Ejecutar una consulta

Una consulta es un conjunto de instrucciones que se pueden usar para trabajar con datos. Se ejecuta para que se lleven a cabo estas instrucciones. Además de devolver resultados que se pueden almacenar, agrupar o filtrar, una consulta también puede crear, copiar, eliminar o cambiar datos.

En este artículo se explica cómo se ejecutan las instrucciones y se describen brevemente los diversos tipos de consulta. Se abordan asimismo los mensajes de error que pueden surgir cuando se ejecutan los diferentes tipos de consulta y se explican los procedimientos que deben seguirse para resolver o corregir esos errores.

Este artículo no incluye instrucciones paso a paso para crear consultas.

¿Qué desea hacer?


Ejecutar una consulta de selección o de tabla de referencias cruzadas

Las consultas de selección (consulta de selección: consulta que formula una pregunta sobre los datos almacenados en las tablas y devuelve un conjunto de resultados en forma de una hoja de datos sin modificar los datos de las tablas.) y consultas de tabla de referencias cruzadas (consulta de tabla de referencias cruzadas: consulta que calcula una suma, promedio, recuento u otro tipo de total en registros y, a continuación, agrupa el resultado en dos tipos de información: uno vertical en el lado izquierdo de la hoja de datos y otro horizontal en la parte superior.) se usan para recuperar y presentar datos así como para proporcionar datos a los formularios e informes. Cuando se ejecuta una consulta de selección o de tabla de referencias cruzadas, Microsoft Office Access 2007 muestra los resultados en la vista Hoja de datos (vista Hoja de datos: vista que muestra datos de una tabla, un formulario, una consulta, una vista o un procedimiento almacenado con formato de filas y columnas. En la vista Hoja de datos, puede editar campos, buscar y agregar o eliminar datos.).

Ejecutar la consulta

  1. Busque la consulta en el panel de exploración.
  2. Siga uno de estos procedimientos:
    • Haga doble clic en la consulta que desee ejecutar.
    • Haga clic en la consulta que desee ejecutar y, a continuación, presione ENTRAR.

Si la consulta que desea ejecutar está abierta en la vista Diseño (vista Diseño: vista que muestra el diseño de los siguientes objetos de base de datos: tablas, consultas, formularios, informes y macros. En la vista Diseño, puede crear objetos de base de datos nuevos y modificar el diseño de otros existentes.), también podrá ejecutarla haciendo clic en Ejecutar en el grupo Resultados de la ficha Diseño en la cinta de opciones, que forma parte de la Interfaz de usuario de Microsoft Office Fluent .

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Ejecutar una consulta de acción

Hay cuatro tipos de consultas de acción: consultas de datos anexados (consulta de datos anexados: consulta de acción que agrega los registros del conjunto de resultados de una consulta al final de una tabla existente.), consultas de eliminación (consulta de eliminación: consulta (instrucción SQL) que quita las filas que coinciden con el criterio especificado de una o más tablas.), consultas de actualización (consulta de actualización: consulta de acción (instrucción SQL) que modifica un conjunto de registros de acuerdo con los criterios (condiciones de búsqueda) especificados.) y consultas de creación de tabla (consulta de creación de tabla: consulta (instrucción SQL) que crea una nueva tabla y, posteriormente, crea registros (filas) en ella copiando registros de una tabla existente o del resultado de una consulta.). Salvo en el caso de las consultas de creación de tabla (que crean tablas nuevas), las consultas de acción realizan cambios en los datos de las tablas en las que se basan. Estos cambios no se pueden deshacer fácilmente, por ejemplo, presionando CTRL+Z. Si realiza cambios mediante una consulta de acción que, más adelante, desea deshacer, normalmente tendrá que restaurar los datos a partir de una copia de seguridad. Por este motivo, asegúrese de tener siempre una copia de seguridad actualizada de los datos subyacentes antes de ejecutar una consulta de acción.

Para mitigar el riesgo de ejecutar una consulta de acción, obtenga una vista previa de los datos objeto de la consulta. Puede hacerlo de dos maneras:

 Nota   Asegúrese de anotar el tipo de la consulta de acción inicial (consulta de datos anexados, actualización, creación de tabla o eliminación) para que pueda cambiar la consulta a ese tipo después de obtener la vista previa de los datos con este método.

Ejecutar una consulta de acción como una consulta de selección

  1. Abra la consulta de acción en la vista Diseño.
  2. En el grupo Tipo de consulta de la ficha Diseño, haga clic en Seleccionar.
  1. En el grupo Resultados de la ficha Diseño, haga clic en Ejecutar.

Ejecutar la consulta

Cuando esté preparado para ejecutar una consulta de acción, haga doble clic en ella en el panel de exploración, o bien, haga clic en ella y presione ENTRAR.

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Ejecutar una consulta de parámetros

Una consulta de parámetros (consulta de parámetros: consulta en la que un usuario especifica interactivamente uno o más valores de criterio. Una consulta de parámetros no es un tipo diferente de consulta; más bien, extiende la flexibilidad de una consulta.) pide al usuario un valor cuando se ejecuta la consulta. Cuando se proporciona el valor, la consulta de parámetros lo aplica como criterio de campo. El campo al que aplica el criterio viene especificado en el diseño de la consulta. Si no se proporciona ningún valor, la consulta de parámetros interpreta esa entrada de datos como una cadena vacía.

Una consulta de parámetros es siempre al mismo tiempo otro tipo de consulta. La mayoría de las consultas de parámetros son consultas de selección o de tabla de referencias cruzadas, pero también pueden ser consultas de datos anexados, de creación de tabla y de actualización.

Las consultas de parámetros se ejecutan de acuerdo con su otro tipo de consulta pero, en general, se sigue el procedimiento que se describe a continuación.

Ejecutar la consulta

  1. Busque la consulta en el panel de exploración.
  2. Siga uno de estos procedimientos:
    • Haga doble clic en la consulta que desee ejecutar.
    • Haga clic en la consulta que desee ejecutar y, a continuación, presione ENTRAR.
  3. Cuando lo solicite la consulta, especifique el valor que se va a aplicar como criterio.

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Ejecutar una consulta específica de SQL

Hay tres tipos principales de consulta específica de SQL (consulta específica de SQL: consulta que consta de una instrucción SQL. Las subconsultas y consultas de paso a través, unión y definición de datos son consultas específicas de SQL.): consultas de unión (consulta de unión: consulta que utiliza el operador UNION para combinar los resultados de dos o más consultas de selección.), consultas de paso a través (consulta de paso a través: consulta específica de SQL que se usa para enviar comandos directamente a un servidor de base de datos ODBC. Las consultas de paso a través permiten trabajar directamente con las tablas del servidor en lugar de hacer que el motor de base de datos de Access procese los datos.) y consultas de definición de datos (consulta de definición de datos: consulta específica de SQL que contiene instrucciones DDL (lenguaje de definición de datos). Estas instrucciones permiten crear o alterar objetos de la base de datos.).

Las consultas de unión combinan los datos de dos o más tablas, pero no de la misma forma que las demás consultas. La mayoría de las consultas combinan los datos concatenando las filas mientras que las consultas de unión combinan los datos anexando las filas. Las consultas de unión se diferencian de las consultas de datos anexados en que no cambian las tablas subyacentes. Las consultas de unión anexan las filas en un conjunto de registros que no se conserva después de cerrarse la consulta.

Las consultas de paso a través no las procesa el motor de base de datos incluido con Access sino que se pasan directamente a un servidor de bases de datos remoto que se encarga de procesarlas y pasar los resultados a Access.

Las consultas de definición de datos son un tipo especial de consulta que no procesa los datos sino que crea, elimina o modifica otros objetos de base de datos (objetos de base de datos: una base de datos de Access contiene objetos como tablas, consultas, formularios, informes, páginas, macros y módulos. Un proyecto de Access contiene objetos como formularios, informes, páginas, macros y módulos.).

Las consultas específicas de SQL no se pueden abrir en la vista Diseño. Sólo se pueden abrir o ejecutar en la vista SQL. Excepto en el caso de las consultas de definición de datos, al ejecutarse una consulta específica de SQL, ésta se abre en la vista Hoja de datos.

Ejecutar la consulta

  1. Busque la consulta en el panel de exploración.
  2. Siga uno de estos procedimientos:
    • Haga doble clic en la consulta que desee ejecutar.
    • Haga clic en la consulta que desee ejecutar y, a continuación, presione ENTRAR.

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Solucionar problemas de un mensaje de error

En la siguiente tabla se recogen algunos mensajes de error comunes que pueden mostrarse. Estos errores pueden aparecer como un mensaje en una celda (en vez de un valor esperado) o como un mensaje de error. Las secciones siguientes a la lista incluyen los procedimientos que se pueden usar para solucionar estos errores.

 Nota   El contenido de esta tabla no es exhaustiva. Si no incluye el mensaje de error que haya recibido, podrá enviar sus comentarios mediante el formulario al final de este artículo en el que debe incluir información específica del mensaje de error en el cuadro de comentarios previsto.

Mensaje de error Problema Solución
No coincide el tipo en la expresión Puede que la consulta combine campos con diferentes tipos de datos. Compruebe el diseño de la consulta y asegúrese de que los campos combinados tienen el mismo tipo de datos. Para obtener las instrucciones pertinentes, vea la sección Comprobar los campos combinados de una consulta.
El registro está eliminado Este mensaje puede aparecer si está dañado el objeto o la base de datos. Compacte y repare la base de datos. Para obtener las instrucciones pertinentes, vea la sección Compactar y reparar una base de datos.
Referencia circular causada por el alias

El alias asignado a un campo coincide con un componente de la expresión de ese campo.

Un alias es un nombre asignado a cualquier expresión de la fila Campo de la cuadrícula de diseño de la consulta que en realidad no es un campo. Access asigna el alias si no lo hace el usuario; por ejemplo, EXPR1. Un alias va inmediatamente seguido de un signo de dos puntos (:) y, a continuación, de la expresión. Cuando se ejecuta la consulta, el alias pasa a ser el nombre de columna en la hoja de datos.

Cambie el alias. Para obtener las instrucciones pertinentes, vea la sección Cambiar un alias de campo.
#Error Este error puede producirse cuando el valor de un campo calculado es mayor que el valor permitido por el valor de la propiedad TamañoDelCampo (FieldSize) del campo. Se produce asimismo cuando el denominador de un campo calculado es o se evalúa como cero (0). Asegúrese de que el denominador del campo calculado no se evalúa como cero (0). Si es preciso, cambie el valor de la propiedad TamañoDelCampo.
#Eliminado Se ha eliminado el registro al que se hace referencia. Si el registro se ha eliminado accidentalmente, se deberá restaurarlo a partir de una copia de seguridad. Si se ha eliminado de manera intencionada, se puede descartar este mensaje de error presionando MAYÚS+F9 para actualizar la consulta.

Comprobar los campos combinados de una consulta

Para comprobar los tipos de datos de los campos en una consulta, compruebe las tablas de origen en la vista Diseño y examine las propiedades de los campos pertinentes.

  1. Abra la consulta en la vista Diseño. Las combinaciones aparecen como líneas que conectan los campos de las tablas de origen. Anote los nombres de las tablas y de los campos de cada combinación.
  2. En el panel de exploración, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en cada tabla que tenga uno o varios campos combinados en la consulta y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.

Campos combinados con diferentes tipos de datos

Llamada 1 Campos combinados con diferentes tipos de datos.
Llamada 2 Haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla y, a continuación, haga clic en Vista Diseño.
  1. Para cada combinación, compare los valores de la columna Tipo de datos en la cuadrícula de diseño de la consulta correspondientes a los campos implicados en esa combinación.

Comprobar el tipo de datos del campo combinado en la vista Diseño de la tabla

Llamada 1 Comprobar el tipo de datos de los campos combinados en la vista Diseño de la tabla.
  1. Si desea cambiar a una tabla para ver sus campos, haga clic en la ficha con el nombre de esa tabla.

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Compactar y reparar una base de datos

Si se ejecuta la utilidad Compactar y reparar base de datos en Access, se puede mejorar el rendimiento de las bases de datos. Esta utilidad permite realizar una copia del archivo de la base de datos y, si está fragmentado, reorganizar la forma en que el archivo está almacenado en el disco. Una vez finalizado el proceso de compactar y reparar, la base de datos compactada habrá recuperado espacio desaprovechado y suele ser más reducida que la original. Si se compacta con frecuencia una base de datos, se puede ayudar a garantizar un rendimiento óptimo de la aplicación de bases de datos y a resolver los errores que se producen por problemas de hardware, cortes en el suministro eléctrico, subidas de tensión y causas similares.

Tras la operación de compactación, las consultas se ejecutarán con mayor rapidez dado que los datos subyacentes se han vuelto a escribir en las tablas en páginas contiguas. La exploración de páginas contiguas es mucho más rápida que la exploración de páginas fragmentadas. Las consultas también se optimizan después de cada compactación de las bases de datos.

Durante la operación de compactación, se puede usar el nombre original para el archivo de la base de datos compactada, o bien, se puede usar otro nombre para crear un archivo independiente. Si se usa el mismo nombre y la base de datos se ha compactado correctamente, Access reemplaza automáticamente el archivo original con la versión compactada.

Configurar una opción que automatice este proceso

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen de botón y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.
  1. Haga clic en Base de datos actual y, bajo Opciones de aplicación, active la casilla de verificación Compactar al cerrar.

De este modo, Access compacta y repara automáticamente la base de datos cada vez que ésta se cierra.

Compactar y reparar manualmente una base de datos

  1. Haga clic en botón de Microsoft Office Imagen de botón, seleccione Administrar y, a continuación, haga clic en Administrar esta base de datos.

 Nota   Para que la operación de compactación se realice correctamente, debe haber suficiente espacio de almacenamiento en el disco duro tanto para la base de datos original como para la versión compactada.

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Cambiar un alias de campo

  1. Abra la consulta en la vista Diseño.
  2. En la cuadrícula de diseño de la consulta, busque campos con alias. Son los campos que tienen un signo de dos puntos al final de su nombre, como en Nombre:.
  3. Compruebe un alias para asegurarse de que no coincide con el nombre de ningún campo que forme parte de la expresión del alias. Si coincide, cambie el alias.

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Corresponde a:
Access 2007