Exportar datos a Excel

Puede copiar los datos de una base de datos de Microsoft Office Access 2007 a una hoja de cálculo exportando un objeto de base de datos a una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel 2007. Esto se hace mediante el Asistente para exportación en Office Access 2007.

En este artículo


Exportar datos a Excel: nociones básicas

Si su objetivo es mover de forma temporal o permanente algunos de sus datos de Access a Office Excel 2007, debería considerar exportarlos desde la base de datos de Access a un libro de Excel. Al exportar datos, Access crea una copia de los datos o del objeto de base de datos seleccionados y la guarda en una hoja de cálculo de Excel.

La exportación es también la técnica adecuada si prevé copiar datos de Access a Excel con frecuencia. Cuando realiza una operación de exportación, puede guardar la información para un uso futuro e incluso programar la operación de exportación para que se ejecute automáticamente a intervalos determinados.

Escenarios comunes para exportar datos a Excel
  • Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access y Excel para trabajar con datos. Guarda los datos en las bases de datos de Access pero utiliza Excel para analizar los datos y distribuir los resultados de sus análisis. Su equipo exporta actualmente datos a Excel cuando y como lo necesita pero desea aumentar la eficacia de este proceso.
  • Es usuario de Access desde hace tiempo pero su administrador prefiere trabajar con los datos en Excel. A intervalos regulares, suele copiar los datos en Excel, pero desea automatizar este proceso para ahorrar tiempo.
Si es la primera vez que exporta datos a Excel
  • Para exportar datos de Access a Excel, debe estar trabajando en Access (Excel no proporciona ningún mecanismo para importar datos de una base de datos de Access). Tampoco puede guardar una base de datos o una tabla de Access como libro de Excel mediante el comando Guardar como de Access. Es importante tener en cuenta que el comando Guardar como de Access permite guardar un objeto de Access en la base de datos actual sólo como otro objeto de base de datos de Access.
  • Puede exportar una tabla, una consulta o un formulario. También puede exportar los registros seleccionados en una vista.
  • No puede exportar macros ni módulos a Excel. Al exportar formularios, informes u hojas de datos que contienen subformularios, subinformes u hojas secundarias de datos, sólo se exporta el formulario, el informe o la hoja de datos principales. Debe repetir la operación de exportación para cada subformulario, subinforme y hoja secundaria de datos que desea exportar a Excel.
  • Sólo puede exportar un objeto de base de datos en cada operación de exportación. No obstante, puede combinar los datos en varias hojas de cálculo en Excel después de finalizar las operaciones individuales de exportación.

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Prepararse para la operación de exportación

  1. Abra la base de datos de origen.
  2. En el panel de navegación, seleccione el objeto que contiene los datos que desea exportar.

Puede exportar una tabla, una consulta, un informe o un formulario.

  1. Revise los datos de origen para asegurarse de que no contienen indicadores de error ni valores de error.

Si hay algún error, debe resolverlo antes de exportar los datos a Excel. De lo contrario, se pueden producir errores durante la operación de exportación y pueden aparecer valores nulos en los campos.

  1. Si el objeto de origen es una tabla o una consulta, decida si desea exportar los datos con formato o sin él.

Esta decisión afecta a dos aspectos del libro resultante: la cantidad de datos que se exportan y el formato de presentación de los datos. En la tabla siguiente se describe el resultado de la exportación de datos con y sin formato.

Exportar Objeto de origen Campos y registros Formato
Sin formato

Tabla o consulta

 Nota   Los formularios no se pueden exportar sin formato.

Se exportan todos los campos y registros del objeto base.

La configuración de la propiedad Formato se omite durante esta operación.

Para campos de búsqueda, se exportan sólo los valores de identificador de búsqueda.

Para campos de hipervínculo, el contenido se exporta como una columna de texto que muestra los vínculos en el formato textoParaMostrar#dirección#.

Con formato Tabla, consulta, formulario o informe Sólo se exportan campos y registros que se muestran en la vista o el objeto actual. No se exportan los registros filtrados, las columnas ocultas en una hoja de datos ni los campos no mostrados en un formulario o informe.

El Asistente respeta la configuración de la propiedad Formato.

Para campos de búsqueda, se exportan los valores de búsqueda.

Para campos de hipervínculo, los valores se exportan como hipervínculos.

Para campos de texto enriquecido, se exporta el texto pero no el formato.

  1. Elija el libro de destino y el formato de archivo.

Durante la operación de exportación, Access le pide que especifique el nombre del libro de destino. En la tabla siguiente se resume cuándo se crea un libro (si no existe aún) y cuándo se sobrescribe (si ya existe).

Si el libro de destino Y el objeto de origen es Y desea exportar Entonces
No existe Una tabla, consulta, formulario o informe Los datos con formato o sin formato El libro se crea durante la operación de exportación.
Ya existe Una tabla o consulta Los datos pero no el formato El libro no se sobrescribe. Se agrega una nueva hoja de cálculo al libro y recibe el nombre del objeto del que se exportan los datos. Si ya existe una hoja de cálculo con ese nombre en el libro, Access le pide que reemplace el contenido de la hoja de cálculo correspondiente o especifique otro nombre para la nueva hoja.
Ya existe Una tabla, consulta, formulario o informe Los datos, incluido el formato El libro se sobrescribe con los datos exportados. Se eliminan todas las hojas de cálculo existentes y se crea una nueva hoja de cálculo con el mismo nombre que el objeto exportado. Los datos de la hoja de cálculo de Excel heredan la configuración de formato del objeto de origen.

Los datos siempre se agregan en una hoja de cálculo nueva. No puede anexar los datos en una hoja de cálculo existente o en un rango con nombre.

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Ejecutar la operación de exportación

  1. Si el libro de destino de Excel está abierto, ciérrelo antes de continuar.
  2. En el panel de navegación de la base de datos de origen, seleccione el objeto que desea exportar.

MostrarExportar solamente una parte de los datos

Si el objeto es una tabla, una consulta o un formulario y desea exportar solamente una parte de los datos, abra el objeto en la vista Hoja de datos y seleccione los registros deseados.

Para abrir un formulario en la vista Hoja de datos:    

  1. Haga doble clic en el formulario para abrirlo.
  2. Haga clic con el botón secundario en el formulario y después haga clic en Vista Hoja de datos. Si esta opción no está disponible:
    1. Haga clic en Vista Diseño.
    2. Presione F4 para presentar el panel de tareas Hoja de propiedades.
    3. Seleccione Formulario en la lista desplegable situada en la parte superior de la hoja de propiedades.
    4. En la ficha Formato de la hoja de propiedades, configure la propiedad Permitir vista Hoja de datos como .
    5. En la ficha Diseño, en el grupo Vistas, haga clic en Vista Hoja de datos.

 Nota   No es posible exportar solamente una parte de un informe. No obstante, puede seleccionar o abrir la tabla o la consulta de las que depende el informe y exportar una parte de los datos contenidos en dicho objeto.


  1. En el grupo Exportar de la ficha Datos externos, haga clic en Excel.Imagen del botón
  1. En el cuadro de diálogo Exportar a una hoja de cálculo de Excel, compruebe el nombre de archivo propuesto para el libro de Excel (Access usa el nombre del objeto de origen). Si lo desea, puede modificar el nombre de archivo.
  2. En el cuadro Formato de archivo, seleccione el formato de archivo que desea.
  3. Si está exportando una tabla o consulta y desea exportar datos con formato, seleccione Exportar datos con formato y diseño. Encontrará más información en la sección Prepararse para la operación de importación.

 Nota   Si está exportando un formulario o un informe, esta opción siempre está seleccionada pero no puede modificarse (aparece atenuada).

  1. Para ver el libro de destino de Excel cuando se complete la operación de exportación, active la casilla Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de exportación.

Si el objeto de origen está abierto y selecciona uno o varios registros en la vista antes de iniciar la operación de exportación, puede seleccionar Exportar sólo los registros seleccionados. Para exportar todos los registros presentados en la vista, deje sin activar esta casilla.

 Nota   Esta casilla no está disponible (aparece atenuada) si no hay registros seleccionados.

  1. Haga clic en Aceptar.

Si se produce un error en la operación de exportación, Access muestra un mensaje en el que se describe la causa del error. Si no, de acuerdo con las opciones de exportación especificadas en el Asistente, Access exporta los datos y abre o no el libro de destino en Excel. A continuación, Access muestra un cuadro de diálogo en el que puede crear una especificación con la información de la operación de exportación.

Guardar la especificación de exportación

  1. Haga clic en para guardar la información de la operación de exportación para un uso futuro.

Guardar la información ayuda a repetir la misma operación de exportación en el futuro sin necesidad de configurar todo el Asistente cada vez.

  1. En el cuadro Guardar como, escriba un nombre para la especificación de exportación. Opcionalmente, escriba una descripción en el cuadro Descripción.
  2. Si desea realizar la operación a intervalos fijos (por ejemplo, semanal o mensualmente), active la casilla Crear tarea de Outlook.

Al hacerlo, se crea una tarea de Microsoft Office Outlook 2007 con la que podrá ejecutar la especificación con sólo hacer clic en un botón.

  1. Haga clic en Guardar exportación.

Si está instalado Outlook, Access lo inicia.

 Nota   Si Outlook no está instalado, aparece un mensaje de error. Si Outlook no está configurado correctamente, se inicia el Asistente para inicio de Outlook. Siga las instrucciones del Asistente para configurar Outlook.

  1. En Outlook, revise y modifique la configuración de la tarea (por ejemplo, Vencimiento y Aviso).

Para que se repita la tarea, haga clic en Periodicidad. Esta figura siguiente muestra el programador de tareas con algunos valores típicos:

Programador de tareas de Outlook

Para obtener más información sobre la programación de tareas de Outlook, vea el artículo Programar una operación de importación o exportación.

  1. Haga clic en Guardar y cerrar.

Ejecutar una tarea guardada

  1. En el panel de navegación de Outlook, haga clic en Tareas y, a continuación, haga doble clic en la tarea que desea ejecutar.
  2. En la ficha Tarea, en el grupo Microsoft Office Access, haga clic en Ejecutar importaciónImagen del botón.
  3. En Excel, abra el libro de destino y compruebe que todos los datos se hayan copiado a las celdas correctas.

Si eligió copiar sólo los datos y no el formato en un libro existente, éste puede contener varias hojas de cálculo. Busque la hoja que corresponda a la operación de exportación y revise las celdas de esa hoja.

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Solucionar valores faltantes o incorrectos en la hoja de cálculo

En la tabla siguiente, se describen distintas maneras de solucionar errores comunes.

 Sugerencia   Si observa que sólo faltan unos pocos valores, corríjalos en el libro de Excel. Si no es así, corrija el objeto de origen en la base de datos de Access y repita la operación de exportación.

Problema Descripción y resolución
Campos multivalor Los campos que admiten varios valores se exportan como una lista de valores separados por signos de punto y coma (;). Vea la Ayuda de Excel para obtener más información.
Imágenes, objetos y datos adjuntos No se exportan elementos gráficos (como logotipos, contenido de campos Objeto OLE y datos adjuntos que son parte de los datos de origen). Agréguelos manualmente a la hoja de cálculo después de completar la operación de exportación.
Graph Al exportar formularios o informes que contienen un objeto de Microsoft Graph, no se exporta el objeto de Graph.
Datos en la columna incorrecta Los valores nulos de la hoja de cálculo resultante son reemplazados a veces por datos que deberían estar en la columna siguiente.
Valores de fecha que faltan No se exportan los valores de fecha anteriores al 1 de enero de 1900. Las celdas correspondientes de la hoja de cálculo contendrán un valor nulo.
Faltan expresiones No se exportan a Excel las expresiones que se utilizan para calcular valores. Sólo se exportan los resultados de los cálculos. Agregue manualmente la fórmula a la hoja de cálculo de Excel después de completar la operación de exportación.
Faltan subformularios, subinformes y hojas secundarias de datos Al exportar un formulario, un informe o una hoja de datos, sólo se exportan los principales. Repita la operación de exportación para cada subformulario, subinforme y hoja secundaria de datos que desee exportar.
Columnas faltantes o con formato incorrecto

Si ninguna de las columnas tiene formato en la hoja de cálculo resultante, repita la operación tras activar la casilla Exportar datos con formato y diseño en el Asistente. A la inversa, si sólo algunas columnas parecen tener un formato diferente de las versiones en el objeto de origen, aplique el formato que desee manualmente en Excel.

MostrarDar formato a una columna en Excel

  1. Abra el libro de Excel de destino y muestre la hoja de cálculo que contiene los datos exportados.
  2. Haga clic con el botón secundario en una columna o un rango de celdas seleccionado y haga clic en Formato de celdas.
  3. En la ficha Número en Categorías, seleccione un formato como Texto, Número, Fecha u Hora.
  4. Haga clic en Aceptar.

Valor "#" de una columna Es posible que vea el valor # en una columna que corresponde a un campo Sí/No de un formulario. Esto puede ocurrir si inicia la operación de exportación desde el panel de navegación o en la vista Formulario. Para resolver este problema, abra el formulario en la vista Hoja de datos antes de exportar los datos.
Indicadores de error o valores de error Compruebe las celdas por si hubiera indicadores de error (triángulos verdes en las esquinas) o valores de error (cadenas que comienzan por el carácter # en lugar de los datos correspondientes).

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Corresponde a:
Access 2007