Exportar un objeto de base de datos a otra base de datos de Access

Access proporciona varias formas de copiar un objeto, como una tabla o formulario, de una base de datos a otra. Lo más sencillo es copiar y pegar, pero exportar un objeto permite más opciones. Por ejemplo, puede exportar la definición de la tabla y los datos de la tabla, o exportar sólo la definición de la tabla (una copia en blanco de la tabla). También puede guardar los detalles de la operación como una especificación de exportación para uso futuro.

En este tema se explica cómo exportar un objeto utilizando un asistente y, a continuación, cómo guardar los detalles de la operación como una especificación.

¿Qué desea hacer?


Comprender la exportación de datos y objetos a otras bases de datos de Access

Puede exportar una tabla, una consulta, un formulario, un informe, una macro o un módulo de una base de datos de Access a otra. Al exportar un objeto, Access crea una copia de él en la base de datos de destino.

 Nota   No puede exportar objetos parciales. Por ejemplo, no puede exportar sólo los registros o campos seleccionados en una vista. Para copiar una parte de un objeto, copie y pegue los datos en lugar de exportarlos.

Exporta objetos de bases de datos cuando deba efectuar alguna de las siguientes tareas:

  • Copiar la estructura de una tabla a otra base de datos como un acceso directo para crear una tabla nueva.
  • Copiar el diseño y la presentación de un formulario o informe a otra base de datos como método rápido para crear un nuevo formulario o informe.
  • Copiar la versión más reciente de una tabla o formulario a otra base de datos a intervalos regulares. Para ello, puede crear una especificación de exportación la primera vez que exporta el objeto y, a continuación, utilizarla para repetir la operación posteriormente.

Observe que exportar un objeto a otra base de datos difiere muy poco de abrir una segunda base de datos y, a continuación, importar el objeto de la primera. Las dos diferencias principales entre importar y exportar objetos entre bases de datos de Access son las siguientes:

  • Puede importar varios objetos en una única operación, pero no puede exportar varios objetos en una única operación. Si desea exportar varios objetos a otra base de datos, es más fácil abrir la base de datos de destino y, a continuación, realizar la operación de importación desde esa base de datos.
  • Además de objetos de la base de datos, puede importar relaciones entre tablas, además de cualquier especificación de importación y exportación, así como barras de menús y barras de herramientas. También puede importar una consulta como tabla. La exportación no le ofrece estas opciones.

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Exportar un objeto de base de datos a otra base de datos de Access

En esta sección se explica cómo prepararse para una operación de exportación, ejecutar el asistente de exportación, y luego guardar y ejecutar la especificación de exportación.

Prepararse para la exportación

  1. Abra la base de datos de origen, si no está abierta. El formato de archivo puede ser MDB o ACCDB. Si el archivo está en formato MDE o ACCDE, el objeto de origen debe ser una tabla, una consulta o una macro. No puede exportar formularios, informes o módulos desde un archivo MDE o ACCDE.

 Nota   Si la base de datos es de sólo lectura o si no tiene permisos para realizar cambios en la base de datos, puede completar la operación de exportación pero no guardar la especificación de exportación.

  1. Identifique el objeto que desea exportar. Si es la primera vez que exporta datos a una base de datos de Access, recuerde lo siguiente:
Elemento Descripción
Un objeto por operación Puede exportar sólo un objeto a la vez. Para exportar varios objetos, repita la operación de exportación para cada objeto o realice una operación de importación desde la base de datos de destino.
Nueva tabla

Cada operación de exportación crea un objeto nuevo en la base de datos de destino. Si ya existe un objeto con el mismo nombre, puede elegir sobrescribir el objeto existente o especificar otro nombre para el objeto nuevo.

 Nota   Una operación de exportación no puede agregar registros a una tabla existente. Para agregar registros, considere una consulta de datos anexados. Para obtener más información, vea el artículo Crear una consulta de datos anexados.

Exportar una tabla vinculada

Si la tabla que desea exportar es una tabla vinculada, la operación de exportación crea una tabla vinculada en la base de datos de destino. La nueva tabla vinculada se vincula a la tabla original de origen.

Por ejemplo, si exporta una tabla vinculada denominada Empleados1 en la base de datos Ventas, vinculada a la tabla Empleados de la base de datos Nómina, la operación de exportación crea una tabla vinculada en la base de datos de destino. La nueva tabla vinculada vincula directamente a la tabla Empleados de la base de datos Nómina.

Exportación parcial No puede exportar una parte de un objeto ni unos cuantos registros seleccionados.
Relaciones Como sólo puede exportar una tabla a la vez, la operación de exportación no copia las relaciones. Si desea importar varias tablas y sus relaciones, abra la base de datos de destino e importe los objetos.
Definición de tabla Puede elegir exportar toda una tabla o sólo la definición de tabla. Al exportar la definición, se crea una copia en blanco de la tabla en la base de datos de destino.
Origen de registro Si se exporta una consulta, formulario o informe, no se exporta automáticamente los orígenes de registros subyacentes. Debe exportar los orígenes de registros subyacentes pues, en caso contrario, la consulta, formulario o informe no funcionarán.
Campos de búsqueda Si un campo de la tabla de origen busca valores en otra tabla o consulta, debe exportar la tabla o consulta relacionadas si desea que el campo de destino muestre valores. Si no exporta la tabla o consulta relacionadas, el campo de destino muestra sólo los identificadores de búsqueda.
Subformularios y subinformes Al exportar un formulario o un informe, no se exportan automáticamente los subformularios y subinformes incluidos en el formulario o en el informe. Tiene que exportar cada subformulario o subinforme y su origen de registro subyacente por separado.
  1. Abra la base de datos de destino. El formato de archivo puede ser MDB o ACCDB. También puede ser un archivo MDE ACCDE. Asegúrese de que no es de sólo lectura y de que tiene permisos para modificarlo.

 Notas 

  • Si no puede abrir la base de datos, otro usuario puede tener la base de datos abierta en modo exclusivo. Debe buscar a este usuario, y pedirle que cierre y vuelva a abrir la base de datos en modo normal (multiusuario).
  • Si la base de datos está protegida con contraseña, se le pedirá que escriba la contraseña cada vez que ejecuta el Asistente para exportación o la especificación guardada.
  • Si desea exportar el objeto a una base de datos nueva, debe crear una base de datos en blanco (que no contiene ninguna tabla, formulario o informe) antes de iniciar la operación de exportación. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Nuevo.
  1. Si ya existe un objeto con el mismo nombre que el objeto de origen en la base de datos de destino, debe decidir si desea sobrescribir la versión existente o especificar otro nombre para el objeto nuevo.

Ya está listo para iniciar la operación de exportación. Vaya a la serie de pasos siguientes.

 Nota   Si desea anexar los registros de la tabla de origen a una tabla de la base de datos de destino, debe utilizar una consulta de datos anexados en lugar de ejecutar una operación de exportación. Para obtener más información sobre cómo crear una consulta de datos anexados, vea el artículo Crear una consulta de datos anexados.

Ejecutar el asistente de exportación

  1. En el grupo Exportar de la ficha Datos externos, haga clic en Más y, a continuación, haga clic en Base de datos de Access.Imagen del botón

 Nota   Los comandos Exportar están disponibles sólo cuando la base de datos está abierta.

  1. En el cuadro Nombre de archivo, especifique el nombre de la base de datos de destino y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  2. En el cuadro de diálogo Exportar, cambie el nombre del objeto nuevo si no desea sobrescribir un objeto existente con el mismo nombre en la base de datos de destino.
  3. Si el objeto seleccionado es una tabla, especifique si desea exportar la definición de la tabla y los datos o sólo la definición.
  4. Haga clic en Aceptar para terminar la operación.

Si en la base de datos de destino ya existe un objeto con ese nombre, se le solicitará que lo sobrescriba o que especifique otro nombre. Haga clic en para sobrescribir o en No para volver al cuadro de diálogo Exportar. Especifique un nombre que no se haya utilizado en la base de datos de destino y haga clic en Aceptar.

Access exporta los objetos. Si se produce un error, Access muestra un mensaje de error. En caso contrario, aparece la pantalla final del asistente y esta pantalla se utiliza para crear una especificación que guarde los detalles de la operación de exportación.

Guardar la especificación de exportación

  1. Haga clic en Guardar los pasos de la exportación para guardar los detalles de la operación para un uso futuro. Guarde los detalles para cuando necesite repetir la operación sin tener que recorrer los pasos del asistente cada vez.
  2. En el cuadro Guardar como, escriba un nombre para la especificación de exportación. También, puede escribir una descripción en el cuadro Descripción.
  3. Si desea realizar la operación a intervalos fijos, por ejemplo, semanal o mensualmente, active la casilla de verificación Crear tarea de Outlook. Se creará una tarea de Outlook que le permitirá ejecutar la especificación con un clic de un botón.
  4. Haga clic en Guardar exportación.
  5. Siga uno de estos procedimientos:
    • Si ha seleccionado la casilla de verificación Crear tarea de Outlook, Access iniciará Microsoft Office Outlook 2007. Siga los pasos restantes de este procedimiento para configurar la tarea de Outlook.
    • Si no ha seleccionado la casilla de verificación Crear tarea de Outlook, la operación ya está terminada. Abra la base de datos de destino y revise el objeto exportado para asegurarse de que la operación se ha realizado correctamente.
  6. En la ventana Tareas de Outlook, revise y modifique las configuraciones de tarea tales como Vencimiento y Aviso.

Para que se repita la tarea, haga clic en Periodicidad. Para obtener más información acerca de la configuración de tareas, vea la Ayuda de Outlook.

  1. Haga clic en Guardar y cerrar.
  2. En Access, abra la base de datos de destino y revise el objeto exportado para asegurarse de que la operación se realizó correctamente.

Ejecutar la especificación de exportación

Use los pasos siguientes para ejecutar la especificación de exportación desde la tarea de Outlook. No es necesario que Access esté ejecutándose.

  1. Siga uno de estos procedimientos, en función de cuándo necesite ejecutar la exportación:
    • En la hora programada    Cuando Outlook muestra el cuadro de diálogo Aviso para la tarea, haga clic en Abrir elemento.
    • En cualquier momento    Abra la tarea en Outlook haciendo clic en Tareas en el panel de exploración de Outlook y, a continuación, en la tarea que desea ejecutar.
  2. En la ficha Tarea, en el grupo Microsoft Office Access, haga clic en Ejecutar exportaciónImagen del botón.
  3. Haga clic en Aceptar para ejecutar la operación.

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Corresponde a:
Access 2007