Puede mejorar las posibilidades de uso de una base de datos personalizando y controlando el contenido y la organización del panel de exploración. La exploración personalizada puede ayudar a aumentar la eficacia agrupando, resaltando u ocultando los objetos. En este artículo se documentan formas de personalizar y controlar el panel de exploración para mejorar las posibilidades de uso facilitando a los usuarios la búsqueda sólo de los objetos de la base de datos que necesitan usar.
En este artículo no se documentan las características de seguridad de base de datos, como el cifrado de la base de datos con una contraseña. Para obtener más información, consulte la sección Vea también.
En este artículo
Introducción
El panel de exploración está situado a un lado de la pantalla y proporciona una interfaz para los objetos (objetos de base de datos: una base de datos de Access contiene objetos como tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros y módulos. Un proyecto de Access contiene objetos como formularios, informes, páginas, macros y módulos.) de la base de datos así como diversas características que le ayudan a personalizar la experiencia del usuario.
En el panel de exploración, los elementos están organizados en grupos. Para elegir cómo se agrupan los elementos, debe especificar una categoría, por ejemplo Tipo de objeto o Fecha de creación. En la ilustración anterior se muestra el grupo Todos los objetos de Access de la categoría Tipo de objeto con algunos de los grupos de tipo de objeto, como Tablas y Consultas, cerrados.
Categorías y grupos personalizados
También puede crear categorías personalizadas y grupos personalizados dentro de esas categorías. En los grupos personalizados, puede crear accesos directos que apunten a los objetos de la base de datos.
Por ejemplo, suponga que tiene muchos informes en la base de datos y que ejecuta los informes con distinta frecuencia, por ejemplo diariamente o trimestralmente. Puede crear una categoría Informes y, después, crear los grupos Diariamente, Semanalmente, Mensualmente, Trimestralmente y Anualmente. En cada grupo, puede crear accesos directos a los informes correspondientes.
Sugerencia Puede crear varios accesos directos a un objeto de la base de datos, cada uno de ellos en un grupo personalizado diferente.
Mostrar u ocultar categorías y grupos
Puede usar el cuadro de diálogo Opciones de exploración para mostrar u ocultar algunas de las categorías y grupos en el panel de exploración.
También puede usar acciones (acción: componente básico de una macro; instrucción independiente que se puede combinar con otras acciones para automatizar tareas. A veces se denomina comando en otros lenguajes de macros.) de macro para controlar la presentación de las categorías del panel de exploración cuando se abre una base de datos en Access. Estas nuevas acciones de macro están disponibles en Microsoft Office Access 2007:
- DefinirCategoríasMostradas Utilice esta acción para mostrar u ocultar una categoría. Puede mostrar u ocultar sólo una categoría cada vez que utilice esta acción. Sin embargo, puede usar esta acción varias veces en una macro para mostrar u ocultar categorías individuales según sea necesario.
- BloquearPanelDeExploración Utilice esta acción para bloquear el panel de exploración. Esto ayuda a impedir que los usuarios agreguen, muevan o eliminen elementos por accidente en el panel de exploración.
Nota El bloqueo del panel de exploración no impide que los usuarios copien los objetos de la base de datos en el portapapeles.
Desplazarse a una categoría o grupo de forma automática al abrirse la base de datos
Puede usar la acción de macro DesplazarseA para desplazarse a una categoría o grupo. Si utiliza esta acción en la macro autoexec, puede desplazarse automáticamente a una categoría o grupo cuando se abra la base de datos.
Deshabilitar la vista Diseño
Los elementos que se muestran en las categorías o grupos personalizados son en realidad accesos directos que apuntan a los objetos de la base de datos.
Los accesos directos del panel de exploración tienen una propiedad Deshabilitar accesos directos de la vista Diseño que se puede establecer. Haga clic con el botón secundario en el acceso directo, haga clic en Propiedades de objeto o (para una tabla) en Propiedades de tabla en el menú contextual y, después, active la casilla de verificación Deshabilitar accesos directos de la vista Diseño. Si esta propiedad está habilitada, el acceso directo no se puede usar para abrir su objeto de destino en la vista Diseño o la vista Presentación. Por ejemplo, si habilita esta propiedad para un acceso directo a un formulario, los usuarios no podrán cambiar el diseño o la presentación del formulario mediante el acceso directo.
Ocultar objetos de la base de datos
Las categorías y grupos integrados en el panel de exploración no muestran accesos directos, sino objetos de base de datos reales. Entre estos grupos se incluyen:
- Todos los grupos de cualquier categoría integrada.
- El grupo Objetos sin asignar de cualquier categoría personalizada.
Los objetos de la base de datos no tienen una propiedad Deshabilitar accesos directos de la vista Diseño. Puede ocultar los objetos de la base de datos para ayudar a impedir los cambios de diseño y, después, proporcionar accesos directos a ellos en las categorías y grupos personalizados.
Antes de empezar
Mediante una combinación de estas características, puede controlar de forma efectiva la organización del panel de exploración para mejorar las posibilidades de uso. Sin embargo, estas características no impedirán que un usuario malintencionado realice cambios de diseño no deseados en la base de datos. Además, estas características no impedirán el acceso no autorizado a los datos. Tenga en cuenta lo siguiente:
Las características de uso se pueden omitir.
- Si utiliza una macro para controlar y bloquear el panel de exploración, recuerde que los usuarios pueden deshabilitar la macro al inicio manteniendo presionada la tecla MAYÚS.
- Aunque los accesos directos del panel de exploración tienen una propiedad Deshabilitar accesos directos de la vista Diseño, los objetos de la base de datos no la tienen. Puede ocultar las categorías y grupos que contienen objetos de base de datos y puede ocultar los objetos en sí, pero los usuarios pueden mostrarlos.
Céntrese en el usuario.
- Cuando planee y diseñe el sistema de exploración de una base de datos, trabaje con las personas que la utilizarán. Si esto no es posible, centre el proceso de diseño en las necesidades de estos usuarios.
- En función de los recursos, considere la posibilidad de usar grupos de enfoque para el planeamiento y realizar pruebas de uso durante el diseño.
La seguridad no es el objetivo.
- El objetivo de implementar estas características para controlar el panel de exploración debe ser mejorar las posibilidades de uso de una base de datos. Estas características no se han diseñado para proteger una base de datos.
- Para obtener más información sobre las formas de proteger una base de datos, consulte la sección Vea también.
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Personalizar el panel de exploración
Puede usar el cuadro de diálogo Opciones de exploración para personalizar el panel de exploración.
El proceso consta de los siguientes pasos generales:
- Crear una categoría personalizada. Access proporciona una categoría personalizada predefinida: Personalizado. Puede cambiar el nombre de dicha categoría y agregar o quitar grupos según sus necesidades. También puede crear nuevas categorías personalizadas.
- Crear un grupo personalizado. Después de crear una categoría, debe crear uno o varios grupos personalizados para la nueva categoría.
- Asignar objetos al grupo personalizado creando accesos directos. En el panel de exploración, debe arrastrar o copiar y pegar los objetos de base de datos que desee asignar al grupo personalizado. Debe arrastrar o copiar los objetos de un grupo especial de la nueva categoría llamado Objetos sin asignar, creado por Access cuando se crea una categoría personalizada.
Notas
- Cuando se agrega un objeto de base de datos del grupo Objetos sin asignar al grupo personalizado, Access crea un acceso directo a dicho objeto. El objeto en sí no se mueve ni se copia.
- Si cambia el nombre de un acceso directo de un grupo personalizado o lo elimina, los cambios no afectan al objeto real, sólo afectan al acceso directo.
- Puede crear todos los accesos directos a un objeto de base de datos que desee. Cada grupo debe tener sólo un acceso directo a un objeto de base de datos determinado.
- Mostrar u ocultar grupos u objetos de una categoría personalizada. Después de llenar el grupo o los grupos personalizados, puede ocultar el grupo Objetos sin asignar y cualquier otro grupo que no desee mostrar. También puede ocultar los objetos individuales.
Nota Asimismo, puede usar la acción de macro DefinirCategoríasMostradas para mostrar u ocultar una categoría. Mediante una macro, puede mostrar u ocultar categorías con independencia de la configuración del cuadro de diálogo Opciones de exploración. Para obtener más información, vea la sección Controlar el panel de exploración con una macro.
Crear una categoría personalizada
- Haga clic con el botón secundario en el menú de la parte superior del panel de exploración y, a continuación, haga clic en Opciones de exploración.
- En el cuadro de diálogo Opciones de exploración, en la lista Categorías, haga clic en Agregar elemento.
Aparece una nueva categoría en la lista. En esta ilustración se muestra una nueva categoría personalizada.
- Escriba un nombre para la nueva categoría y presione ENTRAR.
Sugerencia Intente crear un nombre que tenga sentido para los usuarios de la base de datos. Después de crearlo, observe que el título de la lista de la derecha cambia para reflejar dicho nombre. Por ejemplo, si el nombre de la nueva categoría es Mi panel de control, el título que se lee en la lista de la derecha es Grupos de "Mi panel de control". Además, observe que la lista contiene un grupo denominado Objetos sin asignar. Access crea este grupo de forma predeterminada. Este grupo contiene todos los objetos de la base de datos y los objetos se usan para llenar el grupo personalizado.
Después de crear la categoría personalizada, debe crear uno o varios grupos para ella. Puede crear todos los grupos que necesite. Mantenga abierto el cuadro de diálogo Opciones de exploración y lleve a cabo los pasos siguientes.
Crear un grupo personalizado
- En la lista Grupos de "Nombre del grupo", haga clic en Agregar grupo y, a continuación, escriba un nombre para el grupo. Puede repetir este proceso tantas veces como sea necesario. Por ejemplo, Mi panel de control puede contener tres grupos: Formularios de entrada de datos, Informes y Consultas. Las necesidades de los usuarios o sus propias preferencias deben determinar los grupos que agregue.
- Deje activada la casilla de verificación situada junto a Objetos sin asignar y, después, haga clic en Aceptar.
Access cierra el cuadro de diálogo Opciones de exploración y agrega el nuevo grupo personalizado al panel de exploración, pero todavía no se puede ver el nuevo grupo.
- Vaya al siguiente conjunto de pasos para hacer visible el nuevo grupo y agregar objetos al grupo.
Sugerencia Si sólo desea agregar un elemento a un nuevo grupo personalizado, haga clic con el botón secundario en el elemento y, después, en el menú contextual, seleccione Agregar al grupo y haga clic en Nuevo grupo.
Asignar objetos al grupo personalizado creando accesos directos
- Haga clic en el menú situado en la parte superior del panel de exploración y, en la sección superior del menú, haga clic en la nueva categoría.
El grupo o los grupos que creó para la categoría aparecen en la sección inferior del menú, junto con el grupo Objetos sin asignar.
- Arrastre elementos del grupo Objetos sin asignar a un grupo personalizado.
Para mover varios elementos a la vez, mantenga presionada la tecla CTRL mientras hace clic en los elementos y, después, arrastre los elementos a un grupo personalizado.
Mostrar u ocultar grupos y objetos de una categoría personalizada
Puede ocultar algunos o todos los grupos de una categoría personalizada y algunos o todos los objetos de un grupo. Recuerde estos hechos a la hora de continuar:
- Access ofrece dos formas de ocultar elementos. Puede usar comandos que se proporcionan en el panel de exploración para ocultar un acceso directo de un grupo o puede establecer la propiedad Oculto de un objeto de base de datos para ocultar los accesos directos al objeto en todos los grupos y categorías de la base de datos abierta, incluidas las categorías y grupos integrados.
- Puede hacer completamente invisibles los objetos y grupos ocultos o puede mostrarlos en el panel de exploración como iconos atenuados no disponibles. Para ello, debe activar o desactivar la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos del cuadro de diálogo Opciones de exploración. Esa casilla se utiliza también cuando es necesario mostrar o restaurar un grupo o un objeto.
Los pasos de las siguientes secciones explican cómo realizar cada tarea.
Ocultar un grupo de una categoría
- En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la barra de título del grupo que desee ocultar y, a continuación, haga clic en Ocultar.
Nota También puede ocultar un grupo mediante el cuadro de diálogo Opciones de exploración. Abra el cuadro de diálogo (vea los pasos de la siguiente sección si no conoce el procedimiento) y, en la lista Grupos de "categoría", desactive la casilla de verificación situada junto al grupo que desee ocultar.
Restaurar un grupo oculto en una categoría
- Haga clic con el botón secundario en la barra de menús de la parte superior del panel de exploración y, después, haga clic en Opciones de exploración en el menú contextual.
- En la lista Categorías, seleccione la categoría que contiene el grupo oculto.
- En la lista Grupos de "categoría", active la casilla de verificación situada junto al grupo oculto.
- Haga clic en Aceptar.
Ocultar un acceso directo o un objeto sólo en su grupo
- En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el acceso directo o el objeto, y después haga clic en Ocultar en este grupo.
Nota Este comando no está disponible para los objetos del grupo Objetos sin asignar de una categoría personalizada.
Ocultar un objeto en todas las categorías y grupos
- Haga clic con el botón secundario en el objeto que desee ocultar y, después, haga clic en Propiedades de objeto o (para una tabla) Propiedades de tabla en el menú contextual.
Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de nombre_del_objeto y Access anexa el nombre del objeto al título del cuadro de diálogo. Por ejemplo, si abre un formulario llamado Pedidos, en el título del cuadro de diálogo se mostrará Propiedades de Pedidos. En la siguiente ilustración se muestra el cuadro de diálogo.
- Active la casilla de verificación Oculto.
- Haga clic en Aceptar.
Restaurar (mostrar) un objeto oculto
- Haga clic con el botón secundario en el menú de la parte superior del panel de exploración y, después, haga clic en Opciones de exploración en el menú contextual.
- En Opciones de presentación, active la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos.
- Haga clic en Aceptar y vuelva al panel de exploración.
En el panel se muestra un icono atenuado para todos los objetos ocultos.
- Siga uno de estos procedimientos:
- Si ocultó un acceso directo en un grupo, haga clic con el botón secundario en el acceso directo y, después, haga clic en Mostrar en este grupo.
- Si ocultó un objeto en todas las categorías y grupos estableciendo la propiedad Oculto, haga clic con el botón secundario en el objeto, haga clic en Propiedades de objeto o (para una tabla) Propiedades de tabla y, después, desactive la casilla de verificación Oculto.
Quitar y restaurar accesos directos en los grupos personalizados
Los grupos personalizados pueden cambiar con el tiempo, al cambiar las demandas de los usuarios y la empresa. Puede agregar o quitar los accesos directos en un grupo en cualquier momento.
Quitar un acceso directo de un grupo personalizado
- En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el acceso directo que desee quitar y, a continuación, haga clic en Quitar.
Restaurar un acceso directo en un grupo personalizado
- Si el grupo Objetos sin asignar está oculto, muéstrelo.
¿Cómo se muestra el grupo Objetos sin asignar?
- Haga clic con el botón secundario en el menú de la parte superior del panel de exploración y haga clic en Opciones de exploración en el menú contextual.
- En el panel Grupos de "categoría", active la casilla de verificación situada junto a Objetos sin asignar.
- Según sea necesario, arrastre o copie y pegue el objeto que desee del grupo Objetos sin asignar en el grupo personalizado.
Cambiar el nombre de un acceso directo de un grupo personalizado
- En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el acceso directo que desee cambiar de nombre y, después, haga clic en Cambiar nombre de acceso directo.
- Escriba el nuevo nombre del acceso directo y presione ENTRAR.
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Controlar el panel de exploración con una macro
Para controlar el panel de exploración con una macro, puede crear una macro que se ejecute cuando se abra la base de datos y, después, agregar acciones a ella.
Puede mostrar u ocultar categorías de forma selectiva y puede bloquear el panel de exploración para impedir que otros usuarios muevan o eliminen por accidente los accesos directos, objetos, grupos o categorías. También puede desplazarse hasta una categoría o grupo para que se muestre cuando se abra la base de datos.
Como alternativa, puede ocultar el panel de exploración durante una sesión de base de datos.
Utilizar acciones de macro para controlar lo que se muestra en el panel de exploración
- En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Macro.
Nota Si la base de datos ya tiene una macro llamada autoexec, no es necesario crear una macro nueva. Agregue las acciones de macro que se describen en este procedimiento a la macro autoexec existente.
- En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño, haga clic en Mostrar todas las acciones.
- En la cuadrícula de diseño de la macro, en Acción, haga clic en la flecha de la primera celda vacía.
- En la lista, seleccione DefinirCategoríasMostradas.
- Debajo de la cuadrícula de diseño, en el panel Argumentos de acción, haga clic en la flecha del cuadro Categoría y, después, haga clic en el nombre de la categoría que desee mostrar u ocultar.
- Justo encima del argumento Categoría, haga clic en la flecha del cuadro Mostrar y elija una opción. Elija Sí si desea que la categoría se muestre en el panel de exploración. Elija No si no desea que la categoría se muestre en el panel de exploración.
- Repita los pasos del 3 al 6 para cada categoría que desee controlar con la macro.
- En la cuadrícula de diseño de la macro, en Acción, haga clic en la flecha de la primera celda vacía.
- En la lista, seleccione BloquearPanelDeExploración.
- Debajo de la cuadrícula de diseño, en el panel Argumentos de acción, elija un valor para el argumento Bloquear. Elija Sí para bloquear el panel de exploración.
- Presione CTRL+G para guardar la macro. Asigne a la macro el nombre autoexec para indicar a Access que la macro se debe ejecutar al abrirse la base de datos.
Usar una acción de macro para desplazarse a una categoría o grupo
Sugerencia Puede usar esta acción de macro en cualquier momento, no sólo al abrirse la base de datos.
- En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Macro.
Nota Si la base de datos ya tiene una macro llamada autoexec, no es necesario crear una macro nueva. Agregue las acciones de macro que se describen en este procedimiento a la macro autoexec existente.
- En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño, haga clic en Mostrar todas las acciones.
- En la cuadrícula de diseño de la macro, en Acción, haga clic en la flecha de la primera celda vacía.
- En la lista, seleccione DesplazarseA.
- Debajo de la cuadrícula de diseño, en el panel Argumentos de acción, haga clic en la flecha del cuadro Categoría y, después, haga clic en el nombre de la categoría a la que desee desplazarse.
- Si desea desplazarse a un grupo específico de la categoría, haga clic en la flecha del cuadro Grupo y, a continuación, haga clic en el nombre del grupo al que desee desplazarse.
- Presione CTRL+G para guardar la macro. Asigne a la macro el nombre autoexec para indicar a Access que la macro se debe ejecutar al abrirse la base de datos.
Usar una acción de macro para ocultar el panel de exploración
Si prefiere crear su propio sistema de exploración, puede ocultar el panel de exploración mediante la acción de macro EjecutarComando y el argumento OcultarVentana. Al ejecutar esta acción de macro con este argumento se oculta el panel de exploración durante la sesión actual de base de datos.
- En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Macro. Si el comando no está disponible, haga clic en la flecha situada debajo del botón Módulo o Módulo de clase y, a continuación, haga clic en Macro.
Nota Si la base de datos ya tiene una macro llamada autoexec, no es necesario crear una macro nueva. Agregue las acciones de macro que se describen en este procedimiento a la macro autoexec existente.
- En el grupo Mostrar u ocultar de la ficha Diseño, haga clic en Mostrar todas las acciones.
- En la cuadrícula de diseño de la macro, en Acción, haga clic en la flecha de la primera celda vacía.
- En la lista, seleccione EjecutarComando.
- Debajo de la cuadrícula de diseño, en el panel Argumentos de acción, haga clic en la flecha del cuadro Comando y, después, haga clic en OcultarVentana.
- Presione CTRL+G para guardar la macro. Asigne a la macro el nombre autoexec para indicar a Access que la macro se debe ejecutar al abrirse la base de datos.
Nota También puede activar o desactivar la presentación del panel de exploración mediante la casilla de verificación Mostrar panel de exploración del cuadro de diálogo Opciones de Access. Si utiliza la acción de macro EjecutarComando con el argumento OcultarVentana, se ocultará el panel de exploración tanto si la casilla de verificación Mostrar panel de exploración está activada como desactivada.
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Deshabilitar la vista Diseño para un elemento
En el panel de exploración, puede establecer la propiedad Deshabilitar accesos directos de la vista Diseño de un acceso directo para controlar si los usuarios pueden usar el acceso directo para abrir el objeto de destino en la vista Diseño o la vista Presentación.
- En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el acceso directo para el que desee deshabilitar la vista Diseño y, después, haga clic en Propiedades de objeto o (para una tabla) Propiedades de tabla.
- En el cuadro de diálogo Propiedades de nombre_de_objeto, active la casilla de verificación Deshabilitar accesos directos de la vista Diseño.
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Ocultar un objeto de base de datos
- Haga clic con el botón secundario en el objeto que desee ocultar y, después, haga clic en Propiedades de objeto o (para una tabla) Propiedades de tabla.
Aparece el cuadro de diálogo Propiedades de nombre_del_objeto y Access anexa el nombre del objeto al título del cuadro de diálogo. Por ejemplo, si abre un formulario llamado Pedidos, en el título del cuadro de diálogo se mostrará Propiedades de Pedidos. En la siguiente ilustración se muestra el cuadro de diálogo.
- Active la casilla de verificación Oculto.
- Haga clic en Aceptar.
Restaurar (mostrar) un objeto oculto
- Haga clic con el botón secundario en el menú de la parte superior del panel de exploración y haga clic en Opciones de exploración en el menú contextual.
- En Opciones de presentación, active la casilla de verificación Mostrar objetos ocultos.
- Haga clic en Aceptar y vuelva al panel de exploración. En el panel se muestra un icono atenuado para todos los objetos ocultos.
- Siga uno de estos procedimientos:
- Si ocultó un acceso directo o un objeto en un grupo, haga clic con el botón secundario en el objeto y, después, haga clic en Mostrar en este grupo.
- Si ocultó un objeto en todas las categorías y grupos estableciendo la propiedad Oculto, haga clic con el botón secundario en el objeto, haga clic en Propiedades de vista y, después, desactive la casilla de verificación Oculto.
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