Distribuir electrónicamente un informe

Puede utilizar Microsoft Office Access para distribuir electrónicamente los informes de Access. Por ejemplo, puede utilizar el comando Correo electrónico en el menú del Botón de Microsoft Office para exportar y enviar rápidamente el informe como datos adjuntos en un mensaje de correo electrónico. O bien, puede exportar el informe como un archivo y, a continuación, distribuirlo de diferentes maneras. Mediante métodos de distribución electrónicos, puede enviar rápidamente información importante a las personas que la necesiten. Además, puede utilizar los archivos para crear copias de seguridad y archivos de los informes, y también puede reducir el uso de papel en situaciones donde no son necesarias las copias impresas de los informes.

En este artículo se explican los distintos formatos de archivo que puede utilizar para exportar un informe y se describen los diferentes métodos que puede utilizar para distribuir el informe exportado a los destinatarios.

¿Qué desea hacer?


Comprender los formatos de archivo a los que se puede exportar un informe

Puede exportar un informe a varios formatos de archivo diferentes. Sin embargo, no todos estos formatos de archivo conservan el diseño y el formato del informe original. Por ejemplo, si exporta un informe como un archivo HTML (*.htm o *.html), un archivo de formato de texto enriquecido (*.rtf) o un archivo de texto (*.txt), el archivo resultante no contendrá todos los elementos visuales que estaban presentes en el informe original, como gráficos, colores, líneas o bordes. Sin embargo, determinados formatos de archivo conservan el diseño y el formato del informe original. Estos formatos son el formato Snapshot (*.snp), el Formato de documento portátil (*.pdf) y el formato de Especificación de papel XML (*.XPS). Este artículo se centra en el uso de estos tres formatos de archivo.

En la siguiente tabla se muestran todos los formatos disponibles para exportar un informe y los programas que se pueden utilizar para abrir los archivos resultantes.

Formato Extensiones de archivo Programas utilizados para abrir el archivo
HTML *.htm; *.html Exploradores de Internet, como Microsoft Internet Explorer.
PDF *.pdf Lectores de PDF, disponibles como descargas gratuitas de otros fabricantes.
Texto enriquecido *.rtf Procesadores de texto, como Microsoft Office Word y WordPad.
Snapshot *.snp Visor de archivos Snapshot de Microsoft, disponible en el Centro de descarga de Microsoft. La sección Vea también incluye un vínculo a la descarga gratuita.
Texto *.txt Procesadores de texto y programas de edición de texto, como Word y Bloc de notas.
XPS *.xps
  • En Microsoft Windows 2000, Microsoft Windows Server 2003 o Microsoft Windows XP    Visor de Microsoft para el formato de especificación de papel XML, disponible al descargar Microsoft XML Paper Specification Essentials Pack. Para obtener más información sobre este paquete, vea los vínculos en la sección Vea también.
  • En Windows Vista    Microsoft Internet Explorer 7.0 o posterior.

 Nota   Las opciones Formato PDF (*.pdf) y Formato XPS (*.xps) estarán disponibles después de instalar un complemento. Para obtener más información sobre la compatibilidad con estos formatos de archivo, vea la sección Vea también.

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Distribuir un informe mediante el comando Correo electrónico

Una de las maneras más rápidas de distribuir un informe en Office Access 2007 es mediante el comando Correo electrónico en el menú del botón de Microsoft Office. Con unos pocos clics del mouse (ratón), Access exporta el informe al formato de archivo deseado y, a continuación, crea un nuevo mensaje de correo electrónico con el archivo adjunto.

  1. En el panel de exploración, seleccione el informe que desee enviar en un mensaje de correo electrónico.
  2. Haga clic en el Botón de Microsoft OfficeImagen del botón y, a continuación, haga clic en Correo electrónico.
  3. En el cuadro de diálogo Enviar objeto como, seleccione el formato de resultados que desee utilizar y, a continuación, haga clic en Aceptar. Recuerde que Formato Snapshot (*.snp), Formato PDF (*.pdf) y Formato XPS (*.XPS) son las únicas opciones que conservan el diseño y el formato del informe original.

Office Outlook 2007 abre un nuevo mensaje de correo electrónico con los datos adjuntos del tipo especificado.

  1. Escriba las direcciones de correo electrónico de los destinatarios en el cuadro Para, un asunto en el cuadro Asunto y un mensaje en el área de mensaje.

 Sugerencia   De forma predeterminada, el archivo que se envía mediante este método no se guarda en el equipo. Si desea guardar una copia del archivo en el equipo, haga clic con el botón secundario del mouse en los datos adjuntos en el cuadro Adjunto y, a continuación, haga clic en Guardar como en el menú contextual.

  1. Haga clic en Enviar.

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Distribuir un informe mediante otros métodos

Si no desea utilizar el comando Correo electrónico para distribuir el informe, puede exportar primero el informe al formato de archivo que desee y, a continuación, distribuirlo de la misma manera en que distribuye cualquier otro archivo. Por ejemplo, puede copiar el archivo en un medio extraíble como un CD-ROM, un disco o una unidad USB y, a continuación, distribuirlo a los destinatarios. Asimismo, puede copiar el archivo en una carpeta de red compartida o una biblioteca de documentos en un sitio de Microsoft Windows SharePoint Services y, a continuación, notificar a los destinatarios la ubicación del archivo.

En las secciones siguientes se muestra cómo exportar un informe como un archivo Snapshot (*.snp), un archivo con formato de documento portátil (*.pdf) o un archivo de especificación de papel XML (*.xps), que posteriormente podrá distribuir mediante el método que desee.

Exportar un informe como un archivo Snapshot

Para ver un archivo Snapshot, el programa Visor de archivos Snapshot de Microsoft debe estar instalado en su equipo y en el de los destinatarios. En las versiones anteriores de Access, este programa se instalaba junto con Access. Sin embargo, no se instala al instalar Office Access 2007. Para ver un archivo Snapshot, es preciso descargar e instalar el programa gratuito Visor de archivos Snapshot de Microsoft desde el Centro de descarga. Dado que no se requiere una licencia de Office Access 2007 para descargar este programa, los usuarios que no tengan instalado Access 2007 en su equipo, también podrán descargar el Visor de archivos Snapshot y utilizarlo para ver los archivos Snapshot que cree. La sección Vea también incluye un vínculo a la descarga.

  1. En el panel de exploración, haga clic en el informe que desee exportar.
  2. En la ficha Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en Más y, a continuación, haga clic en Visor de archivos Snapshot.
  3. En la primera página del Asistente para exportación y Visor de archivos Snapshot, escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo, o bien, haga clic en Examinar para ir a otra ubicación en la que desee guardar el archivo.
  4. Si desea ver inmediatamente el archivo Snapshot después de su creación, Especifique las opciones de exportación, active la casilla de verificación Abrir el archivo de destino al finalizar la operación de exportación.
  5. Haga clic en Aceptar.

Si ya existe un archivo con el mismo nombre en la carpeta especificada, Access le preguntará si desea reemplazar el archivo existente o escribir un nuevo nombre. Haga clic en para reemplazar el archivo, o bien, haga clic en No para escribir otro nombre de archivo.

Access crea el archivo Snapshot. Si eligió que Access debe abrir el archivo de destino y si el programa Visor de archivos Snapshot está instalado en su equipo, el programa se iniciará y mostrará el archivo Snapshot. Si el programa Visor de archivos Snapshot no está instalado en su equipo, no aparecerá ningún mensaje y no se mostrará el archivo Snapshot. No obstante, podrá distribuirlo a otros usuarios.

  1. Para guardar los pasos de la operación que acaba de realizar y poder reproducirla rápidamente más adelante, active la casilla de verificación Guardar los pasos de la exportación y, a continuación, escriba un nombre y una descripción de los pasos. Para crear una tarea de Outlook que permita programar la operación de exportación para una fecha futura, active la casilla de verificación Crear tarea de Outlook.

Para obtener más información sobre la programación de las operaciones de importación y exportación, vea la sección Vea también.

Exportar un informe como un archivo *.pdf o *.xps

Primero debe instalar un complemento para poder exportar un informe a un archivo de formato *.pdf o *.xps. Para obtener más información sobre la compatibilidad con otros formatos de archivo, como *.pdf y *.xps, haga clic en los vínculos que figuran en la sección Vea también de este artículo.

Después de instalar el complemento, siga el procedimiento que se describe a continuación para exportar un informe como un archivo *.pdf o *.xps:

  1. En el panel de exploración, haga clic en el informe que desee exportar.
  2. En la ficha Datos externos, en el grupo Exportar, haga clic en PDF o XPS.
  3. En el cuadro de diálogo Publicar como PDF o XPS, en el cuadro Guardar como tipo, seleccione el tipo de archivo al que desee exportar el informe.
  4. Para cambiar el nombre con el que se va a guardar el informe, escriba otro nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo.
  5. Para abrir el informe inmediatamente después de exportarlo, active la casilla de verificación Abrir archivo tras publicación. Si no tiene instalado ningún programa que pueda abrir el tipo de archivo, esta opción no estará disponible.
  6. Bajo Optimizar para, siga uno de estos procedimientos:
    • Para optimizar el informe para un archivo más grande y de resolución superior (recomendado para la impresión), seleccione Estándar.
    • Para optimizar el informe para un archivo más pequeño y de resolución inferior (recomendado para la publicación en línea), seleccione Tamaño mínimo.
  7. Haga clic en Publicar.

Access crea el archivo *.pdf o *.xps. Si eligió que Access debe abrir el archivo tras la publicación, se iniciará el programa apropiado y se mostrará el archivo.

  1. Para guardar los pasos de la operación que acaba de realizar y poder reproducirla rápidamente más adelante, active la casilla de verificación Guardar los pasos de la exportación y, a continuación, escriba un nombre y una descripción de los pasos. Para crear una tarea de Outlook que permita programar la operación de exportación para una fecha futura, active la casilla de verificación Crear tarea de Outlook.

Para obtener más información sobre la programación de las operaciones de importación y exportación, vea la sección Vea también.

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Corresponde a:
Access 2007