. Como los usuarios tienen acceso a la base de datos back-end mediante tablas vinculadas, se reduce la probabilidad de que algún intruso obtenga acceso no autorizado a los datos y robe la base de datos front-end o se presente como un usuario autorizado. De manera predeterminada, Windows XP, Windows Vista y Windows Server 2003 utilizan el sistema de archivos NTFS.
  • Mayor confiabilidad    Si la base de datos se cierra inesperadamente debido a un problema, el único archivo dañado es normalmente la copia de la base de datos front-end que el usuario tenía abierta. Como el usuario sólo tiene acceso a los datos de la base de datos back-end mediante tablas vinculadas, hay muchas menos probabilidades de que el archivo de la base de datos back-end resulte dañado.
  • Entorno de desarrollo flexible    Puesto que cada usuario trabaja con una copia local de la base de datos front-end, cada uno de ellos puede generar consultas, formularios, informes y otros objetos de base de datos de forma independiente sin que los demás usuarios resulten afectados. Asimismo, es posible desarrollar y distribuir una nueva versión de la base de datos front-end sin interrumpir el acceso a los datos almacenados en la base de datos back-end.

Para obtener instrucciones detalladas y más información sobre cómo dividir una base de datos, vea el artículo sobre cómo dividir una base de datos.

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Compartir una base de datos mediante el uso de una carpeta de red

La forma más simple de compartir una base de datos es colocarla en una carpeta de red compartida. Si bien es el método más simple, es también el más limitado. Antes de considerar este método, deben cumplirse las siguientes condiciones:

  • Se espera que sólo unas pocas personas usen la base de datos al mismo tiempo.
  • No hay campos Memo presentes en la base de datos, o si los hay, distintos usuarios no podrán actualizarlos de forma simultánea.
  • Los usuarios no necesitan personalizar el diseño de la base de datos.

 Nota   Este método es menos seguro que otros métodos de uso compartido de una base de datos, porque cada usuario posee una copia completa del archivo de base de datos, lo que aumenta el riesgo de acceso no autorizado.

Para compartir una base de datos mediante el uso de una carpeta de red

  1. Si aún no hay una carpeta disponible, configure una carpeta de red compartida.

Para obtener ayuda con este paso, vea la Ayuda del sistema operativo del equipo que desea usar para compartir la base de datos. Si la carpeta compartida se encuentra en un servidor de red, es posible que necesite asistencia del administrador de red.

  1. Asegúrese de que Access esté configurado para abrirse en modo compartido en todos los equipos de los usuarios. Ésta es la configuración predetermina, pero debe comprobarla para asegurarse de que esté bien establecida. Si un usuario abre la base de datos en modo exclusivo, interferirá con el uso que realizan otros de los datos. Lleve a cabo el siguiente procedimiento en cada equipo:
    1. Inicie Access.
    2. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen de botón y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.
  1. En el panel izquierdo del cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Avanzadas.
  2. En el panel derecho del cuadro de diálogo Opciones de Access, en la sección Avanzadas, en Modo predeterminado de apertura, seleccione Compartido.
  3. Haga clic en Aceptar y, a continuación, salga de Access.
  1. Copie el archivo de base de datos en la carpeta compartida. Después de copiar el archivo, asegúrese de que los atributos del archivo estén establecidos para permitir el acceso de lectura y escritura en el archivo de base de datos. Los usuarios deben tener acceso de lectura y escritura para poder usar la base de datos.
  2. En el equipo de cada usuario, cree un acceso directo al archivo de base de datos.

Cuando especifique la ruta de acceso al archivo de base de datos en la propiedad Destino del acceso directo, use una dirección UNC en lugar de una letra de unidad asignada. Por ejemplo, en vez de F:\ejemplo.accdb, use \\NombreEquipo\shared.accdb.

 Nota   Los usuarios también pueden realizar este paso.

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Compartir una base de datos mediante un sitio de SharePoint

Access ofrece varios puntos de integración con Windows SharePoint Services. Puede beneficiarse de la ubicación centralizada de los datos y usar las funciones de SharePoint para ayudar a administrar el acceso a las aplicaciones y para que los datos estén disponibles a través de un explorador web. Para obtener información general sobre la integración de SharePoint, vea el artículo Introducción a la integración de datos entre Access y un sitio de SharePoint.

Para compartir una base de datos mediante SharePoint, puede publicar la base de datos o mover las tablas a las listas de SharePoint y, luego, vincularlas desde la base de datos de Access.

Publicar una base de datos en un sitio de SharePoint

Cuando se publica una base de datos de Microsoft Office Access 2007 en un sitio de Windows SharePoint Services 3.0, otros miembros de la organización pueden trabajar con la base de datos. Puede compartir las tablas con otras personas que usan el sitio de SharePoint mientras continúa usando Access como front-end para los formularios, informes y consultas de la base de datos. Si otros usuarios tienen Access instalado, puede hacer que las consultas, los formularios y los informes estén disponibles para ellos en forma de vistas.

Por ejemplo, si el sitio de SharePoint contiene listas que realizan un seguimiento de los problemas de servicio al cliente y almacenan información de los empleados, puede crear una base de datos en Access como un front-end para dichas listas. Puede crear consultas de Access para analizar estos problemas e informes de Access para dar formato a los informes escritos y publicarlos para una reunión de estado del equipo. Si los usuarios tienen Access en sus equipos, puede hacer que las consultas y los informes de Access estén disponibles en el menú VerMenú Ver para la lista de SharePoint. Cuando los usuarios ven la lista en el sitio de SharePoint, pueden buscar y abrir las consultas, los informes y otros objetos de Access al hacer clic en el menú Ver. Si los usuarios no tienen acceso a Access, pueden usar los datos de las listas mediante las vistas de SharePoint.

Cuando publique una base de datos en un sitio de SharePoint por primera vez, Access proporciona una lista de servidores web que facilita la navegación a la ubicación en la que desea realizar la publicación, como una biblioteca de documentos. Después de publicar la base de datos, Access recuerda la ubicación, de modo que no necesita buscar el servidor nuevamente al publicar algún cambio.

Sólo es posible publicar una base de datos en un sitio de SharePoint para los archivos de base de datos que se guardan con el formato Office Access 2007.

Para obtener más información sobre cómo publicar una base de datos en un sitio de SharePoint, vea el artículo Publicar una base de datos en un sitio de SharePoint.

Mover los datos a listas de SharePoint y vincularlos

Con este método, cada usuario puede modificar su propia copia de la base de datos, porque los datos se comparten a través del sitio de SharePoint. Si bien no se obtienen los mismos beneficios que al publicar la base de datos en un sitio de SharePoint, una de las ventajas es que los datos se almacenan de forma centralizada. Este método posee los mismos beneficios que usar una base de datos dividida. Además, debido a que los datos se encuentran en listas de SharePoint, puede ponerlos a disposición por separado a través de la red mediante las funciones de SharePoint.

Este método comprende tres pasos principales:

  1. Mover los datos a las listas de SharePoint.
  2. Crear vínculos a dichas listas.
  3. Distribuir el archivo de base de datos.

Puede usar el Asistente para mover a SharePoint para llevar a cabo los dos primeros pasos y cualquier medio que tenga a su disposición para realizar el último paso.

Usar el Asistente para mover a SharePoint

  1. En la ficha Datos externos, en el grupo Listas de SharePoint, haga clic en Mover a SharePoint.

 Nota   Esta opción sólo se encuentra disponible si la base de datos se guardó con el formato Office Access 2007.

  1. Siga los pasos del Asistente para mover a SharePoint, que comprenden la especificación de la ubicación del sitio de SharePoint.

Para cancelar el proceso, haga clic en Detener.

  1. En la última página del asistente, seleccione la casilla Mostrar detalles para ver más detalles sobre la migración.

Esta página del asistente describe qué tablas se han vinculado a las listas y proporciona información sobre la ubicación de una copia de seguridad y la dirección URL de la base de datos. También proporciona una advertencia en caso de que se encuentren problemas de migración y proporciona la ubicación de una tabla de registro en la que se pueden ver más detalles sobre los problemas.

  1. Haga clic en Finalizar una vez que el asistente finalice sus acciones.

Si el asistente muestra una advertencia, revise la tabla de registro y realice las acciones necesarias a fin de asegurarse de que los datos se hayan migrado correctamente. Por ejemplo, determinados campos no pueden moverse o pueden convertirse en otro tipo de datos que sea compatible con una lista de SharePoint.

 Nota   Para ver las listas en el sitio de SharePoint, haga clic en Listas en el Inicio rápido o haga clic en Ver todo el contenido del sitio. Es posible que deba actualizar la página en el explorador web. Para que las listas aparezcan en el Inicio rápido en el sitio de SharePoint o para cambiar otras opciones de configuración, como permitir el seguimiento de versiones, puede modificar la configuración de las listas en el sitio de SharePoint. Para obtener más información, vea la Ayuda del sitio de SharePoint.

Para obtener más información sobre cómo mover los datos a las listas de SharePoint, vea el artículo Mover una base de datos y vincular sus tablas a un sitio de SharePoint.

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Usar Access con un servidor de bases de datos

Puede usar Access con un producto de servidor de bases de datos como SQL Server para compartir la base de datos. Este método le ofrece muchos beneficios, pero requiere una herramienta de software adicional: un producto de servidor de bases de datos.

Beneficios de compartir una base de datos mediante un servidor de bases de datos

  • Alto rendimiento y escalabilidad    En muchas situaciones, un servidor de bases de datos ofrece mejor rendimiento que un archivo de base de datos de Access solo. Muchos productos de servidores de bases de datos también ofrecen compatibilidad para bases de datos con tamaños muy grandes, que son aproximadamente 500 veces superior al límite existente para un archivo de base de datos de Access (dos gigabytes). Por lo general, los productos de servidores de bases de datos funcionan de forma eficaz al procesar consultas en paralelo (mediante varios subprocesos nativos dentro de un proceso para administrar las solicitudes de los usuarios) y reducir al mínimo los requisitos de memoria adicional cuando se incorporan más usuarios.
  • Mayor disponibilidad    La mayoría de los productos de servidores de bases de datos permiten hacer una copia de seguridad de la base de datos mientras ésta se encuentra en uso. Por consiguiente, no es necesario que los usuarios salgan de la base de datos para realizar una copia de seguridad de los datos. Asimismo, los productos de servidores de bases de datos administran la edición y el bloqueo de registros simultáneos de forma muy eficaz.
  • Mayor seguridad    No se puede proteger por completo ninguna base de datos. Sin embargo, los productos de servidores de bases de datos ofrecen seguridad sólida que permitirán proteger los datos contra uso no autorizado. La mayoría de los productos de servidores de bases de datos ofrecen seguridad basada en cuentas, lo que permite especificar quiénes pueden ver determinadas tablas. Incluso en caso de que el front-end de Access se obtenga de forma indebida, el uso no autorizado de los datos se impide a través de la seguridad basada en cuentas.
  • Capacidad de recuperación automática    En caso de error del sistema (como un bloqueo del sistema operativo o una interrupción del suministro eléctrico), algunos productos de servidores de bases de datos poseen mecanismos de recuperación automáticos que recuperan una base de datos al último estado de coherencia en cuestión de minutos, sin intervención del administrador de la base de datos.
  • Procesamiento basado en servidor    Usar Access en una configuración cliente/servidor permite reducir el tráfico de red al procesar las consultas de bases de datos en el servidor antes de enviar los resultados al cliente. Resulta más eficaz que el servidor realice el procesamiento, especialmente cuando se trabaja con conjuntos de datos de gran tamaño.

Pasos básicos para usar Access con un servidor de bases de datos

Los pasos exactos que se requieren para usar Access con un servidor de base de datos dependen del producto de servidor de base de datos que use, pero los pasos básicos son los mismos:

  1. Mover los datos de las tablas de una base de datos de Access a las tablas del servidor de bases de datos.
  2. Establecer un vínculo a las tablas del servidor de bases de datos desde el archivo de base de datos de Access.
  3. Crear cuentas de usuario apropiadas en el servidor de bases de datos.
  4. Distribuir el archivo de bases de datos de Access.
  5. Instalar los controladores de la base de datos necesarios en los equipos de los usuarios.

Para obtener más información sobre cómo usar Access con SQL Server, vea el tema que trata sobre cómo mover datos de Access a la base de datos de SQL Server mediante el Asistente para convertir a SQL Server(en inglés).

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Corresponde a:
Access 2007