Crear una nueva base de datos

Microsoft Office Access 2007 dispone de una serie de características mejoradas que simplifican el proceso de creación de nuevas bases de datos. Aunque haya creado bases de datos con anterioridad, probablemente apreciará estas características por su capacidad de agilizar el proceso de creación.

Este artículo aborda el proceso básico de iniciar Office Access 2007 y crear una base de datos mediante una plantilla o creando sus propias tablas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. Incluye asimismo una descripción detallada de algunas técnicas que puede utilizar para incluir información en la nueva base de datos.

¿Qué desea hacer?


Conocer la página Introducción a Microsoft Office Access

Al iniciarse Access por primera vez o al cerrarse una base de datos sin que se cierre Access, aparece la página Introducción a Microsoft Office Access.

Página Introducción a Microsoft Office Access

Esta página es el punto de partida para crear nuevas bases de datos, abrir bases de datos existentes o consultar el contenido destacado de Microsoft Office Online.

Crear una base de datos mediante una plantilla

Access proporciona una gran variedad de plantillas que puede utilizar para agilizar el proceso de creación de bases de datos. Una plantilla es una base de datos lista para utilizar que contiene todas las tablas, consultas, formularios e informes necesarios para realizar una tarea específica. Las plantillas se pueden usar, por ejemplo, para realizar un seguimiento de las incidencias, administrar contactos o mantener un registro de los gastos. Algunas plantillas contienen un pequeño número de registros de ejemplo cuya finalidad es mostrar su modo de empleo. Las plantillas de base de datos se pueden usar tal cual están, o puede personalizarlas para adaptarlas a sus necesidades.

Si alguna de estas plantillas se ajusta a sus necesidades, la forma más rápida de empezar a crear una base de datos suele ser utilizar una de ellas. Sin embargo, si hay datos de otro programa que desea importar a Access, tal vez considere conveniente crear una base de datos sin plantilla. Las plantillas tienen una estructura de datos ya definida y puede resultar muy laborioso adaptar los datos existentes a esa estructura.

  1. Si tiene una base de datos abierta, haga clic en el botón Microsoft OfficeImagen del botón y luego haga clic en Cerrar base de datosImagen del botón para mostrar la página Introducción a Microsoft Office Access.
  2. En el centro de la página Introducción a Microsoft Office Access aparecen varias plantillas destacadas y, cuando haga clic en los vínculos del panel Categorías de plantillas, aparecerán otras nuevas. Puede descargar también más plantillas del sitio Web de Office Online. Vea la siguiente sección de este artículo para obtener información detallada.
  3. Haga clic en la plantilla que desee utilizar.
  4. Access sugiere un nombre de archivo para la base de datos en el cuadro Nombre de archivo, pero puede cambiar ese nombre si lo desea. Para guardar la base de datos en una carpeta diferente de la que se muestra debajo del cuadro de nombre de archivo, haga clic en Imagen del botón, busque la carpeta en la que desea guardar la base de datos y, a continuación, haga clic en Aceptar. También puede crear y vincular la base de datos a un sitio de Windows SharePoint Services 3.0.
  5. Haga clic en Crear (o en Descargar para una plantilla de Office Online).

Access crea o descarga la base de datos y, a continuación, la abre. Aparece un formulario en el que puede empezar a escribir datos. Si la plantilla contiene datos de ejemplo, puede eliminar cada uno de los registros haciendo clic en el selector de registro (el cuadro atenuado o la barra que aparece a la izquierda del registro) y luego siguiendo este procedimiento:

En el grupo Registros de la ficha Inicio, haga clic en Eliminar.Imagen del botón

  1. Para empezar a escribir datos, haga clic en la primera celda vacía del formulario y empiece a escribir. Utilice el panel de exploración para buscar otros formularios o informes que tal vez desee utilizar.

Descargar una plantilla de Office Online

Si no encuentra ninguna plantilla que se ajuste a sus necesidades en la página Introducción a Microsoft Office Access, y está conectado a Internet, puede visitar el sitio Web de Office Online, donde encontrará una gran variedad de plantillas.

  1. En la página Introducción a Microsoft Office Access, en Más en Office Online, haga clic en Plantillas.

La página principal de plantillas de Office Online aparecerá en la ventana del explorador.

  1. Utilice las herramientas de exploración y búsqueda de Office Online para buscar la plantilla que desea utilizar y siga las instrucciones para descargarla. Al descargar una plantilla, se descarga un archivo de base de datos en el equipo y se abre en una nueva instancia de Access. Generalmente, la plantilla está diseñada para que abra un formulario de entrada de datos, por lo que se puede empezar a escribir datos inmediatamente.

Para obtener más información sobre cómo trabajar con plantillas, vea el artículo Guía de las plantillas de 2007.

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Crear una base de datos sin plantilla

Si no le interesa utilizar una plantilla, puede crear una base de datos creando sus propias tablas, formularios, informes y otros objetos de base de datos. En la mayoría de los casos, este proceso implica alguna o ambas de estas operaciones:

  • Escribir, pegar o importar datos en la tabla que se crea al crear una nueva base de datos y, a continuación, repetir el proceso con las nuevas tablas que cree mediante el comando Tabla en la ficha Crear.
  • Importar datos de otros orígenes y crear tablas en el proceso.

Para obtener más información sobre cómo planear y diseñar una base de datos, o sobre cómo crear relaciones, formularios, informes o consultas, visite los vínculos de la sección Vea también de este artículo.

Crear una base de datos en blanco

  1. En la página Introducción a Microsoft Office Access, en Nueva base de datos en blanco, haga clic en Base de datos en blanco.

Botón Base de datos en blanco

  1. En el panel Base de datos en blanco, escriba un nombre de archivo en el cuadro Nombre de archivo. Si no especifica una extensión de nombre de archivo, Access la agrega automáticamente. Para cambiar la ubicación predeterminada del archivo, haga clic en Buscar una ubicación donde colocar la base de datosImagen del botón (situado junto al cuadro Nombre de archivo), busque la nueva ubicación y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  2. Haga clic en Crear.

Access crea la base de datos con una tabla vacía denominada Tabla1 y, a continuación, abre Tabla1 en la vista Hoja de datos. El cursor se sitúa en la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.

  1. Comience a escribir para agregar datos o puede pegar datos de otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar datos de otro origen en una tabla de Access.

Escribir información en la vista Hoja de datos es muy similar a trabajar en una hoja de cálculo de Microsoft Office Excel 2007. La estructura de la tabla se crea conforme se escriben los datos: cuando se agrega una nueva columna a la tabla, se define un nuevo campo. Access define automáticamente el tipo de datos de cada campo en función de los datos que escribe.

Si, de momento, no desea incluir información en Tabla1, haga clic en CerrarImagen del botón. Si realizó cambios en la tabla, Access le pedirá que guarde los cambios efectuados en la tabla. Haga clic en para guardar los cambios, haga clic en No para descartarlos o haga clic en Cancelar para dejar la tabla abierta.

 Importante   Si cierra Tabla1 sin guardar los cambios al menos una vez, Access elimina toda la tabla, aunque haya escrito datos en ella.

Agregar una tabla

Puede agregar nuevas tablas a una base de datos existente mediante los comandos del grupo Tablas en la ficha Crear.

Imagen de la cinta de opciones de Access

Crear una tabla empezando en la vista Hoja de datos    En la vista Hoja de datos, puede escribir datos inmediatamente y dejar que Access cree la estructura de la tabla en segundo plano. Los nombres de los campos se asignan mediante números (Campo1, Campo2, etc.) y Access define automáticamente el tipo de datos de cada campo en función de los datos que escribe.

  1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.Imagen del botón

Access crea la tabla y selecciona la primera celda vacía de la columna Agregar nuevo campo.

 Nota   Si no ve una columna Agregar nuevo campo, puede que se encuentre en la vista Diseño en lugar de en la vista Hoja de datos. Para cambiar a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla del panel de exploración. Access pide un nombre para guardar la nueva tabla y, a continuación, cambia a la vista Hoja de datos.

  1. En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo campo.Imagen del botón

Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de campos utilizados habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos o lo arrastra a la hoja de datos, Access agregará un campo por ese nombre y establecerá sus propiedades en los valores correspondientes a ese tipo de campo. Puede cambiar las propiedades más adelante si lo desea. Si arrastra el campo, deberá arrastrarlo hasta un área de la hoja de datos que contenga datos. Aparece una barra de inserción vertical, que le indica dónde se colocará el campo.

  1. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue datos de otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar datos de otro origen en una tabla de Access.
  2. Para cambiar el nombre de una columna (campo), haga doble clic en el encabezado de columna y escriba el nuevo nombre.

Es recomendable asignar un nombre significativo a cada campo que le permita saber qué contiene cuando lo examine en el panel Lista de campos.

  1. Para mover una columna, haga clic en su encabezado para seleccionar la columna y, a continuación, arrastre la columna a la ubicación que desee.

Puede seleccionar también varias columnas contiguas y arrastrarlas todas de una vez a una nueva ubicación. Para seleccionar varias columnas contiguas, haga clic en el título de la primera columna y, a continuación, con la tecla MAYÚS presionada, haga clic en el título de la última columna.

Crear una tabla empezando en la vista Diseño     En la vista Diseño, cree primero la estructura de la nueva tabla. A continuación, cambie a la vista Hoja de datos para escribir datos o introduzca datos mediante otro método, como pegar o importar.

  1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Diseño de tabla.Imagen del botón
  1. Para cada campo de la tabla, escriba un nombre en la columna Nombre del campo y, a continuación, seleccione un tipo de datos de la lista Tipo de datos.

 Nota   Si no ve las columnas Nombre de campo y Tipo de datos, puede que se encuentre en la vista Hoja de datos en lugar de la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario en el panel de exploración y luego haga clic en la Vista DiseñoImagen del botón. Access pide un nombre para la nueva tabla y, a continuación, cambia a la vista Diseño.

  1. Si lo desea, puede escribir una descripción para cada campo en la columna Descripción. La descripción se muestra en la barra de estado cuando el cursor se sitúa en ese campo en la vista Hoja de datos. La descripción se usa también como texto de la barra de estado para los controles de un formulario o informe que se crean arrastrando el campo desde el panel Lista de campos, y para los controles que se crean para ese campo mediante el Asistente para formularios o el Asistente para informes.
  2. Después de agregar todos los campos, guarde la tabla:
    • Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Guardar o presione CTRL+G.
  1. Puede empezar a escribir datos en la tabla en cualquier momento cambiando a la vista Hoja de datos y haciendo clic en la primera celda vacía. Puede pegar también datos de otro origen, tal como se describe en la sección Copiar datos de otro origen en una tabla de Access.

Crear una tabla mediante una plantilla    Access proporciona plantillas para los tipos de tablas más comunes. Con un simple clic de mouse, puede crear una estructura de tabla completa con campos ya configurados y listos para usar. Si es necesario, puede agregar o eliminar campos para que la tabla se ajuste a sus necesidades.

  1. En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Plantillas de tabla y, a continuación, seleccione una de las plantillas disponibles de la lista.
  1. Para agregar datos, comience a escribir en la primera celda vacía o pegue datos de otro origen, tal y como se describe en la sección Copiar datos de otro origen en una tabla de Access.
    • Para eliminar una columna    

Haga clic con el botón secundario en el encabezado de la columna y, a continuación, haga clic en Eliminar columnaImagen del botón.

  • Para agregar una nueva columna    

En el grupo Campos y columnas de la ficha Hoja de datos, haga clic en Nuevo campo.Imagen del botón

Access muestra el panel Plantillas de campos, que contiene una lista de los tipos de campos utilizados habitualmente. Si hace doble clic en alguno de estos campos o lo arrastra a la hoja de datos, Access agregará un campo por ese nombre y establecerá sus propiedades en los valores correspondientes a ese tipo de campo. Puede cambiar las propiedades más adelante si lo desea. Si arrastra el campo, deberá arrastrarlo hasta un área de la hoja de datos que contenga datos. Aparece una barra de inserción vertical, que le indica dónde se colocará el campo.

  1. Guarde la tabla:
    • Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Guardar o presione CTRL+G.

Definir propiedades de campo en la Vista Diseño    Independientemente de cómo haya creado la tabla, es conveniente examinar y definir las propiedades de los campos. Esto sólo se puede hacer en la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario del mouse en la tabla en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en la Vista Diseño. Para ver las propiedades de un campo, haga clic en el campo en la cuadrícula de diseño. Las propiedades aparecen debajo de la cuadrícula de diseño, bajo Propiedades del campo.

Para ver una descripción de cada propiedad del campo, haga clic en la propiedad y lea la descripción en el cuadro situado junto a la lista de propiedades bajo Propiedades del campo. Puede obtener información más detallada presionando F1.

En la tabla siguiente se describen algunas de las propiedades de campo que suelen ajustarse.

Propiedad Descripción
Tamaño del campo Para los campos de texto, esta propiedad define el número máximo de caracteres que se puede almacenar en el campo. El valor máximo es 255. Para los campos numéricos, esta propiedad define el tipo de número que se va a almacenar (Entero largo, Doble, etc.). Para permitir un almacenamiento de los datos más eficaz, es aconsejable asignar la menor cantidad de espacio prevista para los datos. Puede aumentar ese valor posteriormente si cambian sus necesidades.
Formato Esta propiedad define el modo en que se muestran los datos. No afecta a los datos reales cuando se almacenan en el campo. Puede seleccionar un formato predefinido o especificar un formato personalizado.
Máscara de entrada Utilice esta propiedad para especificar un modelo para todos los datos que se incluyan en este campo. De este modo, se asegurará de que todos los datos se escriben correctamente y contienen el número de caracteres necesario. Para obtener ayuda en la creación de una máscara de entrada, haga clic en Imagen del botón situado en el margen derecho del cuadro de propiedades.
Valor predeterminado Utilice esta propiedad para especificar el valor predeterminado que aparecerá en este campo cada vez que se agregue un nuevo registro. Por ejemplo, si hay un campo de fecha/hora en el que siempre desea registrar la fecha en la que se agregó el registro, puede escribir "Fecha()" (sin las comillas dobles) como valor predeterminado.
Requerido Esta propiedad indica si un valor es necesario en este campo. Si establece esta propiedad en , Access no permite que se agregue un nuevo registro a menos que se especifique un valor para este campo.

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Copiar los datos de otro origen en una tabla de Access

Si los datos están almacenados en otro programa, como Office Excel 2007, puede copiarlos y pegarlos en una tabla de Access. En general, este proceso funciona mejor si los datos ya están separados en columnas, como ocurre en las hojas de cálculo de Excel. Si los datos están en un programa de procesamiento de texto, es conveniente separar las columnas de datos con tabulaciones o convertir los datos en una tabla en el programa de procesamiento de texto antes de copiar los datos. Si los datos requieren modificación o algún tipo de manipulación (por ejemplo, separar los nombres completos en nombres y apellidos), quizás prefiera realizar esta operación antes de copiar los datos, especialmente si no está familiarizado con Access.

Cuando pegue los datos en una tabla vacía, Access definirá el tipo de datos de cada campo de acuerdo con la clase de datos que encuentre. Por ejemplo, si un campo pegado no contiene más que valores de fecha, Access aplica el tipo de datos Fecha/Hora a ese campo. Si el campo pegado sólo contiene las palabras "sí" y "no", Access aplica el tipo de datos Sí/No al campo.

Access asigna nombres a los campos dependiendo de lo que encuentre en la primera fila de datos pegados. Si la primera fila de datos pegados es del mismo tipo que las filas siguientes, Access determina que la primera fila forma parte de los datos y asigna nombres de campo genéricos (F1, F2, etc.). Si la primera fila de datos pegados no es similar a las siguientes filas, Access determina que la primera fila consiste en nombres de campos. Access asigna nombres a los campos en consecuencia y no se incluye la primera fila en los datos.

Si Access asigna nombres de campo genéricos, deberá cambiar los nombres de los campos lo antes posible para evitar confusiones.Siga este procedimiento:

  1. Guarde la tabla.
    • Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Guardar o presione CTRL+G.
  1. En la vista Hoja de datos, haga doble clic en cada encabezado de columna y, a continuación, escriba un nombre de campo válido para cada columna. Puede parecer que está escribiendo datos, pero la fila de encabezado de columna contiene nombres de campo y no contiene datos.
  2. Guarde la tabla de nuevo.

 Nota   Puede cambiar también el nombre de los campos editándolos en la vista Diseño. Para cambiar a la vista Diseño, haga clic con el botón secundario del mouse (ratón) en la tabla en el panel de exploración y, a continuación, haga clic en Vista Diseño. Para cambiar a la vista Hoja de datos, haga doble clic en la tabla en el panel de exploración.

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Importar, anexar o vincular a datos de otro origen

Es posible que tenga datos almacenados en otro programa y desee importar esos datos a una nueva tabla o anexarlos a una tabla existente de Access. O tal vez trabaje con personas que almacenan sus datos en otros programas y desee trabajar con esos datos en Access vinculándose a los mismos. En cualquier caso, Access permite trabajar fácilmente con datos de otros orígenes. Puede importarlos de una hoja de cálculo de Excel, de una tabla de otra base de datos de Access, de una lista de Windows SharePoint Services 3.0 o de diversos otros orígenes. El proceso que se usa varía ligeramente en función del origen, pero para empezar puede utilizar el procedimiento siguiente.

  1. En Access, en la ficha Datos Externos, en el grupo Importar, haga clic en el comando correspondiente al tipo de archivo que va a importar.

Imagen de la cinta de opciones de Access

Por ejemplo, si va a importar datos de una hoja de cálculo de Excel, haga clic en Excel. Si no aparece el tipo de programa que necesita, haga clic en Más.

 Nota   Si no encuentra el tipo de formato correcto en el grupo Importar, tal vez necesite iniciar el programa en el que creó originalmente los datos y, a continuación, usar ese programa para guardar los datos en un formato de archivo común (como un archivo de texto delimitado (archivo de texto delimitado: archivo que contiene datos donde los valores de campo individuales están separados por un carácter, como una coma o una tabulación.)) e importar los datos a Access.

  1. En el cuadro de diálogo Obtener datos externos, haga clic en Examinar para buscar el archivo de datos de origen o escriba la ruta de acceso completa del archivo de datos de origen en el cuadro Nombre de archivo.
  2. Haga clic en la opción que desee (todos los programas permiten importar y algunos permiten anexar o vincular) bajo Especifique cómo y dónde desea almacenar los datos en la base de datos actual. Puede crear una nueva tabla que use los datos importados, o bien, (con algunos programas) puede anexar los datos a una tabla existente o crear una tabla vinculada que mantenga un vínculo a los datos del programa de origen.
  3. Si se inicia un asistente, siga las instrucciones que aparecen en las páginas del asistente. En la última página del asistente, haga clic en Finalizar.

Si importa objetos o vincula tablas de una base de datos de Access, aparece el cuadro de diálogo Importar objetos o Vincular tablas. Elija los elementos que desee y haga clic en Aceptar.

El proceso exacto depende de si opta por importar, anexar o vincular datos.

  1. Access le preguntará si desea guardar los detalles de la operación de importación que acaba de realizar. Si cree que en el futuro volverá a realizar la misma operación de importación, haga clic en Guardar los pasos de la importación y especifique los detalles. Puede repetir fácilmente la operación más adelante haciendo clic en Importaciones guardadasImagen del botón en el grupo Importar de la ficha Datos externos. Si no desea guardar los detalles de la operación, haga clic en Cerrar.

Si opta por importar una tabla, Access importa los datos a una nueva tabla y, a continuación, muestra la tabla bajo el grupo Tablas en el panel de exploración. Si opta por anexar datos a una tabla existente, los datos se agregan a esa tabla. Si opta por vincular a datos, Access crea una tabla vinculada bajo el grupo Tablas en el panel de exploración.

Para obtener información más específica sobre cómo importar varios tipos de datos a Access, vea los vínculos de la sección Vea también.

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Abrir una base de datos de Access existente

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen del botón y, a continuación, haga clic en Abrir.
  1. En el cuadro de diálogo Abrir, vaya a la base de datos que desee abrir.
  2. Siga uno de estos procedimientos:
    • Haga doble clic en la base de datos para abrirla en el modo predeterminado especificado en el cuadro de diálogo Opciones de Access o en el modo establecido por una directiva administrativa.
    • Haga clic en Abrir para abrir la base de datos para acceso compartido en un entorno de multiusuario, de manera que cualquier usuario pueda leer y escribir en la base de datos.
    • Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en Abrir en modo sólo lectura para abrir la base de datos en acceso de sólo lectura y, de esta forma, poder verla pero no editarla. Otros usuarios pueden seguir leyendo y escribiendo en la base de datos.
    • Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en Abrir en modo exclusivo para abrir la base de datos en acceso exclusivo. Cuando tiene una base de datos abierta en acceso exclusivo, cualquiera que intente abrir la base de datos recibe el mensaje "el archivo ya está en uso".
    • Haga clic en la flecha situada junto al botón Abrir y, a continuación, en Abrir en modo exclusivo de sólo lectura para abrir la base de datos en acceso exclusivo. Otros usuarios pueden seguir abriendo la base de datos pero estarán limitados al modo de sólo lectura.

Si no encuentra la base de datos que desea abrir    

  1. En el cuadro de diálogo Abrir, haga clic en Mi PC, o bien, haga clic en Mi PC en la lista desplegable Buscar en.
  2. En la lista de unidades, haga clic con el botón secundario del mouse en la unidad en la que cree que podría estar la base de datos y, a continuación, haga clic en Buscar.
  3. Escriba los criterios de búsqueda en el cuadro de diálogo Resultados de la búsqueda y, a continuación, haga clic en Buscar para buscar la base de datos.
  4. Si encuentra la base de datos, haga doble clic en ella para abrirla.
  5. Debe hacer clic en Cancelar en el cuadro de diálogo Abrir para que la base de datos se abra. A continuación, cierre el cuadro de diálogo Resultados de la búsqueda.

 Nota   Puede abrir directamente un archivo de datos en un formato de archivo externo, como dBASE, Paradox, Microsoft Exchange o Excel. Puede abrir también directamente cualquier origen de datos ODBC (origen de datos ODBC: datos e información necesaria para tener acceso a esos datos desde programas y bases de datos que admitan el protocolo ODBC (conectividad abierta de bases de datos).), como Microsoft SQL Server o Microsoft FoxPro. Access crea automáticamente una nueva base de datos de Access en la misma carpeta que el archivo de datos y agrega vínculos a cada tabla de la base de datos externa.

Sugerencias

  • Para abrir una de las últimas bases de datos abiertas, haga clic en el nombre de archivo de esa base de datos en la lista Abrir base de datos reciente en la página Introducción a Microsoft Office Access. Access abrirá la base de datos con la misma configuración de opciones que tenía cuando se abrió por última vez. Si no se muestra la lista de archivos recientemente utilizados, haga clic en el botón Microsoft OfficeImagen del botón y, a continuación, en Opciones de Access. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Avanzadas. En Mostrar, escriba el número de documentos que se van a mostrar en la lista Documentos recientes, hasta un máximo de nueve.
  • Si va a abrir una base de datos haciendo clic en el botón Microsoft OfficeImagen del botón y utilizando el comando Abrir, puede ver una lista de accesos directos a bases de datos que ha abierto anteriormente haciendo clic en Documentos recientes en el cuadro de diálogo Abrir.

Para obtener más información sobre cómo abrir bases de datos de Access existentes, vea los vínculos en la sección Vea también de este artículo.

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Crear una plantilla personalizada en blanco

Cuando se crea una nueva base de datos en blanco, Access abre una nueva tabla en la que se pueden incluir datos, pero no crea ningún otro objeto en la base de datos. Si desea que haya otros objetos, como formularios, informes, macros o tablas adicionales en todas las nuevas bases de datos que cree, puede crear una plantilla personalizada en blanco que contenga esos objetos. De ese modo, la próxima vez que cree una nueva base de datos, ya contendrá los objetos incluidos en la plantilla. Además de estos objetos, la plantilla puede incluir tablas previamente rellenadas con datos, así como cualquier configuración especial, propiedad de base de datos o código que desee tener en todas las bases de datos nuevas.

Por ejemplo, supongamos que tiene una colección de macros que desea usar en todos los proyectos. Si crea una plantilla en blanco que contenga esas macros, Access las incluye en todas las nuevas bases de datos que cree.

Puede crear plantillas en blanco con el formato de archivo de Office Access 2007, el formato de archivo de Access 2002-2003 o el formato de archivo de Access 2000. La plantilla debe denominarse En_blanco.accdb para el formato de archivo de Office Access 2007 y En_blanco.mdb para los formatos de archivo de las versiones anteriores.

  • Si el formato de archivo predeterminado está configurado en el formato de Access 2000 o Access 2002-2003, Access usa En_blanco.mdb como nombre de archivo para la plantilla en blanco. La nueva base de datos se crea con el mismo formato de archivo que En_blanco.mdb. Por ejemplo, incluso si el formato de archivo predeterminado es el de Access 2000, cuando la plantilla denominada En_blanco.mdb tiene el formato de archivo de Access 2002-2003, todas las nuevas bases de datos tienen el formato de Access 2002-2003.
  • Si el formato de archivo predeterminado es el de Access 2007, Access usa En_blanco.accdb como nombre de archivo para la plantilla en blanco.

Mostrar¿Cómo se cambia el formato de archivo predeterminado?

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen de botón y, a continuación, haga clic en Opciones de Access.
  1. En el cuadro de diálogo Opciones de Access, haga clic en Más frecuentes.
  2. En Creando bases de datos, seleccione el formato que desee en la lista desplegable Formato de archivo predeterminado.

Para crear una plantilla en blanco, siga uno de estos procedimientos:

  • Cree una nueva base de datos (puede denominarla En_blanco o asignarle un nombre temporal) y, a continuación, importe o cree los objetos que desee incluir en la plantilla.
  • Realice una copia de una base de datos existente que ya contiene los objetos que desee incluir en la plantilla y, a continuación, elimine los objetos que no desee incluir.

Tras incluir los objetos que desee en la plantilla, deberá guardarla en una ubicación específica.

  1. Haga clic en el botón de Microsoft Office Imagen de botón y, a continuación, seleccione Guardar como.
  1. En Guardar la base de datos en otro formato, haga clic en el formato de archivo que desee para la plantilla.
  2. En el cuadro de diálogo Guardar como, vaya a una de estas dos carpetas de plantillas:
    • Carpeta de plantillas del sistema    Por ejemplo, C:\Archivos de programa\Microsoft Office\Plantillas\3082\Access
    • Carpeta de plantillas personales    Por ejemplo:
      • En Microsoft Windows Vista    c:\Users\nombre de usuario\Documents
      • En Microsoft Windows Server 2003 o Microsoft Windows XP    C:\Documents and Settings\nombre de usuario\Application Data\Microsoft\Plantillas

 Nota   Las plantillas en blanco de la carpeta de plantillas del sistema reemplazan las plantillas en blanco de cualquier carpeta de plantillas personales.

  1. En el cuadro Nombre de archivo, escriba En_blanco.accdb (o En_blanco.mdb si crea una plantilla en una versión anterior) y, a continuación, haga clic en Guardar.

Ahora que la nueva plantilla tiene una ubicación, los objetos de la plantilla se incluirán de forma predeterminada en todas las bases de datos que cree. Access abre una nueva tabla en la vista Hoja de datos, de la misma manera que cuando se crea una base de datos en blanco sin plantilla.

Para dejar de usar la plantilla en blanco, elimine o cambie el nombre del archivo En_blanco.accdb (o En_blanco.mdb para las versiones anteriores de Access).

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Corresponde a:
Access 2007