Escribir o modificar datos en un control o una columna que admite texto enriquecido

Se puede escribir, modificar y aplicar formato a los datos de un campo memo de una base de datos de Microsoft Office Access 2007. Si bien los campos memo no son nuevos en Access, ahora se puede aplicar formato de texto enriquecido al texto que contienen. El formato de texto enriquecido proporciona los tipos de formato disponibles en otros programas de 2007 Microsoft Office System, como Microsoft Office Word 2007 y Microsoft Office PowerPoint 2007. Por ejemplo, se puede aplicar al texto el formato de negrita o subrayado, se pueden aplicar diferentes fuentes a palabras o caracteres individuales y se pueden cambiar los colores de texto.

¿Qué desea hacer?


Obtener información sobre el formato de texto enriquecido

En Office Access 2007, se puede configurar un campo memo de modo que admita el formato de texto enriquecido. A continuación, se podrá aplicar el formato de texto enriquecido a los datos memo en las tablas y los conjuntos de resultados de consulta, así como a los datos de los cuadros de texto en los formularios e informes que se enlazan a los campos memo de las tablas.

En segundo plano, Office Access 2007 aplica código de formato HTML (Lenguaje de marcado de hipertexto) a los datos. Access usa HTML porque proporciona mayor grado de compatibilidad con los campos de texto enriquecido en las listas de Windows SharePoint Services 3.0.

Imagen de la Cinta de opciones de Access

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Habilitar la edición de texto enriquecido en una tabla

La edición de texto enriquecido se puede habilitar únicamente para los campos de tabla establecidos al tipo de datos memo en las tablas de bases de datos de Office Access 2007. Tras agregar un campo memo a una tabla, se habilita el formato de texto enriquecido configurando la propiedad Formato del texto del campo. A continuación, se explica cómo agregar un campo memo a una tabla, cómo habilitar el formato de texto enriquecido para ese campo y cómo aplicar el formato a parte de un registro o a un registro completo. Este procedimiento se aplica a las bases de datos creadas con el formato de Office Access 2007 así como a las bases de datos creadas en versiones anteriores de Access (archivos .mdb) que se pueden abrir o convertir al formato de Office Access 2007. Observe que este procedimiento no se aplica a los proyectos (archivos .adp) ni a las páginas de acceso a datos.

 Nota   Si intenta habilitar la edición de texto enriquecido para una tabla existente, podría encontrar que la tabla tiene activada la propiedad Sólo anexar. Para habilitar el formato de texto enriquecido para un campo, debe comprobar que está desactivada la propiedad Sólo anexar para la tabla. De lo contrario, Access ocultará el texto del campo cuando se coloque el cursor en dicho campo, o en cualquier control de formulario enlazado a dicho campo.

MostrarMostrar cómo desactivar la propiedad Sólo anexar

  1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
  2. Seleccione el campo Memo que desee cambiar y, en la parte inferior del diseñador de tablas, en la ficha General, baje hasta la propiedad Sólo anexar.
  3. Haga clic en el campo situado al lado de la propiedad y seleccione No en la lista.

Agregar un campo memo en la vista Hoja de datos

  1. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que desee cambiar. Esto abrirá la tabla en la vista Hoja de datos.
  2. Seleccione un campo vacío (la celda de color con el título Agregar nuevo campo). La siguiente figura muestra un campo vacío:

Un campo nuevo de una hoja de datos

  1. Haga doble clic en el encabezado de campo y escriba un nombre para el nuevo campo.
  2. En la ficha Hoja de datos, en el grupo Formato y tipo de datos, haga clic en la flecha abajo situada junto a Tipo de datos (la lista al principio del grupo) y seleccione Memo.

Agregar un campo memo en la vista Diseño

  1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
  2. En la columna Nombre de campo, escriba un nombre para el nuevo campo.
  3. En la columna Tipo de datos, haga clic en la celda de esa fila y, a continuación, seleccione Memo en la lista.
  4. Guarde los cambios.

Habilitar la edición de texto enriquecido para un campo memo

 Nota   No hay comandos disponibles en la cinta de opciones, que forma parte de la Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent, para habilitar la edición de texto enriquecido para un campo memo.

  1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en la tabla que desee cambiar y haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
  2. En la sección inferior de la cuadrícula de diseño de la tabla, bajo Propiedades del campo y, a continuación, haga clic en la ficha General.
  3. Haga clic en la lista junto al cuadro de la propiedad Formato del texto y, a continuación, haga clic en Texto enriquecido.
  4. Guarde la tabla Imagen del botón..
  5. Cambie a la vista Hoja de datos Imagen del botón y siga los pasos descritos en la sección siguiente para escribir algunos datos en el campo.

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Agregar texto a un campo memo

Agregar texto a un campo memo es muy similar a agregar texto en cualquier programa de procesamiento de texto: se coloca el cursor en el campo de tabla o el cuadro de texto y se comienza a escribir. Para otras operaciones de texto, como copiar, cortar y pegar, también se usan controles comunes. En esta sección, se explica cómo escribir texto y realizar operaciones comunes. 

Escribir texto en un campo memo de una tabla

  1. En el panel de exploración, haga doble clic en la tabla que contiene el campo memo. De este modo, se abre la tabla en la vista Hoja de datos.
  2. Haga clic en el campo memo, vuelva a hacer clic para colocar el cursor y, a continuación, escriba el texto.

Mostrar¿Cómo saber que se trata de un campo memo?


  1. Con una tabla abierta en la vista Hoja de datos, haga clic en la ficha Hoja de datos.
  2. Mueva el puntero de un campo a otro (use el mouse, la tecla TAB o las teclas de flecha izquierda y derecha) y en el grupo Tipo de datos y formato, observe el tipo de datos que aparece en la lista Tipo de datos al principio del grupo.
  1. Escriba texto, cámbielo o aplique formato al texto según sea necesario. Para obtener información sobre cómo aplicar formato, vea la sección Aplicar formato de texto enriquecido a los datos de un campo memo, que aparece más adelante en este artículo.
  2. Para confirmar los cambios en la base de datos, coloque el puntero en otro campo de la tabla.

Método abreviado de teclado  MAYÚS+ENTRAR.

O bien,

En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Guardar.

Imagen de la cinta de opciones de Access

Escribir texto en un formulario

  1. En el panel de exploración, haga doble clic en el formulario que desee usar. Esto abre el formulario en la vista Formulario.
  2. Coloque el cursor en el control de texto y, a continuación, escriba texto, cámbielo o aplique formato al texto, según sea necesario. Para obtener información sobre cómo aplicar formato, vea Aplicar formato de texto enriquecido a los datos de un campo memo, que aparece más adelante en este artículo.
  3. Para confirmar los cambios a la base de datos, en la ficha Inicio, en el grupo Registros, haga clic en Guardar registro, o bien, presione MAYÚS+ENTRAR.

Copiar, cortar y pegar texto en una tabla o un formulario

  1. Resalte el texto que desee copiar o cortar.
  2. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en CopiarImagen del botón o CortarImagen del botón. También puede presionar CTRL+C para copiar o CTRL+X para cortar.
  3. Pegue el texto en una ubicación lógica, como puede ser un campo memo en otra tabla u otro formulario, un documento de Word, una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel 2007, un mensaje de correo electrónico u otra ubicación en el cuadro de texto. A continuación, haga clic en PegarImagen del botón. También puede presionar CTRL+V para pegar.

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Aplicar formato de texto enriquecido a los datos de un campo memo

Si ya ha usado otros programas de Office, probablemente tenga algo de experiencia con la aplicación de formato a los datos. Las herramientas de formato de Access funcionan como las herramientas de otros programas. Por ejemplo, Access usa los botones estándar para aplicar el formato y alinear el texto y para el formato de texto enriquecido. Esta figura muestra los comandos de formato:

Imagen de la cinta de opciones de Access

Esta figura muestra comandos para aplicar formato de texto enriquecido:

Imagen de la cinta de opciones de Access

Estos comandos de formato se pueden usar en formularios que están abiertos en la vista Formulario, y se puede usar un conjunto menor de comandos en los formularios que están abiertos en la vista Presentación. No obstante, cuando se aplica un formato a un campo memo en la vista Presentación, el formato aplicado afecta a todo el texto del campo porque se está aplicando un formato al control, no al texto. No se puede aplicar formato a caracteres individuales o bloques de texto al trabajar en la vista Presentación. La siguiente lista contiene ejemplos de cómo se puede aplicar formato a algunos objetos que están abiertos en varias vistas.

  • Formularios abiertos en la vista Formulario    Se puede aplicar formato a parte del texto o a todo el texto de un campo memo. Los comandos de formato aparecen en los grupos Fuente y Texto enriquecido en la ficha Inicio, y en la minibarra de herramientas que aparece cada vez que se resalta parte del texto o todo el texto del campo.
  • Formularios abiertos en la vista Presentación    Puede usar un número más reducido de comandos, y los cambios se aplican al cuadro de texto que muestra los datos. Cualquier texto que aparezca en dicho control asumirá el nuevo formato. Puede aplicar diferentes formatos al texto, pero no puede deshacer el formato aplicado al control. Por ejemplo, si configura el cuadro de texto para que muestre el texto en cursiva, puede poner el texto en negrita o cambiar su color, pero el control siempre mostrará el texto en cursiva. Si intenta quitar la cursiva, puede hacerlo cuando el registro está abierto. Sin embargo, Access anula los cambios si se abandona el registro. No puede aplicar formato a letras individuales ni a bloques de texto mientras trabaja en la vista Presentación.
  • Tablas o conjuntos de resultados de consulta abiertos en la vista Hoja de datos    Los comandos de formato aparecen en las secciones Fuente y Texto enriquecido en la ficha Inicio, y en la minibarra de herramientas que aparece cada vez que se resalta parte del texto o todo el texto del campo.
  • Informes abiertos en la vista Presentación    Al igual que los formularios abiertos en la vista Presentación, Office Access 2007 proporciona un número más reducido de comandos. Los cambios se aplican a todo el campo memo. No se puede aplicar formato a letras individuales ni bloques de texto mientras se trabaja en un informe en la vista Presentación.

Si no tiene experiencia con la aplicación de formato, en la siguiente tabla se reflejan los comandos del grupo Fuente y se describe cómo usarlos. Recuerde que los comandos que se ven en los diversos grupos de la cinta de opciones de Office Fluent pueden cambiar según la vista que se esté usando.

Comando de formato Nombre Uso
Imagen del botón Fuente Permite seleccionar una fuente. De forma predeterminada, Office Access 2007 usa la fuente Calibri de 11 puntos, incluida con 2007 Microsoft Office System.
Imagen del botón Tamaño de fuente Permite seleccionar un tamaño para una fuente.
Imagen del botón Alinear a la izquierda Permite alinear los datos a la izquierda del control. Cuando se aplica formato a una etiqueta, este comando permite alinear el texto a la izquierda del área de texto.
Imagen del botón Centrar Permite centrar los datos en el control. Cuando se aplica formato a una etiqueta, este comando permite centrar el texto en el área de texto.
Imagen del botón Alinear a la derecha Permite alinear los datos a la derecha del control. Cuando se aplica formato a una etiqueta, este comando permite alinear el texto a la derecha del área de texto.
Imagen del botón Negrita Permite aplicar el formato de negrita al texto de los controles y etiquetas.
Imagen del botón Cursiva Permite aplicar el formato de cursiva al texto de los controles y etiquetas.
Imagen del botón Subrayado Subraya el texto de los controles y etiquetas.
Imagen del botón Color de fuente Permite cambiar el color de una fuente.
Imagen del botón Color de relleno Permite aplicar un color al fondo del control y el área de texto de la etiqueta asociada al control.
Imagen del botón Cuadrícula Permite abrir la galería Cuadrícula. Al seleccionar un estilo de cuadrícula, se aplica ese estilo a la hoja de datos abierta.
Imagen del botón Color de fondo o de relleno alternativo Establece el color de relleno de fondo de las filas alternativas de una hoja de datos o informe.

Esta tabla enumera y describe los controles de formato disponibles en el grupo Texto enriquecido en la ficha Inicio. Recuerde que Access no activa estos controles hasta que habilite la edición de texto enriquecido para un campo memo.

Comando de formato Nombre Uso
Imagen del botón Aumentar sangría

Aumenta la sangría de los datos de un campo o control en 0,25 pulgadas o 360 twips. Éste es el incremento predeterminado y no se puede cambiar.

 Nota   Este comando no está disponible en la vista Diseño.

Imagen del botón Disminuir sangría

Reduce la sangría de los datos de un campo o control en 0,25 pulgadas o 360 twips. Éste es el decremento predeterminado y no se puede cambiar.

 Nota   Este comando no está disponible en la vista Diseño.

Imagen del botón De izquierda a derecha o De derecha a izquierda

Permite controlar si se rellena un campo desde la izquierda o la derecha. En el caso de los idiomas de izquierda a derecha, Access rellena los campos de texto de izquierda a derecha y los campos numéricos de derecha a izquierda, de forma predeterminada. En el caso de los idiomas de derecha a izquierda, Access actúa de manera inversa. Haga clic en este comando si desea cambiar el comportamiento predeterminado para los tipos de idioma.

 Nota   Este comando no está disponible en la vista Diseño.

Imagen del botón Numeración Crea una lista numerada. Este comando sólo funciona con el texto de los campos Memo. Puede utilizarlo en tablas abiertas en la vista Hoja de datos y en formularios abiertos en la vista Formulario.
Imagen del botón Viñetas Crea una lista con viñetas. Este comando sólo funciona con el texto de los campos Memo. Puede utilizarlo en tablas abiertas en la vista Hoja de datos y en formularios abiertos en la vista Formulario.
Imagen del botón Texto resaltado El texto aparece con un color resaltado. Seleccione todo o parte del texto del campo, haga clic en el botón para abrir una paleta de colores y seleccione un color.

Aplicar formato a los datos

  1. Seleccione el texto al que desee dar formato.
  2. En la ficha Inicio, en el grupo Fuente o Texto enriquecido, haga clic en un comando de formato.

Puede seleccionar una fuente diferente, aplicar el formato de negrita al texto, aplicar un color al texto seleccionado, cambiar la alineación de texto, etc.

Para guardar los cambios, sitúe el cursor en otro registro. También puede hacer clic en Guardar registroImagen del botón o presionar MAYÚS+ENTRAR.

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Habilitar el formato de texto enriquecido para los controles en formularios e informes

En general, hay que habilitar la edición de texto enriquecido únicamente cuando se agrega manualmente un cuadro de texto a un formulario o informe. Si se usan los comandos de la ficha Crear para crear un formulario o informe, y ha habilitado la edición de texto enriquecido para el campo memo subyacente, el control de cuadro de texto resultante heredará el valor de la propiedad Formato del texto que se haya configurado para el campo memo.

A continuación, se explica cómo crear un formulario que habilite automáticamente el formato de texto enriquecido para un control. Para llevar a cabo este procedimiento, debe tener abierta una base de datos de Office Access 2007 y disponer de una tabla que contenga un campo memo.

Habilitar el formato de texto enriquecido

  1. Abra la tabla que contiene el campo memo. Puede abrirla en la vista Hoja de datos o Diseño. Access usa la tabla abierta como base del nuevo formulario.
  2. En la ficha Crear, en el grupo Formularios, haga clic en Formulario, Formulario dividido o Varios elementos.

Office Access 2007 crea un formulario nuevo, coloca un control en el formulario por cada campo de tabla y enlaza los controles a la tabla abierta. Los tipos de control que Office Access 2007 coloca en el formulario dependen y corresponden a los tipos de datos configurados para cada campo de tabla. Como la tabla contiene un campo memo, Office Access 2007 coloca un control de cuadro de texto en el formulario y enlaza el control al campo. Como está habilitado el formato de texto enriquecido para el campo, Office Access 2007 habilita automáticamente ese formato para el control. Si hay datos en el campo memo de la tabla, esos datos aparecen en el control de texto del formulario.

  1. Cambie a la vista Formulario y resalte parte o todo el texto de un registro.
  2. En la ficha Inicio, use los comandos del grupo Fuente o Texto enriquecido para dar formato al texto.

Los comandos del grupo Fuente se usan para dar formato de negrita, cursiva o subrayado, para cambiar el color del texto, alinear el texto a la izquierda, en el centro o a la derecha del control. Los comandos del grupo Texto enriquecido se usan para aplicar formato de lista con viñetas o de lista numerada, texto resaltado, así como para aplicar sangría y saltos de párrafo.

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Habilitar manualmente la edición de texto enriquecido

De forma predeterminada, Office Access 2007 no habilita la edición de texto enriquecido cuando se agrega manualmente un control a un formulario, incluso si se enlaza ese control a un campo memo. A continuación, se explica cómo agregar un control a un formulario, cómo enlazarlo a un campo memo y cómo habilitar la edición de texto enriquecido. Para poder llevar a cabo este procedimiento, debe usar una base de datos de Office Access 2007 y una tabla debe contener un campo memo. Para obtener información sobre cómo agregar un campo memo a una tabla, vea la sección Habilitar la edición de texto enriquecido en una tabla, que aparece anteriormente en este artículo.

Agregar el control al formulario

  1. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario en el formulario que desee cambiar y, a continuación, haga clic en Vista Diseño en el menú contextual.
  2. En la ficha Diseño, en el grupo Controles, haga clic en Cuadro de texto.
  3. En un área en blanco del formulario, haga clic y arrastre el mouse (ratón) para dibujar el control.

De forma predeterminada, Office Access 2007 crea una etiqueta y la asocia al nuevo control.

  1. Haga clic en el área de texto del nuevo control, haga clic con el botón secundario en el área de texto del control (no la etiqueta) y, a continuación, haga clic en Propiedades.

Aparece el panel Hoja de propiedades del control.

Siga el procedimiento que se detalla a continuación para enlazar el control a un campo memo.

Enlazar el control a un campo memo

  1. En la hoja de propiedades del nuevo control, haga clic en la ficha Todas.
  2. Haga clic en el cuadro de propiedad Origen del control y seleccione el campo memo de la lista.

De forma predeterminada, en la lista se muestran los campos de la tabla enlazada al formulario. Si el campo memo reside en otra tabla, use esta sintaxis de expresión para enlazar el control: =[nombre de la tabla]![nombre del campo]. Use los corchetes y el signo de exclamación exactamente tal y como se muestra aquí. Escriba el nombre de la tabla en la primera parte de la expresión y el nombre del campo memo en la segunda parte. Por ejemplo, si tiene una tabla denominada Notes (Notas) con un campo memo denominado Compliments (Saludos), la cadena que va a escribir en el cuadro de propiedad Origen del control será ésta: =[Notes]![Compliments]

Siga el procedimiento que se describe a continuación para habilitar la edición de texto enriquecido.

Habilitar la edición de texto enriquecido

  1. En la hoja de propiedades, con la ficha Todo seleccionada, busque y seleccione el cuadro de propiedad Formato del texto. A continuación, seleccione Texto enriquecido en la lista.
  2. Guarde el trabajo Imagen del botón.

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Corresponde a:
Access 2007